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Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

von Nata Scha Santos (Autor)

Ausarbeitung 2017 11 Seiten

Sozialpädagogik / Sozialarbeit

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Beschreibung der Methode XXX <Nenne hier die gewählte Methode>

2.Test und Selbstreflexion
2.1 Tag 1: Beschreibung des Tagesablaufs
2.2 Tag 2: Beschreibung des Tagesablaufs
2.3 Tag 3: Beschreibung des Tagesablaufs
2.4 Tag 4: Beschreibung des Tagesablaufs
2.5 Tag 5: Beschreibung des Tagesablaufs
2.6 Tag 6: Beschreibung des Tagesablaufs

3.Literaturverzeichnis

1. Beschreibung der ALPEN-Methode

ALPEN-Methode ist eine der Methoden aus dem Selbst- und Zeitmanagement, mit der der Tagesablauf geplant werden kann. Die Planung ist zeitaufwendig, soll allerdings 10 bis 15 Minuten nicht überschreiten. ALPEN ist ein Akronym, d. h. ein Kurzwort, das aus den Anfangsbuchstaben mehrerer Wörter gebildet wird. Das Akronym ALPEN steht für fünf Arbeitsschritte der Zeitplanung, die hier der Reihenfolge nach beschrieben werden.

A: Aufgaben und Termine aufschreiben

Alle Termine und Aufgaben werden schriftlich aufgelistet. Dazu gehören auch die kleinsten periodisch wiederkehrende Aufgaben. Unerledigtes oder Aufgeschobenes aus dem Vortage wird in die Liste mit aufgenommen. Alle Tätigkeiten werden mit der Uhrzeit des gewünschten Beginns vermerkt.

L: Länge schätzen

Benötigte Zeit für den jeweiligen Arbeitsauftrag wird eingeschätzt und es wird ein Zeitlimit gesetzt.

P: Pufferzeiten einplanen

Das ist die Zeit für Unvorhergesehenes, für alles, was im Alltag dazwischen kommt. Auf Pufferzeiten entfallen 40 % der Gesamtzeit, 60 % - auf die Arbeitszeit. Das Verhältnis 60/40 dient als Orientierungshilfe bei der Zeitplanung.

E: Entscheidungen treffen

Termine und Arbeitsaufträge werden nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert. Es kann mit Hilfe z. B. ABC-Methode erfolgen. Die A-Aufgaben sind allerwichtigsten, B-Aufgaben - die wenig wichtigen und C-Aufgaben gehören zu den unwichtigen und können delegiert oder notfalls aufgeschoben werden.

N: Nachkontrolle

Am Ende des Tages wird die Zeitplanung reflektiert und analysiert. Man beantwortet die Fragen :War sie erfolgreich? Welche Fehler hatte sie? Wie kann man die Planung eines nächsten Tages aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse verbessern?

Die Autorin wird die Methode sie sechs Tage lang auf ihre Tagesplanung anwenden. Die Entscheidung für die ALPEN-Methode basiert sich auf Vorliebe zum Aufschreiben aller wichtigen, sowie zu erledigenden Sachen mittels einer sogenannten To-Do-Liste. Das Ziel des Projektes: Verbesserung des Zeitmanagements.

2. Test und Selbstreflexion

2.1 Tag 1: Beschreibung des Tagesablaufs

Für den Testtag Nummer 1 sind folgenden Aufgaben geplant: Frühstück vorbereiten, Kinder zur Schule fahren, Arzttermin wahrnehmen, telefonisches Beratungsgespräch, Hin- und Rückfahrt der Kinder zum Schwimmkurs , Haushalt, Kochen. Diese geplanten Aktivitäten werden mit der Uhrzeit des gewünschten Beginns und voraussichtlichen Ende vermerkt und nach Wichtigkeit geordnet. Die Aufgabe „Abendessen zubereiten“ wird delegiert. Aufgabe Haushalt lässt sich zeitlich überhaupt nicht in den Tagesablauf integrieren und wird auf den nächsten Tag verschoben. Nun werden die Termine mit in den Tagesablauf aufgenommen. Der Tagesplan sieht wie folgt aus:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Für den Testtag Nummer 1 sind folgenden Aufgaben geplant: Frühstück vorbereiten, Kinder zur Schule fahren, Arzttermin wahrnehmen, telefonisches Beratungsgespräch, Hin- und Rückfahrt der Kinder zum Schwimmkurs , Haushalt, Kochen. Diese geplanten Aktivitäten werden mit der Uhrzeit des gewünschten Beginns und voraussichtlichen Ende vermerkt und nach Wichtigkeit geordnet. Die Aufgabe „Abendessen zubereiten“ wird delegiert. Aufgabe Haushalt lässt sich zeitlich überhaupt nicht in den Tagesablauf integrieren und wird auf den nächsten Tag verschoben. Nun werden die Termine mit in den Tagesablauf aufgenommen.

2.2 Tag 2: Beschreibung des Tagesablaufs

To-Do-Liste für den 2. Tag beinhaltet folgende Aufgaben: Frühstück vorbereiten, Kinder zur Schule fahren und abholen, Lernen für Modulklausur, Lernen mit dem Sohn für die Probe. Dazu kommt nicht Erledigtes aus dem Vortag: Telefonat mit Berater und Haushalt. Die geschätzte Länge ergibt sich aus der alltäglichen Erfahrung und bei der Einplanung der Pufferzeiten wird die 60/40 Regel verwendet. Die Prioritäten werden auf das Lernen für die Klausur, sowie das Telefonat gesetzt. B-Aufgabe: Haushaltsarbeit. Delegierbare Aufgaben: Kinder zur Schule fahren und abholen ,sowie Lernen mit dem Sohn.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Tag verlief entspannt. Die Autorin hatte das Gefühl, viel geschafft zu haben. Die neu gewonnene Erkenntnis: die Aufgaben lassen sich gut nach rechtzeitigen vorherigen Absprache delegieren. Dadurch hat man mehr Zeit für sich selbst und eigene Bedürfnisse. Die vorher angewendete Methode, die Aufgaben spontan und nur nach Möglichkeit zu delegieren, wird demnächst durch geplantes Delegieren ersetzt. Damit kann derjenige, dem delegiert wird, die Aktivität in seinen Tagesablauf als festen Termin einbauen. Das schafft gewisse Verbindlichkeit.

Konkret für diesen Tag bedeutete das Delegieren mehr Zeit für sich selbst früh Morgen vor der Arbeit, sowie ungestörtes Lernen am Abend. Telefonat dauerte kürzer als geplant, dadurch gewann man mehr Zeit für den Haushalt und man konnte mehr erledigen als geplant wurde. Dieses bedeutet Zeitersparnis für den nächsten Tag.

2.3 Tag 3: Beschreibung des Tagesablaufs

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Farblich hervorgehobene Textbausteine mit dem Vermerk A sind nach der ABC-Methode priorisierten Aufgaben, die das Grundgerüst für die Einordnung aller weiteren Aufgaben bilden. Kinder ins Bett bringen und Vorlesen wird an dem Tag delegiert. Einkaufen kann wegen fehlenden Ressourcen der Bezugsperson nicht delegiert werden, deswegen wird es in den straffen Tagesablauf mit dazu genommen.

Fazit des Tages: Die Autorin hat viel zu viel vorgenommen. Der Versuch allen Verpflichtungen aus dem schriftlichen Tagesplan nachzugehen scheiterte zum Teil. Das Lernen am späten Abend war nicht effektiv, da die Person seine Tiefphase hatte. Die eingeplante Zeit wurde zwar eingehalten, wegen Müdigkeit und Unkonzentriertheit konnte aber nicht effizient genutzt werden. Das Lernen mit dem Sohn kam auch zu kurz wegen dem gleichen Grund: Müdigkeit des Kindes.

Der Biorhythmus muss bei der Einteilung der Aktivitäten nach Rangordnung besser berücksichtigt werden. Leider konnte man bei der Tagesplanung die Aufgabe „Einkaufen“ nicht mit der Aufgabe „Lernen für Klausur“ zeitlich tauschen. Die gesetzlich geregelten Öffnungszeiten der Lebensmittelläden sind bis 20:00 Uhr. Die Überlegung der Autorin ist folgendes: den sogenannten Einkauf bei Bedarf durch den Einkauf auf Vorrat eventuell auf das Wochenende verlegen. Somit kann man mit dieser einmaligen Aktion Einiges an Zeit unter der Woche sparen. Außerdem ist die Autorin zum Entschluss gekommen, dass bei so vollem Tagesplan sind mehr Pufferzeiten zum Tagesende einzuplanen. So kommt die Familie nicht zu kurz.

2.4 Tag 4: Beschreibung des Tagesablaufs

Aufteilung der Zeit wird der subjektiven Erfordernissen der Autorin angepasst. Prioritäten des Tages liegen auf Lernen in einer Lerngruppe und Erholung mit der Familie. Präferenzen liegen beim Lernen. Es wird in die 2 Lernphasen aufgeteilt als Aufgabe A. Einkaufen als Unerledigtes aus dem Vortag und Kinobesuch mit Familie sind die Aufgaben B. Großzügige Pufferzeiten und eingeplantes Nichts soll für den Ausgleich nach der anstrengenden Woche sorgen und die delegierte Fahrt der Kinder zur Oma - für Ausschlafen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der erwartete Lernerfolg an dem Tag blieb aus.Die Erledigung der A Aufgaben wurde von den anderen beeinflusst und waren nicht alleine von der Autorin abhängig. Während der Gruppenarbeit kam es zu den privaten ausgedehnten Gesprächen, Ablenkungen durch Telefonate und häufigen Pausen zwischendurch. Es war einfach nicht produktiv.

An diesem Beispiel wird es deutlich, dass die ausgewählte Methode für die Planung der Aufgaben, bei deren Erledigung auch andere Personen einbezogen werden, nicht wirklich geeignet ist. Das Positive an dem Tag war viel Zeit für sich selbst und Familie zu haben. Mit Hilfe der Methode wird es offensichtlich, dass es sinnvoll ist, nicht nur die Arbeitszeit sondern auch die Freizeit zu planen. Allerdings müssen es größere Zeitfenster sein, um spontane Entscheidungen treffen zu können und Freiraum für Änderungen zu haben.

Der letzte Schritt der ALPEN-Methode, Nachkontrolle, hat große Bedeutung für die Planung eines nächsten Tages. Man reflektiert den Tag, man analysiert, was evtl. schief gelaufen war und was positiv gewesen war. Man lernt aus den Fehlern und man versucht die neuen Erkenntnisse bei der nächsten Planung umzusetzen. Die regelmäßige Nachkontrolle, wenn die zur Gewohnheit wird, ist sehr effizient.

2.5 Tag 5: Beschreibung des Tagesablaufs

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Mit der Zeitplanungsmethode den Tagesablauf zu organisieren geht es jetzt wesentlich leichter als am Anfang. Die Autorin verwendet ein Zeitplanbuch. Es hat viele Vorteile. Die Schriftlichkeit bekämpft die Vergesslichkeit. Der Tagesplan ist visuell. Der Planungsschritt „Prioritäten setzen“ hilft dabei die Ziele zu definieren und ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bestimmen. Die Rangordnung und eingeschätzte Zeit für jeweilige Aufgabe ermöglicht die Konzentration auf das Wesentliche. Die Tageserfolge werden greifbarer, denn die erledigten Aufgaben können am Ende des Tages abgehackt werden. Die Übersicht der erledigten Aufgaben verleiht das Gefühl, etwas geschafft zu haben und sorgt somit für die weitere Motivation. Das Unerledigte kann auf den darauffolgenden Tag direkt übertragen werden. Das Lernen von 20:30-21:30 Uhr hat sich als sehr effektiv bewiesen. In dieser Zeit kann man sich alleine auf das Lernen konzentrieren, ohne das Gefühl zu haben, dass die Familie vernachlässigt wird. Die Störquellen sind minimal oder man kann sie gut vermeiden. Die individuellen Hochs und Tiefs müssen bei der Tagesplanung unbedingt berücksichtigt werden, denn davon hängt die Produktivität ab.

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Details

Seiten
11
Jahr
2017
ISBN (eBook)
9783668578500
Dateigröße
465 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v381339
Institution / Hochschule
Internationale Fachhochschule Bad Honnef - Bonn
Note
1,7
Schlagworte
Selbst- und Zeitmanagement ALPEN-Methode

Autor

  • Nata Scha Santos (Autor)

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Titel: Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode