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Restrukturierung des Bewerbermanagements in einem Personalleasingunternehmen

Projektarbeit 2011 40 Seiten

Führung und Personal - Sonstiges

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Fakten zum Unternehmen
1.1. Allgemein
1.2. Leistungsportfolio
1.2.1. Personal-Leasing/Arbeitnehmerüberlassung
1.2.2. Personal-Vermittlung
1.2.3. Master-Vendor/On-Site-Management
1.2.4. Engineering Competence Center - ECC
1.2.5. Projektmanagement/Outsourcing
1.2.6. Outplacement
1.2.7. Management auf Zeit/Interimsmanagement
1.2.8. Übersicht Berufsgruppen

2. Beschreibung des IST-Zustandes
2.1. Arbeitsmarktsituation
2.2. Entwicklung der Zeitarbeit
2.3. Konkurrenzunternehmen in der Zeitarbeit

3. Bewerbermanagement bei der Personaldienstleistungsunternehmen

4. Zielstellung des Unternehmens

5. Bedeutung des Bewerbermanagements
5.1. Definition Bewerbermanagement
5.2. Ziel des Bewerbermanagements
5.3. Allgemeines zum Bewerbermanagement
5.4. Digitalisierung des Personalmanagements
5.5. E-Recruiting als Teil des Personalmarketings
5.6. Bewerbungsprozess
5.7. Vor- und Nachteile des klassischen und digitalen Bewerbungsprozesses ..
5.7.1. Vorteile der digitalen Bewerberabwicklung für das Unternehmen:
5.7.2. Vorteile der digitalen Bewerberabwicklung für den Bewerber
5.7.3. Nachteile für das Unternehmen und den Bewerber
5.8. Auswahlkriterien

6. Bewerbermanagement-Systeme
6.1. Bewerbermanagementsysteme
6.2. Arten von Bewerbermanagementsystem
6.3. Modulare Lösungen
6.3.1. Gesamtlösungen
6.3.2. Einzel-/Insellösungen
6.3.3. Outsourcing/ASP

7. Umsetzung im Unternehmen
7.1. Vorbereitung
7.1.1. Projektziele
7.1.2. Projektplanung
7.1.3. HR4YOU-eSearcher
7.1.4. Haufe Bewerbermanagement by umantis Bewerbermanagement
7.1.5. Erstellung eines Konzepts
7.1.6. Spezifikation
7.2. Durchführung
7.2.1. Schulung der Mitarbeiter
7.2.2. Start-Up
7.2.3. Systemverbesserung

8. Betriebswirtschaftliche/finanzielle Betrachtung
8.1. Nutzwertanalyse zur Systemauswahl
8.2. Kostenvergleich

9. Datenschutz

10. Analyse und Fazit
10.1. Allgemeine Zusammenfassung
10.2. Entscheidungshilfe

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Anlage

1. Fakten zum Unternehmen

1.1. Allgemein

Unser Personaldienstleistungsunternehmen gehört zu den zehn größten Zeitarbeitsunternehmen Deutschlands. Tochterfirmen gibt es in Österreich, England, Tschechien und den USA.

Das Unternehmen wurde 1985 gegründet. Als Vizepräsidentin des Bundesarbeitgeberverbands der Personaldienstleister (BAP) engagiert sich die Geschäftsführerin seit Jahren für die Branche, die inzwischen ein wichtiger Partner der Industrie ist.

Auch die Bundesagentur für Arbeit (BA) lobt das Engagement der Zeitarbeit und die Chancen, die Arbeitsuchenden geboten werden. Entsprechend fördert sie die Kooperation der örtlichen Arbeitsagenturen mit den Unternehmen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1.2. Leistungsportfolio

1.2.1. Personal-Leasing/Arbeitnehmerüberlassung

Auftragsspitzen oder Personalausfall durch qualifizierte Mitarbeiter abfedern - Für wenige Tage

- Für Monate
- Oder auch länger

Rund 15.000 Mitarbeiter aus dem gewerblichen, technischen und kaufmännischen Bereich sind für unsere Kunden tätig, um einen erhöhten Personalbedarf bei Auftragsspitzen, Großaufträgen oder Ausfällen durch Krankheit und Urlaub im jeweiligen Unternehmen zu überbrücken.

Grundlage unserer Zusammenarbeit ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) und der BZA/DGB-Tarifvertrag, der am 22. Juli 2003 zwischen den Mitgliedsgewerkschaften des Deutschen Gewerkschaftsbunds (DGB) und dem Bundesverband Zeitarbeit Personaldienstleistungen e.V. (BZA) abgeschlossen wurden.

1.2.2. Personal-Vermittlung

Personalvermittlung ist Vertrauenssache. Als private Personalvermittler verstehen wir uns als Bindeglied zwischen Unternehmen, die offene Stellen

- Schnell
- Komplikationslos
- Passgenau

mit Personal besetzen möchten.

Gemeinsam mit dem Kunden erarbeiten wir ein aussagefähiges Stellen­/Anforderungsprofil.

Die Suche nach einem geeigneten Kandidaten erfolgt durch Recherche

- Im firmeneigenen Bewerber-Pool,
- Im internen und externen Netzwerk,
- Durch gezielte Insertionen in Print- und Online-Medien

Nach einer Auswahl von Bewerbern erfolgt eine Präsentation von Kandidaten via Exposé/vertraulichen Bericht und/oder persönlich.

Die Betreuung des Unternehmens wie auch des Kandidaten erfolgt bis zum Abschluss eines Arbeitsvertrages - auf Wunsch auch darüber hinaus.

1.2.3. Master-Vendor/On-Site-Management

Bei einem Auftrag mit hohen Zeitarbeitnehmerzahlen werden in der Regel mehrere Zeitarbeitsunternehmen federführend von einem Master Vendor (ein Zeitarbeitsunternehmen) gesteuert. Die Einsatzbedingungen werden im Master Vendor- bzw. Co-Lieferanten- (Vendor) Vertrag geregelt. Der Kunde schließt Arbeitnehmerüberlassungsverträge mit den jeweiligen Arbeitgebern der Zeitarbeitnehmer ab. Der Kunde hat lediglich den Master Vendor als Ansprechpartner, der wiederum die Zeitarbeitsunternehmen koordiniert.

Aufgabengebiet:

- Auftragsannahme
- Personalbeschaffung
- Disposition
- Administration
- Rechnungsstellung und -kontrolle
- Reporting für den Kunden
- Und auf Wunsch des Kunden noch vieles mehr

1.2.4. Engineering Competence Center - ECC

Fachleute des ECC suchen Spezialisten für das Kundenteam. Nach genauer Information über die erforderlichen Kenntnisse und die geplanten Aufgaben in dem Unternehmen, werten unsere Engineering-Fachkräfte die Lebensläufe von hoch qualifizierten Bewerbern aus und führen gezielt die Bewerbungsgespräche.

Abwicklung der Aufträge bundesweit - von der Kundenanfrage über die Suche/Auswahl der Bewerber bis zur Einstellung/Betreuung durch die Niederlassung vor Ort.

1.2.5. Projektmanagement/Outsourcing

Bereits in den 50er Jahren haben Unternehmen begonnen, Leistungen an Dienstleister abzugeben. Da die Notwendigkeit des Betreibens von Nichtkernkompetenzen in den letzten Jahren beträchtlich angestiegen ist, bietet unser Personaldienstleistungsunternehmen seine Dienstleistung an.

Für Kunden bedeutet deshalb, klar definierte messbare Dienstleistungen werden eingekauft, Service Levels werden vereinbart und die Dienstleistungen wird zu einem festgelegten Honorar innerhalb einer vereinbarten Periode erbracht.

Klassische Beispiele hierfür sind Telefonzentrale, Call-Center, Empfangsbereich, Verpackung, Lager, Retourenbearbeitung, Nachbearbeitung, Reinigung, etc.

1.2.6. Outplacement

Wir ermöglichen Kunden einen sozialverträglichen Personalabbau, indem zum Beispiel die Mitarbeiter bei uns als Festangestellte weiter arbeiten oder weiter vermittelt werden.

1.2.7. Management auf Zeit/Interimsmanagement

Bei vorübergehendem Ausfall von Führungskräften oder bei anspruchsvollen Sonderprojekten bieten wir unseren Kunden die Management-Unterstützung, die er benötigt.

1.2.8. Übersicht Berufsgruppen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1- externe Mitarbeiter Berufsgruppen[1]

2. Beschreibung des IST-Zustandes

2.1. Arbeitsmarktsituation

Der Arbeitsmarkt hat sich im Jahr 2010 positiv entwickelt. Dies ist unter anderem auf den konjunkturellen Aufschwung der Wirtschaft zurückführen. Nach einem Einbruch von -4,7% im Jahr 2009 ist das reale Bruttoinlandsprodukt 2010 jahresdurchschnittlich um 3,6%[2] gewachsen. Die positive Entwicklung konnte mit in das Jahr 2011 übertragen werden. Gemessen an den aktuellen Produktions- und Auftragszahlen hat sich das Wachstum der deutschen Wirtschaft im III. Quartal 2011 fortgesetzt. Diese Entwicklung hatte positive Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt.

Im August 2011 ist die Zahl der Erwerbstätigen um 29.000 gestiegen. Somit ist der saisonbereinigte Aufwärtstrend der Vormonate, Juni +21.000 und Juli +47.000[3], fortgesetzt worden. Bei der Zahl der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung konnte man im Juli ein saisonbereinigtes Plus von 46.000 verzeichnen.

Letztlich hat sich im gesamten Bundesgebiet die Arbeitslosigkeit im September 2011 auf 2,796 Mio um 149.000 Personen[4] (im Vergleich zum August 2011) verringert. Das entspricht einer Arbeitslosenquote von 6,6 Prozent.

Man darf aber die gestiegenen Risiken nicht außer Betracht lassen. Die Unruhe an den Aktienmärkten und die schlechte Zukunftsprognosen deuten auf eine Abschwächung der Konjunktur für das restliche Jahr 2011 hin. So wird z.B. durch den ifo-Geschäftsklimaindex eine Verschlechterung von vorhergesagt.

Auch wenn sich die Konjunkturaussichten verschlechtern bleibt die Nachfrage nach Arbeitskräften in Deutschland auf einem Rekordniveau. Es wurden im September 501.000 Arbeitsstellen gemeldet, dies entspricht 104.000 Stellen mehr als im Vorjahr[5].

2.2. Entwicklung der Zeitarbeit

Die Arbeitnehmerüberlassung hat über die Jahre hinweg an Bedeutung zugenommen. Dies ist unter anderem auch auf die gesetzliche Entwicklung zurückzuführen. Das Grundgerüst des Dreiecksverhältnisses zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber (Verleiher) und Einsatzunternehmen (Entleiher) hat sich nicht verändert. Es wurden aber die Rahmenbedingungen angepasst und gesetzlich vorgeschrieben (siehe Abbildung).

Als wesentliche Änderung ist hierbei unter anderem der Wegfall der Überlassungshöchstdauer zu nennen. Diese Änderungen im Rahmen der Hartz­Gesetze haben zu einem erheblichen Aufschwung in der Branche geführt. So hat sich die Zahl der Arbeitnehmer, welche in einem Zeitarbeitsverhältnis stehen, von ca. 338.000 im Jahr 2000 auf rund 824.000 im Jahr 2010 (Bundesagentur für Arbeit) um mehr als das Doppelte erhöht.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2.3. Konkurrenzunternehmen in der Zeitarbeit

In den Jahren bis Dezember 2008 nahm in der Branche die Zahl der größeren Unternehmen (mehr als 50 Mitarbeiter) zunächst stark, anschließend etwas verhaltener zu. Der Beginn der Wirtschaftskrise 2008/2009 führte zu einem deutliche Rückgang.

Unser Personaldienstleistungsunternehmen gehört zu den Top Unternehmen der deutschen Zeitarbeitsbranche. Hinter den Unternehmen Randstad Deutschland, Adecco, Manpower, Persona Service und Auto Vision konnte sich unser Personaldienstleistungsunternehmen im Jahr 2010 mit einem Jahresumsatz von 310.000.000 EUR auf Platz 6 positionieren.[6]

3. Bewerbermanagement in unserem Personaldienstleistungsunternehmen

Für den Prozess „Finden externer Mitarbeiter“ gibt es eine Verfahrensanweisung, welche den Prozessablauf regelt. In dieser Anweisung wird angewiesen in welchen Schritten der Prozess ablaufen soll. Es wird aber nicht näher auf die Art und Weise der einzelnen Schritte eingegangen. Dies ist zurückzuführen auf die nicht einheitliche Nutzung eines umfangreichen Bewerbermanagementsystems. Dem Unternehmen steht die Software Disposys zur Verfügung. Diese Software wird für die Auftragsabwicklung und Speicherung der externen Mitarbeiter genutzt. Aufgrund der komplizierten Eingabemethode und unübersichtlichen Nutzung bzw. Auswertung findet das System kaum Akzeptanz. Und somit wird das System nur zur endgültigen Auftragsbesetzung genutzt. Der gesamte vorgeschaltete Prozess wie Stellenschaltung, Bewerbersuche und Bewerberkontakt wird aus technischen und praktischen Gründen nicht über das System abgewickelt. Darüber hinaus muss auch der gesamte nachgeschaltete Prozess der Lohnabrechnung teilweise manuell aus dem System in ein Lohnabrechnungsprogramm übernommen werden.

Der Prozess „Finden externer Mitarbeiter“ wird von jeder Niederlassung individuell interpretiert und entsprechend gestaltet. Es gibt derzeit kein System in dem die Bewerber eingepflegt werden und für alle Prozessbeteiligten sichtbar werden. Stattdessen läuft der Prozess zum Beispiel in der Niederlassung Erfurt folgendermaßen ab:

Nach Anfrage eines Kundenunternehmens über einen Mitarbeiter legen die Personaldisponenten einen handschriftlichen Auftrag an und tragen die Anfragedaten in das „Dispositionsbuch“[7] ein. Um einen geeigneten Kandidaten für die entsprechende Stelle zu finden durchsucht der Disponent die bereits erfassten eingestellten externen Mitarbeiter im System Disposys. Hierbei ist aber nur eine grobe Suche möglich. Es kann zum Beispiel der Beruf des Mitarbeiters mit dem Anforderungsberuf abgeglichen werden, geringfügige Abweichungen erkennt das System nicht. Um auch Personen zu finden, welche sich bereits einmal beworben haben, aber noch nicht beschäftigt waren, muss der Disponent alle abgelegten Bewerbungen per Hand durchsuchen. Es werden alle per E-Mail eingehenden Bewerbungen ausgedruckt und gemeinsam mit den Papierbewerbungen an den entsprechenden zuständigen Personaldisponenten verteilt. Die Zuständigkeit wurde in die Bereiche gewerblich/technische Berufe und kaufmännische/höherqualifizierte Bereiche unterteilt. Der Disponent trifft nun eine Vorauswahl und ordnet die Bewerbung zu.

Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht den Prozess vom Bewerbungseingang bis zum vorschlagen beim Kundenunternehmen. Hierbei wird die passende Qualifikation und Eignung des Bewerbers vorausgesetzt.

Bei dem gesamten Prozessablauf fällt auf, dass viele Vorgänge manuell und dadurch zeitaufwendig durchgeführt werden müssen. Die Bewerbungen müssen per Hand gesichtet werden. Die manuelle Selektierung kann dazu führen, dass wichtige Details übersehen werden. Wenn beim ersten Sichten der Unterlagen auf unpassend entschieden wird ist diese Bewerbung für immer weg und der, evtl. passende Kandidat, nicht mehr verfügbar.

Die gesamte Bewerberkorrespondenz wird manuell verfasst und versendet. Daher ist der Informationsaustausch zwischen Bewerber und Bearbeiter nirgendwo einheitlich hinterlegt. Lediglich durch Notizzettel an der Bewerbung selbst werden vereinzelt Informationen vermerkt. Dies erschwert das nachvollziehen über den Sachstand des Bewerbungsvorgangs.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 - Bewerbungsprozess bei passender Qualifikation und Einsatzmöglichkeit bei Kunden

Nicht jeder gut qualifizierte Bewerber kann sofort vermittelt werden, daher werden geeignete Bewerber auch zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen um für entsprechende Kundenanfragen abrufbare Bewerber zu haben. Dieser Prozess läuft wie nachfolgend abgebildet ab. Auch hier ist der Prozess von zeitintensiven manuellen Vorgängen geprägt.

[...]


[1] Unternehmenspräsentation unseres Unternehmens

[2] Statistisches Bundesamt, Wiesbaden

[3] Statistisches Bundesamt, Wiesbaden

[4] Pressekonferenz 29.09.11, Bundesagentur für Arbeit

[5] Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister 29.09.11

[6] Lünedonk-Liste; Lünedonk GmbH, Kaufbeuren 2011; Führende Zeitarbeits- und Personaldienstleistungs-Unternehmen in Deutschland 2010

[7] Auftragsbuch: hier werden folgenden Daten erfasst: Datum, Kunde, Tätigkeitsbezeichnung, Status

Details

Seiten
40
Jahr
2011
ISBN (eBook)
9783656120605
ISBN (Buch)
9783656121275
Dateigröße
2.1 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v188447
Institution / Hochschule
Industrie- und Handelskammer Erfurt
Note
1,9
Schlagworte
Projektarbeit geprüfter Betriebswirt IHK Betriebswirt Personalwesen BMS Human Resource HR Personal Bewerbungen Diplomarbeit Abschlussarbeit Industrie und Handelskammer Bachelor

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