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Analyse des Dokumentenmanagements und Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Zur besseren Archivierung, Informationsbereitstellung und Sicherung des Dokumentenlaufs

Projektarbeit 2010 27 Seiten

BWL - Controlling

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1 Problemstellung

2 Zielsetzung und VQrgehensweise

3 Dokumentenmanagement
3.1 Begriffserlauterung
3.2 Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems
3.3 Wirtschaftliche VOr- und Nachteile von Dokumenten-Management- Systemen
3.4 Gesetzliche Richtlinien im Bereich des Dokumentenmanagements
3.4.1 Das Signaturgesetz
3.4.2 Das Bundesdatenschutzgesetz

4 Bestandsaufnahme der wichtigsten Unternehmensexternen Dokumente und Vertrage von AUTO- Mustermann

5 Analyse des bisherigen Dokumentenmanagements der Firma AUTO-Mustermann

6 Ablaufschema zur Einfuhrung des Dokumenten-Management- Systems
6.1 Zieldefinition
6.1.1 Strategische Zielplanung
6.1.2 Operative Zielplanung
6.2 Zusammenstellung des Projektteams
6.2.1 Der Proj ektleiter
6.2.2 Der Betriebsrat
6.2.3 Der Revisor
6.2.4 Der Datenschutzbeauftragte
6.2.5 Sonstige Mitglieder des Projektteams
6.3 Umsetzung des Projektes
6.3.1 Gesamtubersicht der Dokumente
6.3.2 Analyse des Archivguts
6.3.3 Durchfuhrung und Organisation 6.4 Das Projektcontrolling

7 Fazit und Zukunftsperspektiven Literaturverzeichnis

1 Problemstellung

Unternehmen sind organisierte und komplexe Wirtschaftseinheiten, deren Wettbewerbsumfeld durch die derzeitige Dynamik des Marktes einem standigen Wechsel unterworfen ist. Dies impliziert auch, dass die Wirtschaft und die Verwaltung zunehmend vielschichtiger werden. Die standig wachsende Datenflut und der sich immer mehr verscharfende Konkurrenzkampf fuhren unter anderen zu immer grower werdenden Informationsmengen.

Diese Informationsmengen mussen bewaltigt werden, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu fallen, zu begrunden und zu dokumentieren. Eine solche Datenverarbeitung gehort zur Grundausstattung der Unternehmenssteuerung, ist ein unerlasslicher Wettbewerbsfaktor und unterstutzt vielfach eine hohe Kundenorientierung.1 Die Fuhrungsebene im Unternehmen muss taglich Entscheidungen treffen auf der Grundlage von Information.

Ein schneller Zugriff auf Informationen und eine hohe Auskunftsbereitschaft werden deshalb zu strategischen Komponenten eines Unternehmens.

Die Orientierung an einer logischen Integration von Informationen und die schnelle und effiziente Verarbeitung von groften Datenmengen nehmen eine immer groftere Rolle bei der Bewaltigung von Umweltproblemen, der Verbesserung der Produktqualitat und der Steigerung der Arbeitseffizienz ein.2

Auch bei der Firma AUTO-Mustermann GmbH (im weiteren Textverlauf: AUTO-Mustermann) nehmen Themen wie das Management von Dokumenten und Dokumenten-Management- Systeme einen groften Stellenwert ein. Denn durch den immer schnelleren und grofteren Anfall von Dokumenten und Datenmengen ist es notwendig ein Dokumenten-Management- System einzufuhren, zum Beispiel fur eine spatere Beurteilung und Auswertung von Informationen oder aus juristischen Grunden.

Derzeit wird ein Groftteil der anfallenden Dokumente von AUTO- Mustermann in Ordnern abgeheftet und in Filialinternen Archiven hinterlegt. Diese Methode der Dokumentenaufbewahrung ist mit einem groften Arbeitsaufwand und steigenden Kosten verbunden.

Weitere Probleme bestehen bei der Langzeitarchivierung der Dokumente. Denn durch dieses Aufbewahrungsverfahren ist ein schneller und gezielter Zugriff auf groftere Datenmengen nur bedingt moglich.

Daneben werden wichtige Dokumente abteilungsintern aufbewahrt, dies fuhrt zu immer groBer werdenden Datenmengen innerhalb der einzelnen Abteilungen und es besteht kein dezentraler Zugriff fur die Mitglieder der Geschaftsleitung auf diese Daten. Dabei muss auf jene Dokumente und Informationen schnell, effizient, planvoll und logisch zugegriffen werden konnen.

Um die Informationsbereitstellung und die Verwaltungsablaufe zu optimieren, ist es unumganglich das AUTO-Mustermann ein solches Dokumenten-Management-System in die Arbeitsprozesse integriert. Dadurch kann eine enorme Verringerung von Lagerkapazitaten erreicht werden. Des Weiteren, wird durch ein Dokumenten-Management-System eine einfache und zeitsparende Moglichkeit gegeben Informationen zu verteilen und fur berechtigte Unternehmensmitglieder zuganglich zu machen. In jedem Dokument konnen wertvolle Informationen stecken die zum Erfolg der Firma beitragen, deshalb ist es wichtig diese Daten langfristig, logisch und zielgerichtet mit Hilfe eines Dokumenten- Management- Systems sicherzustellen.

2 Zielsetzung und Vorgehensweise

Eines von drei Unternehmenszielen von AUTO-Mustermann lautet: „Prozesse optimieren". Dies umfasst zum einen die bestmogliche Umsetzung von Vertriebs- und Servicestrategien und zum andern die Optimierung Firmeninterner Arbeitsprozesse.

Das Ziel dieser dritten Projektarbeit ist es, einen Einblick uber die wichtigsten externen Vertrage und Dokumente der Firma AUTO-Mustermann zu geben. Darauf aufbauend besteht die Aufgabe der Projektarbeit darin, einen Ablaufplan zur Einfuhrung und Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems zu entwerfen.

Ein derartiges Informationssystem ist ein Hilfsmittel zur Registrierung und Kommunikation von Informationen. Es dient zur Erreichung der angestrebten Unternehmensziele.

Ein derartiges Dokumenten-Management-System liegt bereits innerhalb der Firma vor, ist jedoch noch nicht in die Arbeits- und Ablaufstruktur eingegliedert. Die Aufgabe des Autors ist es nun, einen Ablaufplan zur Integration dieses Systems in die Arbeitsprozesse zu erarbeiten. Da der Themenkomplex „Dokumentenmanagement" sehr umfangreich und der Rahmen der Arbeit begrenzt ist, geht der Autor nur auf die Ablauforganisation zur Zusammenfuhrung von Vertragen und dem Dokumenten-Management-System ein.

Daruber hinaus soll das bisherige Dokumentenmanagement des Unternehmens ansatzweise analysiert werden, um die interne Informationsverarbeitung und -bereitstellung ubersichtlicher, innovativer und zeitsparender zu gestalten. Besonders sollen Verbesserungsmoglichkeiten und Einsparpotenziale aufgezeigt werden.

Um das Dokumentenmanagement von AUTO-Mustermann zu erfassen und zu erklaren geht der Verfasser vorab auf den Themenkomplex Dokumentenmanagement und DokumentenManagement-Systeme inhaltlich ein. AnschlieFend befasst sich der Autor mit den wichtigsten Unternehmensexternen Dokumenten und Vertragen. Danach erfolgt ein kurzer Einblick in die bisherigen Archivierungsmethoden und Archivierungsmittel des Unternehmens. Im Anschluss entwirft der Autor einen Plan am Beispiel von Unternehmensexternenvertragen, der die schnelle Einfuhrung und Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems ermoglicht.

AbschlieFend gibt der Verfasser einen Ausblick auf das Potenzial und die Tendenzen von Dokumenten-Management-Systemen.

3 Dokumentenmanagement

3.1 Begriffserlauterung

In der Literatur finden sich vielfaltige Definitionen zum Begriff des Dokumentenmanagements und des Dokumenten-Management-Systems.

Zunachst aber stellt sich die Frage: „Was ist ein Dokument?".

Diplom Wirtschaftsingenieur Lothar Leger versteht unter einem Dokument alle in Papierform vorliegenden Informationen. Paff wiederum versteht darunter alle Informationen die sich auf einem Computer speichern lassen und fur Kampffmeyer ist es ein Mix aus beiden.

Alles in allem ist ein Dokument eine Information innerhalb eines bestimmten Tragermediums.

Das Dokumentenmanagement umfasst demzufolge alle Ablaufe, Zustandigkeiten und Prozesse im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten. Das Management von Dokumenten beinhaltet primar Verwaltungsfunktionen und weniger die inhaltliche Konzeption.3

Ein Dokumenten-Management-System basiert auf einer IT-Anwendung und dient der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. 4

Dabei wird zwischen Dokumenten-Management-Systemen im engeren und im weiteren Sinne unterschieden.

Bei Dokumenten-Management-Systemen im engeren Sinn handelt es sich um die Verwaltung der Unterlagen um deren Zustand. Dabei werden auch der Inhalt und die Struktur der Dokumente genauer betrachtet. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn befasst sich mit weiteren Funktionen wie zum Beispiel dem Scannen und der Texterkennung.

Dokumenten-Management-Systeme werden in der Fachliteratur mit einer Vielzahl weiterer Namen um- und beschrieben. Hierzu zahlen unter anderem Archivsysteme, Image- Management-Systeme, Engineering Document Management Systeme und Knowledge Management-Systeme.5

Im weiteren Verlauf der Projektarbeit wird ausschlieMich von Dokumenten-Management- Systemen gesprochen.

3.2 Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems

Zu den Aufgaben von Dokumenten-Management-Systemen gehoren die Erfassung und Bearbeitung von Rechnerexternen Dokumenten und Informationen, sowie deren Aufbereitung in eine passende elektronische Form. Dazu zahlt auch die Ablage, die Speicherung und soweit erforderlich die Verteilung dieser Informationen. 6 Daruber hinaus regelt und organisiert ein Dokumenten-Management-System die Administration von Dokumenten und Informationen, die Ablagestruktur und die unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen von Benutzern.

Mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems sollen Medienbruche verhindert werden oder die kollektive Verwaltung von Dokumenten unterschiedlicher Medien ermoglicht werden.

Zudem besteht eine weitere Funktion von Dokumenten-Management- Systemen darin, die einzelnen Abteilungen des Unternehmens bei der Erstellung, Verteilung und Verwaltung der im Unternehmen erzeugten Dokumente und Informationen zu unterstutzen.7

Dokumenten-Management-Systeme ermoglichen zudem die Suche nach Unterlagen und Informationen, sowie die Organisation des Informations- und Verarbeitungsflusses von Unterlagen innerhalb einer Organisation (Workflow).

Das Workflow-Management-System wird zu einem zunehmenden integralen Bestandteil des Dokumenten-Management-Systems. Diese Systeme steuern den Arbeitsfluss und den Transport von Aufgaben und die dazu notwendigen Informationen durch das Unternehmen beziehungsweise den einzelnen Arbeitsbereich. 8

Ferner regeln Workflow-Management-Systeme wie der Arbeitsfluss fur bestimmte Arbeitsvorgange realisiert werden soll, welche Mitarbeiter bestimmte Arbeitsschritte ausfuhren durfen und wie die nachsten Arbeitsschritte aussehen sollen.

Das Ziel des Einsatzes von Workflow-Management-Systemen liegt in der Prozessoptimierung. 9

3.3 Wirtschaftliche Vor- und Nachteile von Dokumenten-Management- Systemen

Prinzipiell ist der Einsatz und die Arbeit mit einem Dokumenten- Management-System nicht unbedingt wirtschaftlich. Ein Vergleich der Wirtschaftlichkeit beziehungsweise der Rentabilitat stellt den laufenden und einmaligen Kosten des Dokumenten-Management- Systems den Nutzen gegenuber. 10

Einmalige Kosten wurden zum Beispiel anfallen fur die Entwicklung des Systems, die Installation der Software und Hardware innerhalb des Unternehmens und fur Schulungen des Personals im Umgang mit dem Dokumenten-Management-System. Fur AUTOMustermann wurden lediglich Kosten fur die Schulung der Mitarbeiter und anderer Umstellungsfaktoren anfallen, da das System im Unternehmen bereits existiert und einsatzbereit ist.

Laufende Kosten wurden anfallen fur die regelmaMge Wartung des DokumentenManagement-Systems, die zusatzlichen Stromkosten und fur besondere Datenschutzvorkehrungen.

Trotz der eben genannten Kostenfaktoren bieten Dokumenten-Management- Systeme eine Vielzahl von Vorteilen gegenuber herkommlichen Papierarchiven.11

Der Nutzen eines derartigen Systems liegt unter anderem in der Verkurzung der Durchlaufzeiten und in der Senkung von Sach- und Personalkosten.

Durch die Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems konnten die Transportzeiten um funfzig bis neunzig Prozent verkurzt werden, da die Dokumente und Informationen nun elektronisch transportiert beziehungsweise ubermittelt werden. Hinzu kommt das sich die Zugriffs- und Ablagezeiten fur ein Dokument oder vielmehr fur eine Information um bis zu neunzig Prozent reduzieren lassen.12

Mittels eines Dokumenten-Management-Systems konnten die Papierarchive bei AUTOMustermann digitalisiert und somit abgeschafft werden und es konnte eine Verringerung der Prozessdurchlaufzeit erreicht werden.

Ein weiterer Nutzen entsteht durch Einsparungen innerhalb der Raum- und Materialkosten.

Die Raumkostenersparnis in Hohe von dreiMg bis funfzig Prozent ergibt sich aus einer Verringerung von Altbestanden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und der Vermeidung von Neuzugangen bei Dokumenten in Papierform.13

Diesem Einsparungspotential stehen die Kosten fur digitale Speichermedien als Ersatz fur Papier gegenuber, dennoch wurden sich die digitalen Speichermedien wirtschaftlich betrachtet mehr bezahlt machen.

Weitere Aspekte die fur die Integration des Dokumenten-Management- Systems in die Arbeitsablaufe sprechen sind, die Verbesserung der Produktivitat um bis zu funfundzwanzig Prozent und Personaleinsparungen bis zu funfunddreiMg Prozent.

Dies wird erzielt durch eine schnelle und kontinuierliche, nicht durch Suche von Dokumenten unterbrochene Arbeit und der Vermeidung von Fehlablagen oder sogar dem Verlust von Dokumenten. 14

Durch die Automatisierung von Prozessablaufen und den damit verbundenen Wegfall von Arbeitsschritten konnen weitere Kosten reduziert werden. So mussen zum Beispiel Dokumente nicht mehr sortiert, verteilt und manuell archiviert werden.

Zusatzliches Einsparungspotential steckt in den monetaren nur schwer zu beziffernden Vorteilen wie: Dezentralenzugriff, dem gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente und Informationen durch mehrere Mitarbeiter, hohere Konsistenz durch zentrale Datenhaltung und automatisierbare Kontrolle von Bearbeitungszeiten.15

Alle dem Dokumenten-Management-System zugesprochenen Nutzenpotentiale konnen auch Auswirkungen auf die Motivation der Mitarbeiter haben.

Bei der Einfuhrung eines Dokumenten-Management-Systems spielt die Motivation der beteiligten Mitarbeiter eine grofte Rolle.16

Akzeptieren die Mitarbeiter des Unternehmens das Dokumenten- Management-System nur partiell oder gar nicht, so kann dies beachtliche Auswirkungen auf die Effektivitat und Rentabilitat der Arbeitsprozesse haben. 1st die Motivation jedoch hoch, so steigert sich der Nutzungsgrad und die Rentabilitat eines solchen Systems.

Insgesamt birgt ein Dokumenten-Management-System viele Potentiale und kann zu einem unternehmerischen Erfolgsfaktor und zu einem langfristigen Konkurrenzvorteil werden. Dabei muss davon ausgegangen werden, dass nie alle Nutzenpotentiale zusammen auftreten oder genutzt werden konnen. AuFerdem sollten bei der Entscheidung fur die Einfuhrung eines Dokumenten-Management-Systems alle beteiligten Mitarbeiter in den Auswahlprozess einbezogen werden.

3.4 Gesetzliche Richtlinien im Bereich des Dokumentenmanagements

Das Thema Datensicherheit und Datenschutz ist in der heutigen Informationsgesellschaft von herausragender Bedeutung und wird zu einem im grower werdenden Faktor bei der elektronischen Speicherung und Ubermittlung von Daten und Informationen in Unternehmen. Prof.

Dr. Klaus Pommerening von der Universitat Mainz bezeichnet Informationen als Lebensnerv der Unternehmen und sieht in der Sicherung und im Schutz von Daten ein Wettbewerbsvorteil.

In den Akten und Vertragen enthaltene Informationen geben Aufschluss uber Entwicklungen, Prozesse und Perspektiven eines Unternehmens.

Deshalb unterliegt die Aufbewahrung von Dokumenten direkt und indirekt einer groften Anzahl von Verordnungen, Vorschriften und Gesetzen. Dazu gehoren, dass Handels- und Steuerrecht, Zivil- und Strafrecht, Signaturgesetz, Bundesdatenschutzgesetz, Urheberrechtsgesetz und das Betriebsverfassungsgesetz.17

Da der Umfang der Projektarbeit begrenzt ist, geht der Autor nur auf das Signaturgesetz und das Bundesdatenschutzgesetz ein.

3.4.1 Das Signaturgesetz

Das Signaturgesetz ist ein Bestandteil des IuKDG, dem Gesetz des Bundes zur Regelung der Rahmenbedingungen fur Information- und Kommunikationsdienste, auch bekannt als Multimediagesetz.

Das Signaturgesetz und die erganzende Signaturverordnung regeln den Anwendungsbereich sowie die technischen und organisatorischen Anforderungen an die digitale Signatur. 18

Die digitale Signatur wird umgangssprachlich meist als „elektronische Unterschrift" bezeichnet. Unter der digitalen Signatur versteht man ein erzeugtes Siegel zur Sicherung von Informationen. Die Signatur dient als Ersatz fur die eigenhandige Unterschrift auf einem Dokument.

Ziel des Gesetzes ist es, Geschaftsabwicklungen im Internet und elektronische Prozesse der Verwaltung sicherer zu gestalten und Datenmissbrauch zu verhindern.

AUTO-Mustermann konnte durch den Einsatz einer digitalen Signatur, Geschaftsprozesse effizienter, schneller und kostengunstiger abwickeln.

Die Anwendung einer digitalen Signatur ware fur das Unternehmen sinnvoll, vor allem in Bereichen wo die Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Vertragen erforderlich ist. Das waren demzufolge Bereiche in denen handschriftliche Unterschriften geleistet werden mussen wie zum Beispiel im Vertragsmanagement.

3.4.2 Das Bundesdatenschutzgesetz

Auch im Jahr 2010 kommt es immer wieder zu sogenannten „Datenpannen", so zum Beispiel tauchten Festplatten des Bayerischen Landesamtes fur Steuern auf einem Flohmarkt auf. Doch damit nicht genug, dass Projekt „Datenschutz" musste im zweiten Quartal des Jahres 2010 insgesamt dreizehn gravierende Datenschutzvorfalle verzeichnen.

Solche „Datenpannen" konnen weitreichende rechtliche, finanzielle und betriebliche Konsequenzen mit sich ziehen. Aus diesem Grunde sind Unternehmen so zu organisieren, dass sie dem Datenschutzgesetz gerecht werden.

Das Bundesdatenschutzgesetz BDSG gilt fur die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und dient dem Zweck, den Einzelnen davor zu schutzen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Personlichkeitsrecht beeintrachtigt wird.19

Wichtige Paragraphen in diesem Zusammenhang sind die §§ 9, 28 und 35 im Bundesdatenschutzgesetz.

Kernaussagen dieser Paragraphen sind unter anderem, dass eine betroffene Person bei falschen Daten, die Korrektur, die Loschung oder die Sperrung dieser Informationen verlangen kann. Besonders ist bei der Speicherung personenbezogener Daten in elektronischen Archiven darauf zu achten, dass nur berechtige Personen beziehungsweise Mitarbeiter Zugang zu diesen Informationen erhalten.20

[...]


1 [GSS99] vgl. S. 1

2 [GSS99] vgl. S. 2

3 [GSMK08] vgl. S. 3

4 [GSMK08] vgl. S. 4

5 [GSS99] vgl. S. 10

6 [GSS99] vgl. S. 12

7 [Kl01] vgl. S. 15

8 [GSS99] vgl. S. 127

9 [GSS99] vgl. S. 71

10 [BL94] vgl. S. 265

11 [GSS99] vgl. S. 13

12 [GSS99] vgl. S. 13

13 [GSS99] vgl. S. 14

14 [GSS99] vgl. S. 13

15 [GSS99] vgl. S. 14

16 [Kl01] vgl. S. 104

17 [GSS99] vgl. S. 318

18 [GSS99] vgl. S. 329

19 [GS09] vgl. §1 Abs. 1/2

20 [GSS99] vgl. S. 343

Details

Seiten
27
Jahr
2010
ISBN (eBook)
9783640837151
ISBN (Buch)
9783640837595
Dateigröße
513 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v167044
Institution / Hochschule
Duale Hochschule Gera-Eisenach (ehem. Berufsakademie Thürigen in Gera)
Note
1,1
Schlagworte
analyse dokumentenmanagements planung einführung dokumenten-management-systems archivierung informationsbereitstellung sicherung dokumentenlaufs

Autor

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Titel: Analyse des Dokumentenmanagements und Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems