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Kaufmännisches Facility-Management. Grundlagen, Beispiele, Entwicklungen

Hausarbeit 2015 25 Seiten

Ingenieurwissenschaften - Wirtschaftsingenieurwesen

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Zielsetzung
1.2 Aufbau der Arbeit

2. Was ist Facility Management
2.1 Entstehung
2.2 Definition
2.3 Die drei Säulen des Facility Managements
2.4 Ausführung
2.5 Anwendungsbereiche
2.6 Ziele und Nutzen
2.7 Erfolgsfaktoren

3. Lebenszyklusbetrachtung
3.1 Die wirtschaftliche und technische Nutzungsdauer einer Immobilie
3.2 Die Aufgaben des FM innerhalb der Lebenszyklusphasen
3.3 Abgrenzung zum Begriff des Gebäudemanagements

4. Flächenmanagement
4.1 Begriffsbestimmung
4.2 Die Tätigkeit des Facility Managers im Rahmen des Flächenmanagements
4.3 Flächenkosten
4.3.1 Flächenbereitstellungskosten
4.3.2 Flächenbewirtschaftungskosten

5. Kaufmännisches Facility Management
5.1 Überblick
5.2 Das Leistungsspektrum des kaufmännischen Facility Managements
5.2.1 Das Beschaffungs- und Vertragsmanagement
5.2.2 Die Mieterbetreuung
5.2.3 Die Objektbuchhaltung
5.2.4 Bewirtschaftungskosten & Betriebskostenabrechnung
5.2.5 Nutzungskostenanalyse und Benchmarking

6. Fazit

7. Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Die drei Säulen des Facility Managements

Abbildung 2: Facility Management Dienstleisungsanbieter

Abbildung 3: Gebäudemanagement nach DIN 32736

Abbildung 4: Flächendefinition nach DIN 277

Abbildung 5: Gliederung von Flächenkosten

Abbildung 6: Aktivitäten im kaufmännischen Gebäudemanagement

1. Einleitung

1.1 Zielsetzung

In den letzten Jahren ist ein stetiger Anstieg der Komplexität in der Wirtschaft zu verzeichnen. Globalisierung, kürzere Produktlebenszyklen und die damit verbundenen zusätzlichen Planungsunsicherheiten erschweren die Aufgabe des Managements. Führungskräfte müssen auf die interne und externe Dynamik und die zunehmende Vernetztheit der Wirtschaftsfaktoren in den Unternehmen reagieren. Für viele Unternehmer stellt die steigende Komplexität eine Herausforderung dar. Immer häufiger tritt die Frage auf, wie man kostenoptimal produzieren und Unvorhergesehenem effizient begegnen kann. Die klassischen Betrachtungsweisen reichen alleine nicht mehr aus, um Gebäude, Flächen und Sachressourcen erfolgreich zu managen. Die immer mehr verbreitete Disziplin Facility Management scheint bei technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Frage­stellungen in Bezug auf Gebäude und Facilities erfolgreich zu agieren.

Diese Ausarbeitung thematisiert das kaufmännische Facility Management sowie das Flächenmanagement.

1.2 Aufbau der Arbeit

Diese Ausarbeitung ist in 5 Kapitel unterteilt. Im Folgenden werden diese Abschnitte kurz beschrieben.

Nach der Einleitung werden im zweiten Kapitel einleitend Grundlagen des Facility Managements beschrieben, wie beispielsweise die Definition und historische Entwicklung, der ganzheitliche Managementansatz, der Nutzen und die Erfolgsfaktoren von Facility Management.

In Kapitel drei werden der Lebenszyklus einer Immobilie, sowie das Facility Management von dem Gebäudemanagement differenziert.

Kapitel vier behandelt das Flächenmanagement. Hier werden die Grundlagen erörtert und die herausragende Bedeutung für das kaufmännische Facility Management beschrieben.

Das Kaufmännische Facility wird im Anschluss an das Flächenmanagement in Kapitel fünf thematisiert. In diesem Abschnitt werden die Aufgabenbereiche, die ein Facility Manager aus kaufmännischer Sicht erfüllen muss, definiert.

In dem fünften Kapitel, dem Fazit, erfolgt eine bewertende Zusammenfassung der Thematik.

2. Was ist Facility Management

2.1 Entstehung

Facility Management ist eine Disziplin, welche während des 20. Jahrhunderts entstand und seitdem immer bedeutender für Unternehmen und die Wirtschaft wird. Die Ursprünge des Facility Managements reichen in den USA in die 50er Jahre zurück. Primäres Ziel war es, die Produktivität in der Instandhaltung und in der Betriebsführung zu erhöhen. Die Fluggesellschaft Pan-American-World-Services war der erste externe Facility Dienstleister der Welt, welche die Aufgaben des Facility Managements für die US Air Force übernahmen. Bürolandschaften wurden aufgebaut, um die Interaktion und die Produktivität zu steigern. Einige Jahre später wurde 1970 das Facility Management Institut in Michigan gegründet, welches sich wissenschaftlich mit dem Aufgabenbereich des FM auseinandersetzte. 10 Jahre danach erfolgte die Gründung der National Facility Management Association, welche aufgrund der großen Mitgliederzahlen, auch im Ausland, im Jahre 1982 in International Facility Management Association umbenannt wurde. 1997 zählte die berufsständische Organisation mehr als 15.000 Mitglieder, welche nach Vorschrift der IFMA zu 75 % aktive Facility Manager sind.

Bedingt durch die große Ausweitung dieser Disziplin in den USA wurde das Facility Management auch in Europa und Deutschland seit Mitte der achtziger Jahre immer populärer und verbreitete sich schnell in den Unternehmen, da man so die Qualität und auch die Kosten von Prozessen, welche nicht zum Kerngeschäft gehörten, optimieren konnte.

Im Jahre 1989 wurde die GEFMA, die German Facility Management Association, von acht Gründungsmitgliedern in Deutschland etabliert. Dieser eingetragene Verein ist eine Interessenvertretung, welche sowohl das Ziel der Verbreitung des Facility Management hat, als auch eine Wertekultur sowie eine einheitliche Definition des Begriffs zu schaffen.[1]

2.2 Definition

Der Begriff Facility Management ist heutzutage ein allgemein gebräuchlicher Begriff, obwohl über 30 verschiedene Definitionen, je nach Betrachtungsweise, existieren.

Facility Management ist in erster Linie eine Managementaufgabe, welche sich durch die Zielsetzung und den Nutzen konkretisiert. Die Definition nach der GEFMA besagt, dass das „Facility Management (FM) eine Managementdisziplin ist, welche die notwendigen Unterstützungs- (Sekundär-) Prozesse des Kerngeschäfts eines Unternehmens vereint. Dabei stehen Arbeitsplatzgestaltung, Werteerhalt und Kapitalrentabilität im Fokus des Facility Manager."[2]

Trotz der verschiedenen Definitionen gibt es einige Übereinstimmungen. Allen Definitionen ist gemein, den Fokus auf die Facility Prozesse zu legen, welche kontinuierlich verbessert
werden müssen, um die Kernaufgaben und -prozesse optimal zu unterstützen. So wird Facility Management von der europäischen DIN EN 15221, welche im Jahre 2007 erschienen ist, als „Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation ..., welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität der Hauptaktivitäten der Organisation dienen"[3], konkretisiert.

Eine weitere leicht verständliche Formulierung des Begriffs beschreibt FM als einen Managementansatz, der auf drei Säulen basiert. Diese drei Säulen sind die ganzheitliche Betrachtung der Sachressourcen, Transparenz und die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus.

Ein FM wird verstanden als ein „strategisches Konzept zur Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation aller Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens. Unter Sachressourcen (Facilities) werden alle Grundstücke, Gebäude, Räume, Infrastrukturen, Anlagen, Maschinen und Versorgungseinrichtungen innerhalb einer Organisation verstanden."[4]

2.3 Die drei Säulen des Facility Managements

Das Facility Management kann als drei Säulen Modell dargestellt werden. In Abb. 1 sind die 3 Säulen abgebildet.

Abbildung 1: Die drei Säulen des Facility Managements

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

(Quelle: NÄVY / SCHRÖTER (2013): Facility Services - Die operative Ebene des Facility Managements S.4)

Die ganzheitliche Betrachtung des Facility Managements als erste Säule erfordert eine sowohl technische als auch eine kaufmännische Ausrichtung des Managements. Im Fokus stehen hierbei die Sachressourcen, welche von den einzelnen Abteilungen eines Unternehmens aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Aufgabe des Facility Managements ist es, eine isolierte Sichtweise der einzelnen Bereiche aufzulösen.

Außerdem bedient ein Facility Manager die unterschiedlichen Erwartungen der Eigentümer, der Betreiber und der Nutzer. Ein Eigentümer ist fokussiert auf die Rendite, da er seine Investition amortisieren oder Gewinne erzielen möchte. Der Betreiber einer Immobilie ist daran interessiert, seine Dienstleistungen mit einer hohen Qualität anzubieten. Der Nutzer erwartet eine kostengünstige Unterstützung seiner Kernprozesse bei kontinuierlicher Qualität.

Die zweite Säule ist die Betrachtung der einzelnen Lebensphasen eines Gebäudes. Angefangen bei der Idee, dem Konzept über die Planung und die Erstellung und die Nutzungsphase, welche am längsten dauert und am kostenintensivsten ist, bis hin zu der Verwertung oder gar dem Abriss des Gebäudes.

Die dritte Säule stellt die Transparenz über die Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens dar. Ziel ist es, alle Abteilungen mit stets aktuellen Informationen über die Bewirtschaftung, die Organisation und die Verwaltung der Sachressourcen zu versorgen. Ähnlich wie bei einem Data Warehouse wird so Transparenz über die Informationen geschaffen, was für eine Art gläsernes Unternehmen sorgt. Im Regelfall generiert der Eigentümer einer Immobilie während des Baufortschritts sehr viele Informationen über das Gebäude. Nach der Übergabe an den Nutzer verfallen die Informationen häufig und werden nicht kontinuierlich gepflegt. Bei Veränderungen werden dann neue Informationen gesammelt, um den Ist - Zustand zu analysieren. Eine solche Analyse ist meist zeitlich aufwendig und kostenintensiv. Der Einsatz eines Facility Managers ermöglicht eine konstante Versorgung mit aktuellen Informationen und stoppt somit den Informationsverlust.[5]

Das FM unterliegt einem ganzheitlichen Betrachtungsansatz, welcher jedoch in 3 Ebenen unterteilt wird, in die strategische, die taktische und operative Ebene des FM. Die strategische Sichtweise betrachtet die konkrete Planung und Gestaltung der FM - Gesamtprozesse, um die übergeordneten Gesamtziele sowie die FM-Ziele zu erreichen. Bei diesem Ansatz werden alle Leitungsfunktionen -und Aufgaben übernommen, um eine optimale Bewirtschaftung der Gebäude zu erzielen.

Die taktische Ebene ist das Bindeglied zwischen der strategischen und operativen Sichtweise eines Facility Mangers. Hier werden Planungsaufgaben und Controlling Tätigkeiten übernommen. Das operative FM ist für die Organisation und die Abwicklung von Facility Prozessen, sowie für die Entscheidungen über die Flächen, Funktionen und Ausstattungen verantwortlich.[6]

2.4 Ausführung

Die Aufgaben eines Facility Managers können in Eigen- und Fremdleistung erbracht werden. Es wird zwischen „Inhouse" und „Outsourcing" unterschieden. Bei dem Betreiberkonzept „Inhouse" werden die Facility Prozesse in die Struktur des Unternehmens eingegliedert und hausintern vom Eigenpersonal bearbeitet. Bei dem Konzept des „Outsourcens" werden die Prozesse ausgeschrieben und fremdvergeben. Beim Outsourcen unterscheidet man zwischen der Übergabe von Vermögen und Funktionen, dem internen Outsourcing und der Übergabe von Funktionen und Leistungen.

In der Regel werden die Facility Services von Dienstleistern aus verschiedenen Bereichen angeboten. Diese FM - Anbieter sind meist Bauunternehmer, Anlagenbauer oder Reinigungsunternehmer, welche ihr Leistungsportfolio häufig nur um Teilleistungen erweitern oder verändern, um sich als Facility Manager auf dem Markt zu präsentieren. Bisher gibt es nur wenige Facility Management - Komplettsystemanbieter oder Anbieter, die Einzelleistungen aus einem vollständigen Facility Management - Systemangebot zur Verfügung stellen. Bedingt durch das vorherrschende Marktangebot kooperieren Unternehmen mit mehreren isolierten Anbietern von Facility Services.[7]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Facility Management Dienstleisungsanbieter

(Quelle: HELLERFORTH (2006): Handbuch - Facility Management für Immobilienunternehmen S.12)

2.5 Anwendungsbereiche

Die DIN EN 15221 unterteilt den Anwendungsbereich des Managementkonzepts nach Mensch & Organisation und Fläche & Infrastruktur.

Fläche & Infrastruktur beinhaltet die Unterbringung, den Arbeitsplatz, die technische Infrastruktur, die Reinigung und sonstige Flächen.

- Die Unterbringung beschreibt die strategische Flächenplanung, sowie das Management von Flächen, Design, die Ausführung der Bebauung, die Raum- und Flächenprogramme, die Bewirtschaftung des Gebäude sowie die Instandhaltung, die Sanierung und Modernisierung.
- Der Arbeitsplatz, wie z.B. die Gestaltung, die Möblierung, die Beschilderung wie auch das Umzugsmanagement.
- Die technische Infrastruktur schließt beispielsweise das Energie-, Umwelt- und Medienmanagement samt Betreiben und der Instandhaltung der technischen Infrastruktur mit ein.
- Die Reinigung beinhaltet die Reinigung der Maschinen, des Baus und der Außenanlagen. Ferner gehören zu dem Bereich der Reinigung der Winterdienst und die Unterhaltsreinigung.

[...]


[1] Vgl. GEFMA (o.J.): Facility Management - Definition

[2] GEFMA (o.J.): Facility Management - Definition

[3] NÄVY / SCHRÖTER (2013): Facility Services - Die operative Ebene des Facility Managements S.3

[4] NÄVY / SCHRÖTER (2013): Facility Services - Die operative Ebene des Facility Managements S.3

[5] Vgl. NÄVY (2006): Facility Management - Grundlagen, Computerunterstützung, Systemeinführung, Anwendungsbeispiele S.5 ff.

[6] Vgl. KÜMMERT / MAY / PELZETER (2013): Nachhaltiges Facility Management S.56 f.

[7] Vgl. HELLERFORTH (2006): Handbuch - Facility Management für Immobilienunternehmen S.212

Details

Seiten
25
Jahr
2015
ISBN (eBook)
9783668164772
ISBN (Buch)
9783668164789
Dateigröße
1 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v317301
Institution / Hochschule
Westfälische Hochschule Gelsenkirchen, Bocholt, Recklinghausen
Note
1,7
Schlagworte
kaufmännisches facility-management grundlagen beispiele entwicklungen

Autor

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