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Alles über PDF-Dokumente. Funktionen und Möglichkeiten

Seminararbeit 2002 31 Seiten

Informatik - Wirtschaftsinformatik

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Das PDF-Format
2.1 Entwicklung
2.1.1 Von PostScript zu PDF
2.1.2 PostScript versus PDF
2.2 Was ist PDF?
2.3 Komponenten und Eigenschaften einer PDF-Datei

3 Warum ein portables Datenformat?
3.1 Trends und Entwicklungen
3.2 Vorteile von PDF
3.2.1 Plattformunabhängig
3.2.2 Datenkomprimierung
3.2.3 Transferkosten
3.2.4 ePaper Lösung

4 Acrobat Versionen und ihre Funktionen/Möglichkeiten
4.1 Acrobat Reader
4.2 Acrobat
4.2.1 Allgemeine Funktionen
4.2.2 eFormulare
4.2.3 Dokumente schützen
4.2.4 Web-Capture
4.3 Acrobat Distiller
4.3.1 Erzeugen von PDF-Dokumenten
4.3.2 Komprimierung mit dem Distiller
4.3.3 Einbetten von Schriften
4.3.4 Farbe
4.4 Sonstige
4.4.1 Paper Capture
4.4.2 Catalog

5 PDF kostenlos erstellen
5.1 Online
5.2 PDF

6 PDF in der Praxis
6.1 PDF in der Druckindustrie
6.2 eGovernment der Stadt Düsseldorf

7 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: PDF-Logo

Abb. 2: PostScript versus PDF

Abb. 3: Datenkomprimierung mit PDF

Abb. 4: Zeiteinsparung bei der Nutzung von PDF

Abb. 5: Lesezeichen im Acrobat Reader

Abb. 6: Piktogramme im Acrobat Reader

Abb. 7: PDF-Makro in Microsoft Word

Abb. 8: Sicherheitseinstellungen in Adobe Acrobat

Abb. 9: IN- und OUT-Ordner beim Acrobat Distiller

Abb. 10: Originalschrift und Simulation von Acrobat Distiller

Abb. 11: Online-Konvertierung von PDF (www.wiwi.uni-marburg.de)

Abb. 12: PDF995 im Druckmenü

Abb. 13: Kosten für die Fehlerbehebung in der Druckproduktion

Abb. 14: Abstimmungsprozess mittels PDF beim Druck

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Das Internet stellt heutzutage die größte Kommunikationsplattform dar. Die Zeiten, als Daten ausschließlich per Post, Fax oder Telefon übermittelt wurden, sind längst vorbei. Moderne und zeitgemäße Unternehmen nutzen das Internet, um mit Geschäftspartnern und Kunden weltweit elektronische Dokumente schnell und einfach online auszutauschen. Aber was nützt der schnellste Datenaustausch, wenn der Empfänger das Dokument nicht öffnen kann, weil er nicht die erforderliche Software auf seinem PC installiert hat oder gar mit einem anderen Betriebssystem (UNIX, Linux, OS/2, MS-DOS) arbeitet. "Selbst bei den selben Anwendungen kann es sein, dass Dokumente nicht korrekt geöffnet werden können. Es wurden verschiedene Versionen verwendet, oder die Schriftarten, die bei der Erstellung des Dokuments verwendet wurden, fehlen. In diesem Fall kann das, was man sieht, sich vom Originaldokument stark unterscheiden, und das kann möglicherweise die Firmenidentität oder das Markenbild beeinflussen."1 Zudem sollte auch die Sicherheit beim Transfer nicht vernachlässigt werden. Möglicherweise soll der Empfänger nur bestimmte Zugriffe auf das Dokument bekommen (zum Beispiel nur Drucken), oder diese nur durch ein vorgegebenes Passwort öffnen können.

Für diese Zwecke hat die Firma Adobe einen weltweiten Standard geschaffen. Das PDF-Format (Portable Document Format, deutsch: portables Dokumentenformat) ist die ideale Lösung zum Austausch elektronischer Dokumente innerhalb und außerhalb eines Unternehmens, innerhalb eines Netzwerkes sowie im Internet.2 In Verbindung mit dem Programmpaket Adobe Acrobat bietet das PDF-Format noch weitere Möglichkeiten, die im Laufe der Arbeit näher vorgestellt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: PDF-Logo3

2 Das PDF-Format

2.1 Entwicklung

2.1.1 Von PostScript zu PDF

"Die Entwicklung von PDF hat, wie schon viele andere Erfindungen, im Silicon Valley in Kalifornien ihren Ursprung."4 In den 80er Jahren entwickelten Dr. Chuck Geschke und Dr. John Warnock die Seitenbeschreibungssprache PostScript (PS) und gründeten 1982 die Firma Adobe Systems. Während bis dahin jeder Drucker seine eigenen Programme und Treiber benutzte, um die Buchstaben und Zeichen des Computers auf Papier zu bringen, gab es damit zum ersten Mal einen Standard, der nicht von einem Druckerhersteller stammte.

Mit dieser Sprache lassen sich Buchstaben, in jeder Form und Größe, ebenso auf dafür geeignete Drucker übertragen wie Bilder, Füllmuster, Hintergründe und Ähnliches. "Die Seite wird bei PostScript nicht mehr als Sammlung von Druckpunkten übertragen, sondern als Vektoren, die ein zu zeichnendes Objekt beschreiben. Wenn eine DIN-A4- Seite vorher aus einem Megabyte Bildpunkten beschrieben wurde, so reicht es nun, für eine Hintergrundfläche die vier Eckkoordinaten eines Rechtecks zu übergeben."5 Aus den übermittelten Koordinaten und der Flächendeckung errechnet der PostScript- Interpreter (auch RIP genannt), der im Drucker eingebaut ist, die Matrix aus Druckpunkten für die zu druckende Seite. Der große Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass eine so beschriebene Seite unabhängig von einem Gerät ist und auch beliebig vergrößert oder verkleinert werden kann, ohne dass ein Rastereffekt eintritt.

Die Firma Adobe hat sich PostScript patentieren lassen. "Jeder Hersteller von Druckern, der seine Geräte PostScript-fähig machen will, hat heute eine Lizenzgebühr an Adobe zu entrichten. "6

So viel Aufwand ist jedoch gar nicht nötig, wenn es darum geht Dokumente durch Drucken in eine Datei in einen Zustand zu bringen, in dem sie schwer zu ändern, aber einfach zu drucken und anzuzeigen sind.

Dieser Idee folgend erfand Adobe Mitte der neunziger Jahre das Format PDF, welches eine Weiterentwicklung des PS-Formats darstellt und dem Anwender mehr Möglichkeiten bietet. Das neue Dateiformat fand nicht nur im Druckbereich Anwendung, sondern diente auch zur Bürokommunikation. Beliebig gestaltete Dokumente konnten somit problemlos ausgetauscht werden, ohne Rücksicht auf die bei der Erstellung und beim Empfänger verwendete Hard- und Software.

Allmählich fand auch die Druckindustrie gefallen an PDF und drängte Adobe zur kontinuierlichen Weiterentwicklung. Mittlerweile existiert die Version 1.4 von PDF und das Dateiformat hat sich zum Standard für den Austausch von Dokumenten entwickelt.7

2.1.2 PostScript versus PDF

"PostScript und PDF basieren auf dem gleichen Grafikmodell, das heißt, auf einer vektororientierten Beschreibung".8 Deshalb lassen sich auch PostScript-Dateien sehr einfach in PDF-Dateien konvertieren und umgekehrt.

Trotz dieser Übereinstimmung gibt es wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Dateitypen. PDF basiert zwar auf PostScript, ist jedoch keine Program- miersprache, sondern ein Dateiformat und enthält daher auch keine benutzerdefinierten Prozeduren und ähnliche Funktionen. Außerdem ist PDF seitenunabhängig. PDF- Dateien behandeln jedes Element eines Dokumentes als einzelnes Objekt und speichern so seine individuellen Eigenschaften. Daher ist es egal, ob die Daten auf dem Bildschirm oder an den Drucker ausgegeben werden, die Objekteigenschaften werden so nah wie möglich am Original erzeugt. PS-Dateien sind nicht wie PDF-Dateien objektorientiert, sondern sequentiell aufgebaut und müssen daher von Anfang bis Ende abgearbeitet werden. Folglich können einzelne Seiten nur schwer einer PS-Datei entnommen werden. Ein weiterer Vorteil des PDF ist der, dass kurzfristig noch Korrekturen an den Dokumenten vorgenommen werden können. In einer PostScript- Umgebung können Dokumente nur im Originalprogramm bearbeitet werden, sobald sie jedoch in PS konvertiert werden, lassen sich Änderungen - wenn überhaupt - nur mit viel Aufwand durchführen. Beim Drucken produzieren PDFs, verglichen mit PostScript Dateien, wesentlich seltener Druckprobleme, da sie durch Komprimierung der Daten erheblich weniger Speicherplatz benötigen und somit den Druckerspeicher nicht überbelegen. Darüber hinaus können PDF-Dokumente Objekte für Interaktionen, wie zum Beispiel Hyperlinks und Multimediaeffekte, enthalten.9 Einen abschließenden Vergleich zwischen beiden Formaten bietet die Abb. 2.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: PostScript versus PDF10

2.2 Was ist PDF?

"Adobe Portable Document Format (PDF) ist der offene De-facto-Standard für die Verteilung elektronischer Dokumente weltweit. Adobe PDF ist ein universelles Dateiformat, das alle Schriften, Formatierungen, Farben und Grafiken jedes Ausgangsdokuments beibehält, unabhängig von der Anwendung und der Plattform, die zur Erstellung verwendet wurde."11

So stellt der Hersteller sein Produkt vor. Und das sind wahrlich keine leeren Versprechungen. Mit Hilfe von PDF können alle auf Papier basierenden Dokumente in elektronische umgewandelt werden, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass das Original- layout in irgendeiner Weise verfälscht wird. Dabei ist es egal, ob es sich um ein gescanntes Bild, eine aufwendige Grafik oder um eine Broschüre handelt, alle Dokumente können in PDF beschrieben werden. PDF muss aber in erster Linie als

"Endformat" angesehen werden, das heißt PDF steht üblicherweise am Ende der Bearbeitungskette. Die Dokumente werden in einem Textverarbeitungs- oder Publishingprogramm erstellt und dann zur Veröffentlichung, Archivierung oder Verteilung in PDF umgewandelt.

2.3 Komponenten und Eigenschaften einer PDF-Datei

Eine PDF-Datei setzt sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammen. Als erster Bestandteil ist dabei das eigentliche PDF-Dokument mit den entsprechenden Layoutinformationen zu nennen. Die Strukturdaten für Verknüpfungen, auch Links genannt, sind in den Zusatzinformationen hinterlegt und daher völlig unabhängig von den Layoutinformationen. "Der Vorteil dieser Zweiteilung liegt auf der Hand: Wurde ein PDF-Dokument bereits mit interaktiven Funktionen ausgezeichnet, kann das PDF - auch nach einer eventuellen Korrektur - gefahrenlos ausgetauscht werden, ohne dass die Zusatzinformationen, sprich die interaktiven Funktionen, verloren gehen."12

Im PDF-Format ist zudem eine Querverweistabelle, auch Cross-Refernce-Tabelle genannt, integriert. Die Einträge in diese Tabelle ermöglichen ein schnelles Durchsuchen nach Texten oder Textbausteinen. PDFs lassen sich leicht aufteilen und in andere Dokumente einfügen, da ein PDF aus völlig unabhängigen Seiten besteht.13

3 Warum ein portables Datenformat?

3.1 Trends und Entwicklungen

In den vergangenen Jahren haben viele Unternehmen in die Kommunikations- Infrastruktur investiert und somit neue Informationswege geschaffen. Internet und E-mail sind zur Selbstverständlichkeit geworden. Durch die richtige Nutzung dieser Ressourcen können Geschäftsprozesse optimal gestaltet und neue Geschäftsfelder erschlossen werden. Begriffe wie Bussiness to Bussiness oder Bussiness to Consumer stehen für neue Möglichkeiten in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten und bieten den Unternehmen neue Umsatzchancen. Geschäftsprozesse werden zunehmend online abgewickelt und damit bewegen sich eine Vielzahl von papierbasierenden Dokumenten Schritt für Schritt in das Internet. Formulare, Verträge, Mitteilungen, Broschüren, Präsentationen, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Bezüglich dieser Dokumente ist es wichtig, dass diese weiterhin lesbar bleiben, sicher sind und den Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht werden. Bei der Digitalisierung der Daten muss daher der Fokus speziell auf vier Bereiche gelegt werden:

- Heterogene Arbeitsumgebungen

Konflikte zwischen unterschiedlichen Betriebssystemen und Anwendungen verhindern das Öffnen von Dokumenten oder machen diese unbrauchbar, da entscheidende Elemente, wie Schriftarten, Bilder oder Tabellen, fehlen.

- Zuverlässigkeit

Die optische Integrität des Dokumentes muss erhalten bleiben. Unterschiedliche Arbeitsumgebungen dürfen nicht zu einer veränderten Bildschirm- oder Druckdarstellung führen.

- Produktivität

Dokumente müssen in anderen Anwendungen leicht wieder zu verwenden sein. Zudem sollten die Dokumente für einen schnellen Datenaustausch ge- eignet sein.

- Sicherheit

Dokumente sollten vor unerlaubten Zugriff, vor Manipulation oder unerlaubter Vervielfältigung geschützt werden können.14

Mit dem Einsatz von PDF erhalten die Anwender einen gemeinsamen Standard für den Dokumentenaustausch und die Lösungen zu den oben angesprochenen Punkten, wobei wir auch schon bei den Vorteilen von PDF wären.

3.2 Vorteile von PDF

3.2.1 Plattformunabhängig

Texte, Grafiken und andere Dokumente werden noch meist auf den Standardbetriebssystemen von Microsoft (Windows, Windows NT) erfasst und ge- speichert. Werden die Daten versendet, bedingt es, dass der Empfänger auf demselben Betriebssystem arbeiten muss, da es sonst beim Konvertieren - zum Beispiel eines Textes - zu Layoutveränderungen oder gar zu Informationsverlusten kommen kann. Damit muss mittlerweile sehr häufig gerechnet werden, da sich neben Microsoft immer mehr andere Betriebssysteme wie Linux, MacOS oder UNIX etablieren. "So könnte ein Nutzer des Betriebssystems Linux mit einer Word-Datei (Windows) in der Regel nicht viel anfangen. Sein Textverarbeitungsprogramm kann zwar eventuell eine Word-Datei in ein anderes Format konvertieren, dabei gehen jedoch unter Umständen griechische Sonderzeichen in Formeln oder ein Teil der Fußnoten verloren."15 Auch wenn die Austauschpartner auf derselben Plattform arbeiten, können Hindernisse auftreten, da es eine Vielzahl von Softwarevarianten bzw. -versionen gibt.

Im Gegensatz dazu sind PDF-Dateien völlig unabhängig von Programmen und Betriebssystemen, auf denen sie erstellt wurden. Ein Dokumentenaustausch von einem Windows- auf einen Macintoshrechner kann problemlos ausgeführt werden. Mit Hilfe des Acrobat Readers, der für alle gängigen Betriebssysteme kostenlos verfügbar ist, können die PDF-Dateien im Originalerscheinungsbild inklusive der Grafiken und Schriften angezeigt, nach Wörtern durchsucht und ausgedruckt werden.

[...]


1 www.adobe.de

2 vgl. www.adobe.de

3 www.adobe.de

4 Thomas Müller (Acrobat & PDF), S. 14

5 Thomas Müller (Acrobat & PDF), S. 16

6 Thomas Müller (Acrobat & PDF), S. 15

7 vgl. Stephan Jaeggi (Basics), S. B04

8 Runk Claudia (Acrobat 4.0), S. 15

9 vgl. Thomas Müller (Acrobat & PDF), S. 24-26

10 Oliver Schröder (Publishing Praxis 03/1999), S. 50

11 www.adobe.de

12 Runk Claudia (Acrobat 4.0), S. 14

13 vgl. Runk Claudia (Acrobat 4.0), S. 14-15

14 vgl. www.adobe.de

15 www.uni-freiburg.de

Details

Seiten
31
Jahr
2002
ISBN (eBook)
9783638130400
ISBN (Buch)
9783638638821
Dateigröße
1.3 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v4989
Institution / Hochschule
Hochschule für angewandte Wissenschaften Kempten – Wirtschaftsinformatik
Note
1
Schlagworte
PDF Adobe Acrobat Portable Document Format Format Dateiformat Acrobat Reader

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