Instrumente/Methoden der Personalbedarfsplanung

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Bedeutung der Personalbedarfsplanung ,
2.1 Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung
2.2 Generelle Vorgehensweise ,
2.2.1 Bestimmung des Bruttopersonalbedarfs
2.2.2 Bestimmung des zukünftigen Personalbestands
2.2.3 Ermittlung des Nettopersonalbedarfs

3 Methoden der Personalbedarfsplanung
3.1 Schätzungen
3.1.1 Einfache Schätzungen
3.1.2 Expertenbefragung
3.1.3 Delphi-Methode
3.2 Statistische Verfahren ,
3.2.1 Trendverfahren
3.2.2 Kennzahlenmethode
3.2.3 Regressions- und Korrelationsrechnungen
3.3 Organisatorische Verfahren ,
3.3.1 Stellenplanmethode
3.3.2 Arbeitsplatzmethode
3.4 Arbeitswissenschaftliche Verfahren ,
3.4.1 REFA-Verfahren
3.4.2 Methods of Time Measurement (MTM)
3.5 Monetäre Verfahren ,
3.5.1 Budgetierung
3.5.2 Zero-Base-Budgetierung

4 Zusammenfassung

1 Einleitung

Diese Seminararbeit befasst sich mit dem Thema Personalbedarfsplanung. Dabei wird zuerst auf die Gründe und Ziele der Personalbedarfsplanung eingegangen. Es wird beschrieben, warum die Personalbedarfsplanung ein wichtiges Instrument der Personalwirtschaft ist. Des Weiteren wird auf die Einflussfaktoren der Bedarfsplanung eingegangen. Nachdem die Einflussfaktoren erläutert sind, wird die generelle Vorgehensweise bei der Personalbedarfsplanung beschrieben. Dieses dreistufige Verfahren zur Berechnung des Nettopersonalbedarfs sollte durchgeführt werden, ganz gleich welche Methode zur Personalbedarfsplanung eingesetzt worden ist. Die Methoden zur Bestimmung des Bruttopersonalbedarfs werden im dritten Kapitel ausführlich beschrieben. Man unterscheidet zwischen Schätzungen, statistischen Verfahren, organisatorischen Verfahren, arbeitswissenschaftlichen Verfahren und monetären Verfahren. Diese Verfahren werden kurz vorgestellt, und in den Unterkapiteln werden die wichtigsten Ausprägungen jedes Verfahrens dargestellt.¹,²

2 Bedeutung der Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung gehört zu einer der bedeutendsten Aufgaben der Personalwirtschaft eines Unternehmens. Sie dient als Grundlage für die verschiedensten Entscheidungsprozesse. Die Ermittlung des Personalbedarfs ist beispielsweise Grundlage für die Personalbeschaffung, Personalfreisetzung und der Personaleinsatzplanung. Die Personalbedarfsplanung ist langfristig natürlich auch Grundlage der Personalentwicklung. Wird umsichtig agiert, so ist die Personalbedarfsplanung immer mit anderen Unternehmensentscheidungen verknüpft. Dies können Entscheidungen sein die sich aus der Absatz-, Produktions- und Investitionsplanung ergeben. Wenn solche Entscheidungen getroffen werden ohne die Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen, kann dies zu ungewollten Effekten führen. Daraus lässt schließen, dass alle planerischen Aktivitäten die Personalbedarfsplanung berücksichtigen sollten.³

2.1 Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung

Der Personalbedarf wird von vielen verschiedenen Faktoren beeinflusst, diese können interner oder externer Natur sein. Der Personalbedarf ändert sich quantitativ und auch qualitativ. Externe Einflussfaktoren, welche durch die Änderungen der wirtschaftlichen Situation, dem technischen Fortschritt oder Veränderungen der rechtlichen und politischen Situation entstehen können, wirken über die Unternehmensplanung in die Personalbedarfsplanung ein. Veränderungen der Konjunkturaussichten, die Absatzchancen des Unternehmens und das Verhalten von Konkurrenten haben Auswirkungen auf Planungen des Unternehmens. Beispiele für solche externen Einflussfaktoren sind die derzeitige Wirtschaftskrise oder die Osterweiterung der Europäischen Union in den vergangenen Jahren. Es ist Aufgabe der Personalverantwortlichen solche Veränderungen in ihren Planungen zu berücksichtigen. Unter internen Einflussfaktoren sind die vom Unternehmen beeinflussbare Faktoren zu verstehen, diese haben auch Auswirkungen auf die Personalbedarfsplanung. Entscheidungen bezüglich der Absatz- und Produktionsplanungen haben entweder einen steigenden oder sinkenden Personalbedarf zur Folge. Bedarfssteigernde Maßnahmen können die Erweiterung der Produktpalette oder die Erweiterung der Produktionstiefe sein. Sinkender Personalbedarf kann als Folge von Rationalisierungsmaßnahmen oder Outsourcing auftreten. Ein weiterer Unternehmensinterner Faktor ist das Auftreten von Fehlzeiten und Fluktuation, dem entgegenwirkend sollte ein Ersatzbedarf eingeplant werden. ⁴,⁵

2.2 Generelle Vorgehensweise

Die Ermittlung des Personalbedarfs lässt sich mit Hilfe der, in folgendem Kapitel beschriebenen, Methoden der Personalbedarfsplanung durchführen. Unabhängig von den zur Bedarfsplanung eingesetzten Instrumenten und Methoden sollte die Berechnung des Bedarfs in den nachfolgend beschriebenen drei Schritten erfolgen.

2.2.1 Bestimmung des Bruttopersonalbedarfs

Als ersten Schritt ist die Bestimmung des Bruttopersonalbedarfs zu sehen. Das heißt die Anzahl an Arbeitszeit, welche benötigt wird die anfallenden Arbeiten durchzuführen. Dabei besteht der Bruttopersonalbedarf aus dem Einsatzbedarf sowie dem Reservebedarf. Der Einsatzbedarf stellt den Bedarf dar, welcher zur Abarbeitung des Arbeitsvolumens unbedingt notwendig ist. Beim Reservebedarf sind die unweigerlich anfallenden Ausfallzeiten, sowie Fehl- und Einarbeitungszeiten aufgeführt. Der Reservebedarf ergänzt also den Einsatzbedarf zur Aufrechterhaltung des Arbeitsablaufes. Es ist auch gängig den Bruttopersonalbedarf als Soll-Personalbestand zu bezeichnen.

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

2.2.2 Bestimmung des zukünftigen Personalbestands

Es wird davon ausgegangen, dass ein großer Teil der Mitarbeiter, die sich im Moment im Unternehmen befinden, in der nächsten Planungsperiode zur Verfügung stehen. Jedoch ändert sich der Personalbestand meist zwangsläufig, so dass diese Entwicklungen in die Bestimmung des zukünftigen Personalbestands einfließen. Beispiele für diese Veränderungen sind Tod, Rente, Kündigungen, Wehr- und Zivildienst, Mutterschutz und Kündigungen. Die Höhe der Abgänge wird durch mögliche Zugänge, beispielsweise Neueinstellungen oder Wehrdienstrückkehrer, vermindert.

Zukünftiger Personalbestand = IST Personalbestand ./. voraussichtliche Abgänge + voraussichtliche Zugänge

2.2.3 Ermittlung des Nettopersonalbedarfs

Abschließender Schritt der Personalbedarfsplanung ist die Ermittlung des Nettopersonalbedarfs. Dabei wird der ermittelte Bruttopersonalbedarf der Planperiode mit dem zukünftigen Personalbestand abgeglichen. Hieraus ergibt sich dann der Nettopersonalbedarf. Dieser unterteilt sich in Ersatzbedarf und Neubedarf. Der Ersatzbedarf ist der Bedarf, welcher die Differenz aus Zu- und Abgängen decken soll. Als Neubedarf ist der Bedarf anzusehen, der durch die Erweiterung von Kapazitäten oder Übernahme neuer Aufgaben, entsteht. Falls der Nettopersonalbedarf, nach der beschriebenen Vorgehensweise, einen negativen Wert ergibt, entsteht ein Freistellungsbedarf.

Diese Vorgehensweise ist in der Abbildung 2.1 noch einmal grafisch dargestellt.

Abbildung 2.1 im Anhang

3 Methoden der Personalbedarfsplanung

In diesem Kapitel sollen die einzelnen Methoden der Personalbedarfsplanung detailliert dargestellt werden. Man unterscheidet zwischen Schätzungen, Statistischen Verfahren, Organisatorischen Verfahren und Monetären Verfahren. Diese Methoden und deren Ausgestaltungsformen werden in der Praxis häufig angewendet.⁶

3.1 Schätzungen

Die Verfahren bei denen der Personalbedarf geschätzt wird, sind in der Praxis sehr weit verbreitet. Dabei kommt es auf Erfahrung und Intuition der Ermittler an. Schätzverfahren erfolgen ohne systematische Informationssammlungen, man erhält keine mathematisch begründeten Bedarfsangaben. Die Methoden zur Schätzung des künftigen Personalbedarfs sind zukunftsbezogen.

3.1.1 Einfache Schätzungen

Einfache Schätzungen werden meist von kleineren und mittleren Unternehmen durchgeführt. Es wird bei allen betrieblichen Stellen der Personalbedarf, durch Befragung der Verantwortlichen hinsichtlich der Planperiode, ermittelt. Der von den Leitern der betrieblichen Stellen ermittelte Personalbedarf, wird durch Personalverantwortlichen geprüft und wenn es notwendig ist korrigiert. Man kann die einfache Schätzung also als Beurteilung des Personalbedarfs durch eine Gruppe mehrerer kompetenter Personen bezeichnen.

[...]

¹ Vgl. Jung (2006) S. 113

² Vgl. Winnes (1978) S. 37

³ Vgl. Jung (2006) S. 114

⁴ Vgl. Oechsler (2000), S. 170-171

⁵ Vgl. Jung (2006), S. 118-120

⁶ Jung (2006) S. 123