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Interne Unternehmenskommunikation. Wie werden Mitarbeiter am effektivsten erreicht?

Hausarbeit 2019 17 Seiten

Medien / Kommunikation - Interpersonale Kommunikation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

I Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Interne Kommunikation
2.1 Ziele und Aufgaben der internen Kommunikation
2.2 Themen der internen Kommunikation
2.3 Arten der internen Kommunikation
2.3.1 Formelle Kommunikation
2.3.2 Informelle Kommunikation

3. Kommunikationsinstrumente der internen Kommunikation
3.1 Intranet und Social-Intranet
3.2 Telefon- und Videokonferenz
3.3 Messenger
3.4 E-Mail-Newsletter
3.5 Mitarbeiterzeitschrift
3.6 Schwarzes Brett und Schaukasten
3.7 Mitarbeitergespräch

4. Herausforderungen der internen Kommunikation
4.1 Falsche Kommunikationsinstrumente
4.2 Informationsflut
4.3 Fehlende Erfolgsmessung

5. Handlungsempfehlungen

6. Literaturverzeichnis

I Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Kommunikationsfluss-Richtung

1 Einleitung

Gesellschaft und Wirtschaft sind gekennzeichnet von komplexen Zusammenhängen. Die interne Kommunikation unterstützt die Bewältigung der zunehmenden Anzahl von Informationen, Daten, Projekten und Prozessen. Durch verbesserte Informationen können schwierige Strukturen verständlich gemacht werden und dies kann letztendlich im Wettbewerb einen entscheidenden Unterschied zur Konkurrenz darstellen. Nur wenn ein gemeinsames Verständnis für ein Thema, ein Projekt oder eine Dienstleis­tung besteht, kann sich ein Unternehmen von seinen Mitbewerbern abheben und zu­sätzlich eine erfolgreiche Außenwirkung erzielen.1 Zudem fördern gezielte, dosierte und konzentrierte Informationen die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Nur gut informierte Mitarbeiter sind zufrieden und tragen zum Unternehmenserfolg bei.2

Die Kommunikation ist daher in jedem Betrieb ein wichtiger Bestandteil der offenen sowie wertorientierten Unternehmenskultur. „Mit [...] Mitarbeitern effektiv zu kommuni­zieren ist längst zum kritischen Erfolgsfaktor geworden. Er muss ebenso funktionieren wie Qualität, Service, Kundenzufriedenheit, Rentabilität und Marktposition, wenn das Unternehmen im Wettbewerb bestehen will!“3

Mitarbeiter und Führungskräfte kommunizieren Tag für Tag in unterschiedlichster Art und Weise mit diversen Anspruchsgruppen. Es werden dabei nicht nur Informationen vermittelt, die für die Firma und ihr Geschäftsfeld relevant sind, sondern es wird auch der kontinuierliche Dialog mit den Mitarbeitern und unter den Mitarbeitern gefördert.4 Viele Unternehmen haben die Wichtigkeit der internen Kommunikation erkannt und er­arbeiten systematisch Optimierungen ihrer Kommunikationsinstrumente und -abläufe, um den internen Anspruchsgruppen die gesamten und spezifischen Leistungen nahe- zubringen.5

Dabei kommt die Frage auf, mit welchem Vorgehen oder Instrument der internen Kommunikation die Mitarbeiter eines Unternehmens am effektivsten erreicht werden. Diese Forschungsfrage soll in dieser Hausarbeit bearbeitet werden. Dazu soll zunächst die interne Kommunikation definiert und ihre Ziele, Aufgaben, Themen sowie Kommu­nikationsarten untersucht werden. Anschließend werden verschiedene Kommunikati­onsinstrumente beschrieben und Problematiken der internen Kommunikation heraus­gearbeitet. Zum Schluss werden Handlungen empfohlen, wie Unternehmen ihre Ange­stellte am besten erreichen können.

2 Interne Kommunikation

Unter der internen Kommunikation, auch Mitarbeiterkommunikation genannt, wird die verbale sowie nonverbale Kommunikation mit und zwischen Angestellten oder Abtei­lungen über alle Ebenen bzw. Geschäftsbereiche eines Unternehmens verstanden. Die interne Kommunikation verfolgt als Teilbereich der Unternehmenskommunikation das Ziel die Information, Transparenz, Motivation, Bindung und Identifikation zu fördern.6

Sie kann auf verschiedene Arten erfolgen und durch Kommunikationsinstrumente un­terstützt werden. In größeren Unternehmen wird die interne Kommunikation durch ei­gene Abteilungen strukturiert. In kleinen bis mittleren Betrieben ist sie meist ein Teil der Unternehmenskommunikation und wird durch einzelne Mitarbeiter nebenbei struktu- riert.7

2.1 Ziele und Aufgaben der internen Kommunikation

Aus strategischer Sicht ist die Sicherung der Erfolgspotenziale, welche aus den Unter­nehmenszielen abgeleitet werden, ein Ziel der internen Kommunikation. Die Motivation und Fähigkeit der Mitarbeiter soll durch Wahrnehmungs-, Verständnis- sowie Identifika­tionsbeiträge aufgebaut und gefördert werden. Aus operativer Sicht verfolgt die Kom­munikation außerdem informative sowie emotionale Ziele.8 Durch die Übertragung von Informationen innerhalb der Firma soll der Informationsfluss transparenter werden. Somit soll die Angst vor plötzlichen Unternehmensveränderungen genommen und neue Chancen aufgezeigt werden. Aus gesetzlicher Sicht hat die interne Kommunikati­on auch das Ziel, die Informationspflicht des Betriebsverfassungsgesetzes zu erfüllen. Die Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers (§ 81 des Betriebsverfas­sungsgesetz) besagt bspw., dass Mitarbeiter über mögliche unternehmerischen Verän­derungen zu informieren sind.9

Um die genannten Ziele zu erfüllen, erarbeitet die kommunikationsverantwortliche Per­son oder Abteilung gemeinsam mit der Geschäftsführung eine Kommunikationsstrate­gie und entscheidet darüber, wie die Mitarbeiter im Unternehmen informiert werden. Außerdem ist sie dafür verantwortlich, dass die gewählten Kommunikationsinstrumente jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen, damit dieser konstant auf dem neuesten In­formationsstand gehalten werden kann. Neben der beratenden Tätigkeit und der Ver­breitung der Informationen ist die interne Kommunikation auch für die wirtschaftliche Überprüfung der einzelnen Kommunikationsinstrumente zuständig.10

2.2 Themen der internen Kommunikation

In der internen Kommunikation werden normalerweise keine Themen behandelt, die nur mit einzelnen Angestellten verbunden sind. Es werden übergeordnete Inhalte the­matisiert, die die gesamte Firma betreffen. Dazu gehören zum einen Inhalte der Unter­nehmensleitung. Zum anderen sind es Inhalte, die die Mitarbeiter bewegen sowie für die Unternehmenskultur und das Betriebsklima bedeutsam sind. Ereignisse, die einen Kommunikationsanlass bieten, sind z. B. die Vorstellung eines neuen Angestellten, die Vorstellung einer neuen Software, der Finanzjahresbericht, Veranstaltungen wie Som­merfeste oder Weihnachtsfeiern, die erfolgreiche Kundenakquise oder eine Strategie­veränderung im Unternehmen.

2.3 Arten der internen Kommunikation

Bei der internen Kommunikation können unterschiedliche Personen bzw. Personen­gruppen miteinander kommunizieren. Je nach Unternehmen können dies Führungs­kräfte, Mitarbeiter oder Abteilungen sein. Bei der Mitarbeiterkommunikation innerhalb eines Unternehmens wird zwischen der formellen und der informellen Kommunikation unterschieden.

2.3.1 Formelle Kommunikation

Die geplante Unternehmenskommunikation ist nicht frei formbar, sondern definiert sich durch organisatorische Vorgaben. Diese geben sowohl die Formen und Inhalte als auch den Kommunikationsfluss-Richtung vor.11 Zudem ist die Kommunikation meist dauerhaft und personenunabhängig organisiert, um einen reibungslosen Kommunikati­onsfluss zu gewährleisten.

Abbildung 1: Kommunikationsfluss-Richtung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Eigene Abbildung in Anlehnung an Herbst, 1999, S. 63. Die sogenannte Top-Down-Kommunikation ist die strukturierte Form, wie sie in großen Unternehmen oder Konzernen organisiert ist.12 Der Vorstand oder die Geschäftsleitung gibt aufbereitete Unternehmensinformationen an die nächste Ebene weiter. Die gibt die Informationen dann an die nächste Abteilungsebene weiter. Dieser Vorgang wird so lange weitergeführt bis die Neuigkeiten auf der untersten bzw. letzten Ebenen ankom­men sind. Die Führungskräfte sind somit die Absender und die Mitarbeiter die Empfän- ger.13 Bei vielen Ebenen besteht jedoch die Gefahr, dass Informationen verspätet oder in einem anderen Umfang ankommen.14

Bei der Bottom-Down-Kommunikation teilen einzelne Mitarbeiter, Arbeitsgruppen oder Abteilungen ihren Vorgesetzten Informationen mit. Diese geben das Wissen dann bis an die Geschäftsführung weiter. Bei dem Prinzip besteht jedoch die Gefahr, dass die Geschäftsführer durch zu viele Informationen überfordert werden.15

Informationen werden bei der horizontalen Kommunikation nicht vertikal, wie die vorhe­rigen Typen, sondern auf einer Ebene horizontal bzw. quer weitergegeben.16 Dadurch entwickelt sich die Mitarbeiterkommunikation zum gleichberechtigten Austausch und die Unternehmenskommunikation wird gefördert.17

2.3.2 Informelle Kommunikation

Unter der informellen Kommunikation ist der gesamte, nicht vorgeschriebenen Mitar­beiteraustausch zu verstehen, der ohne formelle Wege oder organisatorisch geregelte Anteile erfolgt.18 Aus diesem Grund wird dieser auch als „Flurfunk“ bezeichnet. Mitar­beiter können sich im Unternehmen jederzeit zufällig oder geplant treffen und informell kommunizieren.

Die Inhalte der informellen Kommunikation können, im Gegensatz zu den formellen Informationswegen, nicht gefiltert, geprüft oder auf Richtigkeit kontrolliert werden.19 Sie können daher inkorrekt oder manipuliert sein und beim Empfänger zu emotionalen Zuständen wie Unruhe, Misstrauen oder sogar Aggression führen. Außerdem fördern inkorrekte oder ungeprüfte Informationen die Entstehung von Gerüchten.20

Bis vor einigen Jahren galt dieser Austausch daher als Störung der formellen Kommu­nikation. Unternehmen versuchten die informelle Kommunikationsart weitestgehend zu unterbinden. Heute ist jedoch bekannt, dass die menschliche Arbeitsleistung vom so­zialen Umfeld im Unternehmen abhängig ist und dieses durch informelle Kommunika­tionen beeinflusst wird.21 Zudem kann eine offene Informationspolitik im Unternehmen gegenüber den Mitarbeitern fehlerhafte Informationen verhindern.22

3 Kommunikationsinstrumente der internen Kommunikation

Bis vor einigen Jahren war vor allem die persönlich-direkte Kommunikation durch Ein­zelgespräche oder die vermittelte Kommunikation durch Printmedien, wie Mitarbeiter­zeitschriften sowie Rundschreiben, ein beliebtes Instrument für die Mitarbeiterkommu­nikation. Durch die rasche Digitalisierung der vergangenen Jahre hat sich jedoch in der internen Kommunikation Einiges verändert.23 Mittlerweile stehen den Unternehmen auch zahlreiche Medien und Kanäle der elektronischen Kommunikation zur Verfügung.

3.1 Intranet und Social-Intranet

Ein Intranet oder Social-Intranet ist ein geschlossenes Computernetzwerk auf Basis der Internet-Technologie. Es ist nur innerhalb eines Unternehmens für die Mitarbeiter mit einem angeschlossenen Computer zugänglich. Arbeitnehmer ohne eigenen Com­puter werden mit den Inhalten in der Regel nicht erreicht. Das Intranet ist daher im Vergleich zum frei zugänglichen Internet nur beschränkt nutzbar.24

Das Intranet gilt als Informationsplattformen mit Top-Down-Charakter. Auf der Plattform werden bspw. typische Arbeitsprozesse, wie die Beantragung von Urlaubstagen oder Dienstreisen, abgebildet. Zudem können verschiedene Abteilungen unternehmens­und arbeitsbezogene Informationen über Produkte, Entwicklungen und den Betrieb be- reitstellen.25 Je nach Größe des Intranets, sind die gewünschten Inhalte oft nur sehr mühsam zu finden, sodass die Mitarbeiter sehr viel Zeit für die Suche benötigen. Au­ßerdem kann es sein, dass nicht genügend oder nur veraltete Daten zu finden sind.26

Beim Social-Intranet wird das Intranet um Funktionen wie Profilseiten, Chats, Foren oder Blogs erweitert. Es bietet Mitarbeitern und Führungskräften eine Kommunikati­onsplattform. Sie können sich untereinander vernetzen und eigene Gemeinschaften gründen, um bspw. bei einer Zusammenarbeit in Gruppen projekt- bzw. aufgabenbe­zogen zu kommunizieren. Dies kann eine verbesserte sowie dezentrale Zusammenar­beit der Arbeitnehmer ermöglichen und die Produktivität erhöhen. Jedoch können An­gestellte durch die Verwendung zu vieler Anwendungen auch überfordert werden. Dies kann dann letztlich zu einer sinkenden Nutzungsrate führen.

Das Ziel eines Social-Intranets ist es, die Mitarbeiterbeteiligung im Unternehmen zu intensivieren und Wissen über Abteilungsgrenzen hinweg auszutauschen. Da die In­formationen nicht ausschließlich von der Redaktion zur Verfügung gestellt werden, wird im Betrieb die Bottom-Up-Kommunikation gefördert. Vielmehr haben Mitarbeiter die Möglichkeit auch selber Inhalte, so genannten User Generated Content, zu erstellen und zu publizieren.27

[...]


1 Vgl. Helferich, 2018.

2 Vgl. Schick, 2005, S. 1.

3 Vgl. Mast, 2000, S. 15

4 Vgl. Fritzsche, 2017.

5 Vgl. Dietz & Mötzing & Wolf & Kochhan & Schunk, 2019, 23 ff.

6 Vgl. Lies, o. J.

7 Vgl. Meyer, o. J.

8 Vgl. Lies, o. J.

9 Vgl. Herbst, 1999, S. 167.

10 Vgl. Bellabarba & Radtke & Wilmes, 1999, S. 68 ff.

11 Vgl. Herbst, 1999, S. 63.

12 Vgl. Meyer, o. J.

13 Vgl. Huck-Sandhu, 2016, S. 7.

14 Vgl. Herbst, 1999, S. 64.

15 Vgl. Meyer, o. J.

16 Vgl. Herbst, 1999, S. 64.

17 Vgl. Huck-Sandhu, 2016, S. 7.

18 Vgl. Herbst, 1999, S. 65.

19 Vgl. Schick, 2005, S. 74.

20 Vgl. Herbst, 1999, S. 66.

21 Vgl. Schick, 2005, S. 74.

22 Vgl. Herbst, 1999, S. 66.

23 Vgl. Fritzsche, 2017.

24 Vgl. Fritzsche, 2017.

25 Vgl. Lühmann, 2019.

26 Vgl. Stübing, o. J.

27 Vgl. Lühmann, 2019.

Details

Seiten
17
Jahr
2019
ISBN (eBook)
9783346107169
ISBN (Buch)
9783346107176
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v513567
Institution / Hochschule
Hochschule Fresenius; Köln
Note
2,3
Schlagworte
kommunikation intern mitarbeiter kommunikationsmittel

Autor

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Titel: Interne Unternehmenskommunikation. Wie werden Mitarbeiter am effektivsten erreicht?