Word-Tipps - Wissenschaftliche Arbeiten effizient und schnell erstellt

Inhaltsverzeichnis

Darstellungsverzeichnis

1 Einführung

2 Die Arbeiten im Vorfeld
2.1 Arbeiten mit Vorlagen
2.2 Mit der Gliederung den Überblick bewahren
2.3 Die Nummerierung

3 Das Arbeiten mit dem Text
3.1 Gekonntes Ausrichten von Zeichen und Absätzen
3.2 Kopf- und Fußzeilen
3.3 Korrekturmaßnahmen
3.4 Ein Inhaltsverzeichnis erstellen
3.5 Weitere Tipps

Literaturverzeichnis

Bibliografie

Kommentierte Linksammlung

Darstellungsverzeichnis

Darst. 1: Direkte Formatierungen und die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN

Darst. 2: Neue Formatvorlage erstellen

Darst. 3: Formatierte und nummerierte Gliederungspunkte in mehreren Ebenen

Darst. 4: Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren

Darst. 5: Lineal

Darst. 6: Tabulatorstopps

Darst. 7: Tabstopps einstellen

Darst. 8: Inhaltsverzeichnis erstellen

1 Einführung

Laut Wikipedia nimmt Microsoft Word eine „marktbeherrschende Stellung" unter den Textverarbeitungsprogrammen ein und bildet einen „De-facto-Standard". In einem Unternehmen fuhrt oftmals kein Weg mehr an der Arbeit mit Word vorbei. Das unterstreicht die Wichtigkeit dieser Software. Gerade fur Studenten bedeutet das, dass sie sich so fruh und so intensiv wie moglich damit auseinandersetzen sollten.

Viele Nutzer von Word stehen bei der Anwendung aber zunachst vor dem Problem, dass es sich um einen typischen Fall von „Overengineering" handelt. Word erschlagt den Anwender regelrecht mit Funktionen, von denen im Endeffekt viele bezahlt aber ungenutzt bleiben. Dabei lasst sich die Effizienz im Umgang mit Word um einiges steigern, wenn nur ein paar der vielen Funktionen verstarkt oder uberhaupt genutzt werden. Und an dieser Stelle setzt die vorliegende Arbeit ein.

In Bezug auf die vielen ungenutzten Funktionen bedeutet eine Steigerung der Effizienz also, dass zunächst auf die verschiedenen Möglichkeiten für eine optimierte Nutzung aufmerksam gemacht werden muss. Im zweiten Schritt werden diese näher erläutert. Der Rahmen dieser Arbeit reicht jedoch lange nicht aus, detaillierte Anleitungen für jede denkbare Anwendung zu geben. Vielmehr, und das ist der dritte Schritt zur Steigerung der Effizienz, soll ein Anreiz zur selbstständigen Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Funktionen gegeben werden. Denn mit Word verhält es sich ähnlich wie mit Rechenaufgaben. Erst durch eigenes Ausprobie- ren setzt ein wesentlicher Lerneffekt ein. Jedem ist es demnach selbst überlassen, sich mit ein- zelnen Funktionen näher zu beschäftigen. Viele Dinge in Word sind selbsterklärend oder in der einschlägigen Literatur bzw. im Internet nachzulesen.

Die Arbeit unterteilt sich in zwei große Kapitel. Im ersten großen Teil soll die Bedeutsamkeit von Vorlagen, speziell von Dokument- und Formatvorlagen, verdeutlicht werden. Der Fokus liegt al- so auf den Arbeiten, die vor dem eigentlichen Verfassen eines Textes stattfinden sollten. Der zweite Teil hingegen befasst sich mit den Arbeiten, die eher während, zwischen oder nach dem Schreiben getätigt werden.

Der folgende Teil der Arbeit bezieht sich ausschließlich auf Word 2007, die zwölfte Version des Programms. Ein grundlegendes Verständnis im Umgang mit Word wird vorausgesetzt.

2 Die Arbeiten im Vorfeld

Word verführt seit jeher dazu, unmittelbar nach dem Starten der Software mit dem Tippen eines Textes zu beginnen - ein Fehler, der sich als fatal erweisen kann und mit zunehmendem Text- umfang auch die Probleme anwachsen lässt. Nicht umsonst bietet Word die Möglichkeiten, Vor- lagen und Gliederungen zu erstellen, Themen, die in diesem Kapitel erläutert werden. Auch wenn es auf den ersten Blick nicht den Anschein erweckt, ist eine Zeitersparnis im Nachhinein durch das Treffen der entsprechenden Vorkehrungen sicherlich gegeben. Außerdem werden beste Voraussetzungen für eine einheitliche Formatierung geschaffen.

2.1 Arbeiten mit Vorlagen

a. Dokumentvorlagen

Eine Dokumentvorlage konnte auch „Musterdatei fur ein Dokument" (Maier & Maier, 2007, S. 320) genannt werden, denn sie beinhaltet alle relevanten Formatierungen. Sie kann beispiels- weise für Briefe oder Hausarbeiten erstellt werden, wobei Seitenränder, Textfelder, die einzel- nen Formatvorlagen usw. definiert und abgespeichert werden. Damit ist es dann tatsächlich möglich, direkt nach dem Öffnen der erstellten Vorlage mit dem Schreiben des Textes zu be- ginnen, ohne ein Chaos im Nachhinein befürchten zu müssen. Zum Erstellen einer Dokument- vorlage öffnet man ein LEERES DOKUMENT, nimmt darin die gewünschten Formatierungen vor und speichert dieses anschließend als WORD-VORLAGE ab.

b. Formatvorlagen

Formatvorlagen sind den Dokumentvorlagen in der Hierarchie untergeordnet. In Dokumentvor- lagen sind demnach die verschiedenen Formatvorlagen gespeichert. Man unterscheidet im All- gemeinen zwischen Formatvorlagen und der direkten Formatierung. Als direkte Formatierung wird die Zuweisung einer Formatierung zu einem einzelnen Absatz oder Wort bezeichnet. Eine Auswahl an Möglichkeiten zur direkten Formatierung befindet sich z. B. in der Gruppe SCHRIFT- ART auf der Registerseite START (vgl. Darst. 1).

Soll eine Formatierung auf mehrere Absätze oder Wörter übertragen werden, kann das über die Registerseite START und die Gruppe ZWISCHENABLAGE geschehen. Dort kann die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN (vgl. Darst. 1) einmal angeklickt werden, um die ausgewählte Formatie- rung einmal für eine andere Passage im Text zu übernehmen oder es erfolgt ein Doppelklick und die Formatierung kann auf mehrere Textstellen angewandt werden.

Darst. 1: Direkte Formatierungen und die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die direkte Formatierung sollte mit Bedacht und in keinem Fall regelmäßig eingesetzt werden. Eine Regelmäßigkeit im Text ist am einfachsten mit Formatvorlagen erreichbar.

Die bessere Alternative zur direkten Formatierung sind daher Formatvorlagen. Sie bieten den Vorteil, dass sie zentral ausgelegt sind, d. h. eine Änderung der Vorlage wirkt sich auf alle mit dieser Vorlage formatierten Passagen im gesamten Dokument aus. Somit wird eine einheitliche Formatierung von Anfang an gewährleistet. Mit einem Klick auf das Schnellstartsymbol auf der Seite START in der Gruppe FORMATVORLAGEN öffnet sich das Fenster FORMATVORLAGEN (vgl. Darst. 2). Standardgemäß befinden sich dort die in Word voreingestellten Vorlagen. In den OP- TIONEN kann vorgegeben werden, ob nur die aktuell verwendeten Formatvorlagen oder eine größere Auswahl in dem Fenster angezeigt werden soll. Zugewiesen wird die Formatierung, in- dem der Cursor in einem Wort oder einem Absatz platziert wird und die entsprechende Forma- tierung angeklickt wird. Häufig verwendete Formatierungen können zu Schnellformatvorlagen in der Multifunktionsleiste hinzugefügt werden.

Im Folgenden wird beispielhaft die Erstellung einer Formatvorlage für eine individuell gestaltete Überschrift beschrieben. Zunächst wird mit einem Klick auf die Schaltfläche NEUE FORMATVOR- LAGE das Fenster zur Erstellung einer neuen Formatvorlage geöffnet (vgl. Darst. 2).

Darst. 2: Neue Formatvorlage erstellen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Neben einem passenden Namen muss dort der Typ der Formatvorlage gewählt werden, der festlegt, ob es sich um eine Formatierung für ein Zeichen, einen Absatz, eine Liste oder eine Tabelle handelt. Zeichenformatierungen beziehen sich auf einzelne Zeichen. Wörter sind beispielsweise eine Aneinanderreihung von Zeichen. Absatzformatierungen wirken sich hingegen auf einen ganzen Absatz aus. Vorrang hat grundsätzlich die Zeichen- vor der Absatzformatierung. Überschriften werden üblicherweise als Verknüpfung zwischen Absatz und Zeichen festgelegt. Im nächsten Feld kann eine Basis für die zu erstellende Vorlage gewählt werden. Das bedeutet, dass alle Einstellungen der Basisformatierung übernommen und nach Belieben angepasst werden können. Zu beachten ist, dass eine spätere Änderung der Basisformatvorlage auch alle von ihr abhängigen Formatvorlagen entsprechend umändert. Im Beispiel basiert die Formatvorlage auf der Formatierung ÜBERSCHRIFT 1. Nach einer Überschrift folgt in der Regel der Fließtext. Die Formatierung dafür sollte in dem folgenden Feld eingestellt werden. Wurde die Formatvorlage dafür noch nicht erstellt, ist eine nachträgliche Änderung ebenfalls möglich.

Über die Schaltfläche FORMAT eröffnen sich weitere Möglichkeiten zur Formatierung. Die für den Absatz ist eine davon, wobei dort u. a. der Abstand vor und nach der Überschrift eingestellt werden kann. Bei dieser Einstellung ist zu beachten, dass sich die Abstände nicht mehr aufsummieren, „wie dies noch in fruheren Versionen [von Word] der Fall war" (Maier & Maier, 2007, S. 246), sondern der größere der beiden Abstände zählt und der kleinere wird außer Acht gelassen. Beträgt der Abstand nach der Überschrift beispielsweise 6 pt und der Abstand vor dem darauffolgenden Absatz 24 pt, dann bleibt zwischen Überschrift und Absatz ein Abstand von 24 pt. Dies gilt nicht nur für Formatvorlagen, sondern generell für Abstände in Word.

c. Tipps zur Erstellung einer Dokumentvorlage für Briefe

Dokumentvorlagen vereinfachen das Verfassen eines Briefes. Sie ermöglichen das Erstellen eines einheitlichen Musterbriefes, mit dem hinterher viel Zeit gespart werden kann. Mithilfe einer Dokumentvorlage ist es ausreichend, diese einmal entsprechend der gängigen DIN-Vorschriften zu formatieren und sich mit der Gestaltung eines Briefes, sei er von privater oder geschäftlicher Natur, zu befassen. Ist die Dokumentvorlage einmal erstellt, können unzählige Briefe verfasst werden, deren Layout immer allen Anforderungen entspricht. In diesem Kapitel wird auf das Er- stellen eines Adressfeldes, sowie das Einfügen von Falzmarken und Datum eingegangen. Sehr ausführlich wird das Formatieren einer Vorlage für einen Geschäftsbrief im RRZN-Handbuch zu den fortgeschritten Techniken von Word 2007 beschrieben.

Die Adresse sollte in einem Textfeld untergebracht werden, da dieses sich an einer bestimmten Position verankern lässt. Damit wird verhindert, dass sich, z. B. durch Einfügen von Absätzen, gleichzeitig auch die Adresszeile verschiebt und nicht mehr vorschriftsgemäß positioniert ist. Eingefügt wird ein Textfeld über das Register EINFÜGEN, die Gruppe TEXT und schließlich TEXT- FELD ERSTELLEN. Zunächst wird auf der Seite FORMAT unter der Schaltfläche FORMKONTUR auf das Feld KEINE GLIEDERUNG geklickt, um den Rahmen auszublenden. In der Gruppe ANORDNEN kann über POSITION und WEITERE LAYOUTOPTIONEN die genaue Lage bestimmt werden. Die ho- rizontalen und vertikalen absoluten Positionen geben den Abstand vom oberen und seitlichen Rand an, sofern in den Listenfeldern rechts daneben SEITE eingestellt ist. Abschließend ist das Textfeld zu verankern.

Falzmarken erleichtern das Falten von Briefen erheblich und lassen sich mit Word einfach in den Brief eingliedern. Die folgenden Schritte werden alle bei aktivierter Kopf- und Fußzeile (s. Kapitel 3.2) ausgeführt .Zunächst muss ein ca. 0,5 cm langer waagerechter Strich im Dokument gezeichnet werden. Wie im vorherigen Absatz erläutert, wird über die Schaltfläche WEITERE LAYOUTOPTIONEN das Dialogfenster ERWEITERTES LAYOUT für den eingefügten Strich aufgeru- fen.

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