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Jahres-Mitarbeitergespräche: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung

Hausarbeit 2013 28 Seiten

BWL - Personal und Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Was ist ein Jahres-Mitarbeitergespräch
2.1. Definition, Inhalte und Ziele
2.2. Das Jahres-Mitarbeitergespräch als Bestandteil der
Unternehmensplanung
2.3. Die Vorteile des Jahres-Mitarbeitergesprächs

3. Maßnahmen zur Einführung von Jahres- Mitarbeitergesprächen

4. Vorbereitung von Jahres-Mitarbeitergesprächen

5. Durchführung von Jahres-Mitarbeitergesprächen
5.1. Tipps zur Gesprächsführung und Feedback-Regeln

6. Nachbereitung von Jahres-Mitarbeitergesprächen

7. Zusammenfassung

8. Literaturverzeichnis

9. Abbildungsverzeichnis

10. Anlagen

1. Einleitung

In den Zeiten globaler Märkte, tiefgreifender Veränderungen und engen Finanz- und Zeitrahmen hat man es nicht immer leicht. Das gilt für Geschäftsführer genauso wie für Führungskräfte und Mitarbeiter. So geschieht es nicht selten, dass sich Pannen einschleichen oder Kundenbeschwerden sich häufen, weil Fristen nicht eingehalten werden oder die Qualität der Ware nicht stimmt. Die neuen Anforderungen betreffen auch erfahrene, eingearbeitete Kollegen, die sich normaler Weise bestens auskennen und es nicht vieler Worte bedarf[1] – so glauben zumindest noch viele Führungskräfte.

Selbst dort, wo die Kommunikation reibungslos funktioniert, bleibt in der Hektik des Berufsalltags kaum Gelegenheit zu einem Gespräch neben dem normalen Tagesgeschäft. Um den gestiegenen Ansprüchen zu genügen und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich die Unternehmen verändern und mit ihren Mitarbeitern im Gespräch bleiben. Mitarbeitergespräche sind schon seit den siebziger Jahren ein wichtiges Instrument zur Personalführung und wurden stets weiterentwickelt. Damit erreichen wertvolle, kreative Ideen auch Vorgesetzten und bleiben nicht mehr auf der Strecke. Mithilfe des Jahres-Mitarbeitergesprächs können Abläufe optimiert, Ziele von den Beteiligten überprüft und die Weiterentwicklung der Beschäftigten erleichtert werden. Daneben bietet das Gespräch auch die Möglichkeit sensible Themen aufzugreifen[2] und die sollten die Unternehmen nutzen.

Jahresgespräche als Instrument zeitgemäßer Mitarbeiterführung sind in den meisten Unternehmen sowohl in den Chefetagen als auch bei den Mitarbeitern bekannt. Jedoch werden sie häufig nur als lästiges Übel angesehen und ihr Potenzial verkannt. Bei erfolgreicher Umsetzung können sie jedoch nicht nur als Frühwarnsystem funktionieren, sondern auch die Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotivation erhöhen und damit dem Unternehmen Vorteile sichern.

Welche Maßnahmen zur Einführung von Jahres-Mitarbeitergesprächen zu treffen sind, welche Vorbereitungen vor Beginn der Gespräche notwendig sind, welche Dinge bei der Durchführung zu beachten sind und was bei der Nacharbeit zu tun ist, damit die Gespräche nicht wirkungslos bleiben, soll Gegenstand dieser Arbeit sein.

2. Was ist ein Jahres-Mitarbeitergespräch

Vorgesetzten-Mitarbeiter-Gespräche an sich und die Qualität der Gesprächsführung beeinflussen wirksam und nachhaltig die Zusammenarbeit in den Unternehmen, Einrichtungen und Institutionen, so auch das Jahres-Mitarbeitergespräch. In den folgenden Abschnitten soll der Begriff „Jahresmitarbeitergespräch“ definiert, näher erläutert und in Zusammenhängen betrachtet werden.

2.1. Definition, Inhalte und Ziele

Ein Jahres-Mitarbeitergespräch kann definiert werden als ein periodisch stattfindendes Beratungs- und Fördergespräch zwischen einer Führungskraft und deren Mitarbeiter, bei welchem Übereinkünfte über Ziele und deren Erreichung erarbeitet werden. Diese gehen in die Zielvereinbarung ein. Im Jahresgespräch können, abseits des Arbeitsalltags, Inhalte besprochen werden, die eine zielorientierte Zusammenarbeit unterstützen und fördern. Zu den Merkmalen eines solchen Jahresgespräches gehört, außer der Vertraulichkeit, eine gute Vorbereitung, eine festgelegte Gesprächsstruktur und Dokumentation, die regelmäßige Durchführung sowie die Vereinbarung von Zielen.[3]

Im Jahres- Mitarbeitergespräch werden im Grunde drei Gesprächs-anlässe zusammengefasst. Das ist zum einen das Beurteilungs-gespräch, welches auf der Basis vorangegangener Zielvereinbarungen stattfindet, weiterhin das Förder- und Entwicklungsgespräch und schließlich auch das Zielvereinbarungsgespräch für das Folgejahr.[4] Das Gespräch, bei dem Vorgesetzter und Mitarbeiter in aller Ruhe ihre Zusammenarbeit reflektieren, das Aufgabengebiet und die sich daraus ergebenden Anforderungen betrachten und die gegenseitigen Interessen und Bedürfnisse abgleichen, findet auf Augenhöhe statt. Es handelt sich hierbei nicht um ein Gespräch über Geld, sondern vielmehr über Grundsätzliches wie Aufgaben, Handlungsspielraum und Verantwortung des Mitarbeiters, die Qualität der Zusammenarbeit oder auch erreichte Ergebnisse vereinbarter Entwicklungsmaßnahmen und die Planung von Weiterbildungs- und Entwicklungsmaßnahmen.[5]

„Ziel der Mitarbeitergespräche ist es, das Fähigkeits-, Leistungs- und Persönlichkeitspotenzial im Interesse der Mitarbeiter und im Interesse des Unternehmens zur Geltung zu bringen.“[6]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Inhalte des Jahres-Mitarbeitergesprächs[7]

Abhängig von der Perspektive - Geschäftsführung, Vorgesetzter oder Mitarbeiter - können sich die Ziele eines Mitarbeitergesprächs unterschiedlich darstellen bzw. an anderen Stellen auch überschneiden. So sind der optimale Einsatz der Mitarbeiter und das Gespräch als tatsächliche Grundlage für eine leistungsbezogene Vergütung aus Sicht der Geschäftsleitung primäre Ziele. Hinzu kommen die gezielte Fort- und Weiterbildung bzw. Personalentwicklung der Mitarbeiter, sowie die Verbesserung der Atmosphäre durch Transparenz und Offenheit. Darüber hinaus soll das „Hochloben“ und auch das „Herunterdrücken“ durch schriftliche Beurteilungen im vermieden werden. Davon abweichend sind die Ziele aus der Sicht der Führungskräfte. Lediglich bei der Verbesserung der Atmosphäre stimmen die Prioritäten überein. Für die Führungskräfte sind das Erkennen und gezieltes Fördern von Mitarbeiterpotenzialen wichtiger. Weiterhin geht es Ihnen um eine erhöhte Mitarbeitermotivation und, daraus resultierend, eine erhöhte Leistungsbereitschaft und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter. Deren Ziele wiederum unterscheiden sich von denen der Vorgesetzten insbesondere darin, dass sie Rückmeldung und Anerkennung wünschen sowie eine verbesserte, direkte Kommunikation mit dem Vorgesetzten. Weitere Ziele der Mitarbeiter sind Fairness, Offenheit und Transparenz aber auch das Aufzeigen eigener Entwicklungsmöglichkeiten durch die Vorgesetzten und eine gezielte Förderung.[8]

Optimale Mitarbeiterziele sind die Ziele, die das Unternehmen anhand der Unternehmensvision und Unternehmensmission festgelegt hat und die dann über die verschiedenen Hierarchieebenen jeweils auf die einzelnen Beschäftigten herunter gebrochen werden.[9]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Herunterbrechen von Zielen[10]

2.2. Das Jahres-Mitarbeitergespräch als Bestandteil der Unternehmensplanung

Um die Beschäftigten in die übergeordneten Ziele des Unternehmens einzubinden, sollte bei den Jahres-Mitarbeitergesprächen so vorgegangen werden, dass Mitarbeitergespräche immer mit der nächstfolgenden Ebene geführt werden. Die Geschäftsleitung spricht mit ihrer nachgeordneten Führungsebene. Sie bewertet die im vorangegangenen Zeitraum erbrachten Leistungen und legt die neuen Ziele für die kommende Periode fest. Um die Zielvorgaben der Geschäftsleitung zu erfüllen, führen die Führungskräfte ihrerseits Mitarbeitergespräche durch, in denen sie mit den Beschäftigten verbindliche Absprachen treffen. Nach diesem Muster wird dann in den nachfolgenden Mitarbeiterebenen ebenfalls verfahren. Innerhalb weniger Wochen können so die Gespräche alle Mitarbeiterebenen in sämtlichen Unternehmensbereichen durchlaufen. Durch die kurzfristige Information aller Beschäftigten über die wichtigsten Ziele des Unternehmens für den kommenden Zeitraum, steigt der Konkretisierungsgrad der Unternehmensziele. Es ist für jeden Einzelnen gut erkennbar und nachvollziehbar, welchen Beitrag er an seinem Arbeitsplatz erbringen muss, um die Unternehmensziele zu erreichen und kann in diesem Zusammenhang seiner Führungskraft Rückmeldung über die Realisierbarkeit von Zielen geben.[11]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb.3: Das Kaskadenmodell von Mitarbeitergesprächen (MAG)[12]

2.3. Die Vorteile des Jahres-Mitarbeitergesprächs

Richtig umgesetzt bringt das Jahres-Mitarbeitergespräch den Beschäftigten eine Reihe von Vorteilen. Das gilt für die Erfüllung ihrer Aufgaben ebenso, wie das Verhältnis gegenüber ihrem Vorgesetzten. Im Rahmen des Gesprächs erhalten sie eine Bestätigung ihrer bisherigen Leistungen und darüber hinaus klare Aussagen zu bestehenden Stärken und Schwächen. Anhand konstruktiver Kritik können die Mitarbeiter Verbesserungsmöglichkeiten erarbeiten und erhalten dabei Rat und Unterstützung vom Vorgesetzten. Von ihm bekommen sie Hinweise für die Verbesserung ihrer Fähigkeiten, für die berufliche Zukunftsplanung sowie auch konkrete Vorschläge für die Entwicklung der eigenen Karriere. In dem Gespräch werden für die kommende Periode verbindliche Ziele mit dem Vorgesetzten vereinbart. Zudem erhalten die Beschäftigten an dieser Stelle die Möglichkeit, in einer offenen und partnerschaftlichen Atmosphäre, ihre eigenen Vorstellungen für Veränderungen am Arbeitsplatz klar zu formulieren.

Dem Vorgesetzten ermöglicht das jährliche Gespräch mit den Mitarbeitern eine Bewertung ihrer bisherigen Leistung auf der Grundlage gemeinsam festgelegter Beurteilungskriterien. Dabei bekommt er wichtige Informationen über die Einstellung zu bestimmten Sachverhalten und lernt die Anschauungen und Einschätzungen der Beschäftigten besser kennen. Wenn der Vorgesetzte die Gelegenheit gut nützt und im Gegenzug seine eigenen Vorstellungen unterbreitet, können Differenzen und Missverständnisse von vornherein vermieden werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Vorgesetzte Aufschluss darüber bekommt, wie die Verfassung und Motivation seiner Mitarbeiter sind, ob sie zufrieden sind und weitere atmosphärische Aspekte. Solche Informationen sind im Arbeitsalltag kaum zu gewinnen. Ein weiterer Vorteil besteht in der Gewinnung eines Einblicks in die Zukunftsplanung der Mitarbeiter. Ein offenes Gespräch darüber fördert das gegenseitige Verständnis und Vertrauen und bietet dem Vorgesetzten darüber hinaus die Möglichkeit die Pläne der Mitarbeiter bei der strategischen Personalplanung zu berücksichtigen.

Doch auch dem Unternehmen selbst entstehen durch die regelmäßigen Mitarbeitergespräche Vorteile. So bewirken sie etwa eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Vorgesetzten und Mitarbeitern und führen damit zu einer verbesserten Arbeitsqualität sowie Steigerung der Arbeitsergebnisse im gesamten Unternehmen, die daraus resultiert, dass jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Fähigkeiten und Potenziale gezielt berücksichtigt wird. Dementsprechend kann jeder Beschäftigte seinen ganz eigenen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten und dort eingesetzt werden, wo er sein Know-how und seine Neigungen bestmöglich einbringen kann. Dazu gehört es, regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche der Leistung, Qualifikation und auch Vorstellungen der Mitarbeiter den jeweiligen Erfordernissen gegenüber zu stellen. Dabei zählt vor allem auch der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, der für jedes Unternehmen von großer Bedeutung ist und maßgeblich zum Erfolg beiträgt.[13]

[...]


[1] Vgl. Gajdacz, Winkler, Hofbauer, 2004, S.2

[2] Vgl. http://www.job-pages.de/pdf-recht/2-mitarbeitergespr.pdf (abgerufen am 23.06.2013)

[3] Vgl. http://jahresgespraech.univie.ac.at/definition-des-jahresgespraechs/ (abgerufen am 25.06.2013)

[4] Mentzel, Grotzfeld, Haub, 2012, S. 70

[5] Vgl. http://www.vdma.org/documents/105628/0/Leitfaden+Mitarbeitergespr%C3%A4ch+f%C3%BCr+F%C3%BChrungskr%C3%A4fte/1c90587e-9970-4f08-b0d7-de119050fc42 (abgerufen am 25.06.2013)

[6] http://www.business-wissen.de/handbuch/mitarbeitergespraech/die- (abgerufen am 25.06.2013)

[7] Gajdacz, Winkler, Hofbauer, 2004, S. 4

[8] vgl. http://www.managementpraxis.ch/praxistipp_view.cfm?nr=3839 (abgerufen am 25.06.2013)

[9] Vgl. Proske, Reiff, 2012, S. 18

[10] Proske, Reiff, 2012, S. 18

[11] Vgl. Gajdacz, Winkler, Hofbauer, 2004, S.7

[12] Gajdacz, Winkler, Hofbauer, 2004, S.7

[13] Vgl. Gajdacz, Winkler, Hofbauer, 2004, S. 10ff.

Details

Seiten
28
Jahr
2013
ISBN (eBook)
9783656473091
ISBN (Buch)
9783656473336
Dateigröße
1 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v230880
Institution / Hochschule
Middlesex University in London
Note
1,0
Schlagworte
Jahresgespräch Mitarbeitergespräch Vorbereitung Mitarbeitergespräch Durchführung Mitarbeitergespräch Nachbereitung Mitarbeitergespräch Mitarbeiterjahresgespräch Jahresmitarbeitergespräch Anleitung Mitarbeitergespräch

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