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Das Mitarbeitergespräch - Ein Instrument der Personalführung

Hausarbeit 2012 21 Seiten

Pflegemanagement / Sozialmanagement

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Motivation und Ziel der Arbeit
1.2. Aufbau der Arbeit

2. Theoretische Grundlagen des Mitarbeitergespräches
2.1. Begriffseinordnung Mitarbeitergespräch
2.2. Ziele des Mitarbeitergespräches
2.3. Bestandteile des Mitarbeitergespräches
2.3.1.Austausch über Zielvereinbarungen
2.3.2. Review bzw. Standortbestimmung
2.3.3. Leistungsbeurteilung
2.3.4. Austausch über die Zusammenarbeit im Unternehmen
2.3.5. Austausch über die Entwicklung und Förderung des Mitarbeiters
2.4. Ablauf des Mitarbeitergespräches
2.4.1. Vorbereitung und Terminvereinbarung
2.4.2. Durchführung
2.4.3. Dokumentation
2.4.4. Nachbereitung
2.5. Nutzen des Mitarbeitergespräches
2.5.1. Nutzen für den Mitarbeiter
2.5.2. Nutzen für die Führungskraft
2.5.3. Nutzen für die Organisation

3. Grundlagen der Gesprächsführung für Führungskräfte
3.1. Die besondere Gesprächssituation im Mitarbeitergespräch
3.2. Fragetechnik
3.3. Aktives Zuhören
3.4. Ich Botschaften
3.5. Feedback
3.6. Lob und Anerkennung
3.7. Kritik

4. Fazit

5. Literaturverzeichnis

1. Einleitung

1.1. Motivation und Ziel der Arbeit

„Kümmere dich um die Menschen, dann kümmern sich die Ergebnisse um sich selbst.“[1]

Gegenwärtig erkennen immer mehr Unternehmen die Bedeutung des Mitarbeiters als notwendige Voraussetzung für wertschöpfende Tätigkeiten und legen diesbezüglich verstärkt Wert auf eine Förderung und Motivation ihrer Mitarbeiter, sowie auf eine gute Zusammenarbeit mit diesen. Das jährliche Mitarbeitergespräch ist ein Führungsinstrument, welches diese Ziele berücksichtigen soll.

Die vorliegende Arbeit zielt darauf ab, einen komprimierten Einblick in die Theorie des Mitarbeitergespräches, sowie in die grundlegendsten Gesprächsführungstechniken zu geben. Insbesondere wollte ich, als künftige Sozialpädagogin mit dem Wunsch im Sozialmanagement tätig zu sein, mir die Thematik des Mitarbeitergespräches noch einmal vertieft anschauen. Der Schwerpunkt der Arbeit soll vor allem auf den theoretischen Grundlagen des Mitarbeitergespräches liegen. Da mir die Regeln und Techniken der Gesprächsführung bereits ausführlich durch das Studium der Sozialen Arbeit bekannt sind, werden sie im Rahmen dieser Arbeit angeschnitten, jedoch nicht in der Tiefe behandelt.

1.2. Aufbau der Arbeit

Zu Beginn der Arbeit sollen die theoretischen Grundlagen des Mitarbeitergespräches aufgezeigt werden. Hier soll anfänglich der Begriff des Mitarbeitergespräches näher definiert, sowie dessen Ziele dargestellt werden. Anschließend soll auf die Bestandteile des Mitarbeitergespräches eingegangen werden. Diesbezüglich werden kurz das Gespräch über Zielvereinbarungen, die Standortortbestimmung, das Beurteilungs- und das Entwicklungsgespräch, sowie das Gespräch über die Zusammenarbeit erläutert. Darauffolgend wird der Ablauf des Gespräches, welcher sich in die groben Schritte der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unterteilt, aufgezeigt. Nachfolgend wird dann der Nutzen eines qualifiziert und engagiert geführten Mitarbeitergespräches erläutert. Den Schluss der Arbeit bildet eine Darstellung der Grundlagen der Gesprächsführung für Führungskräfte. Dabei werden die folgenden Aspekte beleuchtet: die besondere Gesprächssituation eines Mitarbeitergespräches, Fragetechniken, aktives Zuhören, Ich Botschaften, Feedback, Lob und Anerkennung, sowie Kritik. Letztendlich bleibt anzumerken, dass die Thematik des Mitarbeitergespräches als Instrument der Personalführung sehr komplex ist und es im Rahmen dieser Arbeit lediglich möglich war einen komprimierten Einblick in die Materie zu geben.

2. Theoretische Grundlagen des Mitarbeitergespräches

2.1. Begriffseinordnung Mitarbeitergespräch

Der Begriff des Mitarbeitergespräches impliziert alle Gespräche, die zwischen dem Vorgesetzen und dem Mitarbeiter stattfinden und sich von der routinemäßigen alltäglichen Kommunikation abgrenzen. Dabei sind sie insbesondere durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

- Mitarbeitergespräche finden in der Regel zwischen dem Mitarbeiter und dem direktem Vorgesetzen statt. Nur im Einzelfall erledigen Mitarbeiter der Personalabteilung oder ein höherer Vorgesetzter diese Aufgabe.
- Mitarbeitergespräche sind meist vier Augen Gespräche und finden vertraulich statt. Lediglich in Ausnahmefällen ist es möglich, dass der Mitarbeiter oder der Vorgesetzte eine weitere Person einbeziehen. Weiterhin kann der Mitarbeiter in bestimmten vom Gesetz benannten Fällen ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen.
- Mitarbeitergespräche sind strukturierte Gespräche, die klaren Grundregeln der Gesprächsführung folgen.
- Mitarbeitergespräche haben stets einen festgelegten Sachinhalt und verfolgen ein bestimmtes Ziel.[2]
- Die Verantwortung für die im Mitarbeitergespräch beschlossenen Aufgaben, Maßnahmen und daraus folgenden Handlungen liegen sowohl beim Mitarbeiter als auch beim Vorgesetzten.[3]

Grundsätzlich wird zwischen den anlassbezogenen und den institutionalisierten Mitarbeitergesprächen differenziert. Als anlassbezogene Gespräche sind hierbei alle Gespräche zu verstehen, die aus einem bestimmten Anlass heraus stattfinden und vor allem zur Klärung aktueller Probleme, Fragen und Anliegen dienen. Hierzu zählen beispielsweise das Kritikgespräch, das Einstellungs- und Kündigungsgespräch. Bei den institutionalisierten Gesprächen handelt es sich um periodisch, meist einmal im Jahr stattfindende Gespräche, deren Inhalte auf die charakteristischen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet sind und sich infolgedessen stark unterscheiden können.[4]Zu diesen Gesprächen zählen unter anderem das Zielvereinbarungsgespräch, das Beurteilungsgespräch oder auch das sogenannte Mitarbeiterjahresgespräch. Im weiteren Verlauf dieser Arbeit wird vorwiegend auf die institutionalisierten Gespräche, insbesondere auf das Mitarbeiterjahresgespräch, welches„[…] die zentralen Führungsinstrumente Leistungsbeurteilungen, Mitarbeiterentwicklung und –förderung sowie Zielvereinbarung in einem einzigem Gespräch vereint.“[5],eingegangen.

2.2. Ziele des Mitarbeitergespräches

Von Unternehmen zu Unternehmen können die Inhalte, sowie der Ablauf von Mitarbeitergesprächen unterschiedlich sein. Dies ist einerseits von den Zielen die mit der Durchführung dieser Gespräche verbunden sind und anderseits von der Unternehmenskultur abhängig. Dabei spielt vor allem die ausführliche Formulierung der Ziele eine wichtige Rolle. Sind die Absichten des Unternehmens, die sie mit dem Mitarbeitergespräch bezwecken nicht eindeutig definiert, reagieren Vorgesetzte und Mitarbeiter in der Regel mit Unzufriedenheit und Unbehagen, was sich negativ auf die Durchführung des Gespräches auswirken kann. Folglich sollten die Ziele von Mitarbeitergesprächen transparent gemacht und deutlich kommuniziert werden. Zu den Zielen von Mitarbeitergesprächen gehören:

- Etablierung einer Gesprächskultur, welche eine beständige, zielorientierte und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Führungskraft fördert.[6]
- Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten
- Feedback zu Stärken und Schwächen soll ermöglicht werden
- Besprechung von Entwicklungs- und Qualifizierungsbedarfen des Mitarbeiters
- Anerkennung der individuellen Leistung des Mitarbeiters
- gegebenenfalls den Einsatz des Mitarbeiters in einem neuen oder erweiterten Aufgabenfeld und damit verbundene neue und erweiterte Verantwortlichkeiten beschließen[7]
- nachhaltige Verbesserung der Prozessqualität[8]

2.3. Bestandteile des Mitarbeitergespräches

Die folgenden Bestandteile sind für Mitarbeitergespräche charakteristisch:

- Austausch über Zielvereinbarungen
- Review bzw. Standortbestimmung
- Leistungsbeurteilung
- Austausch über die Zusammenarbeit im Unternehmen
- Austausch über die Entwicklung und Förderung des Mitarbeiters[9]

2.3.1.Austausch über Zielvereinbarungen

Im Gespräch über die Zielvereinbarungen werden aus den strategischen Organisationszielen konkrete Ziele für den Mitarbeiter abgeleitet und formuliert. Voraussetzung dafür ist ein strategischer Planungsprozess in der Organisation, der sowohl die Organisationsziele als auch das was die einzelnen Abteilungen dazu beitragen, festlegt. Vor diesem Hintergrund besprechen die Führungskraft und der Mitarbeiter dann die Vorgaben, welche die Führungskraft für ihre Abteilung erhalten hat, sowie die Ziele und Aufgaben, die daraus für den Mitarbeiter resultieren. Weiterhin hat der Mitarbeiter die Möglichkeit seine eigenen Zielvorstellungen, die er für seinen Aufgabenbereich sieht, darzulegen. Folglich stimmen beide Parteien ihre anvisierten Ziele ab, legen sie verbindlich für einen bestimmten Zeitraum, der in der Regel ein Jahr beträgt, fest, besprechen die Kriterien, anhand derer die Zielerreichung festgestellt wird und einigen sich auf die zur Umsetzung der Ziele notwendigen Maßnahmen. Darüber hinaus kann die Führungskraft ganz präzise erörtern, welche Ergebnis- und Leistungserwartungen sie an den Mitarbeiter hat, sowie welchen Handlungs- und Entscheidungsspielraum dieser bekommt. Die Ziele sollten stets klar, konkret und so formuliert sein, dass der Mitarbeiter sie versteht und darüber hinaus im Verlauf der Zielrealisierung und nach Erreichen des Endergebnisses eine Messung bzw. Überprüfung dieser Ziele möglich ist.[10]

2.3.2. Review bzw. Standortbestimmung

Beide Gesprächspartner verschaffen sich hier einen Überblick darüber wo der Mitarbeiter steht, inwieweit er bereits vereinbarte Aufgaben und Ziele umgesetzt bzw. verwirklicht hat, sowie welche Ziele er nicht erfüllen konnte. Weiterhin werden Probleme und Schwierigkeiten, die der Zielerreichung entgegenstehen identifiziert und es wird besprochen, wie der Mitarbeiter sich weiter verhalten soll bzw. wie Probleme gelöst werden können. Dadurch ist es möglich die Zielsetzungen und Aufgaben des Mitarbeiters gegebenenfalls umzuformulieren oder zu überdenken, ob das Ziel auf einen anderen Weg als bisher erreicht werden kann.[11]

2.3.3. Leistungsbeurteilung

Im Mittelpunkt steht hier die Beurteilung der erbrachten Leistung des Mitarbeiters. Voraussetzung hierbei ist, dass die Führungskraft und der Mitarbeiter sich im Vorhinein darüber verständigen, welche Aufgaben und Zielvereinbarungen des Mitarbeiters als Basis für die Beurteilung dienen. Beide Gesprächspartner legen anfangs ihre Sicht zu bisher erbrachten Leistungen dar, wobei die Führungskraft gute Leistungen unbedingt anerkennen und loben sollte. Ist es berechtigt, sollte Kritik geäußert, vorhandener Handlungsbedarf ermittelt, sowie Verbesserungsmöglichkeiten dargelegt und Konsequenzen für das weitere Vorgehen gezogen werden. Folglich bilanzieren beide Parteien den vergangenen Zeitraum. Dabei geht es insbesondere darum die Stärken und Erfolge des Mitarbeiters aufzuzeigen, sowie zu analysieren welche Gründe zur Nichterreichung vereinbarter Ziele geführt haben. Daraus folgend können ein Lerneffekt erzielt und angebrachte Maßnahmen für die Zukunft bestimmt werden. Bedeutend dabei ist, dass die Rückmeldungen der Führungskraft exakte Fakten und konkrete Beobachtungen, sowie Beispiele enthalten und somit für den Mitarbeiter nachvollziehbar und durchdacht sind. In der Praxis wird immer mehr dazu übergegangen, den Mitarbeiter bereits im Vorfeld des Mitarbeitergespräches eine Selbsteinschätzung vornehmen zu lassen, welche er dann noch vor dem Gespräch an den Vorgesetzten übergibt, so dass dieser die Sicht des Mitarbeiters in die eigene Beurteilung mit einbeziehen und gegebenenfalls Unstimmigkeiten identifizieren kann.[12]

[...]


[1]Dietz/ Kracht zit. nach Holewa 2006, S. 5

[2]vgl. Mentzel/ Grotzfeld/ Haub 2010, S. 12f

[3]vgl. Holewa 2006, S. 7

[4]vgl. Winkler/ Hofbauer 2010, S. 3

[5]Von der Heyde/ Von der Linde 2009, S. 162

[6]vgl. Hochschule für Wirtschaft und Technik 2011, S 2

[7]vgl. Winkler/ Hofbauer 2010, S. 74

[8]vgl. Holewa 2006, S. 7

[9]vgl. Winkler/ Hofbauer 2010, S. 81

[10]vgl. Winkler/ Hofbauer 2010, S. 81f

[11]vgl. ebenda, S. 86

[12]vgl. Winkler/ Hofbauer 2010, S. 87ff

Details

Seiten
21
Jahr
2012
ISBN (eBook)
9783656188001
ISBN (Buch)
9783656188490
Dateigröße
499 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v192787
Institution / Hochschule
Evangelische Hochschule Berlin
Note
1,3
Schlagworte
Begriffseinordnung Mitarbeitergespräch Ziele Mitarbeitergespräch Bestandteile Mitarbeitergespräch Ablauf Mitarbeitergespräch Nutzen Mitarbeitergespräche Gesprächstechniken für Führungskräfte

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