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Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit einer Kreisverwaltung

Projektarbeit 2014 29 Seiten

Organisation und Verwaltung

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Eigenständigkeitserklärung

Erklärung zur Archivierung der Projektstudienarbeit

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungen

1 Einleitung

2 Das Projekt
2.1 Problemanalyse und Projektbeschreibung
2.2 SWOT-Analyse allgemein und projektbezogen
2.3 Projektziele und Nutzen

3 Beobachtung und Evaluation

4 Projektplanung
4.1 Ablauf der Projektplanung
4.2 Projektplanung im eigenen Projekt

5 Projektstrukturplan

6 Ausblick auf die Bachelorthesis

7 Fazit

Quellenverzeichnis

Anhang

Anhang 1: Anschreiben und Fragebogen Abteilung Gesundheit

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: SWOT-Matrix

Abbildung 2: Projektstrukturplan

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: SMART-Formel

Tabelle 2: Meilensteinplan

Abkürzungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Vorerst wird ein Hinweis bezüglich der Schreibweise gegeben: Die in der folgenden Arbeit verwendete männliche Form schließt gleichberechtigt die weibliche Form und umgekehrt mit ein.

Eine effektive, effiziente und zukunftsorientierte Arbeitsweise der Mitarbeiter hat in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Durch die Anforderungen an Unternehmen, Kosten einzusparen, nachhaltig zu Handeln und eingehende Daten und Informationen schnellstmöglich zu verarbeiten, ist es nötig das eigene Unternehmen diesem Fortschritt anzupassen. Nur so kann die Wettbewerbsfähigkeit aufrechterhalten werden. Das Ziel dieser Projektstudienarbeit (PSA) ist es, das laufende Projekt ‚Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis‘ zu skizzieren. Es wird ein Transfer zu den bisher erlernten Managementtechniken hergestellt. Das Ziel des Projektes ist speziell auf die Aufgabenbereiche der Abteilung Gesundheit ausgelegt.

Ziel des Projektes ist es daher, beim Auftreten einer ansteckenden Krankheit, alle erforderlichen Maßnahmen zur Verhinderung ihrer Weiterverbreitung unmittelbar veranlassen zu können. Zur Unterstützung der sachgerechten Erledigung dieser Aufgabe soll ein Dokumenten-Management-System vorbereitet werden. Dieses soll die präzise Auffindbarkeit von Dokumenten ermöglichen, insbesondere im Vertretungsfall. Somit ist der Entschluss zu diesem Projekt gefallen.

Nachdem im ersten Kapitel die Zielsetzung und die Gründe dieser PSA behandelt worden sind, erläutert Kapitel zwei das Projekt im Detail. In diesem Kapitel wird auf die Problemanalyse und -beschreibung des Projektes ‚Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis‘ eingegangen und eine aktuelle Situationsanalyse nach SWOT vorgenommen.

Diese soll anschließend innerhalb des Projektes genutzt werden. Darauf folgt die Wichtigkeit der Definition von Projektzielen, um anschließend den Nutzen der Ziele für das Projekt abzuleiten. Auf Basis dessen wird eine durchgeführte Beobachtung sowie Evaluation beschrieben, um einen ersten Überblick über die Ausgangssituation des Projektes und die aktuellen Gegebenheiten der Abteilung Gesundheit zu erhalten. Anschließend wird in Kapitel vier die Projektplanung innerhalb des Projektes beschrieben. Der Ablauf der Projektplanung im Allgemeinen und die Projektplanung im Projekt werden dargestellt, im Fokus soll hier der Meilensteinplan des Projektes liegen. Im Anschluss erfolgt eine theoretische Erklärung des Projektstrukturplanes inklusive der Umsetzung des Projektes. Abschließend wird ein Ausblick auf die noch zu erledigenden Aufgaben innerhalb des Projektes und der damit verbundenen Bachelorthesis gegeben. Die Schlussfolgerungen der Projektstudienarbeit schließen die vorliegende Arbeit ab.

2 Das Projekt

2.1 Problemanalyse und Projektbeschreibung

Heutzutage sind Arbeitsabläufe geprägt von hoher Geschwindigkeit, Verkürzung von Produktlebenszyklen, Informationsüberflutung, zunehmender Vernetzung und Abhängigkeiten[1].

Der Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin gehört zu der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Die Aufgaben der Abteilung Gesundheit ergeben sich aus den Landesgesundheitsgesetzen, beispielsweise ist hier das „Hessische Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) vom 28. September 2007“[2] zu nennen. Zu den Aufgaben des Fachdienstes Infektionsschutz- und Umweltmedizin zählen unter anderem: die Abwehr gesundheitlicher Gefahren von der Bevölkerung, die Prävention und Bekämpfung übertragbarer Krankheiten beim Menschen, die Überwachung der Einhaltung von Hygieneanforderungen, sowie die Erfassung und Bewertung von Infektionskrankheiten.[3]

Durch den täglichen Arbeitsrhythmus stellten sich im Laufe der Vergangenheit diverse Fragen:

- Welche Aufgaben sind täglich zu erledigen?
- Wie können diese effizienter bearbeitet werden?
- Sind alle Akten ausschließlich digital zu bearbeiten?
- Wie werden sämtliche Akten aller Fachdienste archiviert?

Ein erster Ansatz zur Umstellung der papierbasierten Arbeitsabläufe hin zu computergestützten wurde begonnen. Eine vollständige Implementierung war jedoch aus zeitlichen Gründen, sowie dem Fehlen eines einheitlichen Aktenplanes nicht möglich.

Der Mangel eines fachdiensteigenen Aktenplanes, welcher die Gesamtheit der Abteilung Gesundheit abbildet, („Aktenpläne sind ein einfaches System der Kennzeichnung. Ihr Ziel ist es, das gesamte Schriftgut, wie etwa Akten, systematisch zu ordnen.“[4] ), gestaltete die Einarbeitung neuer Mitarbeiter vergleichsweise schwierig.

Die Aufgabenbereiche eines Gesundheitsamtes, speziell die des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin, sind durch ein meist unerwartetes Auftreten kritischer Ereignisse und der Notwendigkeit eines adäquaten Handelns gekennzeichnet.

Ziel des Projektes ist es daher, beim Auftreten einer ansteckenden Krankheit, alle erforderlichen Maßnahmen zur Verhinderung ihrer Weiterverbreitung unmittelbar veranlassen zu können. Für die sachgerechte Erledigung dieser Aufgabe erscheint es unerlässlich ein Dokumenten-Management-System vorzubereiten. Dieses soll die präzise Auffindbarkeit von Dokumenten ermöglichen, insbesondere im Vertretungsfall. Das sich aus dem Projekt heraus ergebende System soll für die gesamte Abteilung Gesundheit maßgebend sein und eine Struktur für alle Fachdienste schaffen.

Aus den oben genannten Sachverhalten und der Verbesserungsbereitschaft der Abteilung Gesundheit entwickelte sich das vorliegende beschriebene Projekt, den bestehenden Aktenplan der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises zu überarbeiten und zukunftsorientiert zu gestalten. Die Stärken und Schwächen des Projektes sind nun herauszufinden. Um dies zu erreichen ist eine Situationsanalyse anhand der SWOT-Methodik durchzuführen.

2.2 SWOT-Analyse allgemein und projektbezogen

„Die SWOT-Analyse ist eine Methode der strategischen Planung“[5]. Sie dient der Strategiefindung und der Situationsanalyse und soll dazu beitragen, die Strategien für das Unternehmen festzulegen, die Ressourcen und Budgets richtig einzusetzen, Projekte zu initiieren und Maßnahmen zu ergreifen[6].

Mit Hilfe der SWOT-Analyse lässt sich nicht nur die aktuelle Position des Unternehmens ableiten, sondern auch die Position von Produkten, Prozessen, Teams und anderen zu analysierenden Objekten[7]. Der Name SWOT leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Übersetzung der jeweiligen Felder ab.

- Stärken = S trenghts
- Schwächen = W eaknesses
- Chancen = O pportunities
- Risiken = T hreats

Abbildung 1: SWOT-Matrix

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Wikimedia.org[8]

Anhand Abbildung 1 sind vier Felder (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) innerhalb der Matrix zu erkennen. In diesen Feldern werden ausgewählte Unternehmensmerkmale/Projektmerkmale als Stärke oder als Schwäche bewertet. Merkmale, Trends und Entwicklungen im Markt oder Umfeld werden als Chance oder Risiko bewertet. Dies hängt davon ab, ob die positiven Potenziale oder die Gefahren überwiegen.

Mithilfe der Ergebnisse der Matrix können die richtigen Potenziale des Projektes genutzt und die Gefahren erkannt und eingegrenzt werden[9].

Um eine SWOT-Analyse zu erstellen, ist ein Team von zwei bis sechs Personen empfehlenswert. Zuerst sind die entscheidenden Stärken und Schwächen zu identifizieren. Um die Stärken zu ermitteln können folgende Fragen hilfreich sein: Was läuft gut? Was sind unsere Stärken? Worauf sind wir stolz? Was gibt uns Energie? Wo stehen wir momentan? Im Gegenzug dazu sind auch die Schwächen herauszuarbeiten. Fragen wie, was ist schwierig? Wo liegen unsere Fallen/Barrieren? Welche Störungen behindern uns? Was fehlt uns? spielen bei der Ermittlung der Schwächen eine wichtige Rolle[10]. Die für das Auffinden von Stärken und Schwächen (interne Analyse) erforderlichen Informationen werden meistens mittels einer Primär- oder Sekundärerhebung gewonnen[11].

Im zweiten Schritt, der externen Analyse, werden Chancen und Risiken identifiziert, die das Wettbewerbsumfeld liefert und welche auf die interne Situation keinen direkten Einfluss ausüben. Folgende Fragen sind zur Ermittlung der Chancen nötig: Was sind unsere Zukunftschancen? Was könnten wir ausbauen? Welche Verbesserungsmöglichkeiten haben wir? Was können wir im Umfeld nutzen? Wozu wären wir noch fähig? Was liegt noch brach?

Sind die Chancen ermittelt, ist auch das Beleuchten der Risiken unerlässlich. Fragen wie, Wo lauern künftig Gefahren? Was kommt an Schwierigkeiten auf uns zu? Was sind mögliche Risiken/kritische Faktoren? Womit müssen wir rechnen? sind dazu zu beantworten[12]. Alle Informationen werden in der SWOT-Matrix zusammengeführt und verdichtet. So werden die wichtigsten positiven und negativen Einflusskräfte der internen und externen Analyse sichtbar. Zusammenhänge zwischen Stärken und Schwächen einerseits und zwischen Chancen und Risiken andererseits werden sichtbar.

Zur Ermittlung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken, die das Projekt ‚Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis‘ aufweist, wird nun eine SWOT-Analyse durchgeführt.

Die Stärken des Projekts, auch Strenghts genannt, werden wie folgt beschrieben:

Offenheit der Mitarbeiter der Abteilung Gesundheit:

- Dadurch, dass die Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises aktuell über keinen einheitlichen Aktenplan verfügt und die Mitarbeiter über keinerlei klare Richtlinie (sie sich dieses jedoch wünschen) wie Akten zu bearbeiten sind, ist eine Offenheit der Mitarbeiter gegenüber dem Projekt entstanden.

Struktur für die Fachdienste:

- Das sich aus dem Projekt heraus ergebende System soll für die gesamte Abteilung Gesundheit maßgebend sein und eine Struktur für alle Fachdienste schaffen. Dadurch, dass alle Mitarbeiter die anfallenden Dokumente gleichermaßen ablegen, entwickelt sich ein roter Faden, sowie eine Struktur an der sich die Mitarbeiter orientieren können.

Im Gegenteil zu den Stärken stehen die Schwächen, Weaknesses, des Projekts:

Mangelnde Gelder:

- Mangelnde Gelder für die eventuelle Einführung einer ‚elektronischen Akte‘ ist als eine Schwäche des Projektes herausgearbeitet worden. Da der Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises ab dem 01.01.2014 unter den kommunalen Rettungsschirm geschlüpft ist, um 65 Millionen Euro Entschuldungshilfe vom Land Hessen zu erhalten, müssen in allen Abteilungen drastisch Gelder eingespart werden.

Fehlendes Personal:

- Aktuell ist nur ein Mitarbeiter, hier der Verfasser, mit der Planung und Durchführung des Projektes beauftragt. Die Leiterin der Abteilung Gesundheit und der Leiter der Verwaltung stehen beratend zur Verfügung. Jedoch fehlt zurzeit ein Team zur konkreten Realisierung des Projektes.

Zu den externen Faktoren gehören die Opportunities des Projekt, also die Chancen, welche anschließend aufgelistet werden:

Einheitlicher Ordnungsrahmen:

- Durch das Projekt entsteht ein einheitlicher Ordnungsrahmen für die gesamte Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises. Dieser Ordnungsrahmen dient jedem Mitarbeiter als Richtlinie, sodass die Akten unabhängig des Bearbeiters gebildet und registriert werden. Somit sind benötigte Informationen zielgerichtet und schneller auffindbar.

Kostensenkung:

- Die Reorganisation des Aktenplanes und ein eventueller Umstieg auf die Nutzung von ‚elektronischen Akten‘ kann die Kosten für Ordner, Papier, Aktenschränke usw. senken.

Schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter:

- Es besteht die Chance, dass neue Mitarbeiter des Lahn-Dill-Kreises schneller, aufgrund des einheitlich gestalteten Ordnungsrahmens, eingearbeitet werden können. Durch die vom Bearbeiter unabhängig gebildeten Akten kann jeder Mitarbeiter der Abteilung Gesundheit einen neuen Mitarbeiter in das Ablagesystem einarbeiten.

Image verbessern:

- Das Image der Verwaltung des Kreisausschusses kann durch eine präzise Auffindbarkeit von Dokumenten, im Falle von Bürger-, Arzt- oder Behördenanfragen, insbesondere im Vertretungsfall, verbessert werden. Es können präzise Auskünfte erteilt werden und eine zeitgemäße Arbeitsweise wird aufgrund der Digitalisierung gelebt und nach außen hin transportiert.

Zuletzt werden noch die Risiken, auch Threats genannt, zur Vollendung der SWOT-Analyse aufgezeigt:

Gemeinsame Vorgehensweise:

- Die endgültige Umsetzung des Projektes erfordert eine hohe Zeitinvestition seitens des Verfassers, der Abteilungsleitung, sowie des Verwaltungsleiters. Auch die Fachdienstleiter sollen mit eingebunden werden. Aufgrund des Zeitmangels der Anspruchsgruppen könnte eine Umsetzung des Projektes verzögert stattfinden. Um diesem Risiko entgegen zu wirken, ist geplant, dass die Abarbeitung der weiteren Aufgaben hauptsächlich durch den Verfasser stattfinden soll. Bei der Notwendigkeit zur gemeinsamen Abstimmung bezüglich diverser Termine sind Termine frühzeitig abzustimmen.

Festhalten an ‚alten‘ Gewohnheiten:

- Ein weiteres Risiko des Projektes ist es, dass die Mitarbeiter an alten Gewohnheiten festhalten wollen. Zwar ist eine gewisse Offenheit der Mitarbeiter gegenüber dem Projekt und dessen Durchführung entstanden, jedoch könnten bei der endgültigen Umsetzung des Projektes Zweifel entstehen. Diese soll durch frühzeitige Schulungen unter der Fragestellung: Was ändert sich für mich? eingedämmt werden.

2.3 Projektziele und Nutzen

„Ziele sind vorausgedachte Ergebnisse der Arbeit. Klare, eindeutige, erreichbare und von allen Projektbeteiligten akzeptierte Ziele und Zwischenziele müssen vorhanden sein. Sie sind die Basis aller Aktivitäten“[13].

Projektziele des Projektes ‚Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis‘ sind stets nach der SMART-Formel zu definieren, siehe Tabelle 1. Die erarbeiteten Ziele bilden die Vorstufe zum Projektstrukturplan.

Tabelle 1: SMART-Formel

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an www.projektmanagementhandbuch.de [14]

Das Hauptziel des Projektes lautet:

Die Entwicklung eines einheitlichen Ordnungsrahmens für die gesamte Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises. Anzustreben ist, dass dieser jedem Mitarbeiter als Richtlinie dienen soll, sodass die Akten unabhängig des Bearbeiters gebildet und registriert werden; es entsteht ein reproduzierbarer Prozess.

Ebenfalls spielt eine Reihe von Nebenzielen eine wichtige Rolle. Zum Beispiel die Erhöhung der Transparenz im täglichen Arbeitsumfeld der Kollegen. Zugleich geht es darum, Bürgeranfragen schneller beantworten zu können, neue Mitarbeiter zügiger einarbeiten zu können sowie das Wissen um den Stand eines andauernden Vorgangs sofort verfügbar zu machen. Auch ein Umstieg von der ‚Papierakte‘ zur ‚elektronischen Akte‘ ist als Nebenziel definiert.

Aus den definierten Zielen ergibt sich ein Nutzen, welcher aus dem Projekt gezogen werden kann. Der Hauptnutzen liegt darin, dass durch die Reorganisation des Aktenplanes ein einheitlicher Ordnungsrahmen für das gesamte Haus entsteht. Dieses dient jedem Mitarbeiter als Richtlinie. Die Akten werden unabhängig des Bearbeiters gebildet und registriert. Somit sind benötigte Informationen zielgerichtet und schneller auffindbar. Im Fall, dass neue Mitarbeiter einzuarbeiten sind, kann dies anhand der zuvor genannten Kriterien mit geringerem Aufwand erfolgen.

Zuletzt ist der Nutzen des Projektes damit begründet, dass durch einen einheitlichen Aktenplan und ein somit vorherrschendes Dokumenten-Management-System der Prozess der Aussonderung und Archivierung unterstützt wird. Der Zielbildungsprozess ist nun mit einer Evaluation während der Analysephase fortzuführen.

3 Beobachtung und Evaluation

Um einen ersten Überblick über die Ausgangssituation des Projektes und die aktuellen Gegebenheiten der Abteilung Gesundheit zu erhalten ist ein Meinungsbild erstellt worden.

Bisher verfügt die Abteilung Gesundheit über keinerlei Datenmaterial zum Thema ‚Reorganisation eines Aktenplanes‘. Die Erstellung eines Meinungsbildes anhand einer Sekundärerhebung ist daher nicht möglich. Hier wäre auf Informationsressourcen aus unternehmensinternen und/oder –externen Quellen zurückzugreifen, welche jedoch, wie bereits erwähnt, nicht verfügbar sind.

Die Wahl fällt daher auf eine Primärerhebung. Bei dieser sind die Daten unmittelbar am Entstehungsort zu sammeln. Als Methoden steht die Form der Befragung, der Beobachtung und des Experimentes zur Verfügung. Auf die Form des Experimentes wird in dieser Arbeit nicht genauer eingegangen.

Für das bevorstehende Projekt ist die Methode der Beobachtung und der Befragung ausgewählt worden.

Bei einer Beobachtung wird der festzustellende Sachverhalt durch die systematische Erfassung von wahrnehmbaren Sachverhalten festgestellt[15]. Die Beobachtung ist gekennzeichnet durch ein planmäßiges Vorgehen und die Verfolgung eines bestimmten Erkenntnisziels. Wichtige Merkmale sind:

- Art der täglichen Aufgaben, Erledigung
- Archivierung der Akten
- Nutzung digitaler Medien, z.B. PC
- Datenschutz

Zu den genannten Merkmalen sind Informationen durch das Beobachtungssubjekt einer Fremdbeobachtung sowie einer Selbstbeobachtung gesammelt worden. Die Fremduntersuchung analysiert Vorgänge, die außerhalb der Person des Beobachters liegen. Die Selbstbeobachtung hingegen untersucht Vorgänge, die die eigene Person betreffen. Die Beobachtung ist verdeckt, ohne Wissen der Beobachteten, durchgeführt worden. Es ist herausgefunden worden, dass die Fülle der täglich anfallenden Aufgaben enorm ist, jedoch die Effizienz der Bearbeitung dieser Aufgaben nicht gegeben ist. Dies ist der überwiegend papiergestützten Ablage geschuldet. Auch weist die Abteilung Gesundheit Lücken in der Archivierung von Akten auf. Der Datenschutz ist in Frage zu stellen. Das Ziel der Beobachtung ist, Erkenntnisse über Sachverhalte zu gewinnen und somit Verbesserungsvorschläge zu initiieren, ohne dass die Auskunftsbereitschaft einzelner Personen zu benötigen ist. Auf alle ermittelten Informationen wird detailliert in der Bachelorthesis eingegangen. Abschließend ist festzuhalten, dass bei der Primärerhebung eine Verfälschung der Ergebnisse durch den Beobachter nicht auszuschließen ist[16].

Die Befragung, auch Evaluation genannt, ist die am häufigsten eingesetzte Methode der Primärforschung. Anders als bei der Beobachtung können die Motivationen, Meinungen und Wünsche der Mitarbeiter offen gelegt werden. Als Erhebungsmodus ist eine schriftliche Befragung der Mitarbeiter der Abteilung Gesundheit ausgewählt worden, da diese Form kostengünstig, ohne Interviewereinfluss und mit einer eigenständigen Zeiteinteilung durchgeführt werden konnte[17]. Der Durchführungszeitraum der Befragung erstreckt sich vom 16.12.2013 bis 31.01.2014.

Das Erstellen des Fragebogens und des zugehörigen Anschreibens, siehe dazu Anlage 1, hat relativ viel Zeit in Anspruch genommen, da zuerst geklärt werden musste, welche Daten über die Ausgangssituation des Projektes und die aktuellen Gegebenheiten der Abteilung Gesundheit zu erfragen sind.

Anschließend ist ein Pre-Test mit drei Testpersonen der Zielgruppe durchgeführt worden. Der Fragebogen ist von den Mitarbeitern beantwortet und mit Rücksprache mit dem Verfasser optimiert worden. Die Intention des Fragebogens ist den Mitarbeitern der Abteilung Gesundheit mittels eines Anschreibens vermittelt worden, siehe dazu ebenso Anlage 1. Auf die Erhebung von statistischen Daten wie z.B. Geschlecht, Altersklasse, Einkommensklasse, Ausbildung etc. wurde in der Evaluation bewusst verzichtet, da diese Daten für das Projekt nicht relevant sind.

Als Gesamtergebnis des Fragebogens, welches in der Bachelorthesis detailliert bearbeitet wird, ist festzuhalten, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises dem Projekt positiv gegenüberstehen. Auch ein Wechsel von der ‚Papierakte‘ zur ‚elektronischen Akte‘ wird für gut befunden. Zudem werden auch Bedenken der Mitarbeiter gegenüber einer elektronischen Aktenführung aufgedeckt.

4 Projektplanung

Nachdem das Projekt beschrieben ist, eine SWOT-Analyse die Stärken, Schwächen sowie Chancen und Risiken des Projektes aufzeigt, erstellt wurde, Ziele definiert und eine Beobachtung sowie eine Evaluation erfolgt ist, ist das Projekt nun im Detail zu planen.

Der Erfolg eines Projektes hängt maßgeblich von der Qualität der Planung ab[18]. Durch eine adäquate Planung kann aufgrund von Fehlervermeidung die Gesamtprojektlaufzeit deutlich verkürzt werden. Nicht nur zu Beginn des Projektes, sondern auch während des Projektes ist dessen Prognose konsequent anzupassen. In Projekten wird daher mit einer zweistufigen Planung gearbeitet und mit mittelfristigen Phasenplänen. Der Projektstrukturplan bezieht sich auf das Projekt als Ganzes. Die Phasenpläne leiten sich aus dem Projektstrukturplan ab[19].

4.1 Ablauf der Projektplanung

Ein Projekt ist „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“[20]. Es zeichnet sich durch Merkmale wie z.B. Einmaligkeit, klare Zielsetzung, definierter Anfang und definiertes Ende, Neuartigkeit, Risiko, Komplexität, begrenzte Ressourcen usw. aus. Zur erfolgreichen Durchführung des Projektes ist die Planung maßgeblich. Der Ablauf der Projektplanung beschreibt das weitere Vorgehen zur Umsetzung des Projektes. Es wird auf Basis der zu erledigenden Arbeitspakete ein zeitlicher Rahmen gesetzt und Ressourcen, Kosten und Abläufe geplant.

Eine erste Idee ist meistens der Startschuss für ein Projekt. Man hat mal was gelesen, gesehen oder gehört und es entsteht der Wunsch zur Realisierung. Im Anschluss daran werden Ideengespräche geführt und es kommt zu einer ersten Voruntersuchung. Nach der Benennung des Projektleiters wird es konkreter[21]. Im Anschluss daran wird gemeinsam mit dem Auftraggeber ein Projektauftrag erarbeitet. Im Projektauftrag wird das Projekt erläutert, der Ist-Zustand, ein Lösungsvorschlag sowie der Nutzen und die Aufwandschätzung schriftlich festgehalten[22]. Danach ist der Projektauftrag zu konkretisieren. Ziele werden festgeschrieben, Risiken genauer beleuchtet, Stakeholder ermittelt, ein Team zusammengestellt, Informationswege und Dokumentationsformen festgelegt und letztendlich das Projekt gestartet.

4.2 Projektplanung im eigenen Projekt

Aus den täglichen Herausforderungen am Arbeitsplatz, mit denen ein Mitarbeiter konfrontiert wird, hat sich eine erste Idee für das Projekt und dessen Wunsch zur Realisierung entwickelt. Nach ersten Ideengesprächen mit der Leiterin der Abteilung Gesundheit, welche auch gleichzeitig die Auftraggeberin des Projektes ist, sowie mit dem Verwaltungsleiter, ist der Projektinhalt konkretisiert geworden: Es hat sich herausgestellt, dass das Projekt mit dem Ziel der Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschusses des Lahn-Dill-Kreises bereits einmal im Jahre 2010 verwirklicht werden sollte. Aus zeitlichen Gründen ist das Projekt jedoch schon zu Beginn gescheitert und wurde abgebrochen.

Die Projektleitung obliegt der Verfasserin und wurde durch die Abteilungsleiterin der Abteilung Gesundheit benannt. Das Projektteam ist durch die Verfasserin bisher mit folgenden Personen besetzt worden:

Zum einen mit der Leiterin der Abteilung Gesundheit, deren Funktion es ist, die Abteilung Gesundheit zu führen, zu organisieren und zu steuern. Die Vertretung der Abteilung in Kreisgremien sowie internen Arbeits- und Projektgruppen, die Vertretung des Landkreises in Angelegenheiten der Abteilung gegenüber Dritten, die Ergebnisverantwortung für die Produktgruppe und das Beschwerdemanagement sind weitere Aufgabenbereiche die von ihr abgedeckt werden. Und zum anderen mit dem Verwaltungsleiter der Abteilung Gesundheit, welcher sich um die Überwachung der Berufe im Gesundheitswesen, die Organisation und Durchführung von Heilpraktikerprüfungen, die Bearbeitung der Aufgabenfelder im Finanzwesen, das Beschaffungs-, Organisations- und Personalwesen, Leichenwesen und den Datenschutz etc. kümmert.

In Zukunft wird nun zwischen einem Team und einem Kernteam differenziert. Ein Team stellt einen Zusammenschluss aus mehreren Personen dar, die das gleiche Ziel oder eine gemeinsame zu erledigende Aufgabe verfolgen[23]. Als Kernteam wird die Personengruppe bezeichnet, die den größten Teil, die Hauptarbeit, am Fortschritt trägt und koordiniert[24]. Zukünftig wird das Team, nach genauerer Planung, aus den vier Fachdienstleiter der Abteilung Gesundheit bestehen. Auf deren Mitarbeit ist das Projekt maßgeblich angewiesen. Nicht zu vergessen ist auch der interne Abstimmungsbedarf mit der Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik für den eventuellen Umstieg von der Papierakte hin zur elektronischen Akte. Somit wird diese Abteilung auch mit ins Team einbezogen. Zudem bedarf es der Abstimmung mit den Mitarbeitern, die nach dem erfolgreichen Projektabschluss mit den Neuerungen effizienter arbeiten sollen. Das Kernteam stellt die Projektleiterin und Verfasserin dieser Arbeit, die Leiterin der Abteilung Gesundheit und den Verwaltungsleiter der Abteilung Gesundheit dar.

Nun ist für den Projektverlauf eine Grobplanung vorzunehmen. In die Grobplanung gehören folgende Punkte:

- „Teilprojekte/Teilaufgaben,
- Strukturierung des Projektablaufs,
- Ressourcenabschätzung,
- Kostenschätzung, Aufgabenverteilung,
- Meilensteine und Termine“[25].

Auf die Punkte zwei bis vier wird in dieser Arbeit nicht genauer eingegangen. Begonnen wird hier, um eine Grobplanung vorzunehmen, mit dem Punkt ‚Meilensteine‘. Der Punkt ‚Teilprojekte/Teilaufgaben‘ wird in Kapitel fünf genauer dargestellt.

Mit Hilfe von Meilensteinen, welche wichtige Entscheidungs-, Kontroll- oder Überwachungstermine darstellen, lässt sich das bisher Erreichte kontrollieren. Sie ergeben sich aus der Projektstruktur, d.h. es erfolgt eine Gliederung des Projekts in Teilziele[26]. Die Meilensteine für das Projekt sind aktuell wie folgt definiert worden:

Tabelle 2: Meilensteinplan

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

Anhand des Meilensteinplanes in Tabelle 2 ist detailliert beschrieben, welche Phasen während des Projektablaufs geplant sind. Bei den Meilensteinen eins bis drei handelt es sich um bereits erreichte Meilensteine. Das Phasenergebnis, welches bei diesen Meilensteinen angestrebt war, ist mit dem Plan-Termin bei allen drei Meilensteinen erreicht worden. Die Ergebnisse werden an dieser Stelle nicht genauer ausgeführt, da dies in den vorangegangenen Kapiteln bereits geschehen ist.

Für Meilensteine vier bis neun sind noch keine Angaben bezüglich Plan-Termine erfolgt. Diese sind kurzfristig auszuarbeiten. Das Phasenergebnis für Meilenstein vier lautet: Eine Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit eines Wechsels von der ‚Papierakte‘ zur ‚elektronischen Akte‘ unter Berücksichtigung von Erfahrungen des Fachdienstes 41.1 (Soziales und Integration) und weiterer Fachdienste. Dazu sollen möglichst viele Informationen von der Leiterin des Fachdienst 41.1 eingeholt werden, da dieser Fachdienst schon vor Jahren den Umstieg auf ‚elektronische Akten‘ durchgeführt hat. Ist dieser Meilenstein mit Erfolg durchgeführt worden, wird die Anwendbarkeit des Kommunalen Aktenplan der KGSt für die Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises in Meilenstein fünf geprüft. Dieser Aktenplan soll für die Themenfelder der Dokumentation und Archivierung von Schriftgut einen Beitrag leisten.

Anschließend erfolgt in Meilenstein sechs eine Zusammenführung und Bewertung der Ergebnisse. Diese werden durch die Projektleiterin an die Abteilungsleiterin der Abteilung Gesundheit und den Verwaltungsleiter weitergegeben. Danach sind entsprechende Schlussfolgerungen durch die Projektleiterin zu ziehen. Letztendlich wird ein Vorschlag (Konzept) für die Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit in Meilenstein sieben gegeben. Der Vorschlag bzw. das Konzept bedarf der Zustimmung seitens der Abteilungsleiterin der Abteilung Gesundheit zur endgültigen Umsetzung des erarbeiteten Konzeptes in den Arbeitsalltag (Meilenstein acht).

Der letzte Meilenstein, Meilenstein neun, ist mit dem Projektergebnis ‚Projektende‘ und einem Plan-Termin (30.06.2016) festgelegt.

5 Projektstrukturplan

Der Meilensteinplan für das Projekt ist nun festgelegt worden. Eine einfache, aber rein lineare Struktur ist somit gegeben.

Mit dem Projektstrukturplan wird das Projektziel bzw. die Projektaufgaben, welche schon durch den Meilensteinplan aufgezeigt worden sind, in einzelne Teilaufgaben zerlegt. Danach werden Arbeitspakete als kleinste Einheit im Strukturplan definiert. Mit diesen wird das jeweilige Ziel erreicht. Innerhalb der Arbeitspakete kann noch eine Aufschlüsselung in mehrere Vorgänge erfolgen. Dies geschieht durch den für das Arbeitspaket zuständigen Auftragnehmer. Es ist darauf zu achten, dass die Vorgänge innerhalb der Arbeitspakete überschaubar bleiben, um weniger Personal zu binden. Auch die Steuerung, Planung und Überwachung wird vereinfacht[27].

Folgende Punkte sind bei der Erstellung eines Projektstrukturplanes zu beachten:

- Projektantrag und Projektfreigabe ist ordnungsgemäß erfolgt.
- Die Ziele des Projektes sind ausreichend definiert.
- Das Projektteam ist festgelegt.
- Alle Betroffenen sind über den Start des Projektes informiert.
- Die maximale Laufzeit für das Projekt ist vorgeben.
- Das Budget für das Projekt steht fest[28].

Sind diese Punkte bei der Erstellung des Projektstrukturplanes beachtet worden, können durch ihn alle notwendigen Arbeiten in einen logischen Zusammenhang gebracht werden. Zudem können für jede Teilaufgabe die Ergebnisziele, das Personal und der Materialaufwand ermittelt werden. Auch Termin- und Kostenpläne können abgeleitet werden[29].

Die Erstellung des Projektstrukturplanes ist mit Hilfe des nachfolgenden Leitfadens erfolgt:

1. An die Spitze des Plans wird die Hauptaufgabe gestellt. Diese betrifft das gesamte Team und stellt das Ergebnisziel dar.
2. Unter der Hauptaufgabe sind die Teilaufgaben anzuordnen. Es besteht die Möglichkeit diese in Unteraufgaben zu zerlegen.
3. Dann werden Aufgaben, die nicht mehr zerteilt werden können, weil sie sachlogisch zusammengehören und von der gleichen Person verantwortet werden, definiert. Diese werden auch Arbeitspakete genannt[30].

Der Projektstrukturplan für das Projekt ‚Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis‘ ist in Abbildung 2 zu erkennen.

Bei dem nachfolgenden Projektstrukturplan handelt es sich um keinen starren Plan. Der Plan kann und wird sich während des Projektes verändern. Anhand des Planes ist zu erkennen, dass das Projekt bisher lediglich in Teilaufgaben und Arbeitspakete zerlegt ist. Künftig werden sicherlich noch weitere Teilaufgaben hinzukommen und die aktuellen Arbeitspakete sind noch in weitere Vorgänge aufzuschlüsseln.

Abbildung 2: Projektstrukturplan

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

[...]


[1] Vgl. Frey, Urs (2011): Unternehmensführung. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 25.

[2] http://www.rv.hessenrecht.hessen.de/jportal/portal/t/l10/page/bshesprod.psml;jsessionid=31F687DF7116D6C8339CA20CF4FAECA4.jpd4?pid=Dokumentanzeige&showdoccase=1&js_peid=Trefferliste&documentnumber=1&numberofresults=29&fromdoctodoc=yes&doc.id=jlr-GesDGHErahmen%3Ajuris-lr00&doc.part=X&doc.price=0.0&doc.hl=1#jlr-GesDGHErahmen (Stand: 13.08.2014, 10:38 Uhr).

[3] Vgl. Hessisches Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) vom 28. September 2007, § 1 Abs. 2.

[4] http://www.bundesregierung.de/Content/DE/StatischeSeiten/Breg/bundesregierung-aktenplan.html, (Stand: 13.08.2014, 11:02 Uhr).

[5] http://www.business-wissen.de/artikel/strategie-swot-analyse-erstellen (Stand: 14.08.2014, 12:07 Uhr).

[6] Vgl. http://www.business-wissen.de/artikel/strategie-swot-analyse-erstellen (Stand: 14.08.2014, 12:09Uhr).

[7] Vgl. https://www.projektmagazin.de/glossarterm/swot-analyse (Stand: 14.08.2014, 13:40Uhr).

[8] http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/7/77/SWOT_de.png (Stand: 13.08.2014, 13:45 Uhr).

[9] Vgl. http://www.business-wissen.de/artikel/strategie-swot-analyse-erstellen (Stand: 14.08.2014, 14:31Uhr).

[10] Vgl. http://www.tcw.de/management-consulting/qualitaet/swot-analyse-118 (Stand: 15.08.2014, 8:24Uhr).

[11] Vgl. http://www.innovationsmethoden.info/files/method/SWOT%20Analyse.pdf (Stand: 15.08.2014, 8:29Uhr).

[12] Vgl. http://www.tcw.de/management-consulting/qualitaet/swot-analyse-118 (Stand: 15.08.2014, 8:44Uhr).

[13] Dohm, Peter; Esterer, Rainer; May, Maximilian; Schönberger, Edda (2013): Projektmanagement. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 33.

[14] http://www.projektmanagementhandbuch.de/projektinitiierung/zieldefinition (Stand: 19.08.2014, 11:40Uhr).

[15] Vgl. Froböse, Michael / Kaapke, Andreas (2011): Marketing. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 53.

[16] Vgl. Pepels, Werner (2004): Marketing. 4. Auflage. München: Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH. S. 257 ff.

[17] Vgl. Beck, Simon; Vochezer, Renate (2011): Wissenschaftliches Arbeiten und Studienmethodik. 1. Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 83.

[18] Vgl. Dohm, Peter; Esterer, Rainer; May, Maximilian; Schönberger, Edda (2013): Projektmanagement. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 39.

[19] Vgl. Litke, Hans-Dieter: Kunow, Ilonka; Schulz-Wimmer, Heinz (2010):Projektmanagement. Best of Edition. Freiburg: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. S. 66.

[20] Ebd. S. 1.

[21] Vgl. http://f.sbzo.de/onlineanhaenge/files/978-3-8045-9740-2-2-l.pdf (Stand: 22.08.2014, 08:50Uhr).

[22] Vgl. Dohm, Peter; Esterer, Rainer; May, Maximilian; Schönberger, Edda (2013): Projektmanagement. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 21.

[23] http://definition-online.de/team/ (Stand: 08.10.2014, 12:05Uhr).

[24] http://www.projektmanagementhandbuch.de/projektinitiierung/das-projektteam/ (Stand: 08.10.2014, 12:09Uhr).

[25] Dohm, Peter; Esterer, Rainer; May, Maximilian; Schönberger, Edda (2013): Projektmanagement. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 39.

[26] Vgl. Litke, Hans-Dieter: Kunow, Ilonka; Schulz-Wimmer, Heinz (2010):Projektmanagement. Best of Edition. Freiburg: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. S. 67.

[27] Vgl. Dohm, Peter; Esterer, Rainer; May, Maximilian; Schönberger, Edda (2013): Projektmanagement. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 41.

[28] Vgl. Dohm, Peter; Esterer, Rainer; May, Maximilian; Schönberger, Edda (2013): Projektmanagement. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 42.

[29] Vgl. Litke, Hans-Dieter: Kunow, Ilonka; Schulz-Wimmer, Heinz (2010):Projektmanagement. Best of Edition. Freiburg: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. S. 70.

[30] Vgl. Ebd. S. 72.

Details

Seiten
29
Jahr
2014
ISBN (eBook)
9783668672017
ISBN (Buch)
9783668672024
Dateigröße
591 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v413323
Institution / Hochschule
Steinbeis-Hochschule Berlin – Steinbeis Business Academy
Note
1,8
Schlagworte
Reorganisation

Autor

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Titel: Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit einer Kreisverwaltung