Was ist unter Einsatzbedarf und Reservebedarf zu verstehen? Warum wird zwischen qualitativer und quantitativer Personalplanung unterschieden? Was hat das mit Beschaffung, „Soll und Ist" oder „Brutto und Netto" zu tun? Wozu wird ein Stellenprofil benötigt, wenn doch „nur" ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin gesucht wird?
Ziel dieser Hausarbeit soll sein, nicht nur diese Fragen zu beantworten, sondern auch zu verstehen, warum eine Personalbedarfsplanung die Voraussetzung für eine optimale Mitarbeiterrekrutierung darstellt. Beide Aktivitäten dienen dazu, dass Menschen (=Personal) in der erforderlichen Anzahl mit der erforderlichen Qualifikation und Kompetenz zu dem für die Erstellung der betrieblichen Aufgaben gewissen Zeitpunkt (oder Zeitraum) an einem entsprechenden Einsatzort zur Verfügung stehen und sich dann im Unternehmen auch noch wohlfühlen.
Im ersten Teil werden Ursachen des Personalbedarfs und die verschiedenen Methoden der Personalbedarfsplanung, wie quantitativ, qualitativ, zeitlich und räumlich, erläutert. Anschließend werden die Möglichkeiten der Mitarbeiterrekrutierung betrachtet. m Schlussbetrachtung erfolgt über das Onboarding eine Beurteilung, wie die Zusammenhänge von Personalbedarfsplanung und Mitarbeiterrekrutierung sind. Ist hier eine Abgrenzung möglich oder bedingen sich beide?
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1. Einleitung
2. Personalbedarfsplanung
2.1. Personalbedarf-interne und externe Einflussfaktoren
2.2. Quantitative Personalbedarfsplanung
2.3. Qualitative Personalbedarfsplanung
2.4. ZeitlicheundräumlichePersonalbedarfsplanung
3. Mitarbeiterrekrutierung
3.1. Anforderungsprofil
3.2. Stellenausschreibung
3.3. InnerbetrieblicheRekrutierung
3.4. Außerbetriebliche Rekrutierung - passiv und aktiv
4. OnboardingundSchlussbetrachtung
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1 Arten des Personalbedarfs
Abb. 2 Kompetenzatlas (nach Heyse und Erpenbeck)
Abb. 3 Komponenten des Anforderungsprofils
1. Einleitung
Jede Form der Beschäftigung mit „Personal“ innerhalb eines Unternehmens, ob es sich nun um die Einsatzplanung, die Entwicklung, Budgetierung (Kosten), Freisetzung, Bedarf oder die Beschaffung handelt, hat immer etwas mit Menschen zu tun1. Mit diesem Wissen ist die Aussage: „Personalbestand = die Gesamtheit aller Arbeitnehmer innerhalb eines Unternehmens“ keine Konstante. Menschen verändern sich und so auch dieser „Bestand an Personal“. Lippold (2016) bezeichnet daher nicht ganz zu Unrecht die Personalbedarfsplanung und die Beschaffung oder Rekrutierung als einen der wichtigsten Aspekte des Personalmanagements innerhalb eines Unternehmens (siehe auch Doye, Eisele, 2010). Voraussetzung ist natürlich, dass ein Bedarfentsteht (Bröckermann, 2012).
Was ist nun unter Einsatzbedarf und Reservebedarf zu verstehen? Warum wird zwischen qualitativer und quantitativer Personalplanung unterschieden? Was hat das mit Beschaffung, „Soll und Ist“ oder „Brutto und Netto“ zu tun (Mager, 2019)? Wozu wird ein Stellenprofil benötigt, wenn doch „nur“ ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin gesucht wird?
Ziel dieser Hausarbeit soll sein, nicht nur diese Fragen zu beantworten, sondern auch zu verstehen, warum eine Personalbedarfsplanung die Voraussetzung für eine optimale Mitarbeiterrekrutierung darstellt. Beide Aktivitäten dienen dazu, dass Menschen (=Personal) in der erforderlichen Anzahl mit der erforderlichen Qualifikation und Kompetenz zu dem für die Erstellung der betrieblichen Aufgaben gewissen Zeitpunkt (oder Zeitraum) an einem entsprechenden Einsatzort zur Verfügung stehen (Bröckermann, 2012) und sich dann im Unternehmen auch noch wohlfühlen.
Im ersten Teil werden Ursachen des Personalbedarfs und die verschiedenen Methoden der Personalbedarfsplanung, wie quantitativ, qualitativ, zeitlich und räumlich, erläutert. Anschließend werden die Möglichkeiten der Mitarbeiterrekrutierung betrachtet. Im Schlussbetrachtung erfolgt über das Onboarding eine Beurteilung, wie die Zusammenhänge von Personalbedarfsplanung und Mitarbeiterrekrutierung sind. Ist hier eine Abgrenzung möglich oder bedingen sich beide?
2. Personalbedarfsplanung
Ob ein Unternehmen sich ganz am Anfang, in seiner Start-Up-Phase befindet oder schon seit Zeiten etabliert am Markt behauptet, eines gilt für alle Unternehmungen gleichermaßen: die Zahlen müssen stimmen. Um die Wettbewerbsfähigkeit und den Gewinn oder Umsatz zu erhöhen, ist eine der Grundvoraussetzungen eine valide und planvolle Organisation. Ein essentieller Teil davon ist die Personalplanung (Schern, Süß, 2011 und Personalplanung, 2019). Das ein Personalbedarf entsteht hat sowohl interne als auch externe Ursachen. Die Entscheidungen über den geplanten Personalbedarf werden nach Anzahl der Mitarbeiter (quantitativ), ergänzend nach Art der Mitarbeiter (qualitativ), nach Zeitpunkt und Dauer der Beschäftigung (zeitlich) sowie nach Einsatzort (örtlich) getroffen (Huber, 2017 und Beck, 2013).
2.1. Personalbedarf - interne und externe Faktoren
Der Personalveränderungen, aus denen sich dann ein Bedarf ergibt, werden durch unterschiedlichste Faktoren beeinflusst. Warum verlassen Mitarbeiter ein Unternehmen oder warum müssen neue angeworben werden? Diese Einflussfaktoren können sowohl außerhalb, also extern, als auch innerhalb, also intern, des Unternehmens liegen (Scherm, Süß, 2011).
Ausgangspunkt hier ist Personalbestand selbst: wie viele Mitarbeiter arbeiten in dem Unternehmen. Als interne oder initiierte Faktoren spielen hier die Personalkosten wie auch die Alters- und die Qualifikationsstruktur eine Rolle. Nicht außer Acht gelassen werden dürfen Arbeitszeitmodelle, Fluktuation und Fehlzeiten wie zum Beispiel Urlaub, Freizeitausgleich oder Krankheitstage. Weitere interne Faktoren sind die Organisationsstruktur und die Unternehmensplanung selbst. Hier sind dann auch die wirtschaftliche Entwicklung oder Veränderungen wie zum Beispiel neue Produkte oder Produktionsverfahren zu benennen. Es sind also diese Personalveränderungen, die innerhalb des Unternehmens ausgelöst werden (Huber, 2017). Daraus resultierend ergeben sich dann Zu- oderAbgänge von Mitarbeitern (Bröckermann, 2012).
Als externe oder autonome Faktoren sind es vor allem die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen oder eine neue Wettbewerbssituation, die ein Unternehmen beeinflussen, aber auch damit einhergehend Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt selbst2 können Treiber sein. Technische Veränderungen, die gerade heute im Hinblick auf die Digitalisierung (Transformierungsprozesse) und oft auch damit einhergehend gesetzliche Änderungen dringen von außen auf ein Unternehmen ein. Es sind diese schnellen, gesamtwirtschaftlichen Veränderungen, die ein Vorausplanen verhindern. Wiedereinstellungen aufgrund von Arbeitsgerichtsentscheidungen, Zugänge aus Fusionen oder Übernahmen und Rückkehrer aus Elternzeit dürfen hier ebenfalls nicht vernachlässigt werden (Bröckermann, 2012).
Gesellschaftliche Prozesse, wie kulturelle Verschiebungen oder psychologische Einflüsse, gerade auch unter dem Einfluss der sozialen Medien, die auf die Menschen und ihre Denkweisen einwirken, sind hier auch zu nennen.
All diese Faktoren beeinflussen ein Unternehmen, ob Mitarbeiterden Betrieb verlassen oder gekündigt werden müssen und ob neue Mitarbeiter angestellt werden müssen.
2.2 Quantitative Personalbedarfsplanung
Huber (2017) liefert eine gute Definition für die quantitative Personalbedarfsplanung: sie ermittelt zahlenmäßig die personellen Kapazitäten, die zur Sicherung und Erfüllung der betrieblichen Leistungserstellung und weiterer Funktionen des Personals erforderlich sind, oder anders ausgedrückt: Wie viele Mitarbeiter werden gebraucht? (siehe auch Schlick, Müller-Niewöhner, 2011).
Im ersten Schritt ist also zu klären, welcher Soll- oder Brutto-Personalbestand in einem Planungszeitraum erreicht werden soll. Die Höhe dieses Sollbedarfs steht in Abhängigkeit mit den Zielen des Unternehmens. Hier spielen also die internen und die externen Einflüsse (s.o., 2.1.) eine wesentliche Rolle. Dennoch erscheint es auf den ersten Blick einfach, diesen neuen Einsatzbedarf zu bestimmen. Sobald der Arbeitszeitbedarf3 und damit der Zusatzbedarf an Arbeitskräften, der notwendig ist, um eine neue Dienstleistung anzubieten oder geplante Absatzmengen zu erhöhen, ermittelt ist, werden entsprechend der zu leistenden Arbeitsstunden neue Mitarbeiter eingestellt.
Ganz so einfach ist es dann aber doch nicht4. In diese Berechnung müssen die „anderen“ Personalbedarfe ebenfalls berücksichtigt werden (Bröckermann, 2012). Es macht daher Sinn, einen kurzen Blick auf diese Bedarfe zu werfen (siehe auch Olfert, 2019, Huber, 2017 und Lippold, 2016).
Die Basis bildet hier der Einsatzbedarf, der in der Regel den Ist- oder NettoPersonalbestand abbildet, um alle anfallenden Aufgaben in dem Unternehmen zu erfüllen. In diese Gleichung muss aber mit einbezogen werden, dass es im laufenden Geschäft immer wieder Abgänge wie Pensionierungen, Kündigungen, Elternzeit o.ä. gibt, die durch Zugänge wie Neueinstellungen, Elternzeitrückkehrer o.ä. kompensiert werden. Die Differenz aus diesen Zugängen und Abgängen wird als Ersatzbedarf bezeichnet. Dieser Ersatzbedarf gibt immer die Anzahl an Mitarbeitern an, die zum Ende einer Planungsperiode eingestellt werden müssen, um den Ist-Personalbestand zu Beginn einer Planungsperiode zu halten. Ist dieser Bestand niedriger, so entsteht ein Zusatzbedarf. Sollte dieser Bestand allerdings höher sein als der Ist-Bestand wird von einem Freistellungsbedarf gesprochen.
Zusatzbedarf und Ersatzbedarf ergeben also den Neubedarf oder die Anzahl der Mitarbeiter, die in einem Planungszeitraum eingestellt werden sollten, um den Soll- oder Bruttopersonalbestand zu erreichen. Somit ergibt sich in der quantitativen Personalbedarfsplanung folgende Gleichung:
Soll-Personalbestand = Istbestand + Zugänge - Abgänge + Ersatzbedarf + Zusatzbedarf5
In der Übersicht in der Abbildung 1 sind die quantitativen Elemente der Personalbedarfsplanung, wie vom Ist-Personalbestand der Soll-Personalbestand erreicht wird, dargestellt.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 1 Arten des Personalbedarfs. (Lippold, 2016, S.12)
An dieser Stelle soll noch erwähnt werden, dass es für viele Unternehmen wichtig ist, die Fluktuation der Mitarbeiter zu beobachten und zu analysieren. Hier wird dann von der sogenannten Fluktuationsrate6 gesprochen, die in die Berechnung des Bedarfs einfließen sollte. Das Ziel dieser Analyse besteht darin, die Gründe und Motive für das Ausscheiden von Mitarbeitern zu ermitteln, um entsprechende Maßnahmen auszuarbeiten. Die Einarbeitung oder die Entwicklung von Mitarbeitern ist mit Zeit und Kosten verbunden, die im Gesamtergebnis des Unternehmens als Personalaufwandsquote eine Rolle spielen. Liegt diese Quote „sehr“ hoch, so hat diese nicht nur einen Einfluss auf den Gewinn, sondern auch auf die Arbeitgebermarke, dem Ruf eines Unternehmens (s.u. 3.4.). Allerdings dürfen in diesem Zusammenhang äußere Faktoren wie Tariferhöhungen auch nicht außerAcht gelassen werden.
Schern, Süß (2011), Bröckermann (2012), Eisele, Doye (2015) und Huber (2017) weisen noch auf eine Vielzahl von Methoden und Analyseverfahren hin, die bei der Bestimmung des Personalbedarfs bei der quantitativen Personalplanung Berücksichtigung finden sollten, diese wären:
- Stellenplanmethode: stichtagbezogene Veränderungen im Stellegenfüge
- Altersstrukturanalyse: wann ist vom altersbedingten Ausscheiden auszugehen
- Szenariotechnik: Experten (Fachkräfte) entwickeln verschieden Verläufe, nach denen Personalbedarf kalkuliert wird
- Schätzverfahren und Expertenbefragung: sogenannte Delphie-Methode7 -Arbeitswissenschaftliche Methoden: REFA-System -> Zerlegung von Arbeitsabläufen in Arbeitsverrichtungen8
- Kapazitätsbedarfsrechnung: Basis ist ein Personalbedarffür eine Abteilung die quasi als Vorlage für die Hochrechnung auf ähnliche Abteilungen dient
- Kennzahlentechniken: Beziehungen zwischen Personalbedarfund seinen Einflussgrößen wie Produktions- oderAbsatzmengen, Technisierungsgrad usw.
- Trendverfahren: Erfahrungswerte aus der Vergangenheit für die Zukunft hochrechnen
- Multivariable Methoden: ähnlich wie im Trendverfahren, nur das zahlreiche andere variablen Größen mit in die Betrachtung einfließen
- Expertensystem: Mittels Schätzverfahren und Expertenbefragungen werden Informationen gesammelt und dann mathematisch-statistisch mittels Computer ausgewertet
- Monetäre Methoden: vollkommen anderer Weg -> Basis für den Bedarf bildet hier das zurVerfügung stehende Budget
2.3. Qualitative Personalbedarfsplanung
Eine Personalbedarfsplanung wird in erster Linie nicht für die gesamte Belegschaft sondern gezielt oder richtungsweisend auf bestimmte Segmente innerhalb eines Unternehmens erstellt, unabhängig davon, ob es sich um eine neu geschaffene Stelle handelt oder um Bereiche, in denen nachbesetzt werden muss (Lippold, 2016). Für ein Anforderungsprofil an einen Bewerber reicht allein die Zahl der zu besetzenden Stellen, die in der quantitativen Methode ermittelt wurde, nicht aus. In der qualitativen Personalbedarfsplanung wird festgelegt, welche Qualifikationen und Kompetenzen, für einen Bewerber notwendig sind, um die anstehenden Arbeitsaufgaben zu erfüllen (Schern, Süß, 2011, Schlick, Müller-Niewöhner, 2011).
[...]
1 Huber, 2017 Personalmanagement bezeichnet den gesamten Aufgabenbereich eines Unternehmens, welcher der Planung, Steuerung und Kontrolle menschlicher Arbeit und der betrieblichen Leistungserstellung durch Humanressourcen dient.
2 Die aktuell herrschende Covid 19 Pandemie ist als ein äußerer Faktor zu betrachten, auf den Betriebe reagieren müssen, ohne dass sie dieses hätten beeinflussen können
3 Arbeitszeitmodelle wie Vollzeit, Teilzeit müssen hier berücksichtigt werden. Um einen Ausgleich zwischen Voll- und Teilzeit zu ermitteln, wird mit sogen. Vollzeitäquivalenten gerechnet (Bröckermann, 2012)
4 ©
5 Lippold (2016).
6 Fluktuationsrate = (Abgänge / Durchschnittlicher Personalbestand) *100%
7 Zur Delphie Methode, vgl. Gregersen, J. (2011). hochschule@zukunft 2030: Ergebnisse und Diskussionen des Hochschuldelphis (German Edition)(2011. Aufl.). VS Verlag für Sozialwissenschaften
8 https://refa.de