Nachhaltige Verwaltungsreformen in Zeiten des demografischen Wandels durch Change Management

Inhalt

1. Einleitung
1.1. Die Thematik der Nachhaltigkeit
1.2. Aufbau der Arbeit

2. Change-Management
2.1. Definition des Change-Management
2.2. Wirkungsfelder des Change-Management
2.3. Kotter´s 8-Stufen-Modell

3. Reformen im Verwaltungssektor
3.1. Erläuterung der Nachhaltigkeit und deren Notwendigkeit
3.2. Nachhaltige Personalentwicklung als Basis der Zukunftsfähigkeit
3.3. Vom klassischen Verwaltungsmanagement zum nachhaltigen Management: Reformen

4. Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Nachhaltige Verwaltungsreformen in Zeiten des demografischen Wandels durch Change Management

1. Einleitung

Die heutige Zeit verändert sich stetig und schnell. Dies wird in vielen Dingen bemerkbar. Die Globalisierung und der demographische Wandel fordern ihren Tribut. Nicht nur von Gesellschaft oder der Wirtschaft, sondern auch der Sektor des öffentlichen Dienstes und Verwaltungsapparate müssen auf Veränderungen reagieren. Insbesondere Verwaltungsapparate stehen vor vielen neuen Herausforderungen, bei denen Kurskorrekturen und notwendige Veränderungen gefragt sind, den Herausforderungen des demographischen Wandels und der Globalisierung gewachsen zu sein. Dabei darf der Blick nicht nur dass hier der gerichtet werden, sondern auch auf die Zukunft.

1.1. Die Thematik der Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist ein Begriff, der in den letzten Jahren immer mehr ins Bewusstsein gerückt ist. Schon fast untrennbar ist dieser Begriff mit der Globalisierung verbunden (Beck, 1997: S. 42 ff) und nicht nur in der Pädagogik wird ja das Prinzip der Nachhaltigkeit gesetzt (Annette Scheunpflug, 2000: S. 17 ff). Wie die Pädagogik hat auch die wirtschaftliche Nachhaltigkeit für sich entdeckt und auch der öffentliche Sektor und Verwaltungsapparate sprechen von einer Entwicklung für die Zukunft, um auch in dieser noch adäquat den Aufgaben gewachsen sein.

Ziel dieser Arbeit ist es, aufzuzeigen, dass die Notwendigkeit der Nachhaltigkeit durchaus bereits im Verwaltungssektor erkannt wurde. Neben dieser Einsicht nach dem Willen, sich mit dieser Thematik zu befassen und entsprechende Methoden umzusetzen, bedarf es jedoch auch die richtigen Maßnahmen dieser Umsetzung. Der Terminus der Nachhaltigkeit mag vielleicht wie die Wundermedizin für alle Fragen bezüglich der Zukunft wirken und nachhaltige Maßnahmen können für so ziemlich jeden Bereich erarbeitet werden. So zum Beispiel auch hinsichtlich nachhaltiger Personalverwaltung und –Entwicklung. Insbesondere hier handelt es sich um einen Aspekt innerhalb des Verwaltungsapparates, der von immenser Wichtigkeit ist.

Es liegen einfach offenkundige Probleme vor, wie etwa Mangel an zukünftigen Führungskräften, der Überalterung der Mitarbeiter etc. Es wird schon länger nach Möglichkeiten gesucht, gerade die menschlichen Ressourcen so effizient als möglich zu nutzen (Schneider, 2008: S. 2 ff).

Doch auch nachhaltige Maßnahmen müssen mit Methode in bestehende Verläufe eingebracht werden. Werden Veränderungen nicht adäquat eingeführt, sind diese zum Scheitern verurteilt. In diesem Fall greift das Change-Management. Diese Arbeit wird in ihrem Verlauf aufzeigen, welch große Bedeutung dem Change-Management der Umsetzung von Veränderungen und Reformen im Verwaltungsbereich bzw. auch im Allgemeinen zukommt.

1.2. Aufbau der Arbeit

Im folgenden Kapitel wird sich diese Arbeit explizit dem Change-Management zugewandt. Dabei wird der Begriff selbst zuerst genau definiert und dessen Wirkung beschrieben. Im Weiteren folgt eine ausführliche Erläuterung des 8-Stufen-Modells nach Kotter. Darauf folgend soll sich der Thematik von Reformierung im Verwaltungsbereich zugewandt werden.

Dabei bitte explizit auf den Aspekt der Nachhaltigkeit hinsichtlich der Personalentwicklung eingegangen werden. Es werden Möglichkeiten und Methoden aufgezeigt sowie potentielle vor Nachteile dargelegt. Im abschließenden Fazit wird ein Resümee gezogen, das verdeutlicht, dass Nachhaltigkeit für Reformen unumgänglich ist und die damit verbundenen Reformen nur adäquat und funktionell durch das richtige Changemanagement umgesetzt werden können.

2. Change-Management

Grundsätzlich steht der Mensch im Mittelpunkt bei der Umsetzung der Nachhaltigkeit mein Unternehmen. Es bedarf seiner Motivation ein Unternehmen, sei es im privatwirtschaftlichen oder im öffentlichen Bereich, im Rahmen seiner Aufgaben mitzutragen und auch dessen Weg mitzugehen. Dies trifft natürlich auch im Falle von Veränderungen zu.

2.1. Definition des Change-Management

Das Changemanagement bezeichnet die Anpassung „von Unternehmensstrategien und -Strukturen an veränderte Rahmenbedingungen“ (Prof. Dr. Schewe, o.J.).

Der Begriff der deutschen Übersetzung, Veränderungsmanagement, hat sich natürlich auch bereits durchgesetzt. Veränderung und Wandel sind in der heutigen Zeit in Unternehmen und Organisationen schon lange keine neue Erscheinung mehr, daher ist es nicht verwunderlich, dass im Laufe der letzten Jahre und Jahrzehnte auch über Möglichkeiten sinniert wurde, woran viele gut gemeinte Veränderungen dennoch scheiterten.

Es liegt eigentlich auf der Hand, dass nicht nur eine gute Idee und potenziell effiziente Lösungen ein Garant dafür sind, dass deren Einführung auch Früchte trägt. Denn auch Veränderungen, seien sie noch so notwendig, müssen bedacht und Planung in die Tat umgesetzt werden.

Das Change-Management stellt also jenen Prozess dar, der dazu dienen soll, das geplante Veränderungen und Reformen auch wirkungsvoll durchgeführt und integriert werden können und sich nicht durch negative Folgen auszeichnen. Zu den neueren Ansätzen des Change-Management gehören auch Ansätze aus der Organisationsentwicklung (Prof. Dr. Schewe, o.J.). Auf den Begriff der Organisationsentwicklung wird an späterer Stelle in dieser Arbeit noch einmal zurückgekommen werden. Eine der grundlegenden Prämissen des Change-Management ist die Harmonisierung der Ziele des Unternehmens beziehen sollte der Organisation und der Ziele der jeweiligen Mitarbeiter (Prof. Dr. Schewe, o.J.).

2.2. Wirkungsfelder des Change-Management

Die Wirkungsweise des Change-Managements ist in vier wichtige Aspekte unterteilt (Handbuch-Nachhaltigkeit, 2014).

Diese sind zum einen das kommunizieren und mobilisieren, das ausprobieren und lernen, dass Vorbild sein und führen sowie Kultur entwickeln und leben (o.V., 2014). Auf diese einzelnen Bereiche soll allerdings im nächsten Unterkapitel noch genauer eingegangen werden.

Zum Einsatz kommen kann das Change-Management steht dort, wo Veränderungen stattfinden sollen. Natürlich kann es auch zu Veränderungen kommen die ungewollt und unvorhergesehen sind, diese unterliegen dann selbstredend nicht dem Prinzip des Change-Managements.

2.3. Kotter´s 8-Stufen-Modell

Ziel des Change-Managements ist es also, das jeweilige Unternehmen beziehen sollte die jeweilige Organisation und vor allem der Mitarbeiter auf den anstehenden Veränderungen einzuschwören und mit Neuerungen vertraut zu machen. John P Kotter entwickelte hierzu ein System das in einem 8-Stufen-Modell zusammengefasst ist (Kotter, 1996). Kotter gilt gemeinhin als Vorreiter des Change Management.

Die meisten Überlegungen und Theorien basieren auf seinem Modell, dass an dieser Stelle vorgestellt werden soll. Im Challenge-Management gilt es, den Menschen so gut wie nur möglich einzubinden, das impliziert natürlich auch die Führung der Mitarbeiter. Dies wird auch von jenem 8-Stufen-Modell vorausgesetzt.

Das Personal muss an Veränderungen herangeführt werden, wobei diese Veränderungen oftmals auch Bereichs-und abteilungsübergreifend sein und somit auch entsprechend großen Einschnitt in Arbeitsabläufe und Arbeitsschritte verursachen können. Dem begegnen zu können, müssen dem Mitarbeiter sicher signalisiert werden und Argwohn Hemmungen genommen werden. Dies führt zu dem Modell nach Kotter. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht einzelne Aspekte, sondern die Gesamtheit der Aufgabe. Kotter argumentiert, dass schnelle Fortschritte nur eine Illusion sind, es gilt aber Veränderungen darauf, langfristig und tiefgreifend umzusetzen. Daher sind schnelle Fortschritte definitiv nicht das Ziel (Solyp, 2014).

Die acht Schritte des Modells müssen somit sowohl einbezogen als auch umgesetzt werden. Dabei sind diese acht Schritte in je drei Pakete unterteilt: Das erste Paket soll das entsprechende Klimaveränderungen schaffen. Dabei muss die Gestaltung der Umsetzung effizienter arbeitet werden, um zum Schluss die angestrebten Veränderungen nachhaltig zu erreichen und auch geradlinig und strukturiert umzusetzen (Kotter, 1997).

Den ersten Punkt bestehen aus folgenden Stufen:

- Verdeutlichung der Notwendigkeit von Veränderungen und Sensibilisierung hierfür
- die Erstellung einer geeigneten Führung
- angestrebte geplante Veränderungen Schritt für Schritt mehr ins Bewusstsein rücken

Danach folgen Stufe vier bis sechs:

- Die Konkretisierung der der Veränderungen und der Art und Weise der Umsetzung, sowie die Einbeziehung der Mitarbeiter in diese Prozesse
- Situationen, potentielle fallen, Arbeitsplangestaltung, bisherigen Unternehmensstrategien usw. müssen analysiert werden, um entsprechende Hindernisse zu erkennen und diese begegnen zu können
- um die Motivation unter den Mieter weiter zu steigern, sollten kleine kurzfristig erreichbare Ziele gesetzt werden, durch die sich auch Stück für Stück demenziell genährt wird

Auch die nächsten beiden Stufen, 7 und 8, stellt eine zwingende Maßnahme dar:

- Das bis dato gesetzte muss analysiert werden, es bedarf einer Soll-/Ist Betrachtung und bei vorhandener Notwendigkeit müssen die betroffenen Aspekte angepasst werden
- die Umstrukturierung die erzielten Ergebnisse müssen innerhalb des Unternehmens bzw. der Organisation gefestigt werden

Um dies genauer zu erläutern: damit in einer Organisation Veränderungen wahrhaft einschneidende und dauerhaft umgesetzt werden können, ist die unbedingte Unterstützung seitens der Mitarbeiter unumgänglich. Dies bedeutet im Klartext, dass es notwendig ist, dass die entsprechenden Veränderungen seitens der Mitarbeiter so lange normal unterstützt werden. Es ist also notwendig, bei den Mitarbeitern die entsprechende Motivation zu schüren, diesen Weg mit der Organisation zu gehen. In diesem Kontext ist es wichtig, sachlich unbegründet darzustellen, weshalb diese Rede Veränderung erfolgen muss. Der Mensch verfällt gern alte Gewohnheiten, daher sollte dieser Aspekt nicht allzu leicht genommen werden.

Ein weiterer wichtiger Ansatz ist der Aufbau entsprechende Führungsposten. Bereits auf die Veränderungen und auch die Organisation eingeschworene Personen sind auszuwählen, um eine Balance einerseits Mitarbeiterführung und andererseits der Unternehmensziele zu schaffen und diese auch zu erfüllen. Auf keinen Fall dürfen entweder die Bedürfnisse des Unternehmens noch die der Mitarbeiter vernachlässigt werden.

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