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Die automatische Materialdisposition am Beispiel eines Sachenkostenartikellagers

Seminararbeit 2011 29 Seiten

BWL - Beschaffung, Produktion, Logistik

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Definition automatische Materialdisposition

3 Vorrausetzung für eine automatische Materialdisposition
3.1 Disponent
3.2 Einkäufer
3.3 Mahnwesen
3.4 Ersatzlieferung
3.5 System

4 Ablauf der automatischen Materialdisposition
4.1 Verschiedene Bedarfsarten
4.1.1 Primärbedarf
4.1.2 Sekundärbedarf
4.1.3 Tertiärbedarf
4.2 Verschiedene Möglichkeiten der Bedarfsermittlung
4.2.1 Auftragsgesteuerte Disposition
4.2.2 Plangesteuerte Disposition
4.2.3 Verbrauchsgesteuerte Disposition
4.2.3.1 Bestellpunktdisposition
4.2.3.2 Stochastische Disposition
4.3 Ablaufschema
4.3.1 Nettobedarfsrechnung
4.3.2 Losgrößenberechnung
4.3.3 Terminierung
4.3.4 Ermittlung von Bestellvorschlägen
4.3.5 Erstellung von Ausnahmemeldungen

5 ABC und XYZAnalyse

6 Automatische Materialdisposition
6.1 Ablauf
6.1.1 Meldebestanddisposition
6.1.2 Berechnung Meldebestand/ Bestellpunkt
6.1.3 Steuerung Lagerbestand
6.1.4 Verhalten bei Lieferverzug
6.1.5 Mahnwesen
6.2 Problemstellungen
6.1.1 Fehlerhafte Materialstämme
6.2.1 Kritische Materialien
6.2.2 Mehrlieferanten Strategie
6.2.3 Zuverlässigkeit der Lieferanten
6.2.4 Automatische Materialdisposition im Ausland

7 Resümee

Literaturverzeichnis

1.Einleitung

„Nobody’s perfect“

Ein Ausspruch, der selten so gut zu dem Wesen eines Menschen passt, wie dieser simple Satz es schafft. Er verkörpert das Menschliche in einer automatisierten Welt. Der Faktor Mensch und Menschlichkeit wird in unserer heutigen Gesellschaft leider oftmals unter den Teppich gekehrt, missachtet oder mit Füßen getreten. Doch ist es das Ziel eines Jeden nach dem Perfekten zu streben? Nicht jeder Ablauf funktioniert jeden Tag gleich, nicht jeder Vorgang läuft reibungslos ab oder findet seinen geeigneten Weg. Es ist schlichtweg fatal und falsch zu glauben, dass, je weiter der technische Fortschritt voranschreitet, alles nach Plan, Mustern und Schemata abläuft, bei dem der Mensch an sich nicht mehr „viel Kaputt“ machen kann. Als mahnendes Beispiel sei hier eine Situation aus dem Monat Mai im Jahr 2010 erwähnt, als ein Börsenmakler durch einen folgeschweren Tippfehler und dem anschließenden Knopfdruck eine riesige Lawine automatisierter Prozesse losgetreten hatte, die nicht mehr zu stoppen war und enorme Folgen hatte. Es führte zu einem Börsencrash an der Wall Street, was eindeutig beweist, wie abhängig wir Menschen von den Maschinen geworden sind.[1]

Im Rahmen meiner Studienarbeit möchte ich genauer eingehen auf automatisierte Prozesse bei der automatischen Materialdisposition für ein Sachkostenartikellager. Ich möchte jedoch vor allem darauf hinweisen, dass nicht jeder Prozess einwandfrei von statten gehen kann. Es ist immer noch ein Mensch, der diese Maschinen bedient und sie programmiert. Einem Menschen unterlaufen Fehler, welche verziehen werden sollten. Jeder Mensch macht Fehler, niemand ist perfekt. Wird dies berücksichtigt und Fehler minimiert, entsteht im Gesamtkonzept ein Zusammenspiel aus Mensch und Maschine, was uns Beschäftigten die Arbeit enorm erleichtert aber die Verantwortung immer wachsen lässt. Eine Maschine ist nur so clever und intelligent, wie der Nutzer, der davor sitzt. So muss in mancher Situation mit Vorsicht der nächste Schritt wohl überlegt sein, um in einem automatisierten System kein Chaos zu verursachen. Wie das funktionieren kann wird im Folgenden genauer erläutert werden.

In Kapitel eins wird dargestellt, wie die Begrifflichkeit der „automatischen Materialdisposition“ eingegrenzt ist und nachvollziehbar gemacht werden kann. Die Definition dieses Prozesses ist gleichermaßen die Überleitung in das Kapitel zwei, in dem die Voraussetzungen für eine automatische Materialdisposition beleuchtet werden. Problemstellungen werden hierbei erkennbar und es findet eine Abgrenzung aller teilnehmenden Faktoren dieses Prozesses statt. Ordnung und Struktur in diesem automatisch ablaufenden Prozess ist unerlässlich und wird logisch dargestellt. Kapitel drei greift die vorangegangenen Voraussetzungen auf und zeigt, wie sich diese im Ablauf der automatischen Materialdisposition einfügen. Die theoretische Vorgehensweise wird beschrieben und gliedert sich in der Ermittlung des Bedarfs und den verschiedenen Dispositionsarten. In Kapitel vier wird die automatische Materialdisposition mit Hilfe einer ABC- und XYZ-Analyse dargelegt. Dieses Kapitel grenzt die Materialien ab, die sich am besten für die automatische Materialdisposition eignen. Abschließend wird in Kapitel fünf die Vorgehensweise im Unternehmen betrachtet, die Problemstellungen offenbart und Lösungsansätze sowie ein Ausblick beschrieben.

2.Definition automatische Materialdisposition

„Die Aufgabe der Materialdisposition ist die Überwachung der Bestände sowie die automatische Generierung von Bestellvorschlägen für den Einkauf. Im Rahmen der Materialdisposition wird festgestellt, welches Material zu welchen Terminen in welcher Menge benötigt wird.“[2]

„Automatische Materialdisposition bedeutet, einen genauen Überblick über die Bestände im Lager zu behalten. Die Materialdisposition sorgt für die ständige Verfügbarkeit des Materials im Lager. Das System reagiert mit automatischen Bestellvorschlägen auf die Einhaltung dieser Verfügbarkeit um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.“[3]

3.Voraussetzung für eine automatische Materialdisposition

Die automatische Materialdisposition folgt immer vorgegebenen und bestimmten Regeln, die von einem Unternehmen definiert werden. Ziel einer Unternehmung ist ein durchlaufender Prozess von der Bestellung beim Lieferanten, über die Anlieferung ans Lager bis zum Kunden vor Ort. Die Aufgabe ist, dafür zu sorgen, dass keine Fehlartikel entstehen, noch, dass eine Anlieferung aufgrund Lagerplatzmangel nicht gewährleistet ist. Zudem muss dafür gesorgt werden, dass das Material nicht „verstaubt“, also ein Lagerhüter entsteht, weil es in der Filiale nicht benötigt wird. Jeder überflüssig verbrauchte Lagerplatz bindet Kapital und kostet Geld. Daher ist ein Zusammenspiel verschiedener Kräfte von Nöten, um diesen Prozess zu ermöglichen.

3.1 Disponent

Der Disponent spielt die tragende Rolle in diesem Konstrukt. Er trägt die größte Verantwortung und sorgt für das Funktionieren des Prozesses. Er entscheidet über die benötigte Menge, die im Lager vorhanden sein muss, damit das Material während der Lieferzeit nicht erschöpft ist. Diese benötigte Lagermenge wird als Meldebestand bezeichnet. Der Meldebestand setzt sich zusammen aus dem Sicherheitsbestand und dem zu erwartenden durchschnittlichen Materialverbrauch während der Wiederbeschaffungszeit. Zum anderen sorgt der Disponent, wie erwähnt, dafür, dass genügend Material vorhanden ist und eine Belieferung einer Filiale möglich ist. Eine weitere Aufgabe des Disponenten besteht darin, zu wissen, wann eine bestimmte Aktion oder ein ungewöhnliches Ereignis ansteht, um den Meldebestand zu erhöhen oder zu senken. Auch saisonale Gründe sind daher zu berücksichtigen und schlagen sich auf den Meldebestand nieder. Es erfordert eine schnelle Auffassungsgabe und Reaktion des Disponenten auf bestimmte Situationen und Umstände.[4]

3.2 Einkäufer

Der Einkäufer ist für die Akquise eines Lieferanten zuständig. Er handelt mit diesen Lieferanten Verträge aus, um eine Nachvollziehbarkeit und Sicherheit der Lieferung zu gewährleisten. Die wichtigsten Punkte in diesem Liefervertrag sind die Losgröße und die Planlieferzeit. Die Losgröße umfasst die Bestellmenge, die pro Lieferung von dem Lieferanten im Lager abgeliefert wird, sei es zum Beispiel zehn Paletten, 543 Packungen oder 42 Kartons. Die Losgröße muss, abgestimmt mit dem Disponenten, so gewählt werden, dass der Bedarf der Abnehmer gedeckt ist und ein optimaler Verbrauch und Durchlauf des Materials besteht. Die Planlieferzeit ist von Belang um den Meldebestand zu bestimmen. Hat der Lieferant zum Beispiel eine Lieferfrist von 14 Tagen, so muss der Disponent einen höheren Meldebestand als Sicherheit im System vermerken, verglichen mit einem Lieferanten, der nur eine Lieferzeit von sieben Tagen hat. Grundsätzlich ist eine kurze Lieferfrist die bessere Wahl, damit flexibler auf unvorhergesehene Dinge reagiert werden kann.

Der Einkäufer muss auch in Betracht ziehen, einen Zweitlieferanten vertraglich zu binden. Falls es bei dem Hauptlieferanten zu Lieferengpässen kommt, der Lieferant in Insolvenz geht oder wenn der Lieferant nicht, falsch oder zu spät liefert, wird beim Zweitlieferanten bestellt. Damit ist die Möglichkeit gegeben schnell auf diese Probleme zu reagieren.

3.3 Mahnwesen

Ein funktionierendes Mahnwesen ist für den Ablauf der automatischen Materialdisposition essentiell und unverzichtbar. Tritt ein Fall auf, wonach ein Lieferant, wie zuvor beschrieben, aus irgendwelchen Umständen nicht zum angegebenen Zeitpunkt liefern kann, ist eine unverzügliche Mahnung erforderlich. Der Lieferant muss daraufhin auf seine Bestellung und vertraglichen Pflichten hingewiesen werden. Eine Lieferung die nicht erfolgt, sorgt für Fehlartikel im System und muss rigoros nachverfolgt werden. Durch Mahnungen wird der Einhaltung des Ablaufes Nachdruck verliehen.[5]

3.4 Ersatzlieferung

Kommt es, wie in Punkt 3.2 beschrieben, zu Lieferschwierigkeiten beim Lieferanten, ist es sinnvoll, einen zweiten Lieferanten zur Verfügung zu haben, um im Notfall schnell reagieren zu können. Nichts wäre schlimmer, als die Tatsache, dass aufgrund von fehlenden Materialien die Produktion still steht oder ein Kunde nicht mehr bedient werden kann. Da der Meldebestand wie beschrieben sehr eng kalkuliert ist, ist daher eine schnelle Reaktion erforderlich. Dies geht nur, wenn der Einkäufer einen Zweitlieferanten zur Verfügung hat, mit dem auch ein Vertrag ausgehandelt wurde. Die Losgröße und Lieferzeit, die hierbei vereinbart wurde, muss ähnlich sein, zu der des Regellieferanten, um größere Umstellungen und Missverständnisse zu vermeiden.

3.5 System

Ein funktionierendes System ist das abschließende Werkzeug zur Komplettierung des Ablaufes. Es sorgt für die nötige Erinnerung, falls ein Material unter den Meldebestand sinkt oder weist den Nutzer auf Lieferfehler hin, damit der Lieferant gemahnt werden kann. Durch die Nutzung einer intelligenten Software wie „Systeme, Anwendungen, Programme in der Datenverarbeitung“, im Folgenden kurz: SAP, wird sofort bei Unterschreitung des Meldebestandes eine automatische Bestellung generiert und im System vermerkt. Auch Vorbestellungen von Kunden, die noch nicht beliefert wurden hält das System fest und dokumentiert diese anhand der Veränderung des Bestandes.[6]

4.Ablauf der automatischen Materialdisposition

„Im Rahmen der Materialdisposition wird ein Bestellvorschlag aufgrund eines Bedarfs (Bedarfssteuerung, Verbrauchssteuerung) oder aufgrund der Unterschreitung eines Mindestbestands (Bestellpunktdisposition) ausgelöst.“[7]

Wird der Bedarf eines Kunden logisch, rechnerisch und nachvollziehbar geklärt, findet ein geplanter Ablauf von Ereignissen statt. Am Ende dieser Ereigniskette ist das Lager ohne Zwischenfälle wieder befüllt. Für die Einhaltung des Ablaufes sind die folgenden aufgeführten Punkte zu beachten:

4.1 Verschiedene Bedarfsarten

Die Bedarfsarten lassen sich in drei verschiedene Bereiche einteilen, die wie folgt lauten: Primärbedarf, Sekundärbedarf und Tertiärbedarf.

4.1.1 Primärbedarf

„Unter Primärbedarf ist der Bedarf an Enderzeugnissen und verkaufsfähigen Baugruppen (Ersatzteilen) zu verstehen.“[8]

Dies sind alle fertig gestellten Produkte, die dem Kunden zur Verfügung gestellt werden können und bereits als Ganzes existieren. Diese Produkte müssen nicht mehr bearbeitet werden und können so in den Verkauf gehen.

4.1.2 Sekundärbedarf

Der Sekundärbedarf umfasst alle Halbfertigerzeugnisse, die noch nicht voll verkaufsfähig sind und noch in einem gewissen Zustand der Produktion sind. Dieser Bedarf an Baugruppen, Einzelteilen und Rohstoffen lässt sich aus dem Primärbedarf mit Hilfe von Verbrauchsstatistiken ableiten. Möglich wäre auch eine Zuhilfenahme des Meldebestandes oder des verfügbaren Bestandes.[9]

4.1.3 Tertiärbedarf

Unter Tertiärbedarf werden alle Materialien verstanden, die in die Produktion eingebracht werden. Sie dienen zur Erstellung eines Erzeugnisses und sind für die Produktion von Bedeutung. Diese Materialien lassen sich verbrauchsgesteuert ermitteln.[10]

4.2 Verschiedene Möglichkeiten der Bedarfsermittlung

Der Bedarf lässt sich in verschiedene Dispositionsarten aufteilen. Beleuchtet werden nachfolgend die auftragsgesteuerte Disposition, die plangesteuerte Disposition und die verbrauchsgesteuerte Disposition. Diese sind jeweils abhängig von berechneten Werten, Erfahrungswerten, aktuellen Bestandsdaten oder geplanten Daten.

4.2.1 Auftragsgesteuerte Disposition

Bei der auftragsgesteuerten Disposition geht es darum, einen Bedarf in eine Bestellung umzuwandeln. Diese Disposition basiert darauf, dass Bestellmengen den jeweiligen Bedarfsmengen angepasst werden und geht daher kein Dispositionsrisiko ein.[11] Schwächen bei dieser Disposition liegen bei langen Planlieferzeiten des Lieferanten. Eine Bestellung wird erst bei Bedarf des Kunden ausgelöst. Benötigt dieser dringend Materialien, so muss er vorausschauend planen, da er die Lieferzeit des Lieferanten mit einberechnen muss. Das Vorgehen ist daher starr und nicht variierbar.

4.2.2 Plangesteuerte Disposition

Die plangesteuerte oder auch deterministische Disposition arbeitet mit genauen Werten für die Zukunft. Es sind genau geplante Zahlen und ein fester Bestellpunkt bekannt. Diese Disposition „ermöglicht eine genaue Materialbereitstellung, so dass mit niedrigen Sicherheitsbeständen und genauen Bestellmengen und –terminen gearbeitet werden kann.“[12]

Die plangesteuerte Disposition ist die stringenteste aller vorgestellten Dispositionsarten und vergleicht alle Zugänge im Lager mit den Abgängen, aber nur diese, die auch bereits geplant sind. Es sind keine Abweichungen möglich, jedoch auch nicht nötig.

4.2.3 Verbrauchsgesteuerte Disposition

Bei der verbrauchsgesteuerten Disposition gibt es keine feste Regelung, wie diese abzulaufen hat. Es gibt weder eine genaue Planung, noch eine feste Terminierung für Bestellungen. „Ziel dieser Methode ist es, zur Wiederauffüllung eines Lagers eine Bestellung so zu terminieren, dass bis zur Verfügbarkeit des neuen Materials jede Bedarfsanforderung abgedeckt ist. […] Voraussetzung für das Funktionieren dieser Dispositionsart ist eine gut funktionierende (aktuelle) Lagerbestandsführung.“[13]

Die verbrauchsgesteuerte Disposition wird in zwei Bereiche gegliedert: Die Bestellpunktdisposition, die die Disposition anhand der Menge steuert und die stochastische (rhythmische) Disposition, die zu einem bestimmten Termin disponiert. Im Folgenden wird dies genauer geschildert.

4.2.3.1 Bestellpunktdisposition

„Bei der Bestellpunktdisposition wird der Lagerbestand ständig mit einem Meldebestand verglichen, der sich aus dem ermittelten Materialbedarf (Erfahrungswerte / Kennzahlen) plus einen Sicherheitsbestand […] errechnet.“[14]

Rechnerisch setzt sich der Meldebestand aus dem Durchschnittsverbrauch, multipliziert mit der Beschaffungszeit und dem addierten Sicherheitsbestand zusammen.[15]

Bei der Bestellpunktdisposition wird nur darauf geachtet, wann der Meldebestand erreicht ist. Wird er unterschritten, reagiert das System sofort darauf und veranlasst eine neue Bestellung für dieses Material. Es ist vollkommen unabhängig davon, wie schnell oder langsam das Material aufgebraucht wird. Es obliegt dem Disponenten, den Meldebestand so zu wählen, dass der Lagerbestand, in der Zeit von der Bestellung zur Lieferung und bis das Material im Lager eingetroffen ist, ausreicht.

Abbildung 1: Bestellpunktdisposition

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

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Quelle: SAP Hilfecenter (2011), siehe Internetverzeichnis.

Der große Vorteil bei dieser Disposition besteht darin, dass eine flexible Reaktion auf unerwartete Dinge gegeben ist, da das System immer dann eingreift, wenn der Meldebestand erreicht wird. So sind auch saisonale Schwankungen oder gar Schwankungen an einem Tag (z.B. im Vertrieb: Nachfrage nach Eis) überhaupt kein Problem, da immer nachbestellt werden kann. Bei außergewöhnlichen Aktionen oder Situationen wählt der Disponent vorher einen dementsprechenden Meldebestand.

[...]


[1] Vgl. Handelsblatt (2011), siehe Internetverzeichnis.

[2] Gronau (2004), S.39.

[3] Definition des Autors (2011)

[4] Vgl. Informationen stammen aus internen Unternehmensquellen.

[5] Vgl. Informationen stammen aus internen Unternehmensquellen.

[6] Vgl. Informationen stammen aus internen Unternehmensquellen.

[7] Bauer / Gratzl (2004), S. 205.

[8] Bauer / Gratzl (2004), S. 206.

[9] Vgl. Bauer / Gratzl (2004), S. 206.

[10] Vgl. Ebenda.

[11] Vgl. Bauer / Gratzl (2004), S. 205.

[12] Bauer / Gratzl (2004), S. 205.

[13] Vgl. Ebenda.

[14] Gronau (2004), S. 40.

[15] Vgl. Bauer / Gratzl (2004), S. 209.

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