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Integration von Open Source ECMS in Unternehmen am Beispiel Alfresco 3

Bachelorarbeit 2010 34 Seiten

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Kurzfassung

Summary

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Motivation
1.2 Zielsetzung
1.3 Vorgehensweise

2 Alfresco 3 & vergleichbare Systeme
2.1 DMS
2.1.1 Funktionen des Dokumenten Management System
2.1.2 Migration Services
2.1.3 Common Internet File System (CIFS)
2.1.4 Import / Export
2.2 Web Content Management (WCM)
2.2.1 Alfresco WCM
2.2.2 Documentum WCM
2.3 Records Management
2.4 Collaboration

3 Risiken

4 Changeprozesse im Rahmen der Implementierung
4.1 Evaluierung
4.2 Konzeption & Implementierung
4.3 Bestandsdaten Import
4.4 Nutzer Schulung

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Kurzfassung

Der digitale Content in Unternehmen wächst extrem schnell an. Daher haben viele KMUs mittlerweile den Bedarf, diesen Content systematisch zu verwalten. Während kommerzielle Enterprise Content Management Systeme in der Anschaffung für KMUs zu teuer waren, hat sich hierdurch die kostenlose Open Source Alternative Alfresco einen neuen Markt geschaffen.

Die Einführung eines ECMS in einem Unternehmen benötigt weitreichende Planung und eine entsprechend angepasste technische Umsetzung.

Die Teilbereiche des Unternehmens werden durch die Untersysteme im Enterprise Content Management System abgebildet. So werden Dokumente effizient gespeichert und aufbereitet, Web Content im World Wide Web bereitgestellt und verwaltet und das Bearbeiten von gemeinsamen Aufgaben ermöglicht.

Hierbei gilt es zu beachten, das vorhandene Daten, Prozesse und Arbeitsschritte in das neue System übernommen werden müssen, bzw. das Ausführen dieser möglich sein muss. Die Risiken, die hierbei auftreten können, sind überschaubar und können durch detaillierte Planung minimiert werden.

Der Mehrwert eines ECMS für ein KMU ergibt sich aus dem Bedarf an der jeweiligen Softwarelösung und der Reduzierung von Arbeitsaufwand durch die automatisierte Unterstützung.

Summary

Digital content is growing extremely fast in modern enterprises. Therefore many SMEs realized the need for a solution to handle and manage this content. Whereas commercial solutions are too expensive to acquire, the cost free Open Source alternative solution Alfresco built a new market for SMEs.

The implementation of a new ECMS into a company needs wise planning and an adopted technical realization of the concept.

The sub parts of the company are represented through sub systems in the Enterprise Content Management System. Therefore documents are stored efficiently and conditioned. Web content is published and managed for the World Wide Web and there is also a part for doing tasks in collaboration mode between groups of employees.

The important thing is to import all current data, processes and tasks that occur in the company into the new system. The risks that can arise in this cases can be handled and minimized smoothly if there is enough and detailed planning.

The value of an ECMS to a SME can be measured through the need for a software solution and the reduction in working tasks for certain processes that are supported by the ECMS.

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: CMIS 1.0 Implementierung

Abbildung 2: Repository Zugriff auf Dateisystem Ebene

Abbildung 3: Alfresco SURF Stack

Abbildung 4: Sharpoint Support

Abbildung 5: Alfresco Q&A

Abbildung 6: eEPK neues ECMS

Abbildung 7: Blockdiagramm ECMS Evaluierung

Abbildung 8: Blockdiagramm Konzept & Implementierung

Abbildung 9: Blockdiagramm Bestandsdaten Import

1 Einleitung

Seit computerbasierte Systeme in Unternehmen die Verwaltung von Prozessabläufen, Dokumenten und Informationen übernommen haben, wurden Schritt für Schritt neue Bereiche, wie zum Beispiel das Verwalten von Dokumenten, durch Management Systeme abgebildet. Im Laufe dieser Entwicklung wurden Systeme geschaffen, die den gesamten Content, also das Wissen, die Inhalte und die Prozesse verwalten. Diese Systeme werden Enterprise Content Management Systeme genannt. Sie sind ein CMS für das komplette Enterprise (Unternehmen). Im Gegensatz zu einem CMS, das nur den Content eines Teilbereichs verwaltet (zum Beispiel joomla, welches nur für den Content von Webseiten zuständig ist), bedient ein ECMS alle Teilbereiche eines Unternehmens, in dem Content vorhanden ist, der durch ein IT System verwaltet werden kann bzw. die Generierung dessen unterstützt werden kann.

1.1 Motivation

Durch den Aufschwung des Open Source Enterprise Content Management Systems Alfresco wurde das Anwendungsgebiet der ECMS zunehmend auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant.[1] Während kommerzielle Systeme in der Anschaffung mindestens einen sechsstelligen Euro Betrag kosten,[2] bietet zum Beispiel Alfresco eine kostenfreie und adaptierbare Lösung in diesem Segment an.

Die Motivation dieser Arbeit entstand aus dem sehr jungen Aufgabengebiet der Implementierung von Open Source ECMS in KMUs.

Die Implementierung von Open Source Systemen kann nicht mit einer Software Installation verglichen werden, sondern erfordert Konzeptionierung und Adaptierung des Systems an das jeweilige Unternehmen und dessen Bedürfnissen, was mit teilweise sehr hohem Zeitaufwand verbunden ist.

1.2 Zielsetzung

Ziel dieser Arbeit ist, zu untersuchen, in wie weit die Implementierung eines ECMS in ein bestehendes KMU möglich ist. Hierfür wird Alfresco [3], der Marktführer im Segment Open Source ECMS, als Referenzsystem verwendet. Des weiteren soll der Implementierungsprozess genauer analysiert werden, um Stärken und Schwächen der jeweiligen Systeme bzw. Lösungen aufzudecken.

Relevant sind hierbei vor allem unternehmenskritische Prozesse sowie gesetzliche Richtlinien und Auflagen. Ebenso werden technische Anforderungen wie zum Beispiel Vorgaben des IT Management evaluiert und bewertet.

Das Hauptaugenmerk der Arbeit im Bezug auf die Implementierung liegt bei den Aspekten Produktivität, Usability und Funktionsumfang.

1.3 Vorgehensweise

Nachdem es sich bei Open Source ECMS im Allgemeinen und Alfresco im Speziellen um ein sehr junges Themengebiet handelt, existieren zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Arbeit nur wenige Monografien, die referenzierbar sind.

Daher wird diese Arbeit vermehrt durch Fachzeitschriftenartikel und Konferenzpaper sowie durch aktuelle Internetquellen getragen.

Ebenso wird auf allgemeine ECMS Literatur ausgewichen soweit dies möglich ist.

Zur Verdeutlichung der theoretischen Konstrukte werden Praxiserfahrungen des Autors in diese Arbeit einfließen.

Da Alfresco unter den frei verfügbaren Enterprise Content Management Systemen das funktionsstärkste und am häufigsten genutzte System ist, dient es dieser Arbeit als Referenzsystem.[4]

Die vier ECMS Teilbereiche werden am Beispiel Alfresco kurz dargestellt. Der Fokus wird hierzu auf Funktionen gelegt, die bei der Systemintegration und Migration eine Rolle spielen, wie z.B. die Übernahme von vorhandenen Dokumenten in das DMS oder eine

Übernahme von Workflows im Unternehmen in das System. Nachdem das Dokumenten Management System und Collaboration bei Alfresco weitaus stärker genutzt werden als WCM und Recordsmanagement, wird diese Arbeit die Teilbereiche auch dementsprechend betrachten und aufarbeiten.

Im dritten Kapitel werden die Risiken für ein KMU bei der Einführung eines ECMS in die produktive IT Umgebung analysiert und bewertet. Das folgende Kapitel widmet sich den Prozessen im Unternehmen bei der Implementierung eines ECMS. High Level Prozesse werden als Blockdiagramme dargestellt. Außerdem werden mit Hilfe von Microsoft Visio Diagrammen einige beispielhafte kritische Implementierungsprozesse modelliert.

Das Fazit wird abschließend versuchen die Forschungsfrage, „ist eine Integration von openSource ECMS in Unternehmen möglich?“, gestützt durch die vorher erarbeiteten Erkenntnisse, zu beantworten.

2 Alfresco 3 & vergleichbare Systeme

Im Bereich ECMS gibt es wenige Systeme, da diese sehr komplex und mächtig sind. Die Aufgabe dieser Systeme ist, den kompletten Content eines Unternehmens abzubilden beziehungsweise zu verwalten. Die im Bereich ECMS führende Gesellschaft AHM definiert ein ECM System wie folgt.

„Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”[5]

Alfresco hat es als einziges Open Source System geschafft, eine Konkurrenz für die etablierten ECMS Documentum und OpenText zu werden.

Das einzige Alternative Open Source ECMS Nuxeo hat nur wenige Kunden und ist daher nicht im Fokus.[6]Microsofts SharePoint bietet Module, die einem ECMS ähnlich sind. Es ist jedoch nicht als solches zu sehen, da es ein webbasiertes Intranet Portal ist, welches den Hauptfokus auf Collaboration (Zusammenarbeit) setzt.

2.1 DMS

Laut Götzer wird Dokumenten Management wie folgt definiert:

„Dokumenten-Management beinhaltet das Management der Dokumente, also primär Verwaltungsfunktionen und weniger die inhaltliche Konzeption und Erstellung, Das Dokumenten-Management umfasst dabei alle Prozesse, Abläufe, und Verantwortlichkeiten, die mit derAdministration von Dokumenten Zusammenhängen.[7]

Alfresco bietet eine Vielzahl an Funktionen und Prozessen, wie zum Beispiel das Umwandeln von Dokumenten in andere Formate, die die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten unterstützen und erleichtern.

Im Folgenden Abschnitt werden diese nun betrachtet und analysiert.

2.1.1 Funktionen des Dokumenten Management System

Das DMS von Alfresco ist ein Repository, das nach dem neuesten Standard JSR-283 spezifiziert ist.[8] Es bietet ebenfalls als eines der ersten Repositories eine volle Unterstützung für CMIS 1.0 an.

Alfresco war an der Entwicklung des CMIS Standards maßgeblich beteiligt.[9]CMIS steht für Content Management Interoperability Service und ermöglicht einen einheitlichen Zugriff auf Repositories, die diesen Standard implementiert haben. Folgende Grafik verdeutlicht die Struktur der Abfrage: plication (on any platform) Service-oriented interface

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

© Copyright 200Ä by EMC, IBM and Microsoft. All rights reserved

Abbildung 1: CMIS 1.0 Implementierung[10]

Durch das einheitliche Zugriffsmodell wird es möglich mit Hilfe von externen Applikationen auf die Inhalte der Repositories einheitlich zuzugreifen. Dadurch können zum Beispiel Import/Export Tools erstellt werden, die im Zuge der Migration von einem Repository zu einem Anderen zum Einsatz kommen können.

CMIS definiert den Zugriff auf Objekte im Repository und ermöglicht eine Manipulation dieser, bzw. die Erstellung von neuen Objekten, wie zum Beispiel Dokumente oder Ordner.

Eine CMIS Abfrage auf das Alfresco Repository kann einen Ordner erstellen, der mittels eines eigenen Content Models (in diesem Fall eine Erweiterung zu „cm:folder“) definiert wird und kann die Metatags auch direkt befüllen. Dies ermöglicht es Hilfsprogramme zu schreiben, die direkt mit einem CMIS konformen Repository interagieren, ohne an das jeweilige DMS angepasst zu werden.

Alfresco bietet dem Kunden folgende Standard Funktionen zum Verwalten der Objekte (Dokumente, Bilder, Ordner, ...) im Repository:[11]

o Versionierung, CheckIn/Out: In Alfresco ist es möglich zu jedem Dokument eine Historie der Veränderungen einzusehen und ältere Versionen eines Dokuments wieder herzustellen. Außerdem kann ein Dokument während der Bearbeitungszeit gesperrt (CheckOut) werden, um zu vermeiden, dass andere Benutzer Änderungen vornehmen. Das wieder Einstellen in das System nennt sich CheckIn. Leseberechtigungen werden durch das Sperren eines Dokuments nicht beeinflusst. [12] OpenSearch: Alfresco bietet eine Enterprise Search Engine, basierend auf dem Lucene Projekt an, mit der es möglich ist das komplette Repository zu durchsuchen und hierfür auch Filter, wie Datum, Ersteller oder Aktualisierungszeitraum zu definieren. Auch die aus Google bekannte Überladung des Such-Query mit Parametern ist seit Version 3.3 möglich. Ein Beispiel hierfür wäre:[13]„Bachelorarbeit_Alfresco type:docx Autor:sdanninger“.

[...]


[1]Vgl. (Shariff, et al., 2009) S. 1

[2]Vgl. Total Cost of Ownership http://www.alfresco.com/products/whitepapers/ [Zugriff am 28.06.2010 00:49 Uhr]

[3]http://www.cmscritic.com/resource-lists/ecm-list/ [Zugriff am 26.06.2010 11:04 Uhr]

[4]http://www.thevarguy.com/the-open-source-50/the-open-source-50-ranked-1-to-25-2010-edition/ [Zugriff am: 18.06.2010 16:36 Uhr

[5]Siehe http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-Management.aspx [Zugriff am: 19.06.2010 10:37 Uhr]

[6]http://www.nuxeo.com [Zugriff am: 19.06.2010 12:07 Uhr]

[7]Siehe (Götzer, et al., 2008) S.3

[8]http://jcp.org/en/jsr/detail?id=283 [Zugriff am 22.06.2010 11:06 Uhr]

[9]http://blogs.alfresco.com/wp/cmis/2010/04/30/cmis-10-is-ready-for-use-in-alfresco-33/ [Zugriff am 22.06.2010 11:30 Uhr]

[10]http://xml.coverpages.org/cmis.html [Zugriff am 22.06.2010 11:14 Uhr]

[11]Vgl. (Shariff, et al., 9009) S. 197

19 http://lucene.apache.org/java/docs/index.html [Zugriff am 96.06.9010 09:57 Uhr]

[13]http://wiki.alfresco.com/wiki/Alfresco_Community_Edition_3.3g#Search [Zugriff am 19.06.9010 15:99 Uhr]

Details

Seiten
34
Jahr
2010
ISBN (eBook)
9783640657278
ISBN (Buch)
9783640658039
DOI
10.3239/9783640657278
Dateigröße
1 MB
Sprache
Deutsch
Institution / Hochschule
Fachhochschule Kufstein Tirol
Erscheinungsdatum
2010 (Juli)
Note
92%
Schlagworte
Alfresco ECMS Alfresco 3 DMS WCMS KMU Documentum OpenText Nuxeo

Autor

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Titel: Integration von Open Source ECMS in Unternehmen am Beispiel Alfresco 3