Zusammenfassung
Nicht zu vergessen sollte aber dabei immer wieder der hohe Papier-Verbrauch und der lange Weg von Informationen und Dokumenten im Unternehmen. Diesen gilt es auch in Anbetracht des ökologisch wertvollen Prädikates „Green“ zu reduzieren. Kein Unternehmen möchte als „papierfressendes Ungeheuer“ in den Medien auftauchen.
Diese Hausarbeit soll das Thema Dokumentenmanagement beleuchten und die Abgrenzung zu Enterprise Content Management aufzeigen. Desweiteren wird der Dokumentenlebenszyklus anhand eines Beispieles erklärt. Zum Schluss werden die Vor- und Nachteile erläutert, die ein Unternehmen durch die Einführung von Dokumentenmanagement hat.
Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen / Begriffserklärung
2.1 Dokument
2.2 Dokumentenmanagement
2.3 Dokumentenlebenszyklus
2.4 Enterprise Content Management-Systeme
3 Erklärung der Veränderung des Dokumentenlebenszykluses durch ECMS an dem Beispiel „eingehende Post“
Dokumentenerstellung
Dokumentenverwendung
Dokumentenverteilung
Dokumentenablage
Dokumentenzerstörung
4 Vorteile für das Unternehmen
5 Nachteile für das Unternehmen
6 Fazit
Literaturverzeichnis
Monographien
Internetseiten
Abkürzungsverzeichnis
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Dokumentenarten
Abbildung 2: Dokumentenlebenszyklus
Abbildung 3: ECM-Model nach AIM (Association for Image und Information Management)
Abbildung 4: Verteilung der Post über internen Postdienst
Abbildung 5: Postverteilung mit Hilfe eines DMS
1 Einleitung
Dokumentenmanagement ist derzeit in aller Munde. Nur was bringt es für ein Unternehmen? Welchen Nutzen hat es für die Arbeit der Mitarbeiter? Kann ein Unternehmen dadurch Kosten sparen? Ist diese Technik verständlich für Mitarbeiter? Diese Fragen stellen sich vielen Unternehmern.
Nicht zu vergessen sollte aber dabei immer wieder der hohe Papier-Verbrauch und der lange Weg von Informationen und Dokumenten im Unternehmen. Diesen gilt es auch in Anbetracht des ökologisch wertvollen Prädikates „Green“ zu reduzieren. Kein Unternehmen möchte als „papierfressendes Ungeheuer“ in den Medien auftauchen.
Diese Hausarbeit soll das Thema Dokumentenmanagement beleuchten und die Abgrenzung zu Enterprise Content Management aufzeigen. Desweiteren wird der Dokumentenlebenszyklus anhand eines Beispieles erklärt. Zum Schluss werden die Vor- und Nachteile erläutert, die ein Unternehmen durch die Einführung von Dokumentenmanagement hat.
2 Grundlagen / Begriffserklärung
2.1 Dokument
Ein Dokument kann verschiedene Informationen erhalten, wie zum Beispiel Texte, Grafiken, Bilder oder Tabellen. Natürlich kann es auch ein Zusammenspiel zwischen diesen Bausteinen sein. Es gibt zwei Arten von Dokumenten. Zum Einen gibt es physische Dokumente. Diese sind zum Beispiel Werke, die auf Papier oder Mikrofilm festgehalten wurden. Zum Anderen gehören die digitalen Dokumente dazu, in Form von elektronischen Dateien, die auf Computern gespeichert sind.1
In der heutigen Zeit ist es leicht, aus physischen Dokumenten durch Scannen digitale zu machen. Trotzdem gibt es auch hier noch Unterschiede. Und zwar in Form der NCI- und CI-Dokumente. NCI-Dokumente sind eine Kopie eines Papierstücks. Texte werden durch das Scannen nur als „Bild“ dargestellt. Nur das menschliche Auge kann diese Texte interpretieren und verarbeiten. Ein Computer nicht. Ihm bleibt die Anzeige vorbehalten. Damit Texte aber auch von einem Computer verarbeitet werden können, muss der Text mit einer OCR-Software umgewandelt werden.Digitale Dokumente, die aus Zeichen erstellt werden, zum Beispiel über Microsoft Word oder Notepad, sind CI-Dokumente. Diesekönnen von einem Computer „gelesen“ und genutzt werden. Wird ein NCI-Dokument durch eine OCR-Software umgewandelt, wird es zu einem Ci-Dokument.2
Abbildung 1: Dokumentenarten3
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
2.2 Dokumentenmanagement
Werden elektronische Dokumente mit Hilfe einer Datenbank verwaltet, wird von Dokumentenmanagement gesprochen. Die Systeme, die dieses ausführen, nennt man Dokumentenmanagement-Systeme, kurz DMS oder DM-Systeme.
Dokumente, die in einem DMS erfasst sind, können von mehreren Benutzern bearbeitet und kontrolliert werden. Freigaben für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen können leichter vergeben werden. Zudem verfügen DM-Systeme über schnellere Such-Algorithmen, einfachere Übersichten und bessere Archivierungsmöglichkeiten. Damit wird Zeit durch die Suche gespart. Durch ein DMS werden alle Phasen eines „Dokumenten-Lebenszyklus“ wiedergegeben. Dieser fängt an mit der Erzeugung des Dokumentes. Die weiteren Phasen sind die Überarbeitung, die Publizierung, die Ablage und Archivierung und schlussendlich die Ausscheidung, beziehungsweise die Vernichtung des Dokumentes.
Die Hauptaufgaben eines DMS sind „die Erschließung des Dokumenteninhalts, die temporäre Speicherung, die Langzeitarchivierung, die gezielte Suche nach Dokumenten (Retrieval), die Bearbeitung, der Ausdruck und die Verteilung der Unterlagen an beteiligte und berechtigte Mitarbeiter.“4
Ein Dokumentenmanagement-System ist Bestandteil eines Enterprise Content Managment-Systems. Dazu aber mehr im Punkt ECMS.
2.3 Dokumentenlebenszyklus
Der Dokumentenlebenszyklus erklärt die verschiedenen Phasen, die Dokumentenerstellung, -verwendung, -verteilung, -ablage und -zerstörung, die ein Dokument durchläuft. 5 Es wird in diesem Zusammenhang auch von „Document Life Cycle Management“ gesprochen. Hierbei geht es um die systematische Unterstützung des Dokumentenlebenzyklus durch managebare Systeme. Dabei kann auf jede einzelne Phase einzeln zugegriffen und individuell Einfluss genommen werden.6
In einer Studie von Harald Klingelhöller wird deutlich, wie die zeitliche Benutzung eines Dokumentes aussieht. So befindet sich ein Dokument cirka 89% in Archiven oder unbenutzt in irgendwelchen Ablagen. In weiteren 7% wird es transportiert und letztendlich wird es in nur 4% der Zeit bearbeitet.7
Abbildung 2: Dokumentenlebenszyklus8
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
2.4 Enterprise Content Management-Systeme
In den heutigen Unternehmen gibt es sehr viel Wissen, das an unterschiedlichsten Plätzen gespeichert ist. In den wenigsten Fällen existiert eine Verknüpfung zwischen den Quellen oder es ist eine Suche verfügbar, über die die Informationen gefunden werden können. Enterprise Content Management-Systeme sollen helfen, das komplette Wissen und die Informationen zu bündeln und diese Mitarbeiter, Kunden, Dienstleistern und Partnern zugänglich zu machen. 9
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1 Vgl. Dandl, Jörg: Dokumenten-Management-Systeme – Eine Einführung, Mainz 1999, S. 6f
2 Vgl. Dandl, Jörg: Dokumenten-Management-Systeme – Eine Einführung, Mainz 1999, S. 7
3 Dandl, Jörg: Dokumenten-Management-Systeme – Eine Einführung, Mainz 1999, S. 7
4 Manhart, Klaus: Krawattenträger verstehen – Fakten für IT-Techniker, München 2009, S. 27
5 Böhn, Martin: Enterprise Content Management – Systeme für Dokumentenmanagement und Archivierung, Würzburg 2010, S. 5
6 Vgl. Ostheimer, Bernhard; Janz, Wolfhard: Dokumenten-Management-Systeme – Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte, Gießen 2005, S. 11
7 Vgl. . Ostheimer, Bernhard; Janz, Wolfhard: Dokumenten-Management-Systeme – Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte, Gießen 2005, S. 11
8 Eigene Abbildung, in Anlehnung an Böhn, Martin: Enterprise Content Management – Systeme für Dokumentenmanagement und Archivierung, Würzburg 2010, S. 5
9 Vgl. Kampffmeyer, Ulrich: Enterprise Content Management – zwischen Vision und Realität, Hamburg 2003, S. 5