Es handelt sich um eine wissenschaftlich fundierte Hausarbeit im Modul "Integrative ERP-Systeme" mit einer integrierten Klick-Anleitung für das Erstellen und Pflegen von Kreditorenstammdaten im SAP-System.
Das betriebliche Rechnungswesen ermittelt, verarbeitet, speichert und gibt Informationen über wirtschaftliche und rechtliche Vorgänge eines Betriebes ab. Es informiert interne und externe Adressaten und gliedert sich aufgrund dessen auch in das interne und das externe Rechnungswesen. Das externe Rechnungswesen (auch Finanzbuchhaltung genannt) gibt Auskunft über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens, während das interne Rechnungswesen die Aufgabe hat, durch Planung und Kontrolle das Unternehmen zu steuern.
Die Finanzbuchhaltung umfasst neben den Konten für die Bilanz und GuV auch Konten für die Kreditoren-, Debitoren-, Anlagen-, Personal- und Lagerbuchhaltung. Nachfolgend wird der Fokus auf die Kreditorenbuchhaltung gelegt. In der vorliegenden Hausarbeit soll nun dargestellt werden, wie sich Kreditoren im SAP-System anlegen lassen.
Beginnend mit allgemeinen Informationen zu SAP und dem SAP ERP-System werden anschließend die Definitionen und Aufgaben von Kreditoren bzw. der Kreditorenbuchhaltung erläutert. So wird dem Leser ein Einblick in die betriebswirtschaftlichen Grundlagen geboten, bevor auf das konkrete Anlegen eines Kreditors im SAP-System eingegangen wird. Dazu wird eine Klickanleitung erstellt, anhand derer die einzelnen Funktionen im SAP ERP-System erklärt werden.
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1 Einleitung
2 Das SAP ERP-System
3 Die Kreditoren in der Kreditorenbuchhaltung
3.1 Kreditoren
3.2 Kreditorenbuchhaltung
4 Klickanleitung: Kreditorenstammdaten im SAP-System
4.1 Kreditorenstammdaten: Anlegen
4.2 Weitere Funktionen bei Kreditorenstammdaten
4.2.1 Kreditorenstammdaten: Ändern
4.2.2 Kreditorenstammdaten: Anzeigen
4.2.3 Kreditorenstammdaten: Sperren / Entsperren
4.2.4 Kreditorenstammdaten: Löschvormerkung setzen
5 Schlussteil
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 – SAP Easy Access Menü
Abbildung 2 – SAP Easy Access Menü
Abbildung 3 – Kreditor anlegen: Einstieg
Abbildung 4 – Kreditor anlegen: Kontengruppe Kreditor
Abbildung 5 – Kreditor anlegen: Anschrift
Abbildung 6 – Kreditor anlegen: Steuerung
Abbildung 7 – Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr
Abbildung 8 – Kreditor anlegen: Kontoführung Buchhaltung
Abbildung 9 – Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr Buchhaltung
Abbildung 10 – Kreditor anlegen: Korrespondenz Buchhaltung
Abbildung 11 – Kreditor anlegen: Letztes Datenbild erreicht (Speichern)
Abbildung 12 – Kreditor anlegen: Kreditor wurde angelegt
Abbildung 13 – SAP Easy Access Menü
Abbildung 14 – SAP Easy Access Menü
Abbildung 15 – SAP Easy Access Menü
Abbildung 16 – SAP Easy Access Menü
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Lesehinweis: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit und Verständlichkeit wird innerhalb der Facharbeit auf die Formulierung in der weiblichen Form verzichtet. Die ausschließliche Verwendung der männlichen Form ist explizit als geschlechtsunabhängig zu verstehen.
1 Einleitung
Das betriebliche Rechnungswesen ermittelt, verarbeitet, speichert und gibt Informationen über wirtschaftliche und rechtliche Vorgänge eines Betriebes ab.1 Es informiert interne und externe Adressaten und gliedert sich aufgrund dessen auch in das interne und das externe Rechnungswesen. Das externe Rechnungswesen (auch Finanzbuchhaltung genannt) gibt Auskunft über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens, während das interne Rechnungswesen die Aufgabe hat, durch Planung und Kontrolle das Unternehmen zu steuern.2
Die Finanzbuchhaltung umfasst neben den Konten für die Bilanz und GuV auch Konten für die Kreditoren-, Debitoren-, Anlagen-, Personal- und Lagerbuchhaltung.3 Nachfolgend wird der Fokus auf die Kreditorenbuchhaltung gelegt. In der vorliegenden Hausarbeit soll nun dargestellt werden, wie sich Kreditoren im SAP-System anlegen lassen.
Beginnend mit allgemeinen Informationen zu SAP und dem SAP ERP-System werden anschließend die Definitionen und Aufgaben von Kreditoren bzw. der Kreditorenbuchhaltung erläutert. So wird dem Leser ein Einblick in die betriebswirtschaftlichen Grundlagen geboten, bevor auf das konkrete Anlegen eines Kreditors im SAP-System eingegangen wird. Dazu wird eine Klickanleitung erstellt, anhand derer die einzelnen Funktionen im SAP ERP-System erklärt werden.
2 Das SAP ERP-System
ERP-Systeme dienen der Unterstützung betriebswirtschaftlicher Prozesse innerhalb eines Unternehmens auf Grundlage und Verwendung einer gemeinsamen Basis von Daten. Beispiele hierfür sind Prozesse im Finanzwesen und Controlling, der Produktion, des Einkaufs und der Logistik, dem Vertrieb und Versand sowie der Personalwirtschaft.4
Zur elektronischen Unterstützung betriebswirtschaftlicher Abläufe wurde das SAP ERP-System von der Firma SAP entwickelt.5 SAP steht für Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung. Das Unternehmen wurde 1972 in Walldorf gegründet und hat heutzutage weltweite Niederlassungen.6 Die Firma SAP gehört zu den führenden Anbietern von Unternehmenssoftwarelösungen, welche die unterschiedlichen Prozesse intern und über Unternehmensgrenzen hinweg organisieren. Dabei unterstützt SAP sowohl große und mittelständische als auch kleine und mittelgroße Unternehmen.7 Im Jahr 2017 erreichte SAP einen Marktanteil von 22,5 % am weltweiten Umsatz mit ERP-Anwendungen.8 Laut SAP nutzen über 444.000 Unternehmen und 215 Millionen Cloud-Nutzer in mehr als 180 Ländern SAP-Systeme.9 Die Hauptmodule des SAP ERP-Systems sind Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft.10 Die in dieser Hausarbeit betrachtete Kreditorenbuchhaltung lässt sich dem Rechnungswesen zuordnen.
3 Die Kreditoren in der Kreditorenbuchhaltung
3.1 Kreditoren
Ein Kreditor (lateinisch credere = glauben, anvertrauen) ist ein Geschäftspartner, demgegenüber Verbindlichkeiten aufgrund von erhaltenen Leistungen bestehen.11 Diese Geschäftspartner werden auch als Gläubiger bezeichnet, da diese Lieferungen und Leistungen auf Kredit gewährt haben. Kreditoren ist der Sammelbegriff für sämtliche Verpflichtungen, die ein Unternehmen ggü. Dritten hat. Hierzu zählen die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus bereits erfüllten Leistungen, für die das Unternehmen die geschuldete Gegenleistung noch zu entrichten hat.12 Die Kreditorenkonten werden in einem Kontokorrentbuch zusammengefasst.13
3.2 Kreditorenbuchhaltung
Die Buchführung der Kontokorrentbeziehung zwischen einem Unternehmen und den Kreditoren ist in der Kreditorenbuchhaltung darzustellen. Diese ist ein Nebenbuch der Hauptbuchhaltung, in dem Geschäftsvorfälle mit einzelnen Kreditoren auf den dazugehörigen Personenkonten (Kreditorenkonten) erfasst werden. Die Konten für die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden in der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) abgestimmt, da in der Hauptbuchhaltung nur der saldierte Wert aufgeführt wird.14 Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind neben der Erfassung und Archivierung von kreditorischen Eingangsrechnungen auch die Kreditorenstammsatzpflege, die Rechnungsprüfung und Kontierung, die Verwaltung der offenen Posten und die Zahlungsveranlassung.15 Die Kreditorenkonten werden beim Warenbezug bebucht (Gutschrift ins Haben) und bei Bezahlung der Rechnung belastet (Lastschrift ins Soll).16
4 Klickanleitung: Anlegen eines Kreditors
4.1 Anlegen eines Kreditors
Im Folgenden werden anhand einer ausführlichen Klickanleitung das Anlegen eines neuen Kreditors im SAP-System sowie die dazugehörigen Funktionen erläutert.
SAP Menü à Rechnungswesen à Finanzwesen à Kreditoren à Stammdaten à FK01 – Anlegen (Doppelklick) (s. Abb. Nr. 1)
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. Nr. 1: SAP Easy Access Menü
Alternativ ist dieses Fenster auch über einen Transaktionscode innerhalb der Befehlszeile aufrufbar. Eine Transaktion ist eine Folge von SQL-Anweisungen, die das Datenbanksystem als eine Einheit behandelt.17 Jede Funktion im SAP-System ist mit einem Transaktionscode verknüpft, welcher aus einer Kombination aus Buchstaben und/oder Nummern besteht. Die Eingabe eines Transaktionscodes in der Befehlszeile ermöglicht, anders als bei der zuvor aufgeführten Methode, das Öffnen und Starten einer Funktion in nur einem Arbeitsschritt.18
Transaktionscode „FK01“ in der Befehlszeile eingeben à mit Enter oder mit der Schaltfläche „Weiter“ in der Systemfunktionsleiste bestätigen (s. Abb. Nr. 2)
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. Nr. 2: SAP Easy Access Menü
Es öffnet sich die nächste Eingabemaske „Kreditor anlegen: Einstieg“ (s. Abb. Nr. 3), in welcher die Kreditoren-ID zu vergeben ist, damit der Kreditor eindeutig identifiziert wird. Als nächstes wird der Kreditor einem Buchungskreis zugewiesen. Zum Schluss muss eine Kontengruppe bestimmt werden. Diese ist ein klassifizierendes Merkmal innerhalb der Kreditorenstammsätze.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. Nr. 3: Kreditor anlegen: Einstieg
Mit Hilfe der Kontengruppe wird festgelegt, in welchem Nummernbereich die Kontonummer des Kreditors zu liegen hat, ob die Nummer vom Anwender (extern) oder vom System (intern) vergeben wird und letztendlich welche Angaben im Stammsatz erforderlich bzw. möglich sind (s. Abb. Nr. 4).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. Nr. 4: Kreditor anlegen: Kontengruppe Kreditor
Nachdem die Eintragung der Angaben abgeschlossen ist, ist diese mit der Schaltfläche „Weiter“ in der Systemfunktionsleiste zu bestätigen. Es öffnet sich die nächste Eingabemaske „Kreditor anlegen: Anschrift“ (s. Abb. Nr. 5).
Hier sind nun die Stammdaten des neuen Kreditors einzupflegen und auszufüllen.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. Nr. 5: Kreditor anlegen: Anschrift
Mit den in der Abbildung rot markierten Schaltflächen kann zwischen den Eingabemasken der Kreditorenstammdaten gewechselt werden (alternativ mit den Funktionstasten F7 und F8).
[...]
1 Vgl. Bornhofen/Bornhofen (2015), Buchführung 1, S. 1.
2 Vgl. Balderjahn/Specht (2020), Einführung in die Betriebswirtschaftslehre S. 259.
3 Vgl. Frick/Gadatsch/Schäffer-Külz (2008), Grundkurs SAP ERP, S. 255.
4 Vgl. Frick/Gadatsch/Schäffer-Külz (2008), Grundkurs SAP ERP, S. 1.
5 Vgl. Gubbels (2013), SAP ERP – Praxishandbuch Projektmanagement, S. 33.
6 Vgl. Schick (2020), Was ist SAP?, https://news.sap.com.
7 Vgl. o. V. (o. J.), Profil SAP, https://www.finanzen.net.
8 Vgl. Tenzer (2019), Marktanteile der führenden Anbieter am Umsatz mit Enterprise-Resource-Planning-Anwendungen (ERP) weltweit im Jahr 2017, https://de.statista.com.
9 Vgl. Schick (2020), Was ist SAP?, https://news.sap.com.
10 Vgl. Gubbels (2013), SAP ERP – Praxishandbuch Projektmanagement, S. 33f.
11 Vgl. Guder (2005), SAP R/3 Enterprise, S. 14.
12 Vgl. Urban (2012), Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, S. 163.
13 Vgl. Urban (2012), Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, S. 38.
14 Vgl. Guder (2005), SAP R/3 Enterprise, S. 10.
15 Vgl. o. V. (o. J.), Kreditorenbuchhaltung, https://www.bilanzbuchhalter-weiterbildung.de.
16 Vgl. Wischermann (o. J.), Kreditoren, https://wirtschaftslexikon.gabler.de.
17 Vgl. o. V. (o. J.), Transaktionen, https://help.sap.com.
18 Vgl. Benz/Höflinger (2011), Logistikprozesse mit SAP, S. 21ff.