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Organisationsformen der Öffentlichen Verwaltung

Diplomarbeit 2011 38 Seiten

Organisation und Verwaltung - Sonstiges

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Theoretische Grundlagen

3. Prozess der Arbeitsteilung in der Öffentlichen Verwaltung
3.1 Formen der Arbeitsteilung
3.2 Folgen, Auswirkungen und Chancen der Arbeitsteilung

4. Aufbau- und Ablauforganisation in der Öffentlichen Verwaltung
4.1 Formen der Aufbauorganisation
4.2 Organisationspläne
4.3 Weiterentwicklung und Veränderung des Organisationsverständnisses
4.4 Formen der Ablauforganisation
4.5 Möglichkeiten der Verbesserung

5. Diskussion

6. Fazit

Literaturverzeichnis

Versicherung

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Formen der Arbeitsteilung und Spezialisierung

Abbildung 2: Das organisatorische Optimum

Abbildung 3: Übergang von der Aufgabenstruktur zur Organisationsstruktur

Abbildung 4: Verwaltungsaufbau bei Verwendung der (Ein-)Linien-Organisation

Abbildung 5: Verwaltungsaufbau bei Verwendung der Stab-Linien-Organisation

Abbildung 6: Verwaltungsaufbau bei Verwendung der Mehr-Linien-Organisation

Abbildung 7: Dezernatsverteilungsplan der Stadt Aachen

Abbildung 8: Fachverantwortung und Ressourcenverantwortung

1. Einleitung

Die vorliegende Diplomarbeit soll einen Überblick darüber geben, wie die Öffentliche Verwaltung organisiert sein sollte und organisiert ist. Hierbei stellt sich die Frage, warum Organisation in der Öffentlichen Verwaltung überhaupt erforderlich ist.

Der Außenstehende könnte die Auffassung vertreten, dass es ausreichend sein müsste, wenn sich alle Mitarbeiter auf ihr eigenes Sachgebiet konzentrieren und dieses konsequent abarbeiten. Hiernach könnte der Eindruck entstehen, dass weitere beziehungsweise übergreifende organisatorische Maßnahmen nicht erforderlich sind und somit personelle Ressourcen in der Öffentlichen Verwaltung eingespart werden könnten. Hierzu muss jedoch vorweggenommen werden, dass die Organisation einen Grundbaustein für das Arbeiten in der Öffentlichen Verwaltung darstellt. Dies begründet sich durch die existierende Arbeitsteilung, Zweck der Organisation ist die Sicherstellung der verfolgten Ziele durch eine bestmögliche Koordination der mittels Arbeitsteilung zu erfüllenden Aufgabe.[1]

Bei einer nicht organisierten Verwaltung besteht die Gefahr, dass die vorhandene Arbeitsteilung nicht zum notwendigen Erfolg führt. Es besteht das Risiko, dass die Arbeit der vielen einzelnen Sachbearbeiter nicht produktiv zusammengefügt werden kann. Wenn sich alle Personen nur auf ihr eigenes Sachgebiet konzentrieren, keine übergeordnete Stelle die Einzelarbeiten überwacht und sich alle auf jemand anderes verlassen, ohne genau zu wissen, wer für was zuständig ist, dann ist fraglich, ob die verfolgten Ziele erreicht werden können. Vordergründig ist bei der Organisation die Sicherstellung von Effizienz und Kontinuität, einer auf Dauer ausgerichteten Struktur. Nur so kann ein zielgerichtetes und fortschreitendes Zusammenarbeiten der diversen Mitarbeiter langfristig zum Erfolg führen.[2]

Aufgrund der beruflichen Tätigkeit des Autors beim Gebäudemanagement der Stadt Aachen sind ihm die Organisationsstrukturen der Öffentlichen Verwaltung bestens vertraut und stellen für ihn ein stets aktuelles Thema dar. Zwar können sich mit der Zeit die angewendeten Formen der Organisation und weitere Merkmale dieser ändern, die Organisation an sich jedoch wird stets ihren Platz in der Öffentlichen Verwaltung einnehmen.

Ziel dieser Arbeit ist aber nicht nur die Frage zu beantworten, weshalb Organisation in der Öffentlichen Verwaltung erforderlich ist, sondern auch die einzelnen Organisationsformen zu definieren und anhand von Vor- und Nachteilen voneinander zu unterscheiden.

Zunächst erörtert diese Arbeit die theoretischen Grundlagen der Organisationsformen der Öffentlichen Verwaltung und erklärt darüber hinaus den Prozess der Arbeitsteilung. Im weiteren Verlauf der Arbeit wird die Aufbau- und Ablauforganisation ausführlich dargestellt. Anhand von Beispielen soll begutachtet werden, welche Formen in der heutigen Zeit regelmäßig zur Anwendung kommen und welche in der aktuellen Praxis eher vernachlässigt werden. Durch kritische Auseinandersetzung mit der üblichen Anwendung von Organisation soll zudem untersucht werden, ob die Arbeitsteilungen, Organisationsformen und weiteren Prozesse sinnvoll durchgeführt werden. Es ist daher nicht nur zu prüfen, welche Organisationsformen in der Öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden, die für die Erfüllung der jeweiligen Ziele dienen sollen. Vielmehr muss auch kritisch begutachtet werden, ob zu viel Organisation am Ende mehr zu Nach- als zu Vorteilen führt. Im Anschluss wird innerhalb einer Diskussion das Ergebnis der Forschungsfrage reflektiert und im Bereich des Fazits zusammengefasst.

2. Theoretische Grundlagen

Die vielseitige Öffentliche Verwaltung hat eine breite Leistungspalette, welche von der Müllabfuhr, Steuereinziehung bis hin zur Inhaftierung von Kriminellen reicht. Die von der Verwaltung angebotenen Güter werden in den allermeisten Fällen von keinem privaten Mitbewerber angeboten, weshalb sich die Preise selten nach dem Markt richten und oftmals nicht als kostendeckend einzustufen sind. Zielsetzung ist die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, wobei hier zwischen den Hauptaufgaben Leistung (für den Bürger) und Hoheit (kraft öffentlichen Rechts) unterschieden wird. Die Verwaltung kann immer nur dann tätig werden, wenn sie durch einen Auftrag des Gesetzgebers, also durch eine Handlungsgrundlage, hierzu ermächtigt worden ist. Ziel dieses so genannten Legalitätsprinzips ist der Schutz vor Willkür. Die Vorbereitung, Ausarbeitung und Umsetzung von Gesetzen gilt daher als die Handlungsform der überwiegend aus Steuern und Abgaben finanzierten Öffentlichen Verwaltung.[3]

Bei der Organisation innerhalb der Öffentlichen Verwaltung werden verschiedene Begriffe unterschieden. Zunächst wird differenziert zwischen dem funktionalen und dem instrumentellen Organisationsbegriff. Unter der Organisation im funktionalen Sinn versteht man das Organisieren als Tätigkeit und als zu erfüllende Aufgabe. Die Organisation wird damit als betriebliche Funktion verstanden, dazu gehören die Beschaffung von Materialien, die Herstellung von Gütern sowie der Absatz der hergestellten Güter.[4] Die Organisation im instrumentellen Sinn versteht die Organisation als Werkzeug. Probleme, welche zunächst als unlösbar aufgefasst wurden, sollen anhand von Organisation so gestaltet werden, dass dies zur Lösung der Probleme führt. Hierunter fallen auch organisatorische Regelungen im Hinblick auf Dienstkleidung oder bei welcher Stelle der Mitarbeiter eine Krankmeldung einzureichen hat.[5] Aus diesen teils bewusst gestalteten und in Kraft gesetzten Regelungen ergibt sich der Begriff der formalen Organisation. Daneben besteht jedoch auch der Begriff der informalen Organisation. Dienstliche Informationen, auch von hoher Priorität, müssen nicht zwangsläufig schriftlich fixiert werden. Stattdessen können diese auch im kollegialen Bereich mündlich kommuniziert werden beziehungsweise sind als organisch gewachsen einzustufen.[6] Des Weiteren kann die Organisation auch als soziales System definiert werden, welches zielgerichtet orientiert und mit einer formalen Struktur ausgestattet ist. Als Beispiele dienen Firmen, Verwaltungen sowie private Vereine.[7] Die Verwaltung besteht nunmehr aus Organisationseinheiten. Hieraus ergibt sich der institutionelle Organisationsbegriff.

In der Gesamtheit der drei Begriffsarten ergibt sich ein klares Bild: Unter der funktionalen Organisation versteht man das Organisieren selbst, demnach die Entwicklung von Organisationsstrukturen. Der instrumentelle Organisationsbegriff, der die formalen und informalen Organisationsstrukturen impliziert, versteht eine vorhandene Organisation. Die Organisation im institutionellen Sinn beschreibt das „Sein“ einer Organisation, als ein zielgerichtetes soziales System mit formaler Struktur.[8]

3. Prozess der Arbeitsteilung in der Öffentlichen Verwaltung __________

Unter dem Prozess der Arbeitsteilung versteht man die Regelung, welcher Mitarbeiter für welchen Aufgabenbereich zuständig ist. Eine größere Aufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt, welche von verschiedenen Sachbearbeitern ausgeführt werden. Häufig ist die zu erledigende Arbeit zu komplex und zeitaufwendig oder sie verfügt über einen zu hohen Schwierigkeitsgrad. Auch die jeweiligen Fähigkeiten, Interessen und Arbeitstechniken der Mitarbeiter sind zu berücksichtigen.[9] Bei vielen Aufgabengebieten kann es darüber hinaus von Vorteil sein, wenn nicht alles durch eine Person erledigt wird, weil sonst die erforderliche Kontrolle nur schwer ermöglicht werden kann. Ein Folgeproblem der Arbeitsteilung ist die Koordination. Denn Arbeitsteilung setzt Abstimmung zwischen den Sachbearbeitern sowie gegebenenfalls verschiedenen Behörden voraus, welche aufeinander aufbauende Leistungen erbringen. Sollte zudem eine Abhängigkeit von einzelnen Tätigkeiten bestehen, so gerät der gesamte Arbeitsablauf ins Stocken, für den Fall, dass diese Tätigkeiten nicht beziehungsweise nicht richtig oder nicht rechtzeitig ausgeführt werden.[10]

3.1 Formen der Arbeitsteilung

Für den weiteren Verlauf sind die Formen der Arbeitsteilung in der Öffentlichen Verwaltung interessant. Hierbei wird zunächst zwischen Mengenteilung und Spezialisierung unterschieden. Unter Spezialisierung versteht man, dass die einzelnen Sachbearbeiter immer mehr verschiedene Aufgaben wahrnehmen. Es entsteht demnach eine Aufteilung nach inhaltlichen Kriterien sowie verschiedenen Arbeitsgebieten, wodurch sich die Mitarbeiter spezialisieren.

Abbildung 1: Formen der Arbeitsteilung und Spezialisierung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Krems, 2009.

Bei der Mengenteilung wird eine mengenmäßige Aufteilung der Arbeit in gleich große Teile vorgenommen, so dass jeder Sachbearbeiter die gleichen Tätigkeiten wahrnimmt. Beispielhaft ist hier eine Aufteilung nach Buchstaben oder nach Ortsteilen zu erwähnen. Vorteilhaft ist hierbei die Unabhängigkeit der Sachbearbeiter voneinander, einzelne Probleme, Fehler und Schwächen wirken sich nicht auf die restlichen Mitarbeiter aus. Außerdem ist die Arbeit abwechslungsreich und dennoch sind die Sachbearbeiter leicht austauschbar, auch die Vertretungsregelung erweist sich als einfach, wenn diverse Personen die gleiche Arbeit erledigen. Nachteilhaft könnten die unter Umständen verschiedenen Entscheidungen sein. Auch kann es passieren, dass Mitarbeiter stärker qualifiziert sein müssen oder eine Überlastung durch extreme fachliche Anforderungen entsteht.[11] Zudem ist die Einarbeitungszeit entsprechend hoch.

Bei der Objektspezialisierung wird nach der Art des Objektes, des Produktes, der Steuer oder der Dienstleistung, welche erbracht wird, unterschieden. Diese Aufgaben werden im Rahmen einer eindeutigen Produktverantwortung vollständig von einem Mitarbeiter übernommen, allerdings nur für diese eine Art. Es besteht somit auch eine gewisse Unabhängigkeit.[12] So ist beispielsweise der eine Sachbearbeiter für die Zweitwohnungssteuer einer Person zuständig, für deren Hundesteuer jedoch der Kollege. Vorteilhaft ist die größere Spezialisierung der Mitarbeiter[13], welche sich in einem kleineren Sachgebiet besser auskennen und somit effizienter arbeiten. Andererseits ist die Vertretungsregelung schwerer sicherzustellen, wenn die eigene Vertretung die jeweils andere (Steuer-)Art bearbeitet und somit nicht alltäglich mit der zu vertretenden Materie beschäftigt ist wie bei der Mengenteilung. Auch ist das Sachgebiet weniger abwechslungsreich, was zu Motivationsverlust führen kann.[14]

Bei der Verrichtungsspezialisierung wird nach der Art der Tätigkeit unterschieden, welche unter Umständen an verschiedenen Arbeitsgegenständen auszuführen ist.[15] Beispielsweise wird hierbei die Ausschreibung von Reinigungsleistungen in öffentlichen Gebäuden von der für Reinigung zuständigen Stelle vorbereitet, während die Ausschreibung und Auswertung durch die hierfür zentral zuständige Stelle vorgenommen wird. Nachteilhaft ist die entstehende wechselseitige Abhängigkeit voneinander, es entstehen Zwischenlagerzeiten. Im heutigen Alltag ist die Anwendung der Verrichtungsspezialisierung in der Öffentlichen Verwaltung eher rückläufig und wird häufig durch die Mengenteilung oder durch Objektspezialisierung ersetzt. Dies wird unterstützt durch die hochwertigere Ausrüstung der elektronischen Datenverarbeitung und die bessere Qualifikation der Mitarbeiter. Für die schrittweise Abschaffung der Verrichtungsspezialisierung spricht auch die Forderung nach Kundenfreundlichkeit und Produktverantwortlichkeit.[16]

Eine weitere Form der Arbeitsteilung in der Öffentlichen Verwaltung ist die Rangspezialisierung, bei der zwischen Entscheidung, Entscheidungsvorbereitung und/oder Ausführung unterschieden wird, so dass diese Einzelteile von unterschiedlichen Mitarbeitern wahrgenommen werden. Beispielhaft ist die Regelung, dass der Sachbearbeiter die Arbeit erledigt und einen Entwurf fertigt, welchen der Vorgesetzte unterzeichnen muss. Hierbei entsteht größerer Kommunikationsbedarf sowie Doppelarbeit aufgrund des Kontrollaufwandes bei Differenzierung zwischen Entscheidungsvorbereitung und Entscheidung. Zwar könnte dies zu besserer Qualität durch die Kontrolle von Vorgesetzten führen, jedoch entsteht auch die Gefahr der so genannten Staubildung bei dem Vorgesetzten. Auch ist die Entfaltung der Selbstständigkeit bei den Mitarbeitern stark eingeschränkt.[17] Bezogen auf die aktuelle Praxis ist diese Form der Spezialisierung eher unüblich oder wird beispielsweise erst ab einer bestimmten Auftragssumme angewendet. So ist beispielsweise beim Gebäudemanagement der Stadt Aachen vorgeschrieben, dass bis zu einer Bruttosumme von 750,00 Euro der Sachbearbeiter selbst das Recht zum Unterzeichnen besitzt, bei darüber hinaus gehenden Auftragssummen jedoch gestaffelt nach Höhe die jeweilige Team-, Abteilungs- beziehungsweise Betriebsleitung.

[...]


[1] Vgl. BWL B

[2] Vgl. BWL B

[3] Vgl. Die Organisation der Öffentlichen Verwaltungen

[4] Vgl. Dettmer / Hausmann, 2005, S.215.

[5] Vgl. Dettmer / Hausmann, 2005, S.216.

[6] Vgl. Eisenführ / Theuvsen, 2004, S. 81.

[7] Vgl. Dettmer / Hausmann, 2005, S.216.

[8] Vgl. Dettmer / Hausmann, 2005, S.216

[9] Vgl. Krems, 2009

[10] Vgl. Krems, 2009

[11] Vgl. Krems, 2009

[12] Vgl. Krems, 2009

[13] Vgl. Krems, 2009

[14] Vgl. Krems, 2009

[15] Vgl. Krems, 2009

[16] Vgl. Krems, 2009

[17] Vgl. Krems, 2009

Details

Seiten
38
Jahr
2011
ISBN (eBook)
9783656729594
ISBN (Buch)
9783656729457
Dateigröße
1.4 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v269149
Institution / Hochschule
Verwaltungs- und Wirtschafts-Akademie Aachen
Note
1,3
Schlagworte
organisationsformen öffentlichen verwaltung

Autor

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Titel: Organisationsformen der Öffentlichen Verwaltung