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Organisation und Planung. Vorgehen und Schwierigkeiten im Produktmanagement

Hausarbeit 2017 16 Seiten

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlegende Begriffe
2.1 Planung
2.2 Projekt

3 Projektplanung
3.1 Weg zur Projektplanung und Projektplanung im Überblick
3.2 Projektablauf und Terminplanung

4 Projektaufwandseinschätzung

5 Risikomanagement

6 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildung 1 Projektmanagment Aufwand während des Projektverlaufs

Abbildung 2 Netzplantechnik am Beispiel einer Kunstausstellung

Abbildung 3 Balkendiagramm am Beispiel einer Kunstausstellung

Abbildung 4 Vorlage einer Aufwandstabelle

Abbildung 5 Beispiel eines Budgetplan

Abbildung 6 Prozesse des Risikomanagements

Abbildung 7 Darstellung einer Risk-Map

1 Einleitung

Unternehmen werden in den kommenden Jahren immer wieder mit komplexen Herausforderungen konfrontiert und sind gezwungen sich am Markt weiter zu etablieren. Viele Probleme eines Unternehmens können damit gelöst werden, wenn vorhandene Ressourcen besser gesteuert und effizienter eingesetzt werden würden. Im Rahmen der Suche nach einer Lösung werden Unternehmensaktivitäten genauer beleuchtet. Eine mögliche Technik bietet das Projektmanagment. Betriebliche Veränderungen die dem Unternehmen zugutekommen sollen, werden mithilfe von Projekten umgesetzt, welchen eine umfassende Planung vorausgehen sollte. Bei der Planung wird die Zukunft eines Projekts vorgezeichnet. Ablauf, Termine, Aufwände, Finanzmittel oder das Risikomanagment, bilden die Grundlage dieser Projektphase. Planung in einer Projektumgebung umfasst die Festlegung eines vordefinierten Handlungsverlaufs in einem vorhersagbaren Umfeld[1]. Wer seine Projekte unzureichend plant, überlässt die Erreichung der Projektziele dem Zufall, dies käme einem Instrumentenflug ohne Instrumente gleich[2]. Nur bei einer Planung des Projekts ist es möglich, dieses im Nachhinein zu beurteilen und festzustellen, ob die Ziele wirklich erreicht worden sind. In dieser Hausarbeit werden das Vorgehen und die Schwierigkeiten bei der Planung eines Projekts dargestellt. Es wird erklärt, welche Schritte notwendig sind, um eine erfolgreiche Planung durchzuführen, die nachher zu einem positiven Ergebnis des Projekts führt und an welchen Stellen der Planung besondere Sorgfalt geboten ist. Dabei werden die besonders kritischen Bereiche der Planung stärker beleuchtet und es wird darauf eingegangen wie man am besten mit diesen kritischen Bereichen umgeht. In dieser Hausarbeit wird nur kurz auf Systemanalyse und Systemgestaltung eingegangen, da hier der Ansatz verfolgt wird, bei dem der Planung eines Projekts, Systemanalyse und Systemgestaltung vorausgesetzt ist.

2 Grundlegende Begriffe

2.1 Planung

Bei einer Planung nutzt man die menschliche Fähigkeit, der gedanklichen Vorwegnahme von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Ziels notwendig scheinen. Dabei entsteht ein Plan, der aufzeigt, mit welchen Mitteln das Ziel erreicht werden kann. Durch einen Plan gewinnt man Handlungssicherheit und kann so negativen Unregelmäßigkeiten versuchen vorzubeugen. Mit einer Planung versucht man einen möglichst direkten Weg zum angestrebten Ziel zu erschaffen. Bei einem Projekt sollte der Plan periodisch angepasst werden. Vorgaben von Kunden, die nicht umsetzbar sind, dürfen nicht einfach hingenommen werden. Dies liegt im Interesse aller Beteiligten. Entscheidend bei einem Plan ist, dass der Projektleiter und das Projektteam daran glauben[3].

2.2 Projekt

Der Begriff Projekt kommt ursprünglich aus dem Lateinischen und bedeutet: „nach vorne geworfen“. Unter dem „nach vorne werfen“ wird im Zusammenhang mit Projekten, von der zeitlichen Dimension gesprochen. Heute ist ein Projekt ein Vorhaben, das einen festen zeitlichen Rahmen hat, in dem man versucht mit begrenzten Ressourcen (zum Beispiel: Personal, Geld, Maschinen) ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Zur Bewältigung eines Projekts wird ein Projektteam gebildet, für welche es Schulungen und Lehrgänge gibt um das Projektmanagment effizient anzuwenden. Ein Projekt kennzeichnet sich auch durch folgende Merkmale: innovative Aufgabenstellung, hohe Komplexität, interdisziplinäres Arbeiten, klar definierte Ziele und es besteht die Gefahr diese Ziele zu verfehlen. Doch der Kern jedes Projekts liegt in seiner Einmaligkeit. Mit einem Projekt wird etwas noch nie da gewesenes geschaffen. So auch der Weg der zu dem Projektresultat führt, dieser muss erst erarbeitet werden. Mit der Innovation und der Einmaligkeit gehen auch Risiken einher, diese sind ebenfalls Merkmale eines Projekts.

3 Projektplanung

3.1 Weg zur Projektplanung und Projektplanung im Überblick

Bevor es zur Planung eines Projekts kommt, muss geklärt werden, ob das Verfolgen dieser Idee sinnvoll ist. Meist steht zu Beginn ein Problem, welches mithilfe einer Istanalyse genau benannt werden kann. Ist dieser Schritt getan, muss man als nächstes klären, wie ein Projekt bei der Lösung angewendet werden soll. Es entsteht ein Sollkonzept. Im Anschluss daran folgt die Erstellung eines Zielsystems. Wichtig ist der Sinn der Zielformulierung, er dient dazu den Beteiligten klar zu machen, wo das Projekt hin führen soll[4]. Üblich ist es, mehrere Zielsysteme auszuarbeiten, um den Entscheidern über dieses Projekt Optionen anbieten zu können. Wird eine positive Entscheidung bezüglich der Realisierung getroffen, kann mit der Planung eines Projekts begonnen werden[5]. Bei der Planung eines Projekts versucht man im Wesentlichen einen Rahmen für das anstehende Projekt festzulegen. Dabei stellt die Zeit der Planung, den Projektmanagment technischen größten Aufwand da. Ohne Planung wäre der Projektmanagment technische Aufwand über den Projektverlauf jedoch insgesamt, wesentlich höher. Mit einer guten Projektplanung lassen sich über den ganzen Projektverlauf die Aufwände insgesamt für das Projektmanagment senken (siehe Abbildung1).

Abbildung 1 Projektmanagment Aufwand während des Projektverlaufs

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: (Sterrer, 2014, p79)

Mit der Projektplanung legt man einen Rahmen für das folgende Projekt fest. Wichtige Merkmale dieses Rahmens sind: Zielvorgabe, Programm, Termine, Budget, Prognose, Organisation, Richtlinie, Leistungsstandart und Dokumentation. Die Dokumentation ist dabei immer wichtiger geworden, um zu verhindern, dass sich Fehler in nachfolgenden Projekten wiederholen und um den Verlauf besser beurteilen zu können. Die Planung des Projekts sollte aber nicht ein einmaliges Ereignis sein, sondern ein permanenter Vorgang. Denn durch nicht planbare Veränderungen am Markt beispielsweise, können Vorgaben ihre Gültigkeit verlieren. Um eine Prognose wagen zu können, muss die aktuelle Situation so gut wie möglich analysiert sein. Dies betrifft sowohl die Firmeninterne Situation, als auch Firmenexterne Einflüsse. Geht es um eine Projektgruppe, die sich aus einer Mehrzahl von Beteiligten zusammensetzt, muss man sich über bestimmte Punkte im Vorfeld im Klaren sein: Der Zweck des Projekts, die Zuständigkeit und Akzeptanz einzelner Personen sowie die Koordination der Arbeitsaktivitäten. Es sollte großen Wert auf Kommunikation gelegt werden sowohl vertikal als auch horizontal. Ein wichtiger Protagonist ist der Projektmanager. Er steht zwischen dem Projektteam und der Geschäftsleitung. Sein Aufgabengebiet umfasst das Erstellen von Optionen, mit welchen das Projektteam das Ziel erreichen soll. Zu seinen schwierigsten Aufgaben gehört das Ziel des Projekts niemals aus den Augen zu verlieren. Dabei kann er auf verschiedene Vorgehensweisen zurückgreifen, um das Projekt zielorientiert planen zu können. Einige davon sind zum Beispiel: Sorgfältige Auswahl von Zahlen, aus denen man eine Prognose ableitet um Fehleinschätzungen zu vermeiden, ein gutes Arbeitsklima erhalten, um durch eine gute Kommunikation mögliche Illusionen aufzudecken oder auch die richtigen Prioritäten setzen, um ein lohnendes Ergebnis zu erreichen[6].

3.2 Projektablauf und Terminplanung

Ausgangspunkt für eine Terminplanung sind die Arbeitspakete, die für dieses Projekt notwendig sind. Dabei umfasst ein Arbeitspaket eine geschlossene Aufgabenstellung, Termine und das Ziel des jeweiligen Pakets. Im Allgemeinen gilt hier der Grundsatz: So wenig Arbeitspakete wie möglich, aber so viele wie nötig[7]. Die Reihenfolge dieser Arbeitspakete ergibt sich meist schon durch die inhaltliche Abhängigkeit untereinander, dies lässt sich gut anhand von einem Netzplan veranschaulichen. Der Netzplan ist dabei ein Werkzeug um die Realität vereinfacht darzustellen. Die Reihenfolge sowie die Bearbeitungsdauer der einzelnen Arbeitspakete bestimmen den Endtermin und die Pufferzeiten, die durch die parallele Bearbeitung entstehen. Es gibt Unternehmen die auf einen Netzplan bestehen, weil dort die Abhängigkeiten gut zu erkennen sind. Es ist außerdem möglich einzelne Ausschnitts-Netzpläne zu entwerfen um besonders kritische Arbeitspakete besser aufzeigen zu können, so macht man sich die Vorteile der Netzplantechnik zu nutzen.[8] Dieses Beispiel ist eine vereinfachte Veranschaulichung der Anwendung von Netzplantechnik (siehe Abbildung 2). Die Netzplantechnik kann im detail noch weiter ausgeführt werden, Netzpläne können sich dann in Punkten, Vorgangspfeilen, Knoten, Priorität oder der Vollständigkeit weiter unterscheiden.

Abbildung 2 Netzplantechnik am Beispiel einer Kunstausstellung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten Quelle: Quelle: (Scheuring, 2016, p88)

Eine weitere Methode, um den Ablauf eines Projekts bildlich darzustellen, bietet das Balkendiagramm. In Balkendiagramm sind, wie in der Netzplantechnik, auch die Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete dargestellt. Der Vorteil ist hier, dass bei dem Balkendiagramm die Pufferzeiten besser zu erkennen sind. Dadurch kann man Pufferzeiten effektiver nutzen. Eine Möglichkeit in unserem Beispiel mit der Kunstausstellung ist es, die Ausstellung zu einem möglichst späten Zeitpunkt zu bewerben, um den besten Werbeeffekt zu erzielen (siehe Abbildung3). Das Balkendiagramm eignet sich am besten bei kleinen Projekten, weil es wenig Übung erfordert oder bei großen Projekten parallel zur Netzplantechnik in computergestützter Form[9].

Abbildung 3 Balkendiagramm am Beispiel einer Kunstausstellung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: (Scheuring, 2016, p 89)

Zu Schwierigkeiten bezüglich der Terminplanung kann es kommen, wenn laut Plan zu viel in zu kurzer Zeit erreicht werden muss. Sowas kommt zu Stande, wenn Terminplanung auf Schätzungen statt auf festgelegten Standards basieren. Sollten Schätzungen nicht zu umgehen sein, ist wichtig, dass diejenigen die diese Schätzung abgeben, hinzufügen ob es sich hierbei um eine eher optimistische oder pessimistische Einschätzung handelt[10]. Eine ehrliche Antwort auf solche Fragen ist hier dabei zielführend. Für eine fehlerhafte Einschätzung kann der dafür Verantwortliche, zum Beispiel ein Linienmanager, zur Verantwortung gezogen werden und muss mit Konsequenzen rechnen. Zu einem Konflikt in Bezug auf Termine des Projekts kann es auch kommen, wenn Mitarbeiter, die in dem Projekt tätig sind, ständig anderen Aufgaben innerhalb oder außerhalb des Projekts zugeteilt werden, ohne dass das die Terminplanung dabei berücksichtigt wird. Logische Folge ist dabei ein Verzug, der das ganze Projekt gefährden kann. Ein weiterer Punkt der bei der Terminplanung eine Gefahr darstellt, sind die sogenannten Zeitdiebe. Dazu gehören unter anderem: Das nicht zufriedenstellende Erledigen von Aufgaben und die daraus resultierende Wiederholung dieses Arbeitsschrittes, mangelhaftes System zur Informationsgewinnung, Unentschlossenheit oder auch bürokratische Hindernisse[11]. Sollte es zu Unregelmäßigkeiten kommen, empfiehlt es sich im Vorfeld schon eine Eingreiftruppe, die aus 4-5 Personen der beteiligten Bereiche besteht zusammen zu stellen. Das spart Zeit, denn man kann so schneller auf ein Problem reagieren[12].

4 Projektaufwandseinschätzung

Mit dem Projektaufwand definiert man eine zu leistende Arbeitsmenge. Als übliche Größen dienen Personenstunden, Personentage oder Personenmonate[13]. Die Schätzung von Aufwänden bilden eine wichtige Grundlage bei der Planung eines Projekts. Dieses ist eines der wichtigsten Punkte bei der Planung eines Projekts und benötigt einer besonders ausführlichen Sorgfalt und Zeit. Prinzipiell sollte man hier großzügig kalkulieren aber dennoch versuchen dabei realistisch zu bleiben. Im Nachhinein mehr Zeit oder Geld zu verlangen ist selten von Erfolg gekrönt[14]. Daraus ergeben sich folgende Aufgaben: Die Ermittlung des Projektbudgets und der erforderlichen Ressourcen zur Durchführung des Projekts. Die Projektkosten resultieren dabei aus dem Aufwand der Arbeitspakete die für das Projekt nötig sind. Fehler bei der Ermittlung der Aufwände und Kosten, werden gravierende Auswirkungen auf den Verlauf des Projekts haben. Bei der Ermittlung des Aufwands und der Kosten gibt es eine Vielzahl von Methoden, auf die man zurückgreifen kann. Einige davon sind: Der Vergleich mit ähnlichen Vorgängerprojekten, Expertenbefragungen, Aufschnüren der Arbeitspakete oder Standartpreise. Dabei greift der Vergleich mit einem vorangegangenen Projekt umso besser, je standardisierter ein Projekt ist. Die Methode Expertenmeinungen einzuholen ist sehr gängig und bewährt. Wichtig ist hierbei die Wahl des richtigen Experten, dieser bestimmt die Qualität des Resultats. An dem Aufschnüren von Arbeitspaketen führt bei der Planung kein Weg vorbei. Dabei fällt erfahrungsgemäß auf, dass die Aufwendungen der Pakete meist höher sind, als sie bei einer Schätzung zur Not angenommen worden sind. Damit begegnet man überhöhten Optimismus der bei der Planung vorangegangen ist. Das Einsetzen von Standartpreisen eignet sich gut im Bereich des Einkaufs oder bei Standarddienstleistungen. Gerade in Frühphasen der Projektplanung ist es wichtig, verlässliche und auch möglichst genaue Schätzungen zu erstellen, da diese über ein das Sein oder Nichtsein eines Projekts entscheiden. Auch in diesem Punkt ist eine gute Dokumentation wichtig, um nachvollziehen zu können, wie die Schätzungen zustande gekommen sind und wie ihre Qualität zu beurteilen ist. Bei einer Aufwandseinschätzung sollte man berücksichtigen, dass die Anforderungen an das Projekt sich während der Bearbeitung ändern können, dass die Projektvorgaben klar definiert sein sollten und auch, dass es bei der Erhebung von Daten zu Ungenauigkeiten durch die Ermittlungsverfahren kommen kann. Es empfiehlt sich die Aufwandseinschätzung zu einem permanenten Vorgang zu machen, um Änderungen frühzeitig zu erkennen oder zu Beginn mögliche Änderungen mit einzukalkulieren. Der Vorteil bei der Befragung eines versierten Experten zeigt sich auch in der Messgenauigkeit[15]. Sobald man sich einen Überblick verschafft hat, bringt man diesen zu Papier. Eine Möglichkeit ist hier eine Aufwandstabelle, welche veranschaulichen soll, um welche Aufwände es sich explizit innerhalb eines bestimmten Arbeitspaket handelt (siehe Abbildung 4). Als nächstes überprüft man mithilfe der Aufwandstabelle, ob die geforderten Mittel überhaupt zur Verfügung stehen. Bei parallellaufenden Arbeitspaketen würde man beispielsweise so Personalengpässe erkennen können. Das ist wichtig ,denn Geld kann man noch locker machen, Termine lassen sich Notfalls noch strecken, aber wo Personal fehlt kann ein echtes Ressourcenproblem entstehen[16].

Abbildung 4 Vorlage einer Aufwandstabelle

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: (Prenzel, 2016, p. 102)

Ist die Aufwandstabelle einmal zusammengestellt, kann man sich dem Budget widmen. Budgets sind Pläne für den Einsatz von Mitteln. Sie erlauben die Überwachung und Kontrolle der Projekte[17]. Der Budgetplan soll für das Projekt eine solide und übersichtliche Finanzierung aufzeigen. Besonders wichtig ist dies bei Projekten, die auf eine externe Finanzierung angewiesen sind. Dabei werden die Benennungen der Spalten aus der Aufwandstabelle jetzt zur Bezeichnung der Zeilen. Die Spalten werden in die einzelnen Arten der Kosten aufgeteilt (siehe Abbildung 5). An diesem Punkt wird deutlich, warum es sinnvoll ist erst die Aufwandstabelle zu erstellen, bevor man den Budgetplan aufstellt, da man erst eine Vorhersage über die Kosten treffen kann, wenn der Aufwandsumfang bekannt ist.

Abbildung 5 Beispiel eines Budgetplan

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: (Prenzel, 2016, p.104)

[...]


[1] Vgl. (Kerzner, 2008, p. 385)

[2] Vgl. (Scheuring, 2016, p. 86)

[3] Vgl. (Scheuring, 2016, p. 87)

[4] Vgl. (Jakoby, 2015, p. 54)

[5] Vgl. (Sterrer, 2014, p. 18)

[6] Vgl. (Kerzner, 2008, p. 389)

[7] Vgl. (Felkai, 2015, p. 229)

[8] Vgl. (Tumscheit, 2000, p. 151)

[9] Vgl. (Baguley, 1999, p. 72)

[10] Vgl. (Kerzner, 2008, p. 418)

[11] Vgl. (Kerzner, 2008, pp. 276-277)

[12] Vgl. (Tumscheit, 2000, p. 49)

[13] Vgl. (Scheuring, 2016, p. 90)

[14] Vgl. (Prenzel, 2016, p. 97)

[15] Vgl. (Hering, 2014, p. 20)

[16] Vgl. (Tumscheit, 2000)

[17] Vgl. (Baguley, 1999)

Details

Seiten
16
Jahr
2017
ISBN (eBook)
9783668460515
ISBN (Buch)
9783668460522
Dateigröße
1.8 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v367333
Institution / Hochschule
FOM Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige GmbH, Frankfurt früher Fachhochschule
Note
2,0
Schlagworte
Produktmanagement Planung Organisation Risikomanagement Finanzmittel Unternehmen Systemanalyse

Autor

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