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Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmanagement

Am Beispiel der Wohnungsbaugenossenschaft "Thomas" e.G. im Bereich Betriebskosten

Hausarbeit 2010 44 Seiten

Führung und Personal - Sonstiges

Leseprobe

Inhaltverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

0. Management abstract

1. Einleitung
1.1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit
1.2 Abgrenzung des Themas und Vorgehensweise

2. Theoretische Grundlagen
2.1 Definitionen und Begriffsabgrenzung
2.1.1 Vertragsmanagement
2.1.2 Wesentliche Bestandteile des Vertragsmanagements
2.1.3 Betriebskosten
2.1.4 Projektmanagement
2.2 Erfolgsfaktoren
2.2.1 Identifikation wesentlicher Einflussgrößen
2.2.2 Ableitung relevanter Erfolgsfaktoren
2.3 Zusammenfassung

3. Analyse der Ausgangssituation bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G
3.1 Organisation der „Thomas “ e. G
3.2 Betriebskostenmanagement
3.3 Bestandsaufnahme von Betriebskostenverträgen
3.4 Verfahrensweisen im Umgang mit Betriebskosten

4. Initiierung, Planung und Durchführung des Projektes
4.1 Initiierung auf Grundlage einer internen Risikoanalyse
4.2 Planung
4.2.1 PM Organisationsform
4.2.2 PM Zeitplanung
4.2.3 PM Kostenschätzung
4.3 Durchführung
4.3.1 Anforderungssammlung im Projektteam
4.3.2 Anforderungen an einen Betriebskostenvertrag
4.3.3 Anforderungen an das Managen von Betriebskostenverträgen
4.3.4 Anforderungen an die technische Umsetzung eines Betriebskosten Vertragsmanagements
4.3.5 Zusammenstellung der Anforderungen
4.3.6 Anforderungen an eine Vertragsmanagementsoftware
4.3.7 Bestehende Softwaretools / kritische Würdigung
4.3.8 Mögliche Lösung für das Betriebskosten Vertragsmanagement

Literaturverzeichnis

Internetquellen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

0. Management abstract

- Objektivität: soll sich jeder persönlichen Wertung enthalten
- Kürze: soll so kurz wie möglich sein
- Verständlichkeit: klare, nachvollziehbare Sprache und Struktur
- Vollständigkeit: alle wesentlichen Sachverhalte sollen explizit enthalten sein
- Genauigkeit: soll genau die Inhalte und die Meinung der Originalarbeit wiedergeben

1. Einleitung

1.1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit

Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch komplexe Unternehmensaufgabe dar. Im Unternehmensalltag sind ungefähr 80 Prozent der Tätigkeiten vertragsgebunden. Dabei werden Verträge nicht nur in juristischer Hinsicht zunehmend komplexer sondern sind auch in Bezug auf finanzielle Rahmenbedingungen, Logistikaspekte oder Qualitätsanforderungen umfassender. Obwohl Verträge einen direkten Einfluss auf Umsatz oder Kosten haben, wird der Erfassung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen häufig kaum oder keine Beachtung geschenkt.1

In der vorliegenden Arbeit wird ein positives Beispiel dargestellt, ein Berliner Wohnungsbau unternehmen. Die „Thomas “ e.G. hat erkannt, dass das Managen von Verträgen und deren Inhalten, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert und steigert.

Obwohl das Unternehmen schon mit Software Unterstützung seine Verträge verwaltet, treten immer wieder Fehler auf, wie das Verpassen von Kündigungsfristen oder, dass Vertragsinhalte langwierig recherchiert werden müssen, da der zuständige Mitarbeiter ausgefallen ist, um nur einige Schwierigkeiten im Umgang mit Verträgen zu nennen.

Eine besondere wirtschaftliche Belastung für die Wohnungswirtschaft sind die Betriebskosten, die in den letzten Jahren überproportional gestiegen sind und für die Eigentümer eine Reduzierung der Rendite bedeuten kann.

Diese Arbeit setzt sich detailliert mit dem Thema Vertragsmanagement im Bereich Betriebs kosten auseinander, mit dem Ziel einen denkbaren Projektablauf zu entwickeln und aus den gewonnenen Erkenntnissen eine Empfehlung für das weitere Vorgehen auszusprechen.

1.2 Abgrenzung des Themas und Vorgehensweise

Das Scheitern der meisten Projekte liegt an der Unterschätzung des Umfanges und dem daraus resultierenden mangelnden Einsatz von Ressourcen und Kompetenzen.2 Betrachtet man das zu behandelnde Thema anhand der Industriestandards des Project Management Institute (PMI), erhält man einen Einblick in die Komplexität. Es ist sowohl ein Organisations , Qualitäts als auch ein IT Projekt. Blickt man auf die Wissensgebiete wird der Umfang noch klarer:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Wissengebiete des Projektmanagements.

Quelle: Projektmanagementrahmen, Langenbacher, G. (2009), Folie 14.

Es wird deutlich, dass die ‚Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmanagement’ alle Wissensgebiete des Projektmanagements berücksichtigt, z. B. das Beschaffungsmanagement durch effektivere Vertragsanbahnung und abschluss oder das Risikomanagement durch Beseitigung oben genannten Schwierigkeiten sowie das Personalmanagement durch Qualifizierung der Mitarbeiter.3

Um einem Scheitern des Projektes ‚Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmana gement’ entgegenzusteuern, versucht diese Arbeit sich mit der Komplexität dieser Thematik auseinander zu setzen und die Durchführung des Projekts entsprechend vorzubereiten.

Im Anschluss an diese Einführung werden theoretische Grundlagen erläutert und thematisch eingegrenzt sowie in der Fachliteratur ermittelte Erfolgsfaktoren des Projektmanagements herausgestellt. Im anschließenden Kapitel wird die derzeitige Situation der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G. geschildert. Zur besseren Einordnung der Thematik folgt eine Risikoanalyse, bevor eine Handlungsanweisung zur Durchführung des Projektes erarbeitet wird. Abschließend wird eine Auswahl von möglicher Software vorgestellt und kritisch auf die Nutzbarkeit bei der „Thomas “ e. G. geprüft.

An dieser Stelle weisen wir darauf hin, dass der derzeitige Stand der Fachliteratur zum Thema Vertragsmanagement nicht so umfangreich ist, wie z. B. zum Projektmanagement allgemein. Aktuelle Literaturquellen sind nur äußerst begrenzt verfügbar, weshalb auch auf Internetquellen, Seminarunterlagen und Vortragspräsentationen zurückgegriffen wurde sowie eine Ergänzung durch Erfahrungen aus der Praxis erfolgte.

2. Theoretische Grundlagen

Um sich der eigentlichen Themenstellung `Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmanagement´ in geeigneter Weise zu nähern, bedarf es eingangs der Klärung der Begrifflichkeiten, die diesem Themenkomplex zu Grunde liegen. Es sei hier der ergänzende Hinweis gestattet, dass die hier gewählte inhaltliche Dimension der Ausführungen dem eigentlichen Schwerpunkt der Arbeit folgt und sich auf das Wesentliche begrenzt.

2.1 Definitionen und Begriffsabgrenzung

2.1.1 Vertragsmanagement

Die wachsende Qualität und Komplexität von Geschäftsvorgängen, insbesondere unter Be rücksichtigung der internationalen Ausrichtung vieler Unternehmen, verlangt nach einer Sys tematisierung und Strukturierung im Umgang mit Verträgen sowie vertragsrelevanten Infor mationen.

Das Vertragsmanagement befasst sich mit der „Steuerung der Gestaltung, des Abschlusses, der Fortschreibung und der Abwicklung von Verträgen zur Erreichung der Projektziele.“4. Dies umfasst sämtliche zwischen den Projektbeteiligten geschlossene Vereinbarungen.

Als eine Maxime einer erfolgreichen Unternehmensführung erfährt das Vertragsmanagement eine immer größer werdende Bedeutung, insbesondere auch vor dem Hintergrund der Inter nationalisierung und steigenden Komplexität der Geschäftstätigkeit. Dabei geht das Mana gen und Organisieren von Verträgen weit über den einzelnen Vertragsschluss hinaus. Neben den im nachfolgenden Prozessablauf dargestellten Aufgaben (siehe Abb. 2), werden die er forderliche Informationstransparenz und Prozesssicherheit gewährleistet, um den Überblick behalten und trotz eines starken Wettbewerbs weiterhin am Markt bestehen zu können.5

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Prozessablauf.

Quelle: diwi Kongress 2004 „Vision, Innovation, Kreation: Dienstleister für Hamburg!“, S. 9.6

Das gezeigte Schaubild macht deutlich, dass das Vertragsmanagement bereits vor dem eigentlichen Vertragsabschluss einsetzt. In der Konzeptionsphase wird zunächst die Vertragsstrategie festgelegt, etwaige Risikopotenziale eruiert und das Zeitziel vereinbart. Im Rahmen der Realisierungsphase erfolgt die konkrete Vertragsgestaltung, wobei die Grenzen der gesetzlichen Vertragsfreiheit auszuloten und auf die Vertragsziele auszurichten sind. Nach dem Vertragsabschluss folgt die Durchsetzungsphase, innerhalb derer die Vertragsdurchführung sowie das Vertragscontrolling geleistet wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Nutzen des Vertragsmanagements.

Quelle: Praxisseminar Vertragsmanagement, 22.04.2008, Folienpräsentation, S. 15.7

2.1.2 Wesentliche Bestandteile des Vertragsmanagements

Die wesentlichen Bestandteile des Vertragsmanagements lassen sich wie folgt differenzie ren:

Vertragscontrolling

Die Hauptaufgabe des Vertragscontrollings besteht darin, die impliziten Risiken im Vertragswesen aufzudecken und darauf aufbauend Strategien zur Risikovermeidung zu erarbeiten.8 Daher stellt ein effektives Vertragscontrolling für Unternehmen eine unerlässliche Voraussetzung für langfristigen Erfolg dar.

Die Bewertung eingegangener Vertragsbeziehungen ist im Vergleich zu den traditionellen Untersuchungsgegenständen des Controlling eine wesentlich komplexere Aufgabe. Denn sie kann sich nicht an objektiven Faktoren (Umsatz, Deckungsbeiträge) orientieren, sondern hat das Verhältnis eingegangener und erworbener Rechte und Pflichten sowie die Vertragsrisi ken zu bewerten.9

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung dient ebenso der Optimierung des Vertragswesens. Um diese, wie auch die Effizienz im Vertragswesen, stets zu gewährleisten, ist die Erfassung von Verant wortlichkeiten und den konkreten Vertragspartnern eine wichtige Maßnahme zur Qualitätssi cherung im Rahmen des Vertragsmanagements. Daraus ableitend umfasst der Gegenstand der Vertragsverwaltung insbesondere die Erfassung und Verwaltung von vertragsrelevanten Informationen. Zudem trägt eine aktive Vertragsverwaltung den Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vertragswesen Rechnung.10

Vertragsarchivierung

Die Vertragsarchivierung dient vor allem der lückenlosen, prüfsicheren und digitalisierten Aufbewahrung von vertragsrelevanten Informationen, zur Gewährleistung der Prozesssicherheit letztlich auch im Projektmanagement. Darüber hinaus werden hier die entsprechenden Informationen erfasst, zentral archiviert und der Vertragsverwaltung sowie dem Controlling zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt.11

Einen Schwerpunkt in dieser Arbeit stellen dabei die Verträge im Bereich der Betriebskosten dar. Aus diesem Grund wird im folgenden Gliederungspunkt der Begriff Betriebskosten erläu tert.

2.1.3 Betriebskosten

In den Betriebskosten werden alle laufenden Kosten zusammengefasst, die dem Vermieter durch das Eigentum und der Nutzung einer Wohnung, z. B. der Vermietung oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

2.1.4 Projektmanagement

Das „Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe Vorhaben termingerecht, kostengünstig und mit hoher Qualität durchzuführen.“12. Der Begriff Führung steht dabei im Mittelpunkt. Führungsaufgaben und Führungstechniken sind wichtige Faktoren für jede Projektarbeit und somit zentrale Inhalte dieser Definition. Pro jektmanagement beinhaltet die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung der Aufgaben und Ressourcen, die erforderlich sind, um die definierten Ziele erreichen zu kön nen.13

Das Deutsche Institut für Normung (DIN) hat mit der DIN Norm 69 901 einen eigenen Stan dard definiert, wonach das Projektmanagement beschrieben wird als „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, organisation, techniken und mittel für die Abwicklung eines Pro jekts.“14. Anfang des Jahres 2009 wurde diese Norm vollständig überarbeitet und beschreibt jetzt Grundlagen, Methoden und Begriffe des Projektmanagements sowie ein Prozess und Datenmodell.15

Projektmanagement kommt in vielen Unternehmen immer häufiger zum Einsatz. Aufgrund abteilungsübergreifender Abläufe und ganzheitlicher Betrachtungsweisen ist die Projektarbeit in einer modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Die Organisation vieler Unternehmen ist in einigen Bereichen noch sehr hierarchisch strukturiert und damit für eine interdisziplinäre Zusammenarbeit oftmals nicht geeignet. Projektmanagement bietet die Chance zu einem strukturierten und zielorientierten Vorgehen und trägt zu einer zukunftsorientierten Entwicklung des Unternehmens bei.16

2.2 Erfolgsfaktoren

Mit den Erläuterungen zum Vertragsmanagement, als integrativer Bestandteil des Projektmanagements, wird deutlich, dass schließlich eine Optimierung des gesamten Projektgeschehens erzielt werden soll. Eine Diskussion über die Zuordnung von Erfolgsfaktoren zum Themenfeld des Vertragsmanagements sollte daher hinter die Frage ihrer Geeignetheit, die Projektsituation generell und effektiv zu verbessern, zurücktreten. Aus diesem Gedanken abgeleitet sollen im Folgenden nach der Ermittlung möglicher Einflussgrößen einige der wesentlichen Erfolgsfaktoren des Projektmanagements dargestellt werden, die auch für das Vertragsmanagement adaptiert werden können.

2.2.1 Identifikation wesentlicher Einflussgrößen

Da die Wissenschaft keine belastbaren Erkenntnisse und Fakten zu kritischen Erfolgsfakto ren des Vertragsmanagements benennt, werden wir uns in der vorliegenden Hausarbeit auf die Erfolgsfaktoren des Projektmanagements beziehen, die ebenfalls für das Vertragsmana gement als Bestandteil des Projektmanagements in geeigneter Weise abgeleitet werden können.

Allerdings wird auch in der Fachliteratur die Frage nach den ausschlaggebenden Faktoren für den Erfolg eines Projektes kontrovers diskutiert. Meist sind diese erst nach Projektab schluss im Ergebnis zu erfassen bzw. durch die Analyse einer Vielzahl von bereits abgeschlossenen Projekten.

Auch wenn die Ermittlung von Erfolgsfaktoren des Projektmanagements bereits seit vielen Jahren Gegenstand von (wissenschaftlichen) Untersuchungen ist, so ist die Forschung dennoch weit entfernt von gesicherten Erkenntnissen. Ähnlich wie bei der Erfolgsfaktorenforschung lässt sich grundsätzlich feststellen, dass einerseits Erfahrungen aus der Praxis als Allgemeindefinitionen formuliert werden und andererseits wird anhand wissenschaftlicher Forschungsarbeit deutlich, dass konkrete Formulierungen zu den Erfolgsfaktoren des Projektmanagements nur schwierig geleistet werden können.17

Für eine weitergehende Auseinandersetzung ist es sicherlich hilfreich, ggf. sogar erforderlich, zunächst Konsens über das allgemeingültige Verständnis von Projekterfolg herzustellen. Daher sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass ein Projekt als erfolgreich bezeichnet werden kann, „wenn die Beteiligten zufrieden sind und die Qualität der technischen Lösung und die Termin und Kostenziele insgesamt positiv bewerten.“18.

Allerdings werden in der Fachliteratur diverse Einflussgrößen formuliert, die zum Einen die Problematik hinsichtlich vielseitig geprägter Bestimmungsmotive für den Projekterfolg aufzeigen und zum Anderen die Schwierigkeit verdeutlichen, allgemeingültige Definitionen von Erfolgsfaktoren zu formulieren. Auf der Basis empirischer Untersuchungen von Gemünden und Lechler, zeigt dieser die Einflussgrößen für den Erfolg von Projekten in einer konsolidierten Darstellung (siehe Abb. 4).19

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4: Kernmodell der Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Quelle: Lechler, T. (1997), S. 87.

2.2.2 Ableitung relevanter Erfolgsfaktoren

Verfolgt man die kontroverse Diskussion in der Fachliteratur, so zeigt sich, dass es keinen alleinstehenden Erfolgsfaktor gibt, sondern grundsätzlich eine Vielzahl von Faktoren insge samt den Erfolg eines Projektes determinieren, sodass davon auszugehen ist, dass die „iso lierte Analyse und Steuerung eines einzelnen Erfolgsfaktors [ ] nicht zum Projekterfolg füh ren.“20 kann.21

Gerade für zukünftige Projekte ist die Ermittlung kritischer Erfolgsfaktoren von besonderer Bedeutung, da relevante Erfahrungswerte und Kenntnisse vergangener Projekte und Vorhaben als Grundlage für nachfolgende Projektarbeiten genutzt werden können vorbehaltlich einer entsprechenden Aufbereitung des erarbeiteten Wissensstandes.22

Auf der Basis vorangegangener Erläuterungen und Darstellungen werden im Folgenden nunmehr einige wesentliche Erfolgsfaktoren aufgeführt, die in ihrer Zielrichtung auch für das Vertragsmanagement abgeleitet werden können. Somit kann ein erfolgreiches Vertragsma nagement u.a. dann gewährleistet werden, wenn folgende Faktoren berücksichtigt werden:

[...]


1 Vgl. Vortrag RA Grünhagen, M. (2008) ; vgl. http://www.korts.de/pdf/zeitungen/vertragsmanagement.pdf [17.06.2009].

2 Hat er da nicht was in seinen Aufzeichnungen.

3 Vgl. http://www.pmqs.de/ [28.06.2009].

4 http://www.projektmagazin.de/glossar/gl 0583.html [13.06.2009].

5 Vgl. http://www.korts.de/pdf/zeitungen/vertragsmanagement.pdf [17.06.2009].

6 http://www.wn recht.de/files/vertragsmanagement 3 phasen modell.pdf [14.06.2009].

7 http://www.omninet.de/fileadmin/downloads/de/info/02_Praxisseminar_Vertragsmanagement_MF.pdf [14.06.2009].

8 Vgl. Schütte, D., Beutin, A. (2008), S. 19.

9 Vgl. Klotz, M., Dorn, D. W. (2006), S. 67 ff.; vgl. Heussen, B. (2007), S. 33.

10 Vgl. Schütte, D., Beutin, A. (2008), S. 23 f ; vgl. Killinger, K., Stahl, T. (2007), S. 122.

11 Vgl. Schütte, D., Beutin, A. (2008), S. 25 f.

12 Litke, H. D., Kunow, I. (2006), S. 16.

13 Vgl. Litke, H. D. (2007), S. 20f.

14 http://www.continentalsoftware.com/din 69901/5 begriffe/ [13.06.2009].

15 Vgl. http://www.projektmagazin.de/glossar/gl 0692.html [13.06.2009]; vgl. http://www.projektmagazin.de/glossar/gl 0688.html [13.06.2009].

16 Vgl. Casutt, C. (2005), S. 3f.

17 Vgl. Corsten, H. (2000), S. 43.

18 Corsten, H. (2000), S. 44.

19 Vgl. Gemünden, H.G., Lechler, T. (1998), S. 10 ff.

20 Lechler, T. (1997), S. 278.

21 Corsten, H. (2000), S. 47.

22 Vgl. Bernecker, M. (2003), S. 442.

Details

Seiten
44
Jahr
2010
ISBN (eBook)
9783656038122
ISBN (Buch)
9783656038177
Dateigröße
1.4 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v180446
Institution / Hochschule
Beuth Hochschule für Technik Berlin
Note
1,3
Schlagworte
Projektmanagement Initiierung Planung und Durchführen von Projekten Softwaretools für Vertragsmanagement

Autor

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