Computer haben sich in unserer Welt mittlerweile fest etabliert und sind zu einem festen Bestandteil unseres täglichen Lebens geworden. Sind sie klein, verfügen aber trotzdem über eine riesige Anwendungspalette, nennt man sie Handy. Unser Handy wird dann erst so richtig zu unserem Helfer in allen Bereichen, wenn es komfortabel mit APPs ausgestattet ist. Das sind kleine Programme, die mit Aufruf unsere Wünsche bedienen. Gehen wir wieder vom Kleinen zum Großen und verstehen ein Wiki als ein webbasiertes Anwendungsprogramm, dass dem Anwender in vielen Bereichen seines Handelns unterstützt und begleitet, dann fehlt lediglich noch die Bereitschaft und der Wille, die entsprechenden finanziellen Mittel zu generieren, um das vorhandene Potential der Mitarbeiter auch ganzheitlich nutzen zu können.
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
Abkürzungen
1 Einleitung
2 Finanzplanung
2.1 Allgemein
2.2 Die Projektkostenplanung und Projektfinanzierung
3 Enterprise Wiki als Wissensmanagement-Tool
3.1 Das Wiki und seine Funktionsweise
3.2 Nutzen- und Einsatzpotenziale
4 Finanzplanung des Enterprise Wiki
4.1 Interne Kosten einer Wiki Einführung
4.2 Fix- und Folgekosten einer Wiki Einführung
4.3 Orientierungsangebot
4.4 ROI von Firmenwikis und deren Berechnung
5 Fazit
Quellenverzeichnis
Anhang
Anhang 1: Projektstrukturplan des Projekts
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 - Cartoon Projektfinanzierung
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1 - Etablierung einer professionellen Wiki-Software
Tabelle 2 - Leistungen nach beteiligten Mitarbeitern
Tabelle 3 - Wiki Customizing
Tabelle 4 - Hosting Preise
Tabelle 5 - Preise Anwendungsmanagement
Tabelle 6 - Alternative Basisvariante
Tabelle 7 - Basisleistungen
Tabelle 8 - Optionale Leistungen
Tabelle 9 - Update-Management
Tabelle 10 - Wiki-Migration
Tabelle 11 - Wiki-Gimmicks
Tabelle 12 - Offener Confluence-Workshop
Abkürzungen
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
1 Einleitung
Computer haben sich in unserer Welt mittlerweile fest etabliert und sind zu einem festen Bestandteil unseres täglichen Lebens geworden. Sind sie klein, verfügen aber trotzdem über eine riesige Anwendungspalette, nennt man sie Handy. Unser Handy wird dann erst so richtig zu unserem Helfer in allen Bereichen, wenn es komfortabel mit APP`s1 ausgestattet ist. Das sind kleine Programme, die mit Aufruf unsere Wünsche bedienen. Gehen wir wieder vom Kleinen zum Großen und verstehen ein Wiki als ein webbasiertes Anwendungsprogramm, dass dem Anwender in vielen Bereichen seines Handelns unterstützt und begleitet, dann fehlt lediglich noch die Bereitschaft und der Wille, die entsprechenden finanziellen Mittel zu generieren, um das vorhandene Potential der Mitarbeiter auch ganzheitlich nutzen zu können.
Auf geschlechtsneutrale Formulierungen wurde aus Gründen der Lesbarkeit in dieser Projektarbeit verzichtet. Mit Erwähnung im Text sind immer beide Geschlechter angesprochen. Alle geschlechtsspezifischen Formulierungen sind vom Leser als geschlechtsneutral anzusehen.
2 Finanzplanung
2.1 Allgemein
Kapital ist für ein Unternehmen genauso wichtig, wie für den Menschen die Luft zum Atmen, denn ohne Liquidität kann ein Unternehmen auf Dauer nicht überleben. Die Finanzplanung verfolgt das Ziel, das vorhandene Geld als wesentliche Unternehmensressource möglichst effizient einzusetzen. Geld wird benötigt, um den laufenden Verpflichtungen des Unternehmens nachzukommen. Dafür muss eine ausreichende Liquidität vorhanden sein. Die Finanzplanung stellt hierzu die Zahlungsfähigkeit auf der Grundlage der Einzahlungen und Ausgaben gegenüber.
Geld ist aber auch enorm wichtig, um Investitionen tätigen zu können. Zum Beispiel müssen in den entsprechenden Branchen alte Maschinen und Geräte ersetzt werden, um weiterhin produktiv wirtschaften zu können und um auf Dauer wettbewerbsfähig zu bleiben.2
Ganz allgemein betrachtet stellt die Finanzplanung einen wichtigen Bestandteil innerhalb der Projektplanung in einem Unternehmen dar. Zum einen sichert sie die Liquidität, zum anderen stellt die Finanzplanung eine Optimierung der Finanzierungskosten des Projektes dar. Die Finanzplanung wird nur in seltenen Fällen direkt am Projekt durchgeführt, was aber nicht bedeuten soll, dass dies nie der Fall sein kann.3
Wie bereits erwähnt, spielt Geld meist die zentrale Rolle in allen Bereichen unseres normalen Geschäftslebens. Dies trifft auch für das bevorstehende Projekt und somit auch für den Fachdienst Zuwanderung und Integration zu.
Denn Finanzplanung ist auch die Planung der Zahlungsströme eines Projekts mit dem Ziel, die Liquidität des Projekts zu sichern. Für das Projekt ‚Entwicklung und Implementierung eines Enterprise Wikis für die Mitarbeiter des Fachdienstes Zuwanderung und Integration der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises‘ ist die Bereitstellung eines Budgets, welches den größten Teil der Finanzplanung für das Projekt abbildet, sehr wichtig. Für eine umfassende Betreuung der Kunden des Fachdienstes Zuwanderung und Integration ist es erforderlich, den täglichen Informationsverlust innerhalb des Fachdienstes zu begrenzen bzw. besser zu stoppen und bestehende Informationen für jeden Mitarbeiter leicht zugänglich zu machen. Hierfür soll durch dieses Projekt ein Enterprise Wiki im Fachdienst implementiert werden, auf das die Mitarbeiter jederzeit zugreifen können, um jederzeit auf aktuellem Stand gehalten und somit ihre Arbeit schneller bewältigen zu können. Es muss also Geld investiert werden, damit der Fachdienst weiterhin produktiv wirtschaften kann und dadurch wettbewerbsfähig bleibt. Dieses Geld muss als Budget eingeplant werden, um das Enterprise Wiki einführen zu können.
Ohne Geldmittel kann das Projekt innerhalb des Fachdienstes nicht umgesetzt werden. Es werden Ressourcen, Geld und Mitarbeiter benötigt, damit alle Aufgaben angemessen erfüllt werden können. Das Budget bildet die Basis für alle Aktivitäten innerhalb eines Bereichs wie auch des Unternehmens insgesamt. Wer und wieviel Budget erhält, ist im Unternehmen, wie letztlich auch bei der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises, ein schwieriger und zäher Prozess.4 Der Budgetplan kann dabei auch im erweiterten Sinne den Finanzplan darstellen. Es ist meist ein Plan, in dem festgelegt ist, wie viel Ressourcen (wie Geld) eine Einheit (Fachdienst Zuwanderung und Integration) für die Leistungserbringung einsetzen kann oder darf. Was in diesem Falle bedeutet, wie viel Geld für das Enterprise Wiki und dessen Implementierung verwendet werden kann bzw. darf. Die Budgetierung bzw. die Finanzplanung ist ein langwierig ablaufender Prozess bis zu dem Punkt, wo eine Organisationseinheit, vielleicht der Fachdienst Zuwanderung und Integration, seine Geldmittel zugewiesen bekommt, über die er dann verfügen kann. Die Kernfrage zu diesem Prozess und der jeweiligen Budgetierung lautet: Mit welchen Ressourcen führen wir bzw. können wir welche Aktionen durchführen?5
Abbildung 1 - Cartoon Projektfinanzierung
Anmerkung der Redaktion: Diese Abbildung wurde aus urheberrechtlichen Gründen entfernt.
Quelle: Uni-Konstanz.de6
Dieser Umstand ist in Abbildung 1 auf lustige Art und Weise dargestellt und trifft den Kern der Sache. Budgets sollen dafür sorgen, dass alle geplanten, unternehmerischen Aktivitäten und Prozesse möglich werden und der Budgetplan zeigt dabei auf, welche Aufwendungen und Kosten mit dem geplanten Projekt voraussichtlich verbunden sind. Gewinn-und-Verlust-Rechnungen lassen sich so für das Projekt planen. In der Finanzplanung werden Zahlungsströme, also Einzahlungen und Auszahlungen, abgebildet. Dadurch wird sichtbar, wie hoch der Kapital- und Geldbedarf ist. Dieser wird als Budget eingeplant. Der Budgetplan muss deshalb für die Finanzplanung beschreiben, welche Leistungen das Unternehmen und einzelne Bereiche erbringen sollen oder wollen. Das trifft auch für den Fachdienst Zuwanderung und Integration in Hinblick auf das bevorstehende Projekt zu.7
Die seit 2009 ungültige DIN 69903:1987 definiert dieFinanzplanung alsErmittlung und Zuordnung des voraussichtlichen Bedarfs an finanziellen Mitteln zu Vorgängen, Arbeitspaketen und Projekten unter Beachtung vorgegebener Ziele und Randbedingungen.8
Im anschließenden Kapitel wird erläutert, wie die bevorstehende Projektfinanzierung gestaltet werden soll bzw. sich aktuell darstellen lässt.
2.2 Die Projektkostenplanung und Projektfinanzierung
Die Projektkostenplanung bzw. Projektfinanzierung muss folgende Aufgaben erfüllen: Informationsbereitstellung für die Projektkalkulation bei Kundenaufträgen, Sicherung der Wirtschaftlichkeit, Bereitstellung einer Datenbasis für die Berechnung des Projektwertbeitrages.9
Im Rahmen der Projektfinanzierung und somit auch im übergeordneten Sinn der Finanzplanung, ist die Planung der Zahlungsströme des Projekts mit dem Ziel, die Liquidität zu gewährleisten, enorm wichtig. Zu den Aufgaben der Finanzplanung gehört zum Beispiel die Planung der Projektfinanzierung, die Freigabe der Finanzmittel, die Planung der Zahlungstermine, die Liquiditätsüberwachung innerhalb des Projekts sowie die Planung von Erträgen des Projekts.10
Bei der Projektfinanzierung handelt es sich somit um die Gesamtheit aller Vorgänge, mit denen die entsprechenden finanziellen Mittel für ein Projekt aktiviert und anschließend zur Verfügung gestellt werden.11
Innerhalb des Projektkosten- und Finanzierungsmanagements wird die Summe aller während des Projektlebenszyklus erforderlichen Maßnahmen zur Planung, Überwachung und Steuerung der Projektkosten erfasst. Das Projektkostenmanagement schätzt die Kosten für jedes Arbeitspaket und die begleitenden Teilaufgaben und erstellt das Budget für das komplette, bevorstehende Projekt. Auch eine bestimmte Geldsumme als Puffer, als Reserve für Notfälle, Nachforderungen oder Kostenüberschreitungen sollte eingeplant werden. Das Projektfinanzierungsmanagement stellt sicher, dass das Projektmanagement in jeder Projektphase darüber informiert ist, wie viel Finanzmittel für jeden Zeitabschnitt benötigt werden. Abhängig sind diese Mittel von den Kosten des Projekts, von dem Zeitplan und den Zahlungsbedingungen. Ebenso wird eventuelles Über- und Unterschreiten von finanziellen Mitteln gemanagt.12 Projektfinanzierung beinhaltet den möglichst vorausschauend und abgewogen durchgeführten Prozess der Bereitstellung der Geldmittel.13 Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten einer Finanzierung von Projekten, wie z. B. durch interne Geldmittel, Tochtergesellschaften, Bankdarlehen oder Betreibermodelle. Im Allgemeinen, so auch beim Fachdienst Zuwanderung und Integration, ist die Finanzabteilung der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis an allen Aktivitäten und somit auch an diesem Projekt beteiligt.14
Die einzelnen Prozessschritte in Bezug auf das Kostenmanagement eines Projektes können wie folgt aussehen:
1. Analyse und Entscheidung über das Kostenmanagementsystem für das Projekt.
2. Schätzung und Bewertung der Kosten der einzelnen Arbeitspakete unter Berücksichtigung von Gemeinkosten.
3. Einsetzung von Kostenüberwachungs- und Kontrolltechniken.
4. Festlegung von Kostenzielen.
5. Erfassung des tatsächlichen Ressourceneinsatzes und der entstandenen Ausgaben und Kosten.
6. Berücksichtigung von Änderungen und Nachforderungen.
7. Analyse der Kostenabweichungen.
8. Prognose der Kostenentwicklung und erwarteten Endkosten.
9. Ausarbeitung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
10. Aktualisierung der Kostenkalkulation im Hinblick auf Änderungen.
11. Dokumentation der erlernten Sachverhalte für die Anwendung auf zukünftige Projekte.15
Die Prozessschritte in Bezug auf das Finanzmanagement von Projekten hingegen lassen sich mit den nachfolgenden Schritten abbilden:
1. Analyse von Finanzierungsmodellen und -optionen für das Projekt.
2. Verhandlungen mit möglichen Geldgebern sowie Abklärung der Bedingungen für die Bereitstellung von Finanzmitteln.
3. Auswahl der Projektfinanzierungsquelle.
4. Zuweisung von Budgets zu einzelnen Kostenkomponenten, Analyse von Anzahlungen.
5. Verwendung von Finanzmitteln.
6. Einrichtung und Kontrolle von Zahlungsvollmachten und Zahlungsvorgängen.
7. Bestätigung oder Einrichtung und Kontrolle von Buchführungs- und Buchprüfungssystemen.
8. Berücksichtigung von Änderungen bei der Verwendung von Finanzmitteln und bezüglich der zur Verfügung stehenden Budgets im Verlauf des Projektlebenszyklus.
9. Validierung und Verwaltung von Budgets zur Abdeckung angefallener Kosten.
10. Dokumentation der erlernten Sachverhalte für die Anwendung auf zukünftige Projekte.16
Diese einzelnen Prozessschritte im Hinblick auf das Kostenmanagement sind für das bevorstehende Projekt von großer Bedeutung. Denn aktuell steht der zweite Schritt an, gemeint ist, die Kosten zu schätzen und zu bewerten. Hierzu werden die einzelnen Arbeitspakete des Projektstrukturplans herangezogen. Der Projektstrukturplan (siehe Anhang 1) gliedert das Projekt auf der ersten Gliederungsebene zunächst in das reine Projektziel. Auf der zweiten Ebene erfolgt dann die zeitorientierte Gliederung in die einzelnen Teilaufgaben. Die einzelnen Teilaufgaben werden, wie aus Anhang 5 ersichtlich, in weitere Arbeitspakete aufgegliedert. Zu diesen Arbeitspaketen gehören wesentliche Punkte wie Ermittlung der Anschaffungskosten sowie die Ermittlung der laufenden Wartungs- und Lizenzkosten des Systems.
Im Weiteren geht es nun in dieser Projektarbeit in erster Linie um die Schätzung der Kosten der beiden genannten Arbeitspakete, da diese für das Projekt von entscheidender Bedeutung sind. Im Gegensatz zu den anderen aus Anhang 5 ersichtlichen Arbeitspaketen, für die aktuell geringe oder aber gar keine Kosten kalkuliert werden, verursachen sie die meisten Kosten im Projekt. Auf dieser Basis kann dann erarbeitet werden, wie das weitere Kostenmanagement bzw. die weiteren Schritte in Bezug auf die Finanzierung des Projekts aussehen werden. Dies wird somit zu einem wichtigen Bestandteil für die Erstellung des Finanzplans.
Abschließend lässt sich sagen, dass die Finanzplanung direkt am Projekt durchgeführt und damit die Frage sukzessiv beantwortet wird, wie teuer die Anschaffungskosten des Enterprise Wikis und wie hoch die laufenden Wartungs- und Lizenzkosten dafür sind.
Damit wenden wir uns der Thematik zu, was ein Enterprise Wiki ist und worin der Nutzen eines solchen Wissensmanagement-Tools liegt.
3 Enterprise Wiki als Wissensmanagement-Tool
3.1 Das Wiki und seine Funktionsweise
Das erste Wiki überhaupt wurde von Ward Cunningham, einem amerikanischen Programmierer, im Jahr 1995 entwickelt und zum Wissensaustausch und zur Wissensverwaltung im Rahmen der Softwareentwicklungsforschung eingesetzt. Die Bezeichnung für dieses Wiki lautete WikiWiki-Web. Mittlerweile existiert eine Vielzahl an Wikis.17
Das Enterprise Wiki findet man auch unter der Bezeichnung Corporate Wiki, Firmenwiki, Unternehmenswiki oder Organisationswiki. Wiki bedeutet im hawaiianischen ‚schnell‘ und bezeichnet eine webbasierte Anwendung, die den Nutzern die Erstellung, Bearbeitung und Verlinkung von Inhalten ermöglicht. Anders als bei einem Blog, indem meist der Betreiber auch der Autor ist und die Leser des Blogs ausschließlich mittels Kommentaren mit dem Autor in Kommunikation treten können, haben die Nutzer eines Wikis die Möglichkeit, selbst als Autoren tätig zu werden. Dadurch entsteht auf Basis einer gewissen Selbstorganisation eine dynamische Entwicklung von Inhalten. Ein Wiki eignet sich besonders für die Mitarbeit bzw. Zusammenarbeit zwischen Personen oder Gruppen.18
Ein Enterprise Wiki ist somit ein Wiki, welches die typischen Funktionalitäten bietet, die für die Unternehmensabsichten notwendig sind. Sie sind ein wichtiger Baustein im Gesamtgebilde von Enterprise 2.0.19 Enterprise 2.0 stellt den Einsatz von sozialer Software zur Koordination von Projekten, zum Wissensmanagement sowie zur Innen- und Außenkommunikation im Unternehmen dar. Auch hier wird wieder der freie Wissensaustausch unter den Mitarbeitern gefördert.20
Generell ist ein Wiki kostengünstig und vor allem einfach und schnell zu bedienen. Im Weiteren verfügen Wikis über noch mehr zusätzliche und nützliche Funktionalitäten wie z.B.:
- Editierbarkeit der Inhalte durch mehrere Personen
- Verlinkungsmöglichkeit von Inhalten sowie anderer Informationsquellen
- Volltextsuche
- Versionierung und Protokollierung
- Diskussionsforen21
Zudem ist es möglich, Inhalte zu abonnieren und sich auf diese Weise über Aktualisierungen zu informieren. Das Wiki stellt somit eine neue und innovative Möglichkeit des Wissensaustauschs, der gemeinsamen Zusammenarbeit und der Erstellung einer umfangreichen Wissensbasis dar. Die Transparenz von Inhalten wird erhöht und Informationen können über ein Enterprise Wiki gerade im Fachdienst Zuwanderung und Integration leichter aufgefunden werden.22
3.2 Nutzen- und Einsatzpotenziale
In diesem Kapitel sollen nun die Nutzen- und Einsatzpotenziale für den Fachdienst Zuwanderung und Integration erläutert werden, die sich durch den Einsatz eines Enterprise Wikis ergeben können.23
Man unterscheidet dabei zwischen drei Kategorien einer Nutzung durch den Einsatz eines Enterprise Wikis. Erstens Potenzial zur Senkung von Kosten, zweitens eine Reduzierung des Suchaufwands, drittens die Steigerung der Qualität. Kosteneinsparungen lassen sich durch zeitgerechte Bereitstellung wichtiger Informationen und durch mögliche Einsparung von Lizenzkosten erzielen. Durch den intensivierten Wissensaustausch entstehen Qualitätssteigerung und Innovationsfähigkeit. Der entscheidende Gedanke hierzu ist, dass viele Mitarbeiter in der Regel bessere Ergebnisse erzielen, als ein einzelner. Damit eng verbunden ist auch das gesteigerte Potenzial, Fehler zu entdecken, wie auch neue Ideen zu entwickeln. Keine der drei Nutzenkategorien sollte man getrennt voneinander betrachten, denn Qualitätssteigerungen und verkürzte Recherchezeiten können auch indirekt zu Kostensenkungen führen.24
Die Rentabilität lässt sich vorweg nur schwer beziffern, es kann vorab nur auf Qualitätssteigerungen, verkürzte Suchzeiten, verbesserte Transparenz, verschlankte Prozesse und Synergieeffekte verwiesen werden. Diese sind aber allesamt wirtschaftlich nützlich. Eine messbare Größe, in wie weit das Wiki isoliert betrachtet zum avisierten Nutzen beiträgt, lässt sich nur schwer beziffern.25
Als Nutzenpotenziale sind Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen, Qualitätsverbesserungen, Kostensenkungen, Prozessoptimierung und positives Unternehmensimage zu verbuchen. Im vorangegangenen Kapitel wurden die verschiedenen Einsatzfelder für Wikis bereits erwähnt und herausgearbeitet, dass das Wiki als Werkzeug zur Unterstützung der Zusammenarbeit und des Informationsmanagements dient. Die Anwendungsfelder für Enterprise Wikis zielen ab auf die Unterstützung des Wissensmanagements, die informelle Kommunikation und das Projektmanagement. Auch im Bereich des E-Learning werden Wikis genutzt. Als Beispiel sei hier die Firma Opel genannt, bei der das Wiki zur Sammlung von Ideen und Wissen genutzt wird, um dann mit diesem Wissen Podcasts zur Schulung der Vertriebsmannschaft zu entwickeln.26
Die Anwendungsszenarien können für Enterprise Wikis wie folgt aussehen:
- Kollektivierung von Ideen
- Sammlung von häufig gestellten Fragen
- Dokumentation von Projekten
- Ablage von Checklisten
- Sonstiges, etc.27
Nun, nach Erläuterung, wie sich die Grundlagen der Finanzplanung gestalten und der Beschreibung des Enterprise Wiki als Wissensmanagement-Tool, wird im nachfolgenden Kapitel dargestellt, wie die Finanzplanung direkt in Bezug auf das Projekt aussieht. Es wird erläutert, wie teuer die Anschaffungskosten des Enterprise Wikis und wie hoch die laufenden Wartungs- und Lizenzkosten sind. Hierzu wurden bereits Gespräche mit der Firma Seibert Media geführt. Die aus diesen Gesprächen stammenden Informationen werden im nachfolgenden Kapitel erörtert.
4 Finanzplanung des Enterprise Wiki
4.1 Interne Kosten einer Wiki Einführung
Nach ersten Gesprächen mit der Firma Seibert Media GmbH zeichnet sich ab, dass die externen Kosten für eine Wiki-Einführung überschaubar und transparent sind. Interessant wird es aber bei den internen Kosten, die eine Wiki-Einführung mit sich bringt. Hierzu soll nachfolgend anhand einer Überschlagsrechnung zu Beginn eine grobe Orientierung gegeben werden.
Größte Vorsicht ist bei Pauschalschätzungen angesagt, denn eine umfassende Aufwandsschätzung ist für Außenstehende im Hinblick auf eine Pauschalierung nicht zuverlässig möglich. Diese hängt nämlich mit Gegebenheiten wie Firmengröße, Anspruch an das Projekt, der Bedeutung innerhalb des Fachdienstes bzw. der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis sowie den internen Widerständen im Fachdienst zusammen. Da es aber den Rahmen dieser Projektarbeit bei Weitem übersteigen würde, jeden einzelnen Faktor bis ins kleinste Detail zu beleuchten, sind die nachfolgenden Zahlen nach Rücksprache mit der Firma und auf Basis mehrjähriger Erfahrung in diesem Bereich nur als sehr pauschal anzusehen und somit auch nur bedingt belastbar. Sie dienen aber als Ausgangspunkt für eine vertiefende, individuelle Analyse. Sollten die anzusetzenden Kosten für die Anschaffung des Enterprise Wikis, wie auch die laufenden Wartungs- und Lizenzkosten, in einem für die Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises akzeptablen Rahmen liegen, obliegt die Entscheidung zur Anschaffung des Systems einer höheren Verwaltungsebene. Die Vermutung liegt also nahe, dass die erwarteten Kosten für das Enterprise Wiki eine entscheidende Rolle für die Realisierung des Projekts spielen. Erst nach der Entscheidung, ob ein Enterprise Wiki eingeführt wird, kann eine bedarfsgerechte Analyse und Aufsummierung aller Anforderungen für den Fachdienst Zuwanderung und Integration erfolgen.
Für die Berechnung der internen Kosten zur Einführung eines Wikis wird nachfolgend mit etwa 280 Stunden für die Einführung und ca. 528 Stunden Betrieb des Enterprise-Wikis pro Jahr seitens der Seibert Media GmbH kalkuliert. Die, wenn auch nur sehr grob ermittelte Summe hilft zu erkennen, dass die eigentlichen Kosten einer Wiki-Einführung nachfolgend in den intern zu erbringenden Stunden liegen. Für große Unternehmen rechnet die Seibert Media GmbH mit 100 bis 500 Stunden für die Einführung und zwischen 300 und 800 Stunden für den Betrieb pro Jahr. Allein die Vorteile, die bereits in den vorangegangenen Kapiteln genannt wurden, rechtfertigen die Investition in ein entsprechendes Enterprise Wiki.
Folgende unternehmensspezifischen Aktivitäten innerhalb des Fachdienstes Zuwanderung und Integration, wie auch innerhalb der Abteilung Soziales und Integration, die mit einer Wiki-Einführung verbunden sind, sind zu beachten:
- Überzeugung der Fachdienstleitung, Abteilungsleitung bzw. der Budgetverantwortlichen mit zusätzlich drei bis vier Präsentationen: Dauer ca. 10 Stunden.
- Überzeugung und Abstimmung mit dem Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik: Dauer ca. 8 Stunden.
- Interne Lobbyarbeit (kontinuierlich, beim Mittagessen, Pausen, usw.): Dauer: ca. 20 Stunden.
- Kommunikation, Überzeugung und aktive Einbindung der Arbeitnehmervertretung innerhalb der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis. Dauer: ca. 16 Stunden.
- Interne und vertiefende Arbeiten zur Abstimmung mit Einzelpersonen und weiteren Interessengruppen. Dauer: ca. 10 Stunden.
- Vorstellung des Wikis in internen Entscheidungsgremien. Dauer: ca. 10 Stunden.
Die geschätzte Stundendauer der einzelnen Punkte basiert auf Erfahrungswerten der Firma Seibert Media GmbH. Für eine Vollkostenrechnung müsste der Zeitaufwand noch hinzugerechnet werden, der den anderen Projektteilnehmern entsteht, die nicht dem Fachdienst angehören. Bei den oben aufgeführten Punkten ist nur die Zeit für die Aktivisten des Projekts berücksichtig worden. Präsentationen zum Beispiel werden von einem externen Wiki-Dienstleister, wie es die Seibert Media GmbH ist, unterstützt. Hierfür werden weitere Mittel für den jeweiligen, externen Anbieter benötigt. Intern sinken dadurch die Vorbereitungszeiten.
Für die Einrichtung und Wartung des Enterprise Wikis lässt sich intern durch die Einbindung und durch Coaching eines externen Dienstleisters viel Arbeitszeit einsparen. Dies sollte also in Anspruch genommen werden. Für die Installation und Konfiguration des Wikis durch eigene, beim der Kreisverwaltung angestellte Systemadministratoren, inklusive deren Qualifikation und gegebenenfalls Weiterbildung, kann mit einem Stundenaufwand von ca. 24 Stunden gerechnet werden. Die Evaluation der verfügbaren Plugins28, deren Auswahl und Test, Installation und Konfiguration von drei bis ca. 15 Erweiterungen nimmt etwa 16 Stunden in Anspruch. Monatlich addieren sich noch ca. 10 Stunden für das dauerhafte Monitoring der Marktentwicklungen und ein daraus resultierendes, rechtzeitiges Einspielen von Sicherheits- und Funktionsupdates der Software des Enterprise Wikis hinzu.
Beim nächsten Punkt, der inhaltlichen Vorbereitung der laufenden Aufgaben, kann mit folgenden Zeitangaben gerechnet werden:
Zur Etablierung einer inhaltlichen Struktur für das Enterprise Wiki, zur Anpassung der Oberfläche und zum Anlegen von Wiki-Bereichen werden ca. 10 Stunden angesetzt. Hinzu kommt die Organisation des internen Pilotprojekts innerhalb des Fachdienstes Zuwanderung und Integration mit etwa 30 Stunden, sowie 40 Stunden für die jeweiligen Teilnehmer. Bei der tatsächlichen Erstellung von mindestens 50 Wiki-Seiten wird ein Zeitaufwand von 25 Minuten pro Wikiseite multipliziert mit der Anzahl der Seiten berechnet. Dies nimmt ca. 30 Stunden der Zeit in Anspruch. Für die Wiki-Inhaltspflege werden monatlich etwa 12 Stunden veranschlagt.
Beim Punkt des Wiki-Marketings geht es um die Organisation, Freigabe und den internen Vertrieb des Wikis inklusive interner Enterprise-Wiki-Merchandising-Artikel. Für diesen Punkt werden 30 Stunden veranschlagt.
[...]
1 App bezeichnet: Anwendungssoftware (Application software).
2 Vgl. Business-wissen.de. Finanzplanung. Ziele und Aufgaben der Finanzplanung. Internet: https://www.business-wissen.de/hb/ziele-und-aufgaben-der-finanzplanung/ (Stand: 29.09.2017, 14:29 Uhr).
3 Vgl. Bea, Franz; Xaver; Scheurer, Steffen; Hesselmann, Sabine (2011): Projektmanagement. 2. überarbeitete und erweiterte Auflage. München: UVK Verlagsgesellschaft mbH. S. 195.
4 Vgl. Business-wissen.de. Budgetplanung. Internet: https://www.business-wissen.de/kapitel/budgetplanung/ (Stand: 29.09.2017, 15:02 Uhr).
5 Vgl. Business-wissen.de. Budgetplanung. Worauf es bei der Budgetplanung ankommt. Internet: https://www.business-wissen.de/hb/worauf-es-bei-der-budgetplanung-ankommt/ (Stand: 30.09.2017, 07:55 Uhr).
6 Vgl. Ebd.
7 Vgl. Business-wissen.de. Budgetplanung. Rolle und Zweck der Budgets und der Budgetplanung. Internet: https://www.business-wissen.de/hb/rolle-und-zweck-der-budgets-und-der-budgetplanung/ (Stand: 30.09.2017, 13:03 Uhr).
8 Vgl. Projektmagazin.de. Finanzplanung. Internet: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/finanzplanung (Stand: 29.09.2017, 14:27 Uhr).
9 Vgl. Uni-Konstanz.de. Finanzplan. Kalkulationsbeispiele. Internet: https://www.uni-konstanz.de/forschungssupport/unterstuetzung-bei-der-antragstellung/von-der-idee-zum-projekt/finanzplan/ (Stand: 30.09.2017, 08:30 Uhr).
10 Vgl. Projektmagazin.de. Finanzplanung. Internet: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/finanzplanung (Stand: 29.09.2017, 14:27 Uhr).
11 Vgl. Projektmagazin.de. Projektfinanzierung. Internet: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/projektfinanzierung (Stand: 30.09.2017, 13:39 Uhr).
12 Vgl. ICB - IPMA Competence Baseline - in der Fassung als Deutsche NCB (2008): GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. S. 77. Online abgerufen: https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Qualifizierung___Zertifizierung/Zertifikate_fuer_PM/National_Competence_Baseline_R09_NCB3_V07.pdf (Stand: 30.09.2017, 13:57 Uhr).
13 Vgl. Ebd.
14 Vgl. Ebd.
15 Vgl. ICB - IPMA Competence Baseline - in der Fassung als Deutsche NCB (2008): GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. S. 78. Online abgerufen: https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Qualifizierung___Zertifizierung/Zertifikate_fuer_PM/National_Competence_Baseline_R09_NCB3_V07.pdf (Stand: 30.09.2017, 13:57 Uhr).
16 Vgl. Ebd.
17 Vgl. Völler, Michaele; Wunder, Lilli (2015): Enterprise 2.0: Konzeption eines Wikis im Sinne des prozessorientierten Wissensmanagements. Köln: Bibliothek der Technischen Hochschule Köln. S. 15.
18 Vgl. Ebd. S. 11 f.
19 Vgl. Ebd. S. 15 f.
20 Vgl. Socialmedia-Institute.com. Enterprise 2.0 oder Soziale Medien erobern die interne Kommunikation. Internet: http://socialmedia-institute.com/enterprise-2-0-oder-soziale-medien-erobern-die-interne-kommunikation/ (Stand: 31.10.2017, 11:28 Uhr).
21 Vgl. Völler, Michaele; Wunder, Lilli (2015): Enterprise 2.0: Konzeption eines Wikis im Sinne des prozessorientierten Wissensmanagements. Köln: Bibliothek der Technischen Hochschule Köln. S. 15 f.
22 Vgl. Ebd. S. 16.
23 Vgl. Smolnik, Stefan; Gerold, Riempp (2006): Nutzenpotenziale, Erfolgsfaktoren und Leistungsindikatoren von Social Software für das organisationale Wissensmanagement. Heft 252/Dezember, 2006. S. 20.
24 Vgl. Ebd.
25 Vgl. Völler, Michaele; Wunder, Lilli (2015): Enterprise 2.0: Konzeption eines Wikis im Sinne des prozessorientierten Wissensmanagements. Köln: Bibliothek der Technischen Hochschule Köln. S. 17.
26 Vgl. Ebd. S. 18.
27 Vgl. Ebd. S. 18 f.
28 Optionales Software-Modul, das eine bestehende Software erweitert bzw. verändert.