Diese Seminararbeit thematisiert die Frage, welche Auswirkungen Onboarding Prozesse auf das Personalmarketing haben. Des Weiteren sollen dabei besonders Onboarding Prozesse, die bereits vor Arbeitsbeginn starten, beleuchtet werden.
Integrationsmaßnahmen, die bereits nach Vertragsunterzeichnung und vor Arbeitsbeginn stattfinden, bezeichnet man als „Preboarding“. Um die Leitfrage beantworten zu können, wird zu Beginn genauer auf das Personalmarketing und dessen Ziele sowie Aktionsfelder eingegangen. Anschließend wird Onboarding definiert. Ergänzend wird genauer auf Onboarding Prozesse vor und nach Arbeitsbeginn sowie auf Onboarding Maßnahmen eingegangen. Im Folgenden soll ein Praxisbeispiel herausgearbeitete Themen aufgreifen. Eine Zusammenfassendes Fazit im Hinblick auf die Leitfrage soll diese Arbeit abschließen. Darüber hinaus soll ein kurzer Zukunftsausblick bezüglich des Themas Onboarding gegeben werden.
Inhaltsverzeichnis:
1. Einleitung
2. Onboarding
2.1. Personalmarketing
2.1.1 Ziele des Personalmarketings
2.1.2 Aktionsfelder des Personalmarketings
2.2. Onboardingprozesse
2.2.1 Onboarding vor Arbeitsbeginn
2.2.2 Onboarding nach Arbeitsbeginn
2.2.3 Onboardingmaßnahmen
2.3. Praxisbeispiel
2.3.1 Erläuterung des Praxisbeispiels
3. Fazit
4. Literaturverzeichnis
4.1 Internetquellen
Gender Erklärung
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Diplomarbeit die Sprachform des generischen Maskulinums angewendet. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.
1. Einleitung
„Gelingt das Onboarding nicht, sind begehrte Talente schnell wieder weg“.1
Onboarding ist ein Begriff der aus dem Englischen kommt. Er beschreibt die Aufnahme und Integration von neuen Mitarbeitern in ein Unternehmen.2 Onboarding Prozesse gewinnen in der Zukunft immer mehr an Relevanz und beschäftigen sich mit verschieden Ebenen wie z.B Motivation, Engagement, Begeisterung, Erwartungen und Eigeninitiative des Mitarbeiters. Für jedes Unternehmen bedeutet eine frühzeitige Kündigung einen hohen Geldverlust. Für ein Unternehmen ist es nicht wirtschaftlich einen guten Mitarbeiter zu verlieren und damit an die Konkurrenz abzutreten. Gutes Personalmarketing und erfolgreiches Recruiting reichen aus, um geeignete Mitarbeiter unter vielen Bewerbern auszuwählen. Um Mitarbeiter erfolgreich in ein Unternehmen zu integrieren und damit langfristig zu binden, benötigt man jedoch zusätzlich einen erfolgreichen Onboarding Prozess. Dieser beginnt schon nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages, das heißt vor Arbeitsbeginn und dauert mehre Wochen an. Diese Seminararbeit thematisiert die Frage welche Auswirkungen Onboarding Prozesse auf das Personalmarketing haben. Des Weiteren sollen dabei besonders Onboarding Prozesse, die bereits vor Arbeitsbeginn starten beleuchtet werden. Integrationsmaßnahmen, die bereits nach Vertragsunterzeichnung und vor Arbeitsbeginn stattfinden bezeichnet man als „Preboarding“.3 Um die Leitfrage beantworten zu können, wird zu Beginn genauer auf das Personalmarketing und dessen Ziele sowie Aktionsfelder eingegangen. Anschließend wird Onboarding definiert. Ergänzend wird genauer auf Onboarding Prozesse vor und nach Arbeitsbeginn sowie auf Onboarding Maßnahmen eingegangen. Im Folgenden soll ein Praxisbeispiel herausgearbeitete Themen aufgreifen. Eine Zusammenfassendes Fazit im Hinblick auf die Leitfrage soll diese Arbeit abschließen. Darüber hinaus soll ein kurzer Zukunftsausblick bezüglich des Themas Onboarding gegeben werden.
2. Onboarding
2.1. Personalmarketing
Möchte man den Begriff Personalmarketing definieren stößt man auf verschiedene Schwierigkeiten. Eine Schwierigkeit ist die unterschiedliche Stellungnahme zu dem Begriff von verschiedenen Forschern.4 Ein Problem das häufig im Bezug auf den Begriff Personalmarketing auftritt ist der Eindruck, das Personalmarketing sich fast ausschließlich auf den externen Arbeitsmarkt richtet und mit Personal warenähnlich gehandelt werden würde.5 Wichtig aber ist zu betonen, das Personalmarketing als Teil des Personalmanagement Konzepts weiter gefasst ist. Personalmarketing beschäftigt sich nicht nur mit der Mitarbeitergewinnung, sondern auch mit der Mitarbeiterbindung. Die Marketinggrundsätze werden auf den Personalbereich übertragen, dabei ist das Unternehmen das Produkt, das man an den Bewerber/ Mitarbeiter verkaufen möchte.6 Besonders wichtig ist dabei die Kundenorientierung, dass heißt in diesem Fall die Mitarbeiter bzw. Bewerberorientierung.
2.1.1 Ziele des Personalmarketings
Um gesetzte Ziele zu erreichen und die Zielerreichung mittels Personalmarketing Controlling messbar zu machen, sollten Personalmarketing Ziele mit allgemeinen Unternehmenszielen verknüpft sein. Durch sehr verschiedene Umweltbedingungen müssen Konzepte und Ziele individuell formuliert werden.7 Ziele der personalen Wertschöpfungskette sind nur dann erreichbar, wenn das Unternehmen seine eigenen Vorteile auf die Bedürfnisse der Kunden bzw. Bewerber ausrichtet. Wichtig ist das Wettbewerbsvorteile von Bewerbern und Mitarbeitern wahrgenommen werden.8 Damit Wettbewerbsvorteile eines Unternehmen wahrgenommen werden, muss das Unternehmen sich wirkungsvoll präsentieren und auf sein Image achten.9 Besondern bei der Zielgruppe „Bewerber“ ist der Außenauftritt besonders wichtig. Das Akquisitionspotenzial eines Unternehmens steigt mit Gestaltung einer guten Arbeitgebermarke, der sogenannten „Employer Brand“. Besonders wichtig sind dabei die Arbeitgebervorteile, denn diese liegen den Bewerbern und Mitarbeitern sehr am Herzen. Zusammengefasst werden die Arbeitgebervorteile in der sogenannten „Employer Value Proposition“.10 Weitere Ziele im externen Personalmarketing sind z.B die Steigerung der Bekanntheit eines Unternehmens, die Erstellung einer ansprechenden Arbeitgebermarke oder Verbesserung des Personal- und Unternehmensimages. Das Hauptziel der Personalbetreuung ist die Mitarbeiterbindung. Mittels guter Personalbetreuung werden Mitarbeiter durch ihre daraus resultierende Zufriedenheit dazu angeregt, sich an ein Unternehmen zu binden und dort langfristig tätig zu bleiben. Damit verknüpfte Ziele des internen Personalmarketings sind z.B hohe Mitarbeitermotivation, Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und geringe Fluktuation.11
2.1.2 Aktionsfelder des Personalmarketings
Im Personalmarketing wird meist in drei Aktionsfelder unterteilt: „die Personalforschung, das interne Personalmarketing und das externe Personalmarketing.“12 Auf Grund der engen Verflechtungen ist es nicht möglich die Bereiche komplett voneinander zu trennen. Bei der Personalforschung werden alle Faktoren die das Leistungsverhalten der Mitarbeiter oder das qualitative und quantitative Mitarbeiterangebot betreffen beobachtet, analysiert und bewertet. Ziel ist es die gewonnenen Informationen auszuwerten um das Personalmarketing zu optimieren.13 Das interne Personalmarketing beschäftigt sich mit allen Maßnahmen, die das Unternehmen für Mitarbeiter attraktiver machen soll. Besonders wichtig ist dabei, das die Mitarbeiter beginnen den Arbeitgeber als Partner zu schätzen. „Faktoren wie Aufgaben- und Verantwortungsbereich, Weiterbildungs-, Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten, Betriebsklima und Führungsstiel sowie Arbeitszeit- und Entgeldregelungen“ müssen mitarbeitergerecht geregelt werden.14 Im externen Personalmarketing steht die Positionierung des Unternehmens auf dem Arbeitgebermarkt im Vordergrund. Damit ein Unternehmen erfolgreich positioniert werden kann muss es sich von anderen Wettbewerbern differenzieren.15 Das Unternehmen benötigt eine sog. „Unique Selling Proposition“. Die zentrale Aufgabe ist es geeignete Bewerber kennenzulernen und gegebenenfalls einzustellen.
2.2. Onboardingprozesse
Die Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter ist zu Beginn mit einem Mehraufwand an Arbeit verbunden. Hat ein Bewerber den Arbeitsvertrag unterschrieben und wird zum Mitarbeiter eines Unternehmens, beginnt damit ein „Einarbeitsungs- und Integrationsprozess“,16 der sich über mehrere Monate erstreckt. Diesen bezeichnet man als Onboarding oder Inplacement. Das Onboarding ist eine gemeinschaftliche Aufgabe, bei der Personalbereich und Fachbereich Hand in Hand zusammen arbeiten müssen. Als Führungskraft hat man die Aufgabe, die Entwicklung des Mitarbeiters zu beobachten und gegebenenfalls einzugreifen sowie Hilfestellungen zu geben. Übergeordnetes Ziel des Integrationsprozesses ist es, das neue Mitarbeiter so schnell wie möglich vollwertige Mitarbeiter im Unternehmen werden und dort effiziente und qualitativ hochwertige Leistungen abliefern können.17 Ein weiteres Ziel ist die Disproportion zwischen den Erwartungen des Mitarbeiters und des Arbeitgeber zu überwinden.18 Die Integration eines Mitarbeiters in ein Unternehmen wird auf drei Ebenen durchgeführt. Der fachlichen, sozialen und werteorientierten Integration. Bei der ersten Ebene handelt es sich um die fachliche Integration. Dabei ist es das Ziel, den neuen Mitarbeiter einzuarbeiten und ihm das Handwerkszeug zu vermitteln, mit dem er Aufgaben gemäß der Unternehmensziele umsetzen kann. Die soziale Integration beschäftigt sich damit dem Mitarbeiter als Teil in eine bereits bestehende Gemeinschaft aufzunehmen. Der neue Mitarbeiter muss soziale Kontakte herstellen und einen Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden erlernen. In der letzten Phase der werteorientierten Integration geht es darum, den neuen Mitarbeiter mit der „Coporate Identity“ des Unternehmens vertraut zu machen. Die letzten beiden Phasen erzeugen meist größere Probleme im Integrationsprozess und werden als Kündigungsgründe angegeben.19 Wird ein Mitarbeiter nicht ausreichend integriert kann es zur Kündigung in der Probezeit kommen. Kommt es nicht zur Kündigung muss das Unternehmen mit einem unzufriedenen Mitarbeiter rechnen, dessen Leistungen wahrscheinlich nicht optimal sein werden.20 In jedem Fall muss der Recruiting Prozess und der Integrationsprozess wiederholt werden.
2.2.1 Onboarding vor Arbeitsbeginn
Man könnte meinen, dass man nach ausführlichen Personalmarketingmaßnahmen endlich am Ziel angekommen ist, wenn man aus allen Bewerbern einen neuen Mitarbeiter ausgewählt hat. Wurde ein passender Neueinsteiger gefunden darf man den laufenden Prozess nicht einfach beenden, denn dies würde die Vorfreude und die guten Erwartungen bezüglich des neuen Jobs zerstören. Der Mitarbeiter ist durch den professionellen Bewerbungsprozess Rückmeldung und stetigen Informationsfluss gewöhnt.21 Deswegen muss der Recruiting Prozess direkt in den Onboarding Prozess über gehen. Der Integrationsprozess beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und startet direkt nach der Unterschrift des Arbeitsvertrages. Bereits während des Auswahlprozesses können Vorkehrungen getroffen werden, die später das Onboarding erleichtern. Zum Beispiel ist es sinnvoll Anforderungsprofil und Kandidatenprofil sorgfältig abzugleichen und mögliche Differenzen zu erkennen.22 Nach Vertragsunterzeichnung ist es besonders wichtig den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zu halten und Informationen zur weiteren Organisation weiterzuleiten. Wichtig ist auch ,dass der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters bereits vor Arbeitsbeginn eingerichtet wird. Es sollten alle Büromaterialien parat liegen und auch das Namensschild sollte nicht vergessen werden. Des weitern sollte die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters mit den Führungskräften besprochen werden und natürlich müssen alle Mitarbeiter über den Unternehmenszuwachs informiert werden.23 Der Integrationsprozess eines neuen Mitarbeiters kann beschleunigt werden, indem neue Mitarbeiter bei Möglichkeit schon vor Arbeitsbeginn mit Kollegen zusammengebracht werden. Zum Beispiel kann der neue Mitarbeiter zu Betriebsveranstaltungen, Team-Events, Weiterbildungsmaßnahmen etc. eingeladen werden.24 Es kommt immer gut an, wenn man seine angehenden Mitarbeiter kennt. Weiß man das ein neuer Mitarbeiter aufgrund des Jobwechsels umziehen muss, ist es eine gern gesehene Aufmerksamkeit diesem mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.25 Abschließend sollte erwähnt werden, das es eine Rolle spielt auf welchen Wegen mit neuen Mitarbeiter kommuniziert wird. Sehr modern ist die Kommunikation über Online-Tools. Vor Arbeitsbeginn können zum Beispiel über Online-Portale online Trainings oder Konferenzen mit neuen Mitarbeitern durchgeführt werden.26 Ein Jobwechsel ist immer mit einer gewissen Unsicherheit verbunden. Diese kann dem Mitarbeiter genommen werden, indem seine Ankunft im Unternehmen bereits gut vorbereitet wurde und der neue Mitarbeiter sich damit in guten Händen weiß.
2.2.2 Onboarding nach Arbeitsbeginn
Zeitig vor dem ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter mit allen nötigen Informationen bezüglich des ersten Arbeitstages versorgt werden. Am ersten Arbeitstag soll der Mitarbeiter in seine Abteilung und seine Aufgaben eingeführt werden. Natürlich gehören vorerst auch einige organisatorische Tätigkeiten dazu. Dem neuen Mitarbeiter müssen zum Beispiel Firmenausweis, Schlüssel usw. ausgehändigt werden. Häufig erhält der Mitarbeiter zusätzlich ein Willkommenspaket, welches verschiedene Artikel mit Unternehmenslogo enthält um die soziale Integration direkt einzuleiten.27 Besonders wichtig ist das der neue Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt, sich allen Kollegen/innen vorzustellen und von diesen willkommen geheißen wird. Außerdem sollten Informationsgespräche geführt werden und die einzelnen Fachabteilungen sowie die Infrastruktur des Unternehmens vorgestellt werden.28 Der erste Arbeitstag hat eine Schlüsselrolle im Onboarding Prozess. Erste Eindrücke ,die beim neuen Mitarbeiter hinterlassen werden, sollten nicht unterschätzt werden. Wichtig ist es dem neuen Mitarbeiter bereits am ersten Tag Wertschätzung zu zeigen. Eine gute Möglichkeit dafür wäre z.B den Mitarbeiter zum Mittagessen mit einem Vorgesetzten einzuladen.29 Nach dem ersten Arbeitstag beginnt die Einarbeitungsphase/ Orientierungsphase. In dieser soll der neue Mitarbeiter nicht nur fachlich sondern auch sozial integriert. Ein Einarbeitungsplan kann dem Mitarbeiter einen Überblick über die Aufgaben geben die er erlernen muss. In der Einarbeitungsphase sollten Feedback Gespräche mit Vorgesetzten eingeplant werden. In diesen können Fortschritte, aufgetretene Probleme und Zielaktualisierungen besprochen werden.30 Die Orientierungsphase geht in die sogenannte Lern und Integrationsphase über. In dieser Phase beginnt der Mitarbeiter sich langsam mit dem Unternehmen zu identifizieren. Ist der Mitarbeiter bereits mehrere Monate im Unternehmen tätig beginnt die Akzeptanzphase. Die Probezeit ist fast vorbei und die bisherige Zusammenarbeit muss von beiden Seiten bewertet werden.31 Ist die Zusammenarbeit für beide Seiten befriedigend wird das Arbeitsverhältnis fortgeführt und der Onboarding Prozess war damit erfolgreich.
[...]
1 vgl. Walther, P., (2017), S.30.
2 vgl. Renkl-Evers, T., (2013), S.5.
3 vgl. von Au, C., (2017), S.164.
4 vgl. Nencheva, K., (2010), S.4.
5 vgl. Lippold, D., (2015), S.49.
6 vgl. Czisch, T., (2007), S.4.
7 vgl. Strutz, H., (2013), S.165.
8 vgl. Lippold, D., (2015), S.6.
9 vgl. Wickel-Kirsch, et al. (2009), S.45.
10 vgl. Buckmann, J., (2016), S.2.
11 vgl. Loffing, D.,/Loffing, C., (2011), S.62.
12 Wittchow, M., (2010), S.10.
13 vgl. Strutz, H., (2013), S.8.
14 Nencheva, K., (2010), S.7.
15 vgl. Felser, G., (2009), S.1962.
16 Brenner, D., (2014), S.1.
17 vgl. Haubold, A., (2011), S.2.
18 vgl. Renkl-Evers, T., (2013), S.6.
19 vgl. Brenner, D., (2014), S.7 u. 8.
20 vgl. Schmidt, K., (2014), S.4.
21 vgl. Verhoeven, T., (2015), S.110.
22 vgl. Vollrath, E., (2011), S.7.
23 vgl. Mayrhofer et al. (2015), S.332.
24 vgl. Brenner, D., (2014), S.6.
25 vgl. Konschak, B., (2014), S.101.
26 vgl. Verhoeven, T., (2015), S.115.
27 vgl. Nicolai, C., (2016), S.172.
28 vgl. Mayrhofer, et al. (2015), S.332.
29 vgl. Brenner, D., (2014), S.26.
30 vgl. Nicolai, C., (2016), S.172.
31 vgl. Wagner, D., (2015), S.146.