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Einarbeitung und Sozialisierung neuer Mitarbeiter als Führungsaufgabe

Seminararbeit 2012 28 Seiten

Führung und Personal - Sonstiges

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Begriffsklärungen
2.1 Sozialisierung
2.2 Einarbeitung

3 Aufgabenverteilung bei der Einarbeitung und Sozialisierung
3.1 Aufgaben der Personalabteilung
3.2 Aufgaben der Mitarbeiter und des Paten
3.3 Aufgaben der Führungskraft in verschiedenen Phasen
3.3.1 Phase der Personalplanung und –beschaffung
3.3.2 Phase vor dem Arbeitsantritt
3.3.3 Der erste Arbeitstag
3.3.4 Einarbeitungsphase des neuen Mitarbeiters

4 Mögliche Konfliktfelder und deren Auswirkungen
4.1 Rollenkonflikte
4.2 Konflikte durch inkongruente Erwartungen
4.3 Konflikte durch Versäumnisse der Führungskraft
4.4 Resultierende Effekte aus den Konflikten

5 Fazit / Ausblick

Literaturverzeichnis

Rechtsquellenverzeichnis

Anhang

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

„Wenn du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht die Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“[1]

Dieses Zitat beschreibt die Philosophie mit denen heutzutage in modernen Unternehmen gearbeitet und geführt werden sollte. Obwohl das Zitat aus dem frühen 20. Jahrhundert stammt, beginnen Unternehmen in Europa erst heute, es umzusetzen. Mitarbeiter[2] sollen in ein Projekt integriert werden, Verantwortung übernehmen und „mit dem Herzen bei der Sache sein“ um das Gelingen zu gewährleisten. Der Grundstein für die notwendige Mitarbeitermotivation wird bereits während der Personalauswahl und -einarbeitung gelegt. Obwohl der Personalauswahlprozess meist sehr aufwendig und kostenintensiv ist und die Qualität der Personaleinarbeitung in Hohem Maße darüber mitentscheidet, wie leistungsstark, kreativ und integriert der neue Mitarbeiter später ist, erscheint es umso erstaunlicher, dass manche Unternehmen in Form ihrer Führungskräfte diese Aufgabe der Personaleinführung nicht ernst genug nehmen. Im schlechtesten Falle wird der neue Kollege nicht zur Verstärkung, sondern zur Belastung für das Unternehmen und für die bestehende Belegschaft. Die Stimmung der Kollegen sinkt und die Enttäuschung des neuen Mitarbeiters steigt in gleichem Maße. Die Kündigung scheint nur noch eine Frage der Zeit zu sein und danach beginnt erneut die Suche nach geeignetem Personal. Die Leerläufe bzw. die entstehenden Zusatzarbeiten, die durch solche Frühfluktuationen entstehen, verursachen immense Kosten. Neben den steigenden Kosten sinkt aber auch das Vertrauen der Belegschaft in die Führungskompetenz ihrer Vorgesetzten.[3]

Setzen Führungskräfte hingegen auf ein individualisiertes Einführungskonzept und den koordinierten Einsatz aller Beteiligten, entwickelt sich der „Neue“ zu einem leistungsstarken, kreativen und integrierten Mitarbeiter, der sich mit seinem neuen Arbeitgeber identifiziert (These 1). Diese Seminararbeit soll die Meilensteine einer gelungenen Einarbeitung sowie mögliche Stolpersteine nennen und erläutern. Des Weiteren soll die Notwendigkeit der Einführung und Sozialisierung des neuen Mitarbeiters durch die Führungskraft aufgezeigt werden. Der Fokus wird hierbei auf die Einarbeitung völlig neuer Mitarbeiter und nicht auf die Resozialisierung lange (bspw. krankheitsbedingt) abwesender Mitarbeiter gelegt.

2. Begriffsabgrenzungen

2.1 Sozialisierung

In Anlehnung an die vielschichtige und ausführliche Beschreibung von Klaus Hurrelmann lässt sich Sozialisierung zusammenfassend folgendermaßen definieren. Die Sozialisierung ist der Einführungsprozess eines Individuums in eine Gesellschaft (eines Unternehmens). Dabei werden die charakteristischen Wahrnehmungs-, Verhaltens- und Ausdrucksmuster der Gesellschaft durch das Individuum erkannt und adaptiert. Hierbei wird zwischen bewusster und unbewusster Anpassung unterschieden. Die bewusste Anpassung erfolgt beispielsweise durch das Erlernen spezifischer Kenntnisse und Fertigkeiten, wobei hingegen die unbewusste Anpassung eines Individuums durch unbewusste Internalisierung von Inhalten, Maßstäben und Einstellungen einer Gesellschaft stattfindet. Sowohl bei der unbewussten, als auch bei der bewussten Anpassung lernt der neue Mitarbeiter, welches Verhalten erfolgsversprechend ist und welches nicht. Am Ende einer erfolgreichen Sozialisierung ist das Individuum aktives Mitglied und prägt durch sein Verhalten die Gesellschaft.[4]

2.2 Einarbeitung

Unter Einarbeitung wird der fachliche Qualifizierungsprozess eines neuen Mitarbeiters verstanden. Die Begriffe „Einführung“ oder „Eingliederung“ werden häufig auch als Synonyme für diesen Prozess verwendet. Am Ende der Einarbeitung soll die vollständige fachliche Integration stehen, sodass der Mitarbeiter seine neue Aufgabe eigenständig ausführen kann. Die Dauer des vollständigen Einarbeitungsprozesses hängt von mehreren Parametern ab, welche im folgenden Abschnitt erläutert werden.[5]

1.) Unternehmensbezogene Faktoren:

- Größe des Unternehmens: Gibt es viele neue Kollegen, mit denen zusammengearbeitet werden muss?
- Branche: Ist die Branche überschaubar oder gibt es z.B. viele Wettbewerber, die vor Ausübung der Position analysiert werden müssen?
- Struktur des Unternehmens: Sind Abläufe und Prozesse sehr stark standardisiert, sodass ein neuer Mitarbeiter sie erst verinnerlichen muss, bevor er arbeiten kann?

2.) Stellenbezogene Faktoren:

- Komplexität der Tätigkeit: Je komplexer die Aufgabe, desto länger die Einarbeitungszeit.
- Hierarchiestufe: Mit zunehmender Hierarchiestufe und Verantwortung wächst die Einarbeitungszeit.
- Ort der Tätigkeit: Auslandspositionen benötigen häufig aufgrund der Sprachbarriere eine längere Einarbeitungszeit.

3.) Mitarbeiterindividuelle Faktoren:

- Fachwissen: Verfügt der neue Mitarbeiter bereits über adäquate Fachkompetenz?
- Erfahrung: Hat der neuer Mitarbeiter schon häufig neue Stellen angenommen?
- Individuelle Auffassungsgabe: Wie schnell lernt ein Individuum neuartige Dinge?[6]

Als Faustformel wird häufig in der Literatur die Zeit zwischen dem ersten Arbeitstag und dem Ablauf der Probezeit als Einarbeitungszeit genannt.[7] Diese Vereinheitlichung hat aber aufgrund der o.g. Parameter keine universelle Gültigkeit für alle neuen Mitarbeiter. Im Betriebsverfassungsgesetz wird der Arbeitgeber sogar verpflichtet, den neuen Arbeitnehmer einzuarbeiten: „Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgaben und Verantwortung, sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebs zu unterrichten. Er hat den Arbeitnehmer vor Beginn der Beschäftigung über die Unfall- und Gesundheitsgefahren, denen dieser bei der Beschäftigung ausgesetzt ist, sowie über die Maßnahmen und Einrichtungen zur Abwendung dieser Gefahren zu belehren.“ (§ 95 Abs. 1 BetrVG)

Zusammenfassend lässt sich konstatieren, dass die Dauer und Gestaltung der Einführungsphase von unternehmens-, stellen- und mitarbeiterindividuellen Faktoren abhängt (These 2).

3. Aufgabenverteilung bei der Einarbeitung und Sozialisierung

3.1 Aufgaben der Personalabteilung

Die Personalabteilung ist in allen Fragen rund um das Thema Personal in einem Unternehmen direkt oder indirekt involviert.[8] Somit fallen ihr auch einige Aufgaben im Rahmen der Einarbeitung und Sozialisierung neuer Mitarbeiter zu. Die beiden Hauptaufgaben bestehen zum einen aus der Personalbeschaffung und zum anderen aus der Personalentwicklung.
Bei der Personalbeschaffung übernimmt die Personalabteilung in Zusammenarbeit mit dem späteren Vorgesetzten die Formulierung einer passenden Stellenbeschreibung hinsichtlich der geforderten Ziele, Aufgaben und Kompetenzen. Des Weiteren wird die Veröffentlichung der Stellenanzeige in den passenden Medien von der Personalabteilung übernommen. Doch auch Aufgaben, die im direkten Zusammenhang mit der Einarbeitung stehen, werden von der PA mitgetragen. So hilft sie bei der Erstellung von Einarbeitungsplänen oder Checklisten und klärt darüber hinaus Organisatorisches beim Start der neuen Beschäftigung wie z.B. Vervollständigung der Personalpapiere, Verwaltung der persönlichen Akte oder Ausstellung eines Betriebsausweises.[9]
Durch eine strukturierte, umfassende Information zu Beginn des Arbeitsverhältnisses erzeugt ein Unternehmen einen wesentlich kompetenteren Eindruck, als wenn der neue Mitarbeiter die notwendigen Informationen nach und nach eher zufällig erfährt. Zu diesen relevanten Informationen zählen bspw. die Erklärung der Sozial- und Sonderleistungen oder der Zeiterfassung.[10]
Die Aufgaben der Personalentwicklung hängen nur indirekt mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter zusammen. Vielmehr muss die Personalabteilung den Schulungsbedarf für Führungskräfte rechtzeitig erkennen und ggf. beheben, welche für die fachliche und soziale Einführung neuer Mitarbeiter in Frage kommen. Durch entsprechende Weiterbildungen werden die Qualität der Einarbeitung und somit letztendlich auch die Qualität des neuen Mitarbeiters gesteigert.
Darüber hinaus sollte die Personalabteilung als vertrauenswürdige Anlaufstelle bei Problemen sowohl für die Führungskraft, als auch für den neuen Mitarbeiter fungieren.

Eine weitere Aufgabe der Personalabteilung ist das Controlling. So können bspw. Kennzahlen im Zusammenhang mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ermittelt werden. Eine aussagekräftige und wichtige Kennzahl ist hier die (Früh)fluktuationsquote, welche im Kapitel 4.4 näher betrachtet wird.

3.2 Aufgaben der Mitarbeiter und des Paten

Die Nachricht, einen neuen Kollegen zu begrüßen, stößt bei den meisten Mitarbeitern eines Unternehmens zunächst einmal auf Skepsis. Grund dafür sind vor allem das Aufbrechen vorhandener Strukturen sowie die Angst, dass durch die Einstellung eines neuen Mitarbeiters auch Veränderungen und Stress für jeden Einzelnen entstehen und gleichzeitig die „Komfortzone“ verlassen werden muss.[11] Des Weiteren erhöht sich die Skepsis, wenn der vorherige Stelleninhaber fachlich und auch menschlich einen hohen Stellenwert im Team genoss. Es ist jedoch die Aufgabe der bestehenden Mitarbeiter, eine freundliche Atmosphäre bei Arbeitsbeginn zu schaffen. Dies kann z.B. durch ein freundliches Willkommen, eine persönliche Vorstellung oder ein kleines Präsent realisiert werden und somit sinkt auch die Nervosität beim neuen Mitarbeiter. Wird diese Aufgabe von den neuen künftigen Kollegen nur unzureichend wahrgenommen, sollte die Führungskraft nicht davor zurückschrecken, die Belegschaft zu einer positiven Aufnahme zu animieren bzw. sie zu initiieren.

Aus dem Kreis der engeren künftigen Kollegen wird häufig ein einzelner Mitarbeiter von der Führungskraft gewählt, welcher dann für den neuen Mitarbeiter als Pate fungiert und spezielle Aufgaben übernimmt. Bei der Auswahl sollte sichergestellt werden, dass er diese Aufgabe aus eigener Motivation heraus übernimmt und sich bei möglichen Fragen nicht gestört fühlt oder dieses Gefühl nach außen vermittelt. Des Weiteren ist es vorteilhaft, wenn der Pate mit neuen Mitarbeitern hierarchisch gleichgestellt ist. Neben fachlicher Kompetenz sollten die Kernkompetenzen des Paten vor allem in Geduld, Hilfsbereitschaft und Kommunikationsfähigkeit liegen.[12]

[...]


[1] Zitat nach Antoine de Saint-Exupéry (1900-1944)

[2] In der folgenden Ausarbeitung werden aus Gründen der Vereinfachung die Begriffe wie Mitarbeiter, Arbeitnehmer, etc. für beide Geschlechter verwendet.

[3] Vgl. Bröckermann, 2007, S. 172

[4] Vgl. Hurrelmann 2002, S.11-19

[5] Vgl. Huber in Gaugler, Weber, 1992, S. 764 ff.

[6] Vgl. Büdenbender / Strutz 2011, S. 183

[7] Vgl. Ströker 2007, S.15

[8] Vgl. Bröckermann 2007, S. 7

[9] Vgl. Ströker 2007, S. 36 f.

[10] Vgl. Lorenz / Rohrschneider 2009, S. 188

[11] Vgl. Asgodom 2007, S. 111

[12] Vgl. Verfürth 2006, S. 96

Details

Seiten
28
Jahr
2012
ISBN (eBook)
9783656310075
ISBN (Buch)
9783656310563
Dateigröße
582 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v204340
Institution / Hochschule
Hochschule Offenburg
Note
1,3
Schlagworte
einarbeitung sozialisierung mitarbeiter führungsaufgabe

Autor

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Titel: Einarbeitung und Sozialisierung neuer Mitarbeiter als Führungsaufgabe