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Dokumentation der Arbeit im Allgemeinen Sozialen Dienst. Personalfluktuation und Datenverlust

Hausarbeit 2014 21 Seiten

Sozialpädagogik / Sozialarbeit

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1 Der Allgemeine Soziale Dienst (ASD)
1.1 Aufgaben des ASD
1.2 Gesetzliche Grundlagen des ASD

2 Dokumentation
2.1 Ziel und Zweck von Dokumentation
2.2 Die 'ideale' Dokumentation
2.3 Formen der Dokumentation
2.4 Datenschutz

3 Die Arbeitssituation im ASD
3.1 Folgen der schlechten Arbeitssituation im ASD
3.2 Gründe für hohe Personalfluktuation im ASD
3.3 Auswirkungen der Personalfluktuation im ASD
3.3.1 Vertrauensverhältnis zwischen SA und Klient
3.3.2 Datenverlust

4 Fazit

5 Literaturliste / Quellenverzeichnis

Einleitung

Im Rahmen meines Studiums habe ich während eines Präsenz-Wochenendes theoretischen Einblick in die Arbeit des Allgemeinen Sozialen Dienstes (ASD) bekommen Da mein Mann im Jugendamt arbeitet und ich bis zu Beginn meines Studiums vor zwei Jahren durch meine 15-jährige Tätigkeit als Leitung einige Berührungen und Kontakte mit dem hiesigen Jugendamt hatte, war es für mich sehr interessant, Theorie und Praxis zu vergleichen. Meine subjektive Wahrnehmung ist, dass es im ASD neben einer ‚chronischen‘ Unterbesetzung von Fachkräften einen verhältnismäßig hohen Personalwechsel gibt. Diese Einschätzung bezieht sich unter anderem auf die Beobachtungen, die ich in den letzten Jahren in Bezug auf das Jugendamt meines Mannes gemacht habe. Diese werden durch Aussagen von Freundinnen, Freunden und Kommilitonen, die ebenfalls beruflich mit dem ASD verschiedener Jugendämter zu tun haben, untermauert. Dazu kommen meine persönlichen Erfahrungen, die ich während meiner über dreißigjährigen Tätigkeit als Erzieherin gemacht habe.

Was sind mögliche Ursachen für eine hohe Fluktuation im ASD? Was bedeutet ein (häufiger) Wechsel der Sozialarbeiter für alle Beteiligten? Welchen Einfluss hat dabei eine mangelhafte Dokumentation des Sozialarbeiters? Mit dieser Arbeit versuche ich Antworten auf diese Fragen zu finden.

Auf eine ausführliche und detaillierte Beschreibung des ASD (Geschichte, Zuständigkeiten, Aufgaben usw.) verzichte ich weitestgehend, da das den Umfang dieser Hausarbeit sprengen würde. Lediglich als kleine Einführung in das Thema habe ich ein paar Informationen zusammengestellt.

Im weiteren Verlauf soll bevorzugt lediglich die weibliche Ausdrucksform zur Anwendung kommen (Arbeitgeberin, Arbeitnehmerin, Sozialarbeiterin, Kundin usw.). Das Nennen nur eines Geschlechts erleichtert zum einen den Lesefluss, zum anderen widmen sich die Ausführungen der vorliegenden Arbeit schwerpunktmäßig einem Arbeitsbereich, in dem die Mehrzahl der Beschäftigten Frauen sind. Es sind jedoch ausdrücklich immer beide Geschlechter gemeint, es sei denn, es handelt sich um bestimmte Personen bzw. Personengruppen.

1 Der Allgemeine Soziale Dienst (ASD)

Der (ASD gehört in der Regel zum Jugendamt und "ist als Basisdienst für die Menschen vor Ort in den Kommunen verantwort­lich für vielfältige soziale Hilfeleistungen. Darüber hi­naus erfüllt er auch hoheitliche Aufgaben, insbesondere im Bereich des Kinderschutzes (Kinder-und Jugendbericht 2013, S. 292, Quelle Internet[1] )“.

Für die Einrichtung eines Jugendamtes sind nach § 69 Abs. 3 SGB VIII die örtlichen Träger - in der Regel Landkreise und kreisfreie Städte - verantwortlich (den überörtlichen Trägern - den Ländern - obliegt es der Errichtung eines Landesjugendamtes). Jugendämter sind zweigliedrig, das heißt, dass sie sich jeweils aus dem Jugendhilfeausschuss und der Verwaltung des Jugendamtes zusammensetzen (§ 70 Abs. 1 SGB VIII). Beide Bereiche nehmen die Aufgaben des Jugendamtes wahr. Die Zusammensetzung und die konkreten Aufgaben des Jugendhilfeausschusses sind im SGB VIII unter § 71 festgelegt.

Der ASD entstand in den 1970er/80er Jahren aus der früheren Familienfürsorge. Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) initiierte und begleitete den Veränderungsprozess maßgeblich. Vielerorts wurde die 1975 von der KGSt in einem Bericht zur Organisation des ASD ausgesprochene Empfehlung gefolgt, den Allgemeinen Sozialen Dienst in die Jugendämter einzugliedern (s. Gissel-Palkovich 2011, S. 34). Inzwischen haben 99% aller Jugendämter "für die soziale Versorgung der Bürgerinnen und Bürger" einen ASD (Kreft und Weigel 2011, S. 14).

Im Gegensatz zum Jugendamt hat der ASD keine rechtliche Legimitation. Jedoch "haben wichtige Grundsätze des SGB VIII wie" die oben schon beschriebene "Zweigliedrigkeit (...) oder das Fachkräftegebot (§ 72 SGB VIII) Auswirkungen auf die Organisation des ASD. Insbesondere für die Ablauforganisation ist zudem § 36 SGB VIII (Mitwirkung, Hilfeplan) zu beachten (Landes 2011, S. 144)."

1.1 Aufgaben des ASD

Die Organisation und Aufgabenstellung des ASD variiert ziemlich stark zwischen den Gebietskörperschaften und orientiert sich zum Beispiel an konzeptionellen, rechtlichen, personellen, finanziellen, strukturellen und nicht zuletzt politischen Gegebenheiten in der jeweiligen Kommune. Eine fehlende Rechtsgrundlage für die Organisation eines ASD und die Organisationshoheiten der Kommunen sind die Hauptgründe, weshalb die Verfassung einer einheitlichen Vorgabe bisher gescheitert ist (s. Maly 2011, S. 18).

In einem Diskussionspapier der Arbeitsgemeinschaft für Kinder- und Jugendhilfe (AGJ) aus dem Jahr 2010 sind die vorrangigen Aufgaben des ASD meiner Meinung nach ganz gut zusammen gefasst worden: Der ASD "... ist der zentrale Dienst für Familien in Krisen und verantwortet die Planung und Kontrolle von Hilfeprozessen. Der Facettenreichtum des Aufgabenprofils des ASD ist umfangreich: Neben der Beratung zur Förderung der Erziehung in der Familie, dem Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung und Maßnahmen zum Schutz von Kindern sowie den Hilfen zur Erziehung gehört auch die Eingliederungshilfe für seelisch behinderte Kinder und Jugendliche, die Hilfe für junge Volljährige, die Adoptionsvermittlung, die Jugendgerichtshilfe und die Mitwirkung in Verfahren vor den Familiengerichten zu den (möglichen) Aufgaben eines ASD. Dieser ist präventiv tätig und beteiligt sich an der Entwicklung neuer Hilfe- und Schutzkonzepte sowie sozialräumlicher Arbeit (Fachkräfteportal, Quelle Internet[2] )."

Auch wenn es im Aufgabenprofil eines jeden ASD von Kommune zu Kommune Unterschiede gibt, so ist nach Maly der Kernbereich des Aufgabenprofils bei allen ASD weitgehend übereinstimmend "...vorhanden: die Zuständigkeit als Beratungsinstanz, für Eltern mit Kindern, Jugendlichen und Heranwachsenden in erzieherischen Fragen (s. Maly 2011, S. 19)."

1.2 Gesetzliche Grundlagen des ASD

Als gesetzliche Basis für die fachliche Arbeit des ASD gibt es eine Anzahl von Gesetzen, die in dem folgenden Schaubild zusammengefasst dargestellt sind.

Gesetzliche Grundlagen des ASD:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

(Schaubild aus: Gissel-Palkovich 2011, S.49)

Während einige Gesetze die tägliche Arbeitsgrundlage bilden (zum Beispiel das SGB VIII), werden andere Gesetze meist nur vereinzelt und fallbezogen angewendet.

Es liegt in der Verantwortung eines jeden Sozialarbeiters, nicht nur über die neuesten Gesetzesänderungen oder -neuerungen auf dem Laufenden zu sein, sondern die jeweiligen Gesetze auch richtig lesen, verstehen und anwenden zu können (Gissel-Palkovich 2011, S.49).

2 Dokumentation

Im "Lehrbuch Allgemeiner Sozialer Dienst" von Ingrid Gissel-Palkovich wird der Begriff Dokumentation als "... das Sammeln, Ordnen und Bereitstellen von Daten und Informationen verstanden. In der Regel werden Dokumentationen im ASD in schriftlicher Form erstellt, zunehmend EDV-geschützt (ebd., S.263)."

Sehr treffend beschrieben wird der Begriff auch bei Wikipedia: "Unter Dokumentation [Hervorhebung im Original] versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, schriftlich oder auf andere Weise dauerhaft niedergelegte Informationen (Dokumente) gezielt auffindbar zu machen (Wikipedia, Quelle Internet[3] )."

Eine Dokumentation kann sich auf unterschiedlichste Bereiche innerhalb eines ASD beziehen. Im Rahmen der Organisation zum Beispiel gibt es Stellenpläne, Arbeitsplatzbeschreibungen, Mitarbeitergesprächsprotokolle usw., die für eine Nachvollziehbarkeit der Struktur und Abläufe innerhalb eines Amtes sorgen. Bezogen auf die fachliche Kontrolle werden Protokolle der kollegialen Beratungssitzungen angefertigt. Für die Sozialarbeiterin selbst ist die Aktenführung, mit dem Sammeln von Gesprächsprotokollen, Hilfeplänen, Berichten, gutachterlichen Stellungnahmen usw. ein wichtiges Element in der einzelfallbezogenen Dokumentation (s. Gissel-Palkovich 2011, S.264). Zudem wird durch die größer gewordene Mobilität der Klientinnen eine Dokumentation des Sachverhalts und des bisherigen Vorgehens - für Fallübergaben an andere Dienste - immer notwendiger (s. Fachkräfteportal 2010, Quelle Internet[4] ).

2.1 Ziel und Zweck von Dokumentation

Mit jeder Dokumentation werden unterschiedliche Ziele verbunden bzw. verschiedene Schwerpunkte gesetzt. Aus Sicht der Sozialarbeiterinnen gibt es mehrere Aspekte, die besonders für die Arbeit im ASD wichtig erscheinen:

- Die Dokumentation des Verlaufs einer Fallerarbeitung und das schriftliche Festhalten der Ergebnisse ist ein wichtiger und unterstützender Bestandteil der eigenen Arbeitsplanung (zum Beispiel bei der Erstellung weiterer Dokumente, dem Verfassen von Berichten usw.).
- Sie dient der Sozialarbeiterin zudem als Gedächtnisstütze und ist hilfreich bei der Fall- und Selbstreflexion.
- Bei allen Prozessen der Einschätzung, Bewertung, Entscheidung, Beratung und Hilfe im Rahmen einer Fallbearbeitung - besonders in Bezug auf die Einhaltung fachlicher Standards - ist durch eine nahezu vollständige Dokumentation die Überprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet und damit unverzichtbar.
- Im Zweifelsfall dient eine lückenlose Dokumentation der Belegung eines professionellen Vorgehens einer Fallbearbeitung, wenn es zu einer dienst- oder strafrechtlichen Verfolgung kommen sollte.
- Ein für den täglichen Ablauf wichtiger Grund für eine kontinuierliche Dokumentation ist, wenn es durch Urlaub oder Krankheit kurz- oder längerfristig zur Vertretungssituation oder sogar zu einem Zuständigkeitswechsel der fallzuständigen Fachkraft kommt.

(s. DJI 2006, Abschnitt 45-1, Quelle Internet[5] )

2.2 Die 'ideale' Dokumentation

Im "Handbuch - Kindeswohlgefährdung nach § 1666 BGB und Allgemeiner Sozialer Dienst (ASD)", das 2008 vom DJI[6] herausgegeben wurde, sind zahlreiche Kriterien aufgezählt, die eine ideale Dokumentation erfüllen sollte.

Eine Dokumentation sollte...

... regelmäßig, lückenlos und zeitnah geführt werden.*

- Dieser Punkt ist sicherlich mit am schwersten zu erfüllen, da sich jede Sozialarbeiterin mit mehreren aktuellen Fällen gleichzeitig zu beschäftigen hat. Auch die Informationen mal eben zwischendurch, zum Beispiel durch ein Telefonat oder während eines Gespräches, müssen - besonders bei einem nicht aktuellen Fall - erst einmal (richtig) zugeordnet werden. Zudem wird durch die häufige Abwesenheit im Büro (unter anderem durch Hausbesuche, Hilfeplangespräche, Gerichtstermine usw.) eine regelmäßige, lückenlose und zeitnahe Dokumentation zusätzlich erschwert.

... eine klare Trennung zwischen Fakten, Hypothesen, Vermutungen und die daraus abgeleiteten Entscheidungen erkennbar werden lassen.*

- Hierbei ist die Formulierung und Konkretisierung mit von entscheidender Bedeutung. Es macht einen großen Unterschied, ob eine Situation beschrieben und somit als eigene Beobachtung aufgeschrieben oder ob etwas als Feststellung notiert und somit als Tatsache festgehalten wird. (zum Beispiel die Äußerung „In der Wohnung war es dreckig und es stank“. ist sehr subjektiv. Was für den einen ‚dreckig‘ ist, bedeutet für den nächsten lediglich ‚Unordnung‘ und für den dritten ist der gleiche Zustand einer Wohnung ‚normal‘. Auch Gerüche werden unterschiedlich empfunden und wahrgenommen. Daher wäre eine Beschreibung der Wohnung zwar aufwendiger, aber in jedem Fall objektiver: „In der Wohnung lagen überall Zeitschriften und offensichtlich getragene Kleidungsstücke herum. In jedem Raum standen volle Aschenbecher. Die beiden Hunde der Familie hielten sich in allen Räumen auf. Der Geruch in der Wohnung war sehr unangenehm für mich.“) Zudem wird in vielen Dokumentationen, oft aus Zeitersparnis, auf Zusätze wie ‚Ich vermute...‘, ‚Ich habe gehört.../Mir ist zu Ohren gekommen...‘, ‚Meiner Meinung nach...‘ oder ‚Ich habe das Gefühl...‘ verzichtet und somit eine Fremdwahrnehmung bzw. die eigene Wahrnehmung als Tatsache festgeschrieben.

... deutlich nachvollziehbar machen, wie es zu der Entscheidung gekommen ist.*

- Mit Hilfe einer vollständigen und sachlichen Dokumentation ist es für die Sozialarbeiterin ein leichtes, die Nachvollziehbarkeit einer Entscheidung mit den dazugehörigen Verweisen zu belegen.

... klar definiert und beschrieben die konkreten Hilfeformen aufzeigen.*

- Um Verzögerungen bei Unterstützungsangeboten oder eventuelle Missverständnisse zu vermeiden, ist eine genaue Benennung der Hilfeformen für eine Sozialarbeiterin unerlässlich. Zudem ersparen konkrete Angaben für alle am Prozess Beteiligten unnötige Nachfragen zur Umsetzung.

... insgesamt vollständig sein.*

- Eine Sozialarbeiterin sollte möglichst alles dokumentieren. Eine Bewertung von wichtigen und unwichtigen Informationen bei der Erstellung von Notizen sollte darum kein Grund sein, sich gegen eine Dokumentation zu entscheiden. Etwas vermeintlich Unwichtiges könnte zu einem späteren Zeitpunkt entscheidend sein - vorausgesetzt, die Information befindet sich in den Unterlagen.

... alle Kontakte und Kontaktversuche sowie Aktivitäten bei gescheiterten Kontaktaufnahmen nachweisen.*

- Besonders bei gerichtlichen Entscheidungen ist es oft mitentscheidend, ob, wie oft und in welcher Form Kontakte stattgefunden haben bzw., warum nicht und was von Seiten der Sozialarbeiterin deswegen unternommen wurde. Ein lückenloser Nachweis ist daher auch hier von weittragender Bedeutung.

... alle Vereinbarungen und Absprachen mit der Familie oder einzelnen Mitgliedern der Familie belegen.*

- Hierbei ist es besonders wichtig, dass nicht nur alle Absprachen und Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden, sondern dass sich die Sozialarbeiterin diese auch mit Unterschrift der Betroffenen bestätigen lässt. Diese Maßnahme entkräftet das häufig angeführte Argument von Familien und/oder einzelnen Familienmitgliedern, sie hätten Absprachen nicht verstanden bzw. diese hätten gar nicht stattgefunden. Dazu ist es natürlich auch wichtig, die Dokumentationen für alle Betroffenen verständlich zu verfassen und diese gegebenenfalls vor der Unterschrift zu erläutern.

... alle Absprachen - über Art, Umfang und Ziel der Kooperation mit anderen Fachkräften - beinhalten.*

- Nicht nur eine sorgfältige Dokumentation der Kontakte zu anderen Fachkräften und Institutionen, sondern auch eine damit verbundene konkrete Auflistung über
- Wer ist für was verantwortlich?
- Wer macht was als nächstes?
- Wer hat wen wann zu informieren?

sollte für jede Sozialarbeiterin selbstverständlich sein. So wird ein späteres von-sich-weisen irgendwelcher Verantwortungen für bestimmte Handlungen immerhin auf ein Minimum reduziert.

... Anlässe für eine erneutes Gespräch mit dem ASD aufzeigen.*

- Die zuständige Sozialarbeiterin sollte mit allen hilfebringenden Fachkräften und Institutionen, die für eine Familie zuständig sind, klar vereinbaren und dokumentieren, welche positiven oder negativen Entwicklungen, veränderte Situationen oder sonstigen Gründe Anlass für weitere Gespräche mit dem ASD sind. Dies ist umso wichtiger als dass es für eine Sozialarbeiterin unmöglich ist, eventuelle Veränderungen aus der Entfernung heraus wahrzunehmen. Er ist hier auf die Unterstützung der Fachkräfte vor Ort angewiesen.

... aussagen, inwieweit die Leitungsebene des ASD mit einbezogen wurde.*

- Es besteht eine Rechenschaftspflicht der Sozialarbeiterin gegenüber der Vorgesetzten. Diese beschränkt sich in der Regel jedoch auf Bereiche wie zum Beispiel Fallzahl, Aktenführung oder Umgang mit Behörden. Was im Einzelnen einer Informationspflicht unterliegt, wird in der Regel von der Arbeitgeberin vorgegeben. Da es immer wieder vorkommt, dass Vorgesetzte eine von der Sozialarbeiterin getroffene Entscheidung revidieren oder abändern, sollte auch eine solche Entscheidung dokumentiert werden. Im Ernstfall kann jeder Vermerk, dass die Vorgesetzte informiert war, entlastend sein. Es sollte daher für jede Sozialarbeiterin selbstverständlich sein, die zuständige Leitungskraft über entscheidende Maßnahmen zu Informieren und dieses zu dokumentieren.

(*DJI 2006, Abschnitt 45-1f, Quelle Internet[7] )

2.3 Formen der Dokumentation

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten der Dokumentation:

- Das Wortprotokoll ist das ausführlichste und umfangreichste Protokoll überhaupt, denn alles wird wörtlich wiedergegeben. Es wird überwiegend in der Politik und bei Gerichtsverhandlungen verwendet. Im Alltag einer Sozialarbeiterin findet sich diese Art der Protokollierung in der Regel nicht wieder.
- Beim Verlaufsprotokoll wird das Wesentlichste wiedergegeben, jedoch nicht wörtlich, sondern sinngemäß. Der Verlauf der Sitzung ist dabei genauso wichtig wie die Argumente, auf denen die Entscheidungen beruhen. Im Verlaufsprotokoll wird vermerkt, welche Argumente bei der Beschlussfindung eine Rolle gespielt haben bzw. welche Punkte außer Acht gelassen wurden. Ebenso werden das Für und Wider einer Diskussion sowie weitere Informationen festgehalten. Nebensächlichkeiten werden bewusst weggelassen. Da es besonders dort geeignet ist, wo eine gewisse Beweiskraft gefordert ist, werden diese Protokolle im ASD häufig bei Konferenzen und Arbeitssitzungen angewandt.

[...]


[1] http://www.bmfsfj.de/RedaktionBMFSFJ/Broschuerenstelle/Pdf-Anlagen/14-Kinder-und-Jugendbericht,property=pdf,bereich=bmfsfj,sprache=de,rwb=true.pdf, zuletzt abgerufen am 26.6.2014.

[2] https://www.jugendhilfeportal.de/hze/artikel/eintrag/asd-mehr-als-kinderschutz/, zuletzt abgerufen am 26.6.2014.

[3] http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentation, zuletzt abgerufen am 26.6.2014.

[4] https://www.jugendhilfeportal.de/hze/artikel/eintrag/asd-mehr-als-kinderschutz/, zuletzt abgerufen am 26.6.2014.

[5] https://www.dresden.de/media/pdf/jugend/jugend-kinderschutz/asd_handbuch_gesamt.pdf, zuletzt abgerufen am 28.6.2014.

[6] Deutsches Jugendinstitut.

[7] https://www.dresden.de/media/pdf/jugend/jugend-kinderschutz/asd_handbuch_gesamt.pdf, zuletzt abgerufen am 28.6.2014.

Details

Seiten
21
Jahr
2014
ISBN (eBook)
9783668249622
ISBN (Buch)
9783668249639
Dateigröße
886 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v335044
Institution / Hochschule
Leuphana Universität Lüneburg – Professinal School
Note
1,0
Schlagworte
Allgemeiner Sozialer Dienst ASD Dokumentation Datenverlust Personalfluktation

Autor

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Titel: Dokumentation der Arbeit im Allgemeinen Sozialen Dienst. Personalfluktuation und Datenverlust