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Aktuelle Methoden, Werkzeuge und Tendenzen in der Angebotsbearbeitung in der Investitionsgüterindustrie

Seminararbeit 2004 60 Seiten

BWL - Beschaffung, Produktion, Logistik

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen der Angebotsbearbeitung
2.1 Angebotsbearbeitung im Überblick
2.1.1 Situation der Angebotsbearbeitung
2.1.2 Begriffliche Abgrenzung
2.1.3 Inhalt, Form und Umfang von Angeboten
2.1.4 Aufgaben und Ziele der Angebotsbearbeitung
2.2 Prozessuale Betrachtung der Angebotsbearbeitung
2.2.1 Ablauf der Angebotsbearbeitung
2.2.2 Analysemethode IDEF0
2.3 Einflussfaktoren der Angebotsbearbeitung
2.3.1 Rahmenbedingungen
2.3.2 Besondere Bedingungen im Maschinen- und Anlagenbau
2.3.3 Auswirkungen auf die Angebotsbearbeitung
2.4 Anforderungen an die Angebotsbearbeitung

3. Methoden der Angebotsbearbeitung
3.1 Anfrageerfassung
3.2 Anfragebewertung
3.3 Konzeption der technischen Lösung
3.3.1 Baukastenverfahren und Variantenprinzip
3.3.2 Verschlüsselungsmethoden und Klassifizierungsverfahren
3.4 Verfahren und Hilfsmittel zur Lieferterminbestimmung
3.4.1 Durchlauforientierte Terminierungsverfahren
3.4.2 Kapazitätsorientierte Terminierungsverfahren
3.4.3 Kombinierte Terminierungsverfahren
3.5 Methoden der Kalkulation und Preisbestimmung
3.5.1 Angebotskalkulation
3.5.2 Preisfindung und Preisbestimmung
3.6 Hilfsmittel zur Erstellung der Angebotsunterlagen

4. Werkzeuge der Angebotsbearbeitung
4.1 CAS-Systeme
4.2 Bedarfsanalysesysteme
4.3 Produktauswahlsysteme
4.3.1 Elektronische Produktkataloge
4.3.2 Know-how-Datenbanken
4.3.3 Konfigurationssysteme
4.4 Expertensysteme
4.5 Preisgestaltungssysteme

5. Tendenzen der Angebotsbearbeitung
5.1 Tendenzen der Organisationsgestaltung
5.2 Offer-Screening
5.3 Fallbasierter Zugriff auf historische Geschäftsvorfälle
5.3.1 GSCC-Ansatz
5.3.2 CARE-OF-Ansatz
5.3.3 Vor- und Nachteile der beiden Methoden
5.4 Internetbasierte Angebotserstellung
5.5 Softwarelösung „KONFEX“ des Anbieters „Planware“

6. Schlussbemerkung

Literaturverzeichnis

Anhang
Anhang 1
Anhang 2

Eidesstattliche Erklärung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Rationalisierungsstrategien in der Angebotsbearbeitung

Abbildung 2: Wechselbeziehungen zwischen Markt und Unternehmen.

Abbildung 3: Komponenten eines Angebotes

Abbildung 4: Charakteristika eines Kontaktangebotes

Abbildung 5: Charakteristika eines Richtpreisangebotes

Abbildung 6: Charakteristika eines Festpreisangebotes

Abbildung 7: Aufgaben der Angebotsbearbeitung

Abbildung 8: Einzelziele der Angebotsbearbeitung

Abbildung 9: Charakteristik des Prozesses der Angebotsbearbeitung.

Abbildung 10: Darstellung von Tätigkeiten und ihren Dateneinflüssen in IDEF0

Abbildung 11: Einflussfaktoren des Maschinen- und Anlagenbaus

Abbildung 12: Anforderungen an die Angebotsbearbeitung

Abbildung 13: Grundkomponenten eines Klassifikationssystems

Abbildung 14: Überblick über die Methoden der Angebotskalkulation

Abbildung 15: Klassifizierung von Werkzeugen zur Angebotserstellung

Abbildung 16: Klassifizierung von Produktauswahlsystemen

Abbildung 17: Erfüllung der Anforderungen an die Angebotsbearbeitung durch Konfiguratoren

Abbildung 18: Prinzipieller Aufbau eines Expertensystems

Abbildung 19: Vor- und Nachteile des GSCC- und CARE-OF-Ansatzes

Abbildung 20: Online - Auftragsabwicklung mit Produktkonfigurator

Abbildung 21: Angebotserstellung durch Angebotskonfigurator „KONFEX“

1. Einleitung

Eine zunehmende Globalisierung der Märkte, immer kürzer werdende Innovations- und Produktlebenszyklen und ein in weiten Teilen gesättigter Käufermarkt führen in der Investitionsgüterindustrie zu wachsendem Konkurrenzdruck.[1]

Die Angebotsbearbeitung erhält dabei heute eine immer stärkere Bedeutung, da ein schnell erstelltes, die Kundenanforderungen exakt erfüllendes und technisch korrektes Angebot entscheidende Wettbewerbsvorteile mit sich bringen kann.[2]

Der Angebotsbearbeitung, als wichtiger Phase im Akquisitionsprozess, kommt mit zunehmender Kundenorientierung eine Schlüsselrolle zu, da sie die Aufgabe hat, den Kundenwunsch präzise zu erfassen, eine individuelle Problemlösung zu entwickeln und das Leistungspaket des Unternehmens zu präsentieren.

Die Qualität der Angebote gewinnt durch steigende Kundenorientierung und die Intensivierung des Wettbewerbes für die Akquisition von Neukunden an Bedeutung. Die Erstellung von genau auf die individuellen Kundenanforderungen zugeschnittenen, qualitativ hochwertigen Angebote ist mit hohen Kosten verbunden und erfordert eine längere Bearbeitungszeit.[3]

Damit der Anbieter wettbewerbsfähig bleibt, d.h. einerseits die Erwartungen des Kunden durch ein – bezogen auf technische Inhalte und Preis – attraktives Angebot erfüllt, dabei aber gleichzeitig die Vertriebskosten in einem tragbaren Rahmen hält, muss er sämtliche angebots-relevanten Prozesse effizient und effektiv gestalten. Effizient heißt im Kontext der Angebots-erstellung, das Verhältnis von Aufwand zu Kosten zu minimieren und effektiv bedeutet, die Wirksamkeit der Angebote zu steigern und damit eine möglichst hohe Auftragsrate zu erzielen.[4] In Unternehmen der Investitionsgüterindustrie liegt die Umwandlungsrate von Angeboten häufig unter 5%. Die Anzahl von Angeboten, die in Aufträge umgewandelt werden, bestimmt die Auftragslage und damit die Ertragssituation des Unternehmens entscheidend. Folglich nimmt die Angebotsbearbeitung eine wichtige Rolle innerhalb der Unternehmensprozesse ein.[5]

Auf Grund dieser Entwicklung ist es Ziel der Angebotsbearbeitung als Teil des Vertriebes, den Zielkonflikt zwischen Qualitätsverbesserung der Angebote einerseits und der Zeit- und Kostenminimierung bei der Angebotserstellung andererseits durch geeignete Maßnahmen zu lösen.

Im Zuge dieser Seminararbeit wird zuerst näher auf die Grundlagen der Angebotsbearbeitung eingegangen. Im Anschluss werden aktuelle Methoden, Werkzeuge und Tendenzen der Angebotsbearbeitung dargestellt, die helfen, den oben genannten Zielkonflikt, zu lösen.

2. Grundlagen der Angebotsbearbeitung

2.1 Angebotsbearbeitung im Überblick

Unternehmen mit auftragsgebundener Produktion fertigen auf Basis eines Kundenauftrages, dem ein individueller Bedarf zu Grunde liegt. Diese Unternehmen, die der Einzel- und Kleinserienfertigung zugeordnet werden, sind meist in der Investitionsgüterindustrie anzutreffen und dabei besonders im Maschinen- und Anlagenbau. Das Hauptunterscheidungs-merkmal zur Serienfertigung besteht im direkten Kontakt zum Kunden und dessen Einfluss auf innerbetriebliche Abläufe und Tätigkeiten. Die Angebotserstellung in Unternehmen mit auftragsgebundener Produktion umfasst die Erarbeitung eines auf die individuelle Problemstellung eines Anfragers angepassten Lösungsvorschlages und dessen Dokumentation in einer Form, die dem Anfrager eine Beurteilung der angebotenen Leistung erlaubt.[6]

2.1.1 Situation der Angebotsbearbeitung

Die zunehmende Verschärfung des internationalen Wettbewerbes bewirkt in der Angebots-bearbeitung eine steigende Anzahl abzugebender Angebote, eine Zunahme des Umfanges kundenspezifischer Forderungen an das gewünschte Produkt und die Forderung nach Erweiterung des angebotenen Leistungsumfanges.

Er gibt jedoch im Bereich der Angebotserstellung für komplexe Investitionsgüter eine Vielzahl von Schwachstellen, wie:

- schlechter Informationsfluss innerhalb des Vertriebes, der sich durch fehlende konsistente Datenhaltung auszeichnet bzw. diese nicht zufrieden stellend realisiert
- fehlende Kundenunterstützung im Bereich der Wirtschaftlichkeitsrechnung, Finan-zierungsberatung und Alternativenbewertung
- beim Planungsprozess, bei dem der Vertriebsingenieur bei seinen Aufgaben nur wenig auf rechnergestützte Werkzeuge zurückgreifen kann
- mangelnde Automatisierung in der Angebotsbearbeitung, die z.B. das Erstellen und Modifizieren der Angebotsunterlagen erheblich erschwert und aufwendiger gestaltet[7]

Um jedoch die Wettbewerbsfähigkeit des jeweiligen Unternehmens zu sichern, sollte besonderes Augenmerk auf folgende Zielsetzungen gelegt werden:

- Kostenreduzierung
- Reduzierung der Bearbeitungszeit für Angebote
- Verbesserung der Angebotsqualität
- Verbesserung der Flexibilität bei der Angebotserstellung
- Schneller Zugriff auf vorhandene Informationen

Der Kostenreduzierung wird hierbei eine Schlüsselrolle zugeordnet, wobei Maßnahmen zur Kostensenkung unter dem Begriff der Rationalisierung zusammengefasst werden.[8]

In der folgenden Abbildung werden Rationalisierungsstrategien im Bereich der Angebotsbearbeitung dargestellt. Für den Fall, dass komplexe Produkte der Kleinserien- und Einzelfertigung mit hohen Anteilen an kundenspezifischen Bestandteilen gefertigt werden, ist eine durchgängige Automatisierung i.d.R. nicht möglich bzw. nicht wirtschaftlich. Verbesserungen sind hier nur durch Rationalisierung von Teilaufgaben und durch veränderte Abläufe zu erreichen. Dazu gehören z.B. die Mitnutzung von Hilfsmitteln und Systemen für einzelne Bereiche, die Integration vorhandener DV-Systeme und deren Nutzung für die Kommunikation.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 Rationalisierungsstrategien in der Angebotsbearbeitung[9]

2.1.2 Begriffliche Abgrenzung

Bei der Angebotsbearbeitung geht es um die Prüfung der Realisierbarkeit von Kundenanfragen und das Unterbreiten eines Angebotes für den Kunden.

Unter einem Angebot wird die Gesamtheit aller Waren und Dienstleistungen verstanden, die auf den Markt abgesetzt werden sollen. Es stellt zugleich den Antrag zum Abschluss eines Vertrages dar, dessen wesentlicher Gegenstand die Lieferung eines Produktes ist.[10]

Im Kontext mit der Angebotsbearbeitung wird Angebot definiert als „verbindliche, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt gültige Erklärung des anbietenden Unternehmen über Leistungen (Sach- und Dienstleistungen) und Bedingungen, bei deren Bestätigung der Anbieter bereit ist, einen Auftrag zur Erbringung der Leistungen anzunehmen“.[11]

Zeitlich beginnt die Angebotsbearbeitung mit dem Eingang der Anfrage und endet im positiven Fall mit der Auftragserteilung. Sollte es zu keinem Abschluss kommen, ist die Bearbeitungsphase mit der Absage des Kunden beendet. Diesen Abschnitt sind innerhalb der Investitionsgüterindustrie oftmals weitere Phasen vorgelagert. Als Beispiel seien die Akquisitionsphase aus Anbietersicht und aus Sicht des Anfragenden die Informationsphase zu nennen. Die Phase der Auftragsbearbeitung ist der Angebotsbearbeitung zeitlich nachgelagert und beginnt mit dem Eingang des Auftrages.[12]

Die Angebotsbearbeitung ist Bestandteil eines komplexen Gefüges zwischen Markt und Unternehmen, was in folgender Abbildung verdeutlicht wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 Wechselbeziehungen zwischen Markt und Unternehmen

Auf Marktebene ist die Angebotsbearbeitung ein wichtiges Element im Akquisitionsprozess, um einen latenten Kunden als aktiven Kunden zu gewinnen. Auf Unternehmensebene stellt die Angebotsbearbeitung einen wichtigen Arbeitsschritt im Produktentstehungsprozess dar.[13]

Neben der Einordnung der Angebotsbearbeitung in das Umfeld des Leistungserstellungs-prozesses des Unternehmens sind Schnittstellen zu anderen Unternehmensfunktionen, wie z.B. das Rechnungswesen, die Fertigung / Montage, die Beschaffung und die Entwicklung als Informationsquellen für die Angebotserstellung von besonderer Bedeutung.[14]

2.1.3 Inhalt, Form und Umfang von Angeboten

Ein Angebot enthält i.d.R. die dokumentierte technische Problemlösung, den Angebotspreis, Angaben über Gewährleistung und Konditionen, den Liefertermin sowie unter Umständen ein Finanzierungsangebot bzw. weitere Dienstleistungen.[15]

Die folgende Darstellung verdeutlicht die Komponenten eines Angebo tes näher.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 Komponenten eines Angebotes[16]

Bei der Erstellung eines Angebots werden nicht in jedem Fall sämtliche Komponenten in der gleichen Ausführlichkeit berücksichtigt und dargestellt.[17]

Da mit der Angebotserstellung erhebliche Kosten verbunden sind, ist es sinnvoll, entsprechend der Auftragswahrscheinlichkeit eine definierte Angebotsform zu wählen. Hierbei werden drei Angebotsformen unterschieden:[18]

- Kontaktangebot,
- Richtangebot und
- Festangebot.

Mit dem Kontaktangebot erhält der Kunde erste Angaben bezüglich der grundsätzlichen Ausführung der angefragten Erzeugnisse, die meist in standardisierter Form (Prospekte, Musterpläne) bei Unternehmen vorliegen. Es dient als Diskussionsgrundlage zur Vorauswahl der gewünschten Technologie oder zur Einplanung eines Budgets für die nächste Investitionsperiode. Die Preisstellung ist meist exemplarisch und orientiert sich an ähnlich gelieferten Ausführungen. Mit zunehmender Realisierungswahrscheinlichkeit wird der Angebotsaufwand gesteigert und es erfolgt der Übergang zu einer detaillierteren Form.

Das Richtangebot enthält bereits eine auf den Bedarfsfall zugeschnittene Lösung mit kurzer technischer Beschreibung, die noch Toleranzen in der Ausführung zulässt. Die Preisstellung besteht i.d.R. aus dem Pauschalpreis für das Gesamtprojekt. Bei komplexen und umfangreichen Anlagen werden Hauptgruppenpreise genannt.

Die ausführlichste Angebotsform mit präzisen Angaben über technische Ausführung, Preise und Liefertermine stellt schließlich das Festangebot dar.[19]

Der Detaillierungsgrad, die Genauigkeit und Verbindlichkeit bezüglich Preis und Liefertermin und damit der Bearbeitungsaufwand nehmen vom Kontaktangebot zum Festangebot hin zu.[20]

In den folgenden Abbildungen werden die Angebotsformen ihren Angebotsinhalten gegenübergestellt.[21]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4 Charakteristika des Kontaktangebotes

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5 Charakteristika des Richtpreisangebotes

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6 Charakteristika des Festpreisangebotes

2.1.4 Aufgaben und Ziele der Angebotsbearbeitung

Aufgaben der Angebotsbearbeitung[22]

Im Bereich der Investitionsgüterindustrie und besonders im Maschinen- und Anlagenbau können die Aufgaben der Angebotsbearbeitung drei Phasen, der Angebotsvorbereitung, Angebotserstellung und Angebotsnachbereitung, zugeordnet werden. Die einzelnen Aufgaben der drei Phasen lauten wie folgt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 7 Aufgaben der Angebotsbearbeitung

Ziele der Angebotsbearbeitung

Primäres Ziel der Angebotsbearbeitung ist die effiziente und erfolgreiche Bearbeitung von Kundenanfragen. Unter Effizienz wird dabei die Minimierung der Kosten, die auf Grund der Erstellung der Angebote auf die akquirierten Aufträge verrechnet werden müssen, verstanden. Andererseits muss die Ausgestaltung des Angebotes den Kundenanforderungen genügen.[23]

Nachfolgend wird auf die einzelnen Ziele im Detail eingegangen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 8 Einzelziele der Angebotsbearbeitung[24]

2.2 Prozessuale Betrachtung der Angebotsbearbeitung

In den folgenden zwei Unterpunkten wird einerseits der Prozess mit dessen Prozessschritten und Charakteristika dargestellt und andererseits die Analysemethode IDEF0, die als wissenschaftliches Beschreibungsmodell verwendet wird, vorgestellt.

2.2.1 Ablauf der Angebotsbearbeitung

Der Prozess Angebotsbearbeitung ist durch eine Input-Output-Beziehung gekennzeichnet.

Unter Input werden Vorgaben wie Ereignisse oder Situationen verstanden, die den Prozess auslösen.[25]

Auslösungsfaktoren des Prozesses können sein:[26]

- Auslösung durch eine Anfrage
- gekennzeichnet durch direkten Kundenbezug während des gesamten Leistungserstellungsprozesses
- Problemlösung wird anhand der spezifischen Kundenanforderungen bestimmt
- Auslösung durch eine Ausschreibung der öffentlichen Hand
- direkter Kundenbezug
- fehlende Veränderlichkeit der Problemstellung sowie strengerer zeitlicher Rahmen der Angebotsbearbeitung
- Auslösung auf Grund eines internen Anstoßes
- Initiierung des Leistungserstellungsprozesses erfolgt indirekt durch aktuelle Gegeben-heiten des Absatzmarktes
- kein direkter Kundenbezug
- Produktentwicklung und –angebot für anonyme Käufergruppen auf Grund unternehmensinterner Marktanalysen und –prognosen

Unter Output werden die Ergebnisse verstanden, die aus den Prozessvorgaben generiert wurden.

In der folgenden Abbildung sind die einzelnen Schritte des Prozesses seinen charakteristischen Merkmalen gegenübergestellt. Als Input wird hierbei eine im Unternehmen eingetroffene Kundenanfrage vorausgesetzt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 9 Charakteristik des Prozesses der Angebotsbearbeitung[27]

2.2.2 Analysemethode IDEF0

Zur Analyse und Beschreibung des Ablaufs bzw. der Vorgehensweise bei der Angebots-bearbeitung in Unternehmen der Investitionsgüterindustrie bietet sich die Nutzung eines wissenschaftlichen Beschreibungsmodells, der Analyse- und Darstellungsmethode IDEF0 (gesprochen „IDEF-Null“), an.[28]

IDEF0 ist ein graphisches Beschreibungsmittel zur analytischen Strukturierung eines Unternehmens. Als Darstellungsmittel werden Boxen und Pfeile benutzt. Boxen stellen Aktivitäten, wie z.B. Tätigkeiten und Funktionen dar. Die Pfeile, die das Zusammenwirken der Boxen über Daten darstellen, können in Kategorien von Pfeilen (in folgender Abbildung anschaulich dargestellt) eingeteilt werden:

- Input of activities = Eingabepfeile, die der Box (Aktivität) Daten zuführen, die bearbeitet und somit verändert werden z.B. Rohmaterialien, Anfragen usw.
- Controls or constrain on activities = Randbedingungen und Steuerinformationen z.B. Wettbewerbssituation, Firmenstrategie, Kundenreaktionen usw.
- Mechanism which support activities = Hilfsmittel zur Funktionsdurchführung z.B. Kalkulations-, Preis-, Textmodule usw.
- Output of activities = Ausgabepfeile (Ausgangsinformationen) z.B. Lösungskonzept, Angebot, Absage usw.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 10 Darstellung von Tätigkeiten und ihren Dateneinflüssen in IDEF0

Einen schnellen Überblick über den betrachteten Funktionskomplex bietet die graphische Baumstruktur, die im Anhang 1 am Beispiel der Angebotsbearbeitung dargestellt werden soll.

[...]


[1] Vgl. Möhringer 1998, S.1

[2] Vgl. Koch 1994, S.1

[3] Vgl. Nietsch 1996, S.2

[4] Vgl. Krömker 2000, S.1

[5] Vgl. Suttrop 1992, S.1

[6] Vgl. VDI-Gesellschaft 1983, S.3f

[7] Vgl. Koch 1995, S.15ff

[8] Vgl. VDI-Gesellschaft 1983, S.40

[9] Vgl. VDI-Gesellschaft 1999, S.17

[10] Vgl. Möhringer 1998, S.8

[11] Vgl. Suttrop 1992, S.10

[12] Vgl. Nietsch 1996, S.13f

[13] Vgl. Möhringer 1998, S.10f

[14] Vgl. Koch 1995, S.12f

[15] Vgl. Möhringer 1998, S.9

[16] Vgl. VDI-Gesellschaft 1983, S.12ff

[17] Vgl. Nietsch 1996, S.10f

[18] Vgl. Suttrop 1992, S.10ff

[19] Vgl. Möhringer 1998, S.18f

[20] Vgl. Suttrop 1992, S.10

[21] Vgl. Krömker 2000, S.9f

[22] Vgl. Suttrop 1992, S.12ff

[23] Vgl. Koch 1994, S.13f

[24] Vgl. Möhringer 1998, S.54ff

[25] Vgl. Wilhelm 2003, S.1f

[26] Vgl. Nietsch 1996, S.16ff

[27] Vgl. Wilhelm 2003, S.104ff

[28] Vgl. VDI-Gesellschaft 1999, S.27ff

Details

Seiten
60
Jahr
2004
ISBN (eBook)
9783638269247
Dateigröße
787 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v23917
Institution / Hochschule
Hochschule Merseburg – Fachbereich Wirtschaftswissenschaften
Note
1,0
Schlagworte
Aktuelle Methoden Werkzeuge Tendenzen Angebotsbearbeitung Investitionsgüterindustrie

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