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Robotic Process Automation. Die Betrachtung des Anwendungsbereichs im Meldewesen sowie eine Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken

Seminararbeit 2019 34 Seiten

BWL - Sonstiges

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Robotic Process Automation
2.1 Grundlagen
2.2 Voraussetzungen
2.3 Abgrenzung zu anderen Ansätzen der Prozesseffizienz-Steigerung

3 Robotic Process Automation im Meldewesen von Banken und Finanzdienstleistern
3.1 Anwendungsbereiche im Meldewesen
3.2 Use Case: Erstellung einer Meldung gemäß Außenwirtschaftsverordnung

4 SWOT-Analyse: Robotic Process Automation
4.1 Stärken und Schwächen von Robotic Process Automation
4.2 Chancen und Risiken von Robotic Process Automation

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Entwicklung des RPA-Marktes von 2016 bis 2022

Abbildung 2: Priorisierung bei der Prozessauswahl für RPA

Abbildung 3: Ansätze zur Prozesseffizienzsteigerung im Vergleich

Abbildung 4: AWV-Meldung ohne RPA erstellen

Abbildung 5: AWV-Meldung mit Hilfe von RPA erstellen

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Checkliste für einen RPA geeigneten Prozess

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

„Roboter und Computer könnten jede vierte Arbeitskraft ersetzen“ 1

Die Digitalisierung der Arbeitswelt, oder auch Arbeit 4.0 genannt, ist einer der Me- gatrends des 21. Jahrhunderts. Das Thema hat nicht nur in wirtschaftswissenschaftliche und technologische Bereiche Einzug erhalten, sondern war unter anderem auch eines der zentralen Themen im deutschen Bundestagswahlkampf im Jahr 2017 mit dem Motto „Di- gital First“. Zu den relevanten Technologien des Themas zählen zum Beispiel auch Ro- botik, Software und künstliche Intelligenz. 2 Eine Kombination aus den drei Gebieten bie- tet die sog. Robotic Process Automation (RPA) an. Diese Technologie wird immer stärker von Unternehmen aller Branchen nachgefragt und eingesetzt, um beispielsweise die Pro- zesseffizienz zu steigern.3 Auch für Banken, Versicherer und Finanzdienstleister ist so- wohl die Prozesseffizienz als auch die Automatisierung von Prozessen im Meldewesen ein sehr großes Thema, da in diesem Bereich zum einen viele wiederkehrende, standar- disierte, regelbasierte und zeitaufwendige Prozesse ablaufen. Zum anderen steigen die regulatorischen Anforderungen stetig, wodurch die Datenübermittlung immer detaillier- ter und granularer erfolgen muss.4 Es stellt sich also die Frage, ob und wie der Faktor Mensch sowie die Prozesse innerhalb eines Unternehmens durch den Einsatz dieser Tech- nologie nutzenbringend unterstützt werden können. Für wen eignet sich RPA? Was muss ein Unternehmen berücksichtigen? Welche Alternativen gibt es, um die Prozesse inner- halb eines Unternehmens zu automatisieren und gleichzeitig effizienter zu gestalten?

Vor diesem Hintergrund beleuchtet diese Arbeit im folgenden Kapitel zunächst die Grundlagen von RPA sowie die allgemeinen Anwendungsbereiche und zum anderem die Voraussetzungen für Unternehmen und die zu automatisierenden Prozesse. Darüber hin- aus wird die Technologie von anderen Ansätzen zur Steigerung der Prozesseffizienz ab- gegrenzt. Anschließend wird im dritten Kapitel die Möglichkeit eines Einsatzes von RPA im Meldewesen von Banken, Versicherern und Finanzdienstleistern näher betrachtet und anhand eines spezifischen Use Cases verdeutlicht. Durch eine im vierten Kapitel durch- geführte SWOT-Analyse soll abschließend deduktiv die Frage geklärt werden, ob und wie RPA sowohl Prozesse als auch den Faktor Mensch in einem Unternehmen verbessern bzw. unterstützen kann und welche Chancen und Risiken sich durch den Einsatz der Technologie ergeben.

2 Robotic Process Automation

2.1 Grundlagen

Hinter der innovativen Technologie RPA verbirgt sich die Automatisierung bestimmter Geschäftsprozesse durch einen digitalen Software-Roboter. Bei einem Geschäftsprozess spricht man von einer zeitlich-logischen Abfolge von Aktivitäten, welche einen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen.5 RPA entstand aus der klassischen Pro- zessautomatisierung heraus und ist von Industrierobotern inspiriert worden.6 Grundle- gend wird in zwei Arten von RPA unterschieden: Auf der einen Seite gibt es die „attended automation“ (z. Dt. beaufsichtigte Automatisierung), bei der der Roboter in Zusammen- arbeit mit dem Menschen Prozesse abwickelt, bei denen das Eingreifen eines Menschen notwendig ist. Dies kann z.B. in Call-Centern oder Serviceumgebungen der Fall sein. Der Mitarbeiter löst den sog. Bot aus und dieser führt anschließend selbständig entsprechende Aufgaben durch. Andererseits gibt es die „unattended automation“ (z. Dt. unbeaufsich- tigte Automatisierung). Hier arbeitet der Roboter allein und ohne das Eingreifen eines Menschen, z.B. bei großen Backoffice-Prozessen wie der Berichterstattung.7 Die bisher vom Menschen manuell durchgeführten Schritte innerhalb eines Prozesses übernimmt bei RPA also ein Bot. Dieser fungiert selbständig als virtuelle Arbeitskraft und bedient Pro- gramme und Anwendungen. Mit Hilfe eines Algorithmus erledigt er die Aufgaben von Anwendern, wickelt Prozesse gemäß vordefinierten Anweisungen ab und ist gleichzeitig in der Lage mit anderen Systemen zu kommunizieren und zu interagieren.8 Der Software- Roboter imitiert dabei das Handeln des Menschen und dessen Eingaben auf der Benut- zeroberfläche. Hierdurch ist es nicht nötig, eine Programmierschnittstelle (API) 9 zu ent- wickeln, da der Software-Roboter nicht in die bereits bestehenden Systeme eingreift oder dort Veränderungen vornimmt.10

Die im allgemeinen Anwendungsbereich übernommenen Tätigkeiten durch RPA und dessen digitaler Arbeitskraft umfassen u.a. das Ausfüllen von Formularen, das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten, das Durchführen von Berechnungen, das Lesen und Verarbeiten von strukturierten Daten, das Öffnen, Überprüfen und Schreiben von E- Mails sowie die Verarbeitung von Anhängen. Die folgenden Tätigkeiten stellen weitere Beispiele für den allgemeinen Gebrauch von RPA im Unternehmen dar:11

- Ausführen einfacher Befehle, wie z.B. „wenn-dann-Befehle“
- Zugreifen auf Programme und Anwendungen
- Verarbeitung und Extraktion von Daten aus Programmen und Anwendungen
- Verarbeiten von Daten aus dem Internet

Da die eben beschriebenen möglichen Einsatzgebiete von RPA im allgemeinen Tätig- keitsbereich auf viele Unternehmen zutreffen, findet die Technologie in so gut wie allen Branchen ihre Anwendung.

Denkbar wären z.B. die folgenden Sektoren:12
- Energiewirtschaft
- Gesundheitswesen
- Telekommunikation
- Verwaltung
- Transport und Logistik
- Handel und E-Commerce

Ein Blick auf die Entwicklung des RPA-Marktes zeigt zudem einen seit 2014 andauern- den überproportionalen Anstieg der Ausgaben für diese Technologie.

Abbildung 1: Entwicklung des RPA-Marktes von 2016 bis 2022

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: https://www.statista.com/statistics/740440/worldwide-robotic-process-automa- tion-market-size/, Zugriff am 15.05.2019.

Von 2014 bis 2019 hatte sich der Markt bereits fast vervierfacht. Bis 2022 soll der Markt auf ca. 1,5 Milliarden US Dollar anwachsen. Die Entwicklungen sowie die Prognosen für diesen Markt sehen somit sehr vielversprechend aus und lassen darauf schließen, dass RPA in naher Zukunft für viele weitere Unternehmen interessant werden könnte und dort Einzug erhalten wird.13 Welche Voraussetzungen diese Unternehmen dabei erfüllen müs- sen, wie eine für RPA geeignete Tätigkeit aussieht und welche Kriterien dabei ein Prozess erfüllen sollte, wird im folgenden Abschnitt konkretisiert.

2.2 Voraussetzungen

Nachdem im vorherigen Abschnitt erläutert wurde, was RPA bedeutet, wie es funktioniert und wo es angewendet werden kann, muss nun geklärt werden, welche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung erfüllt sein sollten. Zum einen wird der Prozess bzw. die Tätigkeit als solches betrachtet und zum anderen das Unternehmen und die notwendigen Rahmenbedingungen, um für den Einsatz einer digitalen Arbeitskraft geeignet zu sein. Zunächst werden die Voraussetzungen im Unternehmen und die Rahmenbedingungen für den Einsatz von RPA betrachtet.

Bevor man RPA für bestimmte geeignete Prozesse einführt, sollte man die betroffenen Mitarbeiter der entsprechenden Fachabteilungen mit einbeziehen. Es ist wichtig diesen zu vermitteln, dass Angestellte durch die Automatisierung von Prozessen nicht ersetzt werden, sondern der Faktor Mensch im Unternehmen lediglich verschoben wird. Durch eine zusätzliche digitale Arbeitskraft sind Mitarbeiter im Stande mehr Zeit in ihre Kern- tätigkeiten zu investieren.14 IT-Knowhow ist für die Einführung von RPA nicht zwingend notwendig. Mit Hilfe einer geeigneten Software lässt sich eine Automatisierung ganz ohne Code, visuell modellieren. Hierbei ist es möglich, den Robotik-Prozess selbst auf- zuzeichnen, ihn per „Drag & Drop“ zusammenzustellen oder aus einer entsprechenden bereits fertigen „Best-Practice-Vorlage“ auszuwählen.15 Die Wahl eines geeigneten Tools spielt demnach auch eine nicht irrelevante Rolle für die Umsetzung von RPA. Derzeit gibt es die drei folgenden großen Anbieter von RPA-Software, welche sich marginal in der Stabilität der Software sowie in der Einfachheit der Bedienbarkeit unterscheiden:16

- Automation Anywhere
- UiPath
- BluePrism

Neben den Voraussetzungen im Unternehmen muss auch der Prozess, den das Unterneh- men automatisieren möchte, bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit er für einen er- folgreichen Einsatz von RPA geeignet ist.

Bei erstmaliger Einführung von RPA ist bei der Auswahl eines Prozesses zu beachten, dass dieser eine geringe Komplexität aufweist. Hierzu zählt zum Beispiel die Aufnahme von Stammdaten in ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP). RPA eignet sich jedoch auch für komplexere Prozesse. Gleichzeitig sollte der Prozess einen gewissen Grad an Nutzen für das Unternehmen stiften. Der Entwicklungsaufwand für einen Prozess sollte ebenfalls berücksichtigt werden und in einem gesunden Verhältnis zum Nutzen des Prozesses stehen. Die Auswahl der Prozesse lässt sich somit priorisieren. Prozesse mit hohem Nutzen und geringer Komplexität führen zu schnellen Erfolgen und sind zu Be- ginn zu bevorzugen, da diese am besten für RPA geeignet sind. Aber auch Prozesse, die zwar eine geringe Komplexität aufweisen, jedoch auch einen geringen Nutzen stiften, können sich für RPA eignen, da diese immerhin marginale Verbesserungen hervorrufen (Siehe Abb. 2: Priorisierung bei der Prozessauswahl für RPA). Prozesse, deren Komple- xität sehr hoch ist, eignen sich meist eher für alternative Maßnahmen zur Optimierung, sind aber nicht gänzlich für den Einsatz von RPA auszuschließen. 17

Abbildung 2: Priorisierung bei der Prozessauswahl für RPA

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: ProResult Unternehmensberatung AG, RPA, 2018

Der Prozess und dessen Abläufe sollten sich darüber hinaus in naher Zukunft nicht ver- ändern.18 Erfüllt der Prozess die oben genannten Voraussetzungen der Komplexität, des Nutzens und des Entwicklungsaufwands, sollte man grundsätzlich noch weitere Kriterien überprüfen, bevor man sich für einen Prozess entscheidet.

Hierzu zählt z.B., dass der Prozess regelbasiert sein muss, damit sich der Software-Ro- boter an Vorgaben orientieren kann, um den Prozess erfolgreich zu durchlaufen. Diese Regeln müssen klar definiert sein und sollten wenig Spielraum zulassen, um Fehler oder Ausfälle des Roboters zu vermeiden. Kommt dieser nämlich einmal nicht weiter, stoppt er die Arbeit. Das Kriterium „regelbasiert“ beinhaltet zudem auch die Anzahl und die Art der Entscheidungen innerhalb eines Prozesses. Des Weiteren sollte der Prozess repetitiv und zeitaufwändig sein. Erfüllt ein Prozess diese beiden Kriterien führt dies dazu, dass der Mensch als Mitarbeiter produktiver arbeiten kann, da die weniger Nutzen stiftenden Aufgaben nun eine digitale Arbeitskraft übernimmt. Als letztes Kriterium ist die Fehler- anfälligkeit von Prozessen zu überprüfen. Kommt es bei einem Prozess häufig zu Fehlern wie z.B. beim Eintragen von Vertragsdaten oder der Eingabe einer internationalen Bank- kontonummer (IBAN) in eine Datenbank, ist dieser Prozess für einen Software-Roboter geeignet, da dieser selbst bei sich ständig wiederholenden Aufgaben nie einen Eingabe- fehler begehen wird. Zuletzt ist noch die Datengrundlage zu überprüfen. Liegen die Daten in digitaler Form vor, sind die Daten lesbar (z.B. pdf, xml o.a.), gibt es vordefinierte Templates, Zahlen oder Texte, mit denen der Software-Roboter arbeiten kann?19 Aus den beschriebenen Kriterien lässt sich folglich eine Checkliste ableiten, mit welcher sich die Eignung eines Prozesses bei der erstmaligen Einführung von RPA überprüfen lässt (Siehe Tabelle 1: Checkliste für einen RPA geeigneten Prozess).

Tabelle 1: Checkliste für einen RPA geeigneten Prozess

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

[...]


1 https://www.faz.net/aktuell/beruf-chance/beruf/roboter-und-computer-koennten-jede-vierte-arbeitskraft- ersetzen-15450996.html, Zugriff am 20.05.2019.

2 Vgl. Hofmann, J., Arbeit 4.0, 2018, S. 1 f.

3 https://www.statista.com/statistics/740440/worldwide-robotic-process-automation-market-size/, Zugriff am 15.05.2019.

4 Vgl. KPMG, Auswirkungen regulatorischer Anforderungen, 2013, S. 1 f.

5 Vgl. Gratzke, J., IT-Prozesse, 2009, S. 113.

6 Vgl. https://weissenberg-solutions.de/was-ist-robotic-process-automation/#Geschichte, Zugriff am 10.04.2019.

7 Vgl. https://www.automationanywhere.com/de/solutions/attended-vs-unattended-rpa, Zugriff am 15.04.2019.

8 Vgl. https://weissenberg-solutions.de/was-ist-robotic-process-automation/#Definition, Zugriff am 10.04.2019.

9 Dienen in der Informatik der vereinheitlichten und strukturierten Datenübergabe zwischen Programmen und Programmteilen.

10 Vgl. https://i-serviceblog.com/2019/01/08/prozessautomatisierung-was-ist-rpa-und-wie-funktioniert- es/, Zugriff am 10.04.2019.

11 Vgl. https://weissenberg-solutions.de/was-ist-robotic-process-automation/#Anwendungsgebiete, Zu- griff am 10.04.2019.

12 Vgl. https://weissenberg-solutions.de/was-ist-robotic-process-automation/#Branchen, Zugriff am 10.04.2019.

13 Vgl. https://www.statista.com/statistics/740440/worldwide-robotic-process-automation-market-size/, Zugriff am 15.05.2019.

14 Vgl.https://bankinghub.de/innovation-digital/robotic-process-automation-prozesse, Zugriff am 15.04.2019.

15 Vgl. https://www.uipath.com/de/product/platform, Zugriff am 15.04.2019.

16 Vgl. ProResult Unternehmensberatung AG, RPA, 2018, S. 17.

17 Vgl. ProResult Unternehmensberatung AG, RPA, 2018, S. 15.

18 Vgl. https://digitalfinance.blog/robotic-process-automation-in-der-finanzbranche/, Zugriff am 15.04.2019; Vgl. PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, RPA, S. 4 f.

19 Vgl. https://www.fincon.eu/aktuelles/detail/news/robotik-in-der-versicherungsbranche/, Zugriff am 15.04.2019; Vgl. https://www2.deloitte.com/ch/de/pages/innovation/solutions/robotic-process-automation.html, Zu- griff am 15.04.2019; Vgl. ProResult Unternehmensberatung AG, RPA, 2018, S. 15.

Details

Seiten
34
Jahr
2019
ISBN (eBook)
9783346017413
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v498553
Institution / Hochschule
FOM Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige GmbH, Frankfurt früher Fachhochschule
Note
Schlagworte
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Titel: Robotic Process Automation. Die Betrachtung des Anwendungsbereichs im Meldewesen sowie eine Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken