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Virtuelle Projektteams – Anforderungen, Chancen, Risiken

Ausarbeitung 2011 16 Seiten

BWL - Personal und Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Problemstellung - Warum virtuelle Projektteams?

2. Virtuelles vs. konventionelles Team

3. Anforderungen, Chancen und Risiken
3.1 Team
3.2 Technik
3.3 Kommunikation

4. Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

1. Problemstellung - Warum virtuelle Projektteams?

„Letzten Endes kann man alle wirtschaftlichen Vorgänge auf drei Worte reduzieren:
Menschen, Produkte und Profite. Die Menschen stehen an erster Stelle. Wenn man kein
gutes Team hat, kann man mit den beiden anderen nicht viel anfangen.“

Lee Iacocca

Aufgrund der zunehmenden Globalisierung ist es immer wichtiger für Unternehmen, schnell und flexibel auf verändernde Marktbedingungen reagieren zu können. Wenn Un­ternehmen nicht mehr fähig sind sich anzupassen, verlieren sie schnell an Wettbewerbs­fähigkeit. Daher ist es für international agierende Unternehmen unumgänglich, ihre Wett­bewerbsposition zu stärken und auszubauen, um weiterhin aktiv am Markt bestehen zu können. Oftmals ist die Globalisierung mit einer strategischen Neupositionierung des Un­ternehmens verbunden, die wiederum eng in Verbindung mit organisatorischen Verände­rungen steht.[1] Unternehmen greifen dabei verstärkend auf das Modell „Projektmanage­ment“ zurück. Diese Art der Organisation wird immer wichtiger im alltäglichen Geschäfts­leben. Um auch hier flexibel agieren zu können, setzen sich zunehmend virtuelle Projekt­teams durch. In diesen Teams sind die Mitarbeiter über verschiedene Kommunikations­medien miteinander vernetzt und können gemeinsam am Projekt arbeiten. Räumliche und zeitliche Begrenzungen gibt es nicht mehr.[2] Die virtuellen Räume können nach Bedarf vergrößert und die Dokumentenablage kann in virtuellen Ordnern für jeden berechtigten Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Je nach Zusammensetzung des Projektteams besteht die Möglichkeit, rund um die Uhr am Projekt zu arbeiten.[3] Dies ist der Fall, wenn ein Projektteam über alle Zeitzonen hinweg zusammengesetzt wird - von den USA über Europa bis China. Allerdings ist dies keine Bedingung für ein virtuelles Projektteam. Ein solches Team besteht auch dann, wenn die Projektmitarbeiter sich in unterschiedlichen Gebäuden befinden und über moderne Medien anstatt persönlich kommuniziert.

Die vorliegende Thesis beschäftigt sich umfassend mit dem Thema des virtuellen Projekt­teams. In erster Linie soll verdeutlicht werden, was virtuelle Projektteams sind und welche Unterschiede es zur konventionellen Teamarbeit gibt. Der Fokus dieser Arbeit liegt hierbei auf den Anforderungen an virtuelle Teams. Insbesondere sollen die aus einem virtuellen Projektteam resultierenden Chancen und Risiken aufgezeigt werden. In einem solchen Team gibt es zahlreiche Gefahren, die beachtet werden müssen, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Neben der Auswahl geeigneter Mitarbeiter und der optimalen Zusammensetzung des Teams wird auch auf die richtige Teamführung, die technischen Anforderungen und die Kommunikation in einem virtuellen Projektteam eingegangen.

2. Virtuelles vs. konventionelles Team

Um nachvollziehen zu können, worum es im virtuellen Projektteam geht, ist es zunächst unabdingbar, einige Begriffe zu definieren und näher zu erläutern. Dabei soll bevorzugt der Begriff „virtuelles Team“ behandelt und den Charakteristika eines konventionellen Teams gegenübergestellt werden.

Ein virtuelles Team wird demnach definiert als „die Zusammenarbeit von Personen, die durch geeignete Informationstechnologien gestützt und vernetzt über Distanz an einer gemeinsam definierten und vereinbarten Aufgabenstellung zeitlich begrenzt zusammenar- beiten“[4]. Aufgeschlüsselt bedeutet dies im Einzelnen: Personen kommunizieren über ver­schiedene Informations- und Kommunikationsmedien wie Telefon, E-Mail oder Videokon­ferenz, anstatt im direkten Face-to-Face-Kontakt miteinander zu sprechen.[5] Die Distanz hierbei ist eher irrelevant. Durch die Vernetzung ist es möglich, ohne hohen Kosten- und Zeitaufwand mit Teamkollegen aus der ganzen Welt zu kommunizieren. Die Entfernung kann durch Onlinemeetings ohne größere Probleme bewältigt werden. Hierbei entfallen Des Weiteren teurere Reisekosten, um die Teammitglieder zu besuchen. Dies bedeutet allerdings nicht, dass persönliche Treffen nicht möglich sind.

Ein konventionelles Team ist definiert als „eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierar­chie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre.“[6] Im Gegensatz zum virtuellen Projekt­team bedeutet das, dass die Teammitglieder nicht nur über Informations- und Kommuni­ kationsmedien miteinander kommunizieren, sondern der persönliche Austausch im Vordergrund steht. Durchaus werden auch hier neue Medien wie Telefon und E-Mail ein­gesetzt, jedoch erfolgen Teamsitzungen in einer realen Umgebung, wodurch ein persönli­cher Kontakt zwischen den Teammitgliedern besteht. Die Distanz beschränkt sich häufig auf eine nähere Umgebung, das heißt, die Projektmitglieder stammen in der Regel aus dem gleichen Unternehmen an einem Standort. Sollten Teammitglieder aus anderen Re­gionen integriert sein, entstehen so hohe Reisekosten und Aufwendungen, um am realen Meeting teilzunehmen. Abbildung 1 stellt die zentralen Merkmale der beiden Teamorgani­sationen veranschaulicht gegenüber.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Virtuelles vs. konventionelles Projektteam

Quelle: In Anlehnung an von Gilsa et al., 2004, S. 6.

3. Anforderungen, Chancen und Risiken

Nachdem nun die Unterschiede zwischen virtuellen und üblichen Projektteams aufgezeigt wurden, werden im nächsten Abschnitt die einzelnen Komponenten Team, Technik und Kommunikation des virtuellen Teams ausführlicher erklärt. Überdies sollen die daraus entstehenden Anforderungen und Gefahren verdeutlicht werden.

3.1 Team

Die wichtigste Komponente bei einem virtuellen Projektteam ist das Team selbst. Ein er­folgreiches Projektteam enthält drei wichtige Faktoren, die im nachfolgenden ausführlich erklärt werden: Teamführung, Teammitglieder und Teambildung bzw. -arbeit.

An die Teamführung werden sehr hohe Anforderungen gestellt. Die Führungskraft muss hierbei nicht nur das Team richtig zusammenstellen, sondern ist auch für die Team­entwicklung und -führung verantwortlich.[7] Manager müssen das Bewusstsein erlangen, dass ein virtuelles Team anders zu führen ist als ein konventionelles Team. Dement­sprechend werden auch andere Kompetenzen an den Teamführer gestellt. Die beiden Hauptkompetenzen sind Sensibilität und Integrationsfähigkeit.[8] Sensibilität ist wichtig, um in Gesprächen via Telefon oder E-Mail Probleme herauszuhören und bei Bedarf kritisch nachfragen, ob es Schwierigkeiten gibt. Nonverbale Signale wie Mimik und Gestik sind in virtuellen Teams nicht erkennbar, somit muss der Teamführer auf die Stimme des Ge­genübers sensibel reagieren. Bei der Integrationsfähigkeit hat der Manager die Kompe­tenz, die einzelnen Teammitglieder zu einem leistungsfähigen und effizienten Team zu bringen. Er hat dafür zu sorgen, dass alle Teammitglieder integriert sind. Vor allem bei neuen oder ruhigeren Teammitgliedern kommt ihm eine besondere Bedeutung zu, indem er dafür sorgt, dass das Mitglied vollständig in die Gruppe eingebunden wird. Die Füh­rungskraft ist sozusagen als „Beziehungsmanager“[9] anzusehen, da sie für ein gut funktio­nierendes Team verantwortlich ist. Ein intaktes Team erreicht man durch klare Führung und eindeutig definierte Handlungsanweisungen, sodass jedem Teammitglied das Ziel sowie Sinn und Zweck des virtuellen Projektteams verdeutlicht werden. Außerdem hat der Teamführer dafür zu sorgen, dass die Kommunikation aufrecht erhalten wird und eine Vertrauensbasis unter den einzelnen Teammitgliedern besteht bzw. diese Basis gestärkt wird.[10] Dadurch kann eine höhere Motivation entstehen, die für die Effizienz innerhalb des Teams sehr wichtig ist. Motivation und das Wir-Gefühl können verstärkt werden, indem der Teammanager die Erfolge oder das Erreichen von Meilensteinen anerkennt und wür­digt. Sinnvoll sind auch Coaching durch Arbeitsergebnisse sowie regelmäßige Feed- backs,[11] sodass die einzelnen Teammitglieder darüber informiert sind, was sie gut machen und wo sie sich noch verbessern können. Sofern es möglich ist, sollte die Führungskraft möglichst viel persönlichen Kontakt zu den einzelnen Teammitgliedern halten, um bei je­der Person das Gefühl der Integration und Unterstützung zu stärken, obwohl man nicht gemeinsam an einem Ort, sondern in einem virtuellen Team arbeitet.

[...]


[1] Vgl. Grün, 0., 2002, S. 4.

[2] Vgl. Schmeil, A., 2009, S. 44.

[3] Vgl. Projektmagazin online, o. J.

[4] Krystek,U.etal., 1997, S. 7.

[5] Vgl. Von Gilsa, M. et al., 2004, S. 5.

[6] Projektmagazin online, o. J.

[7] Vgl. Financial Times Deutschland online, 2010.

[8] Vgl. Reisach, U., 2001, S. 388.

[9] Vgl. ebd.

[10] Vgl. JP- Consulting, 2006.

[11] Vgl. metaHR, 2010.

Details

Seiten
16
Jahr
2011
ISBN (eBook)
9783656100096
ISBN (Buch)
9783656100416
Dateigröße
641 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v184830
Note
sehr gut
Schlagworte
virtuelle projektteams anforderungen chancen risiken

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Titel: Virtuelle Projektteams – Anforderungen, Chancen, Risiken