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Zeitmanagement

Seminararbeit 2000 30 Seiten

Führung und Personal - Sonstiges

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1. Die Zeit

2. Das Problem

3. Zeitmanagement

4. Der Regelkreis
4.1. Zielsetzung
4.1.1. Zielfindung
4.1.1.1. Lebenskurve
4.1.2. Situationsanalyse
4.1.3. Zielformulierung
4.2. Planung
4.2.1. 60 : 40 Regel
4.2.2. ALPEN - Methode
4.2.3. Zeitplanbuch
4.3. Entscheidung
4.3.1. ABC - Analyse
4.3.2. Eisenhower - Prinzip
4.3.3. Pareto - Prinzip
4.3.4. Delegation
4.3.4.1. 6 - W - Regel
4.4. Realisation und Organisation
4.4.1. Leistungskurve
4.4.2. Biorhythmus
4.4.3. Tages - Störkurve
4.4.4. Innere Widerstände
4.4.5. Zeitdiebe/ Zeitfresser
4.4.6. Stille Stunde
4.4.7. Salami - Taktik
4.5. Kontrolle
4.6. Information und Kommunikation

5. Lösung

Schlußwort

Literaturverzeichnis

Vorwort

Student und Zeitmanagement; das paßt ungefähr so gut zusammen wie saure Gurken und Champagner - so die allgemeine Meinung jedenfalls. Schwierig wird es aber dann, wenn die Prüfungszeit heranrückt und der Lebensunterhalt vom selbst erarbeiteten Geld bestritten werden muß, denn auch wenn es kaum einer für möglich hält, beziehen tatsächlich nur ca.12% der Studenten in Deutschland Bafög. Auf einmal wird Champagner zu Bier.

Im folgenden soll aufgeführt werden, wie auch der faulste Student in Zeitnot gerät und die, bis dahin für überflüssig befundene Zeiteinteilung, auf einmal dringend nötig wird. Die Autoren gehören ebenfalls zu der gestreßten und häufig unterschätzten Gruppe der Studenten und verfassen diese Hausarbeit somit auch im eigenen Interesse.

Es war sehr interessant über Ziel- und Zeitmanagement zu lesen, obwohl die Auswahl an Literatur doch eher spärlich war. Wie im Literaturverzeichnisses erkennbar ist, haben wir uns hauptsächlich mit dem Werk von Lothar J. Seiwert auseinandergesetzt, welcher mehrere Werke über das Thema verfaßt hat. Auch im Internet sind wir fündig geworden. Es ließen sich jedoch aus den genannten InternetQuellen nicht viel neue Erkenntnisse ziehen.

Aufgrund der Komplexität des Themas ist es uns nicht möglich jedes Kapitel ausführlich zu behandeln. Demzufolge werden wir in dieser Hausarbeit spezielle Methoden und Möglichkeiten, welche Führungspersonen nutzen oder nutzen können, vernachlässigen. Einige Abschnitte des Zeitmanagements werden daher nur angerissen.

1.Die Zeit

Schlampige Studenten. Gerade mal das Vorwort geschrieben und schon den ersten Fehler verfaßt: Zeitnot.

Zeitnot ist ein weit verbreiteter Irrtum. Wenn man diesen Begriff simplifiziert (was ja zur Zeit sehr in Mode ist) findet man heraus, daß Zeitnot das falsche Wort für den Zustand ist, den wir als schlecht geplanten Tages-, Wochen-, Monats-, Jahresablauf bezeichnen.

24 Stunden pro Tag. 7 Tage die Woche. 4 Wochen der Monat. 12 Monate das Jahr. Man kann so viele Bücher oder Aufsätze über Zeitmanagement schreiben, diese Fakten lassen sich einfach nicht ändern. "Zeit ist das am gerechtesten verteilte Gut."1 Jeder Mensch hat gleich viel Stunden am Tag zur Verfügung Wie aber kann diese unaufhaltsame Zeit so eingeteilt werden, daß man den optimalen Nutzen daraus zieht?

2.Das Problem

Sonntagabend, 18.00 Uhr. Die Sonne brennt immer noch auf die gestreßten Körper der Studenten herab. Der sich erhöhende Geräuschpegel auf dem Campus verrät es: Morgen ist Montag. Gabi Mustermann 1 sitzt auf der Terrasse, welche an ihre 5-Mann WG angrenzt. Von nebenan strömt der Geruch von gegrilltem Aldi - Fleisch herüber.

Was könnte schöner sein? Ganz klar - nächste Woche keine Prüfungen haben, fällt Gabi sofort ein. Wie alle halbe Jahre wieder fängt morgen die Prüfungszeit an. Dienstag von 08.00 - 12.00 Uhr Marketing und Freitag von 14.00 - 16.00 Uhr Moderne Kostenrechnung. Wenn das alle Termine sein würden, wäre die nächste Woche halb so schlimm. Aber nebenbei hat man ja auch noch eine Familie und Freunde. Jetzt fällt es Gabi wieder ein: Montag, 05. Juli - Mutti hat Geburtstag und wie jedes Jahr noch kein Geschenk. Grübelnd steigt Gabi über die beiden Wäscheberge hinweg in Richtung Kühlschrank. Der Joghurt scheint das einzige Lebewesen zwischen den zwei Bier und den drei Scheiben Salami zu sein. Um überleben zu können, wäre morgen auch ein Einkauf nötig.

Auf dem Rückweg zur Terrasse stolpert Gabi über ihre Tasche und zum Vorschein kommen Firmenunterlagen der febis AG.

Auch das noch. Letzten Donnerstag kam eine Einladung zu einem Bewerbungs- gespräch für eine Praktikumsstelle in Berlin. Das heißt, Gabi muß diese Woche bei der febis anrufen und einen Termin für die nächste Woche vereinbaren. Vorher sollte sie auch noch die Unterlagen durcharbeiten.

Ein Blick in den Spiegel verrät, wie wenig Geld Studenten für den Friseur übrig haben. Fest steht, mit diesem Haarschnitt kann man nicht zum Bewerbungs- gespräch. Da am Mittwoch FH-Party ist, würde sich ein Gang zum Friseur sogar richtig lohnen. "Hab` ich überhaupt etwas Geeignetes zum Anziehen für Berlin?" fragt sich Gabi. Das Klingeln des Telephons holt sie aus ihren Gedanken. Ihr Freund Kai möchte sie diese Woche endlich zu dem lange versprochenen Kinoabend einladen. Wo soll sie denn das noch in den schon so engen Terminplan unterbringen? Dann fällt Gabi ein, daß Kai sich im Reisebüro nach Hotels in Südspanien umhören wollte, wollten das zusammen machen?! Hast du denn an der Tankstelle schon gefragt, ob du die drei Wochen auch frei bekommst?" antwortet ihr Kai. "Das mache ich Donnerstag in der Frühschicht. Ich rufe dich morgen an." beendet Gabi das Gespräch.

Jetzt reicht es. Um das alles unter einen Hut zu bekommen, reicht doch keine einfache Eintragung in den Terminkalender.

Ein Zeitplan muß her. Gabi kramt das Weihnachtsgeschenk von ihren Eltern, ein Zeitplanbuch, hervor. Sie fand es immer zu kompliziert und zu aufwendig solch ein Buch zu benutzen. Es muß alles so genau eingetragen und überprüft werden. Das ist zu viel Arbeit für einen Studenten. "Aber wie organisiere ich bloß die nächsten zwei Wochen? Mal sehen, vielleicht funktioniert es ja doch." sagt sich Gabi und los geht`s.

An diesem Beispiel ist zu sehen, daß man mit einer groben Tagesplanung nicht alle Terminprobleme abdeckt. Es müssen Termine und Aufgaben der ganzen Woche und eventuell des ganzen Monats beachtet werden. Außerdem sollen Freunde und Familienangehörige nicht vernachlässigt werden.

Eine Problematik, die mit diesem Aufsatz näher erläutert werden soll.

3.Zeitmanagement

Bevor wir uns an eine komplette Zeitplanung heranwagen, muß erst der Begriff "Zeitmanagement", die dazugehörigen Inhalte, und die Methodiken definiert und erläutert werden.

Als Erstes möchten wir den Begriff Zeitmanagement mit einigen, gar nicht so unterschiedlichen, Definitionen klären:

"Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, daß die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird." 1

"Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen." 2

"Zeitmanagement ist das systematische und disziplinierte Planen seiner Zeit." 3

Die genannten Definitionen lassen erkennen, daß es sich beim Zeitmanagemen t um einen Prozeß handelt. Hauptpunkt dieses Prozesses ist die zeitorientierte Planung bestimmter Aktivitäten und Aufgaben.

Wozu braucht man denn nun Zeitmanagement?

Der Sinn und Zweck bei organisierter Zeitplanung liegt darin, mehr Zeit für die

wichtigen Dinge im Beruf und Privatleben zu gewinnen. "Zeitmanagement ist die Grundlage für Ihr effektives Selbstmanagement" 4

Es geht hier nicht darum, daß man mehr Zeit für Arbeit hat, sondern sich Freiraum für Erholung, Hobbies und Möglichkeiten neue Energie zu tanken, schafft.

Richtig angewandtes Zeitmanagement führt zu einem ausgeglicheneren und glücklicheren Leben.

Das begründet sich in dem Vorteil, daß man weniger Arbeit als vorher, durch die konsequente Ausrichtung auf das Wesentliche, hat. Dadurch kann man schon im Vorfeld Probleme und mögliche Krisenherde erkennen, und sie mit weniger Aufwand lösen.

Bevor man sich intensiv mit der Problematik beschäftigt, sollte man sich fragen, ob man wirklich mehr Zeit haben möchte?! 1

Menschen, die ständig wenig Zeit haben, wirken wichtig und werden in der Gesellschaft dementsprechend gewürdigt. Anderen bereitet die Aussicht, mehr Zeit für sich zu haben, Unbehagen.

Unbeeindruckt davon wollen wir genauer auf das Thema eingehen, und es systematisch erläutern.

Die Durchführung eines erfolgreichen Zeitmanagements basiert auf drei Säulen 2:

1. ein ordentlich geführtes Zeitplanbuch
2. den einzelnen Aufgaben Prioritäten zuordnen
3. systematische Beseitigung von Störungen während des Arbeitsablaufes

Diese werden wir in Verbindung mit dem, uns sinnvoll erscheinenden Modell von Lothar J. Seiwert3 - dem Regelkreis - näher erläutern.

4.Der Regelkreis

Er beschriebt den Prozeß des Zeitmanagements und zeigt, daß eine Reihe von verschiedenen Aktivitäten in einem bestimmten Zusammenhang stehen und in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen.

Der Regelkreis setzt sich aus den folgenden sechs Elementen zusammen. Abb.1 Der Regelkreis

1. Zielsetzung
2. Planung
3. Entscheidung
4. Realisation und Organisation
5. Kontrolle
6. Information und Kommunikation

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: vgl. Seiwert, 1997 S.41

Die ersten fünf Elemente kreisen in zwingender Reihenfolge um Punkt Sechs.

4.1.Zielsetzung

Ein Ziel ist ein angestrebter zukünftiger Zustand, welcher gleichzeitig Orientierungsrahmen für alle zielführenden Handlungen ist. Es ist ein Ereignis, das wir am Ende eines vereinbarten Zeitraumes erreicht haben wollen und ist oft aus nächsthöheren Zielen abgeleitet.1 Ein Lebensziel z.B. bestimmt einzelne Ziele für den jeweiligen Jahresplan und die ihm untergeordneten Ziele.

"Ziele setzen heißt, die vorhandenen und latenten Bedürfnisse, Interessen, Wünsche oder Aufgaben, die wir haben, in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken, sowie unsere Handlungen und unser Tun auf diese Ziele und ihre Erfüllungen hin auszurichten." 2

Wichtig ist nicht WAS man tut, sondern WARUM man es tut. Es muß einem klar sein:

Was WILL man in der ZUKUNFT erreicht haben.

"Bringt mich das, was ich im Moment tue, wirklich meinem Ziel einen Schritt näher"1

"Zielsetzung ist ein permanenter Prozeß" 2. Man sollte dahin kommen, wohin man selbst will und nicht, wohin andere einen haben wollen.

Dieser Prozeß setzt sich aus der Zielfindung, der Situationsanalyse und der Zielformulierung zusammen.

Im folgenden gehen wir nacheinander auf diese Punkte genauer ein.

4.1.1. Zielfindung

Man sollte sich Zielklarheit verschaffen, um seinem Leben eine Richtung zu geben, und die eigenen Werte verwirklichen zu können.

Diese Ziele sollten sich in unmittelbare Handlungen umsetzen lassen. Das heißt: NICHT"Ich möchte fleißiger sein."

SONDERN"Ich möchte jeden Tag eine halbe Stunde in meinem Lehrbuch lesen" 3

Schriftlichkeit ist ein weiteres Gebot, welches man einhalten sollte. So können Ziele nicht vergessen und besser kontrolliert werden.

4.1.1.1. Ein gutes Beispiel für übersichtliche Zielfindung ist das Erstellen einer persönlichen Lebenskurve 4. Dort wird der Verlauf des bisherigen Lebens, zukünftige Ereignisse, sowie Wunschziele in zeitlicher Reihenfolge festgehalten. Wichtig ist hier den Erfolgen auch Niederlagen gegenüberzustellen. Dies sollte im beruflichen und privaten Bereich erfolgen. Eine Besonderheit der Lebenskurve ist das Integrieren von Bezugspersonen, da diese das persönliche Umfeld stark beeinflussen. Ereignisse, die mit diesen Personen zusammenhängen wirken sich ebenfalls auf das eigene Leben aus. Das kann zum Beispiel die eigene finanzielle oder seelische Lage beeinflussen. Beispiele wären: Einschulung der Kinder, Tod von Bezugspersonen oder Wegzug von Freunden. Solche oder ähnliche zu erwartende Ereignisse sollten mit ungefährer Zeitangabe in die Lebenskurve eingebracht werden. Die privaten und beruflichen Wunschziele werden der Lang(Lebensziele)-, Mittel(Ziele für die nächsten fünf Jahre)- und Kurzfristigkeit(Ziele für die nächsten zwölf Monate) zugeordnet. Man muß die Wunschziele nach Anforderung und Erfüllbarkeit analysieren. Man benötigt nicht immer eine Kurve für das ganze Leben, deshalb wird diese Methode oft auch nur für Monate angewandt.

4.1.2.Situationsanalyse

In der Situationsanalyse beschäftigt man sich mit den Mittel zur Erreichung der im Vorfeld geklärten Ziele. Ausgangsbasis ist die erstellte Lebenskurve. Die nun nach Stärken und Schwächen durchsucht wird. Diese sind wichtig für die Einschätzung der Erreichbarkeit der Ziele. Nun kann man sich der Ziel- Mittel- Analyse widmen. Hierbei müssen den gesteckten Zielen die notwendige Mittel zugeordnet werden. Stellt man fest das man noch nicht über die Mittel verfügt, muß überlegt werden wie man diese Defizite ausgleicht. Kann eventuell eine Umschulung helfen, muß ein Nebenjob zur Erreichung der finanziellen Voraussetzung angenommen werden oder muß ein Sonderurlaub über einen größeren Zeitraum in Erwägung gezogen werden. Solche oder ähnliche Überlegungen sollte man anstellen bevor man nun endlich zur Zielformulierung übergeht.

4.1.3.Zielformulierung

Jetzt werden alle Ziele, die gesetzt wurden, schriftlich mit einem genauen Termin oder Zeitpunkt festgehalten, und die angestrebten Ergebnisse formuliert.

Neben den einzelnen Zielen werden die benötigten Informationen, erforderliche Hilfe und zu erwartende Schwierigkeiten notiert, ebenso wie die im Einzelnen erforderlichen Maßnahmen zur Zielverwirklichung bzw. zur Vermeidung von Schwierigkeiten.

Die Zielformulierung ist die Grundlage für die nächste Phase im Regelkreis - die Planung.

4.2.Die Planung

In der Planungsphase geht es um die wirtschaftliche Nutzung des Gutes Zeit. Hier lassen sich die aus der Wirtschaft bekannten Prinzipien, das Minimal- und das Maximalprinzip, anwenden. Entweder man versucht "...die angestrebt und fixierten Ziele mit einem möglichst geringen Zeitaufwand zu erreichen (Minimalprinzip) ..."oder man setzt "...die zur Verfügung stehende Zeit für die ertrag- und erfolgreichsten Tätigkeiten ..."ein (Maximalprinzip). 1

Um die Phase der Planung etwas übersichtlicher zu gestalten, möchten wir im folgenden auf einige einfache, allgemein angewandte Prinzipien und Grundsätze der Zeitplanung eingehen.

Allgemein setzt man für die Zeitplanung 1% der zu verplanenden Zeitperiode an.

4.2.1. Möchte man die Erreichung der gesetzten Tagesziele gewährleisten, sollte man die "60 : 40 - Regel" zu beachten. 2

Aufgrund spontaner und unerwarteter Ereignisse können nur 60% der Arbeitszeit realistisch verplant werden. Die restlichen 40% verbleiben als Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten, wie z.B. Störungen durch Besucher, Anrufe oder zusätzliche Aufgaben.

4.2.2. Eine weitere bewährte Möglichkeit der effektiven Zeiteinteilung ist die ALPEN- Methode. 3, 4

Diese Methode hat mit dem bekannten Gebirge nur gemeinsam, daß man mit konsequenter Anwendung Berge von Arbeit leichter abarbeiten kann.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Um diese wichtige Arbeitsmethode näher zu erläutern, wollen wir nun auf die einzelnen Punkte kurz eingehen.

Aufgaben zusammenstellen :

Als Erstes werden die für den Tag, die Woche bzw. den Monat vorgesehenen Aufgaben notiert. Unerledigtes vom Vortage wird mit dazugeordnet. Auch periodisch wiederkehrende Aufgaben dürfen nicht vergessen werden. Als Richtlinie für die Tagesplanung gelten die wahrzunehmenden Termine. Zur optimalen Bewältigung der anstehenden Aktivitäten, werden diese in eine Rangfolge gebracht und nach Erledigungsdauer geordnet.

Länge einschätzen

Um den ungefähren Zeitaufwand zu ermitteln, greift man auf Erfahrungs- und Schätzwerte für die benötigte Arbeitszeit zurück und bildet davon die Summe. Man muß bedenken, daß sich eine Arbeit in der Regel nur so lange hinzieht, wie man Zeit zur Verfügung hat.

Pufferzeit reservieren

Bei diesem Punkt wird die oben genannte "60 : 40 - Regel" angewandt. Beachtet man diese nicht, treten oftmals Schwierigkeiten durch spontane Aufgaben, Störungen oder Wartezeiten auf.

Entscheidungen treffen

Die erste und sicher schwierigste Entscheidung ist das Setzen von Prioritäten, mit welchen man die Tagesaufgaben in eine Rangordnung bringt. Das geschieht z.B. mit Hilfe einer ABC-Analyse. Diese wird in dem Kapitel "Entscheidungen" näher erläutert.

Danach sollte man die veranschlagten Zeiten der Vorgänge auf das Notwendigste kürzen und eventuelle Delegations- und Rationalisierungsmöglichkeiten in Betracht ziehen.

Nachkontrolle

Um unerledigte Aufgaben nicht zu vergessen, ist die Nachkontrolle besonders wichtig. Erfahrungsgemäß werden kaum alle Aufgaben an dem entsprechenden Tag bewältigt. Aus diesem Grund sollte man in Erwägung ziehen, diese zu delegieren, auf einen anderen Tag zu verschieben oder nach Mehrfachübertragung endlich zu erledigen oder zu streichen.

Die Vorteile der ALPEN -Methode sind bemerkenswert. Man hat dadurch Klarheit über die Anforderungen, Ordnung, eine Steigerung der persönlichen Leistungsfähigkeit und erheblichen Streßabbau. Zusätzlich kann man Vergeßlichkeit ausschließen , die Konzentration auf das Wesentliche wird erhöht und die Zielerreichung wird greifbarer. Durch konsequente Anwendung von Zeitplanmethoden kann man bis zu einer Stunde am Tag einsparen und diese zur Gewinnung von neuer Energie nutzen.

Bei der Alpen Methode sollte man unbedingt mit einem Zeitplanbuch arbeiten, da es dann übersichtlich und visuell ist.

4.2.3. Ein Zeitplanbuch ist nicht nur ein Terminkalender, sondern außerdem ein Tagebuch, ein Notizbuch, ein Planungsinstrument, eine Erinnerungshilfe, ein Adressenregister, ein Nachschlagewerk, eine Ideenkartei und ein Kontrollwerkzeug zugleich.1 "Der Zweck liegt darin, schriftlich und lückenlos seine langfristigen Ziele in immer handlichere Portionen zu zerteilen."2 Das heißt vom Lebensplan, über den Monats- und Wochen- zum Tagesplan.

In unserer modernen Zeit gibt es natürlich auch elektronische Zeitplanbücher, sogenannte PDAs (persönliche, digitale Assistenten).

Mit ihnen hat man die Möglichkeit Faxe und e-mails zu verschicken oder zu erhalten und natürlich ist das Telefonieren auch möglich.1 Aber wir wollen doch realistisch bleiben und schließen diese mit hohen Kosten verbundene Möglichkeit für einen Studenten aus.

4.3.Entscheidungen

Egal welche Planungsmethode man anwendet, sie sollte immer am Ende eines abgeschlossenen Tages für den nächsten Tag erfolgen.

Im Allgemeinen wird zuviel Zeit mit unwichtigen Sachen verschenkt.

"Entscheidung im Sinne des Zeitmanagement bedeutet, eine Auswahl über Art und Umfang der vorrangig durchzuführenden Aufgaben zu treffen.

Entscheidung heißt Prioritäten setzen". 2

4.3.1.Mit Hilfe einer sogenannten ABC - Analyse werden den einzelnen

Aufgaben Prioritäten zugeordnet. Diese unterteilen sich in drei, der Wertigkeit nach gegliederten Klassen. Wertigkeit bedeutet in diesem Sinne, wie hoch der Beitrag zur Zielerreichung ist.

A - Aufgaben haben einen geringen Mengenanteil (ca.15%), repräsentieren jedoch den größten Wertanteil (ca.65%). Mit der Erfüllung solcher Aufgaben kommt man dem Hauptziel entscheidend näher. Kommt man einer Aufgabe nicht nach, so hat das bei den A - Aufgaben die negativsten Folgen.
B- und C- Aufgaben werden den A- Aufgaben untergeordnet. B- Aufgaben erreichen einen Wert- und Mengenanteil von ungefähr 20%. Während die C- Aufgaben nur auf einen Wertanteil von 15% kommen, jedoch am häufigsten vertreten sind. 3

Möchte man eine effektive Erledigung der Aufgaben betreiben, sollte man die B- und C- Aufgaben nach Delegierbarkeit überprüfen.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit kann man die ABC- Einordnung der Tätigkeiten ebenfalls im Zeitplanbuch vornehmen.

"Die Entscheidung über Prioritäten ist - ebenso wie der Prozeß der Zielsetzung- eine sehr individuelle Angelegenheit, denn alle Beurteilungen einer Situation sind letztlich subjektiv." 1

4.3.2.Die ABC- Analyse bildet die Grundlage für das Eisenhower- Prinzip, bei welchem die gesetzten Prioritäten nach zwei weiteren Punkten strukturiert werdenDringlichkeit und Wichtigkeit.

Diese Merkmale dürfen aber nicht durch eigene Vorlieben bestimmt, sondern nach realistischen Kriterien beurteilt werden.

Oftmals wird viel Zeit in Anspruch genommen, von Dingen, die dringlich sind, aber nicht unbedingt wichtig.

Das folgende Schaubild soll eine einfache und schnelle Bewertung von Aufgaben darstellen, um eine Abfolge zur Erledigung zu erstellen.

Abb.2 Das Eisenhower Prinzip

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: vgl. Seiwert, 1997 S.138

Wendet man das Eisenhower Prinzip richtig an, wird die eigene Arbeitsleistung effektiver und unser Zeitmanagement verkommt nicht zum einfachen Verwalten unserer Zeit. 1

4.3.3.Pareto Prinzip

Der Volkswirtschaftler V. Pareto stellte schon am Anfang dieses Jahrhunderts eine Gesetzmäßigkeit fest, die sich bis in unsere heutige Zeit bewährt hat: die sogenannte 80:20 Regel.

Dies besagt im allgemeinen, daß innerhalb einer gegebenen Gruppe oder Menge einige wenige Teile einen Wert von 80% aufweisen, obwohl ihr Anteil an der Gesamtmenge dieser Gruppe nur 20% beträgt. 2

Das läßt sich vielfach durch die Praxis bestätigen. Denn zum Beispiel 20% der Kunden eines Unternehmens machen 80% des Umsatzes aus.

Des weiteren besitzen 20% der Weltbevölkerung 80% des gesamten Vermögens.

4.3.4.Delegation

Wie bei der ABC- Analyse und dem Eisenhower- Prinzip schon erwähnt wurde, ist zu prüfen, ob sich nicht einige Aufgaben delegieren lassen.

Nun hört sich das Wort "Delegation" so an, als ob man immer über einen Stab von Mitarbeitern verfügen muß, um etwas delegieren zu können.

Aber auch unsere Studentin Gabi kann kleinere unwichtigere Aufgaben an Freunde oder Familie delegieren, wie z.B. die Zeitung holen oder ein Buch in der Bibliothek abgeben. Das Übertragen von Arbeit oder Verantwortung ist nicht nur eine Möglichkeit für den Manager, sondern kann auch im alltäglichen Leben angewendet werden.

Es gibt einige Gebote, an denen man sich beim Delegieren orientieren sollte.

4.3.4.1.Um die Anwendung der Delegation zu vereinfachen, gibt es die

"6 W- Regel". 1

Was soll delegiert werden?

Wer soll die Aufgabe ausführen?

Warum? Welches Ziel soll mit der Erfüllung der Aufgabe verfolgt werden?

Wie soll die Aufgabe erledigt werden?

Womit? Welche Informationen und Hilfsmittel werden benötigt?

Wann wird die Aufgabe begonnen und wann wird sie abgeschlossen?

Es sollten nur Routinearbeiten bzw. Normalfälle delegiert werden, da das in der Regel C-Aufgaben sind und diese zwar dringlich aber nicht wichtig sind. Es kann dauerhaft, aber auch fallweise delegiert werden, gerade wie es die Situation erfordert. Personen, die in einigen Bereichen kompetenter sind, also über mehr Fachwissen verfügen, oder die mehr Zeit zur Verfügung haben, sollten für die Delegation besonders in Betracht gezogen werden.

Es gibt aber auch Menschen die sich gegen Delegation wehren, da sie befürchten die Kontrolle über die Arbeit zu verlieren, oder sie wissen nicht, wie sie reagieren sollen, wenn die Delegation abgelehnt wird. 2

4.4.Realisation und Organisation

In diesem Abschnitt wollen wir nun auf die konkrete Umsetzung der bisher theoretisch erläuterten Vorgehensweisen des Zeitmanagements eingehen.

4.4.1. Leistungskurve

Der Tag jedes Menschen teilt sich in Tagesbeginn, Tagesverlauf und Tagesschluß auf.

Um welche Uhrzeit diese Phasen erfolgen ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Die Leistungsfähigkeit eines Menschen unterliegt bestimmten Schwankungen und deshalb spricht man von Morgenmenschen und Abend- menschen. Die einen können besonders gut man Morgen arbeiten, sind dafür aber am Nachmittag eher müde- Frührhythmiker. Demzufolge gibt es auch Spät- rhythmiker, welche ihre aktivste Phase eher am Nachmittag oder Abend haben. Keiner von beiden arbeitet schlechter oder besser als der andere, sondern nur zu anderen Zeiten. 1

Aufgaben, die besondere Konzentration erfordern, sollten in die Hochleistungsphasen gelegt werden.

Gleich ist bei ihnen jedoch die ungefähre zeitliche Abfolge von Leistungshoch und - tief. So folgt nach einem enormen Leistungshoch am Tagesanfang das berühmte Tief nach dem Mittagessen. Man sollte versuchen in seinem natürlichen Tagesrhythmus zu arbeiten. Es ist anzumerken, daß es sich bei Studenten grundsätzlich um Abendmenschen handelt. Das normalisiert sich erst wieder beim schmerzlichen Eintritt ins Berufsleben.

4.4.2.Eine Theorie, welche die persönliche Energieverteilung in noch größerem Rahmen betrachtet, ist die Lehre vom Biorhythmus. Sie besagt, daß jeder Mensch durch drei Rhythmen in seinen Leben beeinflußt wird, dem Körperrhythmus, dem seelischen Rhythmus und dem Geistesrhythmus.

Der Körperrhythmus beschreibt die körperlichen und vom eigenen Willen angetriebenen Kräfte und dauert 23 Tage. Der seelische Rhythmus beinhaltet Gefühle, Stimmungen und schöpferische Kräfte und hält 28 Tage an. Der Geistesrhythmus, mit einer Dauer von 33 Tagen, beeinflußt alle geistigen Fähigkeiten. Bei allen Rhythmen wechseln Energieabgabe und Energieaufnahme nach der Hälfte der Tage. Besonders kritisch sollen die Tage sein, an denen der Wechsel zwischen Hoch und Tief erfolgt. 2

Dieser Biorhythmus soll von Tag und Stunde der Geburt abhängig und bestimmbar sein.

Wir sind der Meinung das der Biorhythmus in diesem Ausmaße nicht wissenschaftlich belegbar ist.

Mit Ausnahme von Mondeinflüssen kann man nicht von rechnerisch ermittelbaren Rhythmen sprechen, wenn man vom Herzschlag und der Atmung absieht. Jedoch kann man durch ständige Beobachtung der eigenen Leistungsfähigkeit Regelmäßigkeiten von Hoch- und Tiefphasen erkennen und nutzen.

4.4.3.Um den Tagesverlauf übersichtlich zu gestalten, sollte man sich ein eigenes Organisationsprinzip erarbeiten. Dieses sollte abgestimmt sein auf die persönliche Leistungskurve. Erfahrungsgemäß wird man während eines Tages zu bestimmten Zeiten, durch Anrufe oder Besuche mehr oder weniger gestört. Daraus kann man eine Tages-Störkurve ableiten, welche die Arbeitsfolge beeinflussen muß, um die Aufgaben rationell zu erledigen.

4.4.4.Neben den äußeren Störungen durch andere Personen gibt es auch Innere Widerstände, welche die Motivation beeinflussen. Der sogenannte "innere Schweinehund", dessen charakteristischste Eigenschaft die Bequemlichkeit ist. Das Wichtige hierbei ist es diese zu akzeptieren, um dem inneren Schweinehund die Energie zu nehmen. Ist man an dem Punkt angekommen, daß man alles hinschmeißen möchte sollte man es ruhig tun und der eigenen Negativität freien Lauf lassen, aber am nächsten Tag muß man weiter machen. Diese Art der Motivation ist sehr wichtig, da solche Gefühle ausgelebt werden müssen.1

Abgesehen davon gibt es noch viele andere Tricks um Zeit zu sparen. Im folgenden wollen wir auf einen kleinen Ausschnitt aus dem weit gefächerten Spektrum näher eingehen.

Vermeiden von Unterbrechungen

Jedesmal nachdem man unterbrochen wurde, braucht man einige Minuten, um mit der gleichen Konzentration weiterarbeiten zu können.1 Unterbrechungen können sein: privater Klatsch, unnötig ausgedehnte Telephonate und unangemeldete Besucher.

4.4.5. Diese werden auch gern als Zeitdiebe oder Zeitfresser bezeichnet. Dazu gehören auch z.B. schlechte Ablagesysteme, überhäufte Schreibtische und Hast und Ungeduld.2 Jeder muß für sich selber entscheiden, was seine Zeitdiebe und Zeitfresser sind. Aus diesem Grund sollten Störenfriede freundlich darauf hingewiesen werden, daß man im Moment keine Zeit hat, und es kann ein späterer Termin mit ihm vereinbart werden. Durch ein Schild an der Tür oder das Einschalten des Anrufbeantworters kann eine Störung von vornherein vermieden werden.

4.4.6. Einplanen einer Stillen Stunde

Mindestens eine Stunde pro Tag benötigt man als "Stille Stunde". Das kann am frühen Morgen oder am Abend sein. In dieser kann man dann ungestört arbeiten und schafft dadurch erheblich mehr. Man sollte andere um Mithilfe zur Einhaltung dieser bitten u nd alle Störungen von einem fernzuhalten.3

Nutzen des persönlichen Leistungshochs

Wie schon in Kapitel 4.4.1. erwähnt, hat jeder Mensch seine spezifischen leistungsfähigen Zeiten. In dieser Phase sollte man die wichtigen Aufgaben (A- Aufgaben) erledigen. Ideal wäre es, wenn man seine "Stille Stunde" in diesen Zeitraum legt.

Einhalten von Zeitlimits

"Es gibt eine scheinbar unerklärliche Wechselwirkung zwischen der Zeit, die uns für eine Aufgabe zur Verfügung steht und der Zeit, die wir tatsächlich dafür brauchen." Zeitlimits fokussieren unseren Arbeitsstil, denn durch sie arbeiten wir konzentrierter auf die konkrete Aufgabe hin.1

4.4.7. Große Aufgaben in sinnvolle Teilaufgaben einteilen (Salami- Taktik)

Die Größe einer Aufgabe schreckt oft ab sie zu erledigen. Man denkt, daß man sie gar nicht schafft. Aus diesem Grund ist es ratsam, sie in Teilaufgaben zu untergliedern und diese einzeln zu erledigen.2

Für eine erledigte Aufgabe belohnen

Viele Aufgaben bringen einem keinen direkten Nutzen, deshalb erledigt man sie oft ungern. Um sich in diesem Moment besser zu motivieren, sollte man jeder Aufgabe eine Belohnung gegenüberstellen.3

4.5.Kontrolle

Nachdem nun geplant und realisiert wurde, darf die Kontrolle des Ergebnisses nicht fehlen.

Ohne eine regelmäßige Kontrolle der erreichten Resultate ist jede Art von Management wirkungslos.

Kontrolle im Sinne des Zeitmanagement- Kreises umfaßt drei Möglichkeiten:

Erfassung der derzeitigen Situation (IST- Zustand), Vergleich vom SOLL- und ISTZustand und die Einleitung von korrektiven Maßnahmen bei festgestellten

Abweichungen vom Ziel. 1

Stellt man an diesem Punkt fest, daß man Ziele nicht erreicht hat, muß man sich fragen, ob man diese vielleicht zu hoch gesteckt hat. An dieser Stelle schließt sich der Regelkreis, und man kann gewonnene Erkenntnisse für die nächste Zielsetzung nutzen.

Alle Abschnitte dieses Kreises drehen sich um die

4.6.Information und Kommunikation

Durch tägliche Kommunikation und Informationsaufnahme werden alle anderen Phasen des Kreises beeinflußt. Jeden Tag kommt ein Vielzahl von Informationen auf jeden Menschen zu. Die Kunst, die wirklich wichtigen Dinge heraus zu filtern, beherrscht nicht jeder. Das beste wäre, sich nur mit Informationen zu beschäftigen, die für die Erreichung der Ziele von Bedeutung sind, um den Zeitplan durch Mehraufwand nicht durcheinander zu bringen.

Im Leben ist ständige Informationsaufnahme und -abgabe erforderlich, welche nur durch Kommunikation möglich sind.

Rationelles Vorgehen ist auch bei der Kommunikation von größter Bedeutung. Das bedeutet, daß man sich zum Beispiel bei Besprechungen, Telefonaten und bei der Informationsaufnahme durch Lesen auf das Wichtigste beschränken sollte. Die auf den vorhergehenden Seiten theoretisch erläuterten Vorgehensweisen im Zeitmanagement sollen nun ihre praktische Anwendung im Erstellen eines Zeitplanes für Gabi Mustermann finden.

5.Lösung

Wer die ALPEN- Methode beherrscht wird leichter mit einem Zeitplanbuch arbeiten können, da diese beiden Hilfsmittel inhaltlich übereinstimmen.

Auch im Zeitplanbuch werden zuerst die Aufgaben zusammengestellt und die Länge dieser bestimmt.

Feste Termine bilden das Grundgerüst für die Einordnung aller weiteren Aufgaben in den entsprechenden Zeitraum.

Die Aufgaben werden nun der Wichtigkeit nach gekennzeichnet.

Danach wird entschieden, ob Aufgaben delegiert werden können oder sofort selbst erledigt werden müssen.

Nach der Erledigung werden die Aufgaben im Zeitplanbuch in einer extra Spalte abgehakt.

Aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse haben wir nun einen Vorschlag für das Zeitplanbuch von Gabi Mustermann.

Zeitplanbuch

Woche vom 05.07. bis 11.07.1999

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Schlußwort

Nachdem Gabi nun ersteinmal die nächsten zwei Wochen geplant hat, ist sie von dem Zeitplanbuch überzeugt, auch wenn es nicht immer so stressig ist wie zur Zeit.

Es bedarf auf jeden Fall einiger Übung, bevor man mit den oben aufgeführten Methoden konsequent und rationell arbeitet.

Obwohl wir am Anfang von der Notwendigkeit der manchmal doch aufwendigen Zeitplanmethoden nicht sehr überzeugt waren, sind wir uns nach Abschluß dieser Arbeit doch sicher, daß wir auf einige von ihnen zurückgreifen werden. Wenn die benötigte Zeit doch zu knapp bemessen ist, und die Aufgaben sich stapeln, werden Zeitplanbuch und ALPEN- Methode vertraute Begriffe werden.

Wir sind der Meinung, daß es sich lohnt, sich mit einem effektiven Zeitmanagement genauer auseinanderzusetzen.

Literaturverzeichnis

Seiwert, L.J. : "Mehr Zeit für das Wesentliche", 3.Auflage, Landsberg am Lech, 1997

Seiwert, L.J. : "Das 1x1 des Zeitmanagement", 15. Auflage, Landsberg am Lech 1996

Prof.Dr.Mertens, R. : Script Vorlesungen "Führungslehre", Stralsund, 1999

http://www.zeitzuleben.de, 1999

http://knowhow-kompakt.com, 1999

[...]


1 "Zeitmanagement"; www.zeitzuleben.de

1 alle Namen von der Redaktion geändert um den Urlaub in zwei Wochen endlich genauer planen zu können. "Ich denke wir

1 Seiwert; 1997 S. 14

2 "Zeitmanagement"; knowhow-kompakt.com

3 "Was ist Zeitmanagement"; www.zeitzuleben.de

4 "Zeitmanagement"; www.zeitzuleben.de

1 vgl. "Was ist Zeitmanagement?"; www.zeitzuleben.de

2 vgl. "Zeitmanagement"; knowhow-kompakt.com

3 vgl.Seiwert;1997

1 Prof. Dr. Mertens; Vorlesung Führungslehre, 1999

2 Seiwert,1997 S.50

1 Seiwert, 1997 S.51

2 Seiwert, 1997 S.51

3 vgl. Seiwert, 1997 S.53

4 vgl. Seiwert, 1997 S. 55ff.

1 Seiwert, 1997 S.86

2 vgl. www.zeitzuleben.de

3 vgl. Seiwert; 1997 S.107ff. A Aufgaben zusammenstellen

4 Prof. Dr. Mertens, Vorlesung Führungslehre, 1999

1 vgl. Seiwert; 1997 S. 119

2 "Zeitmanagement"; knowhow-kompakt.com

1 vgl.Seiwert; 1997 S.121

2 Seiwert; 1997 S.128

3 vgl. Seiwert; 1997 S.133

1 Seiwert; 1997 S. 136

1 vgl."Eisenhower Prinzip"; knowhow-kompakt.com

2 vgl. Prof. Dr.Mertens; Vorlesung Führungslehre, 1999

1 vgl. Seiwert; 1997 S.157

2 Seiwert; 1997 S. 143

1 Seiwert; 1997 S. 177

2 vgl. Seiwert; 1997 S. 186

1 vgl. "Innere Widerstände"; www.zeitzuleben.de

1 "Tips und Tricks"; www.zeitzuleben.de

2 Vorlesung Führungslehre Prof.Dr. Mertens

3 vgl. "Tips und Tricks"; www.zeitzuleben.de

1 "Tips und Tricks"; www.zeitzuleben.de

2 Seiwert; 1997 S. 316

3 vgl. "Tips und Tricks"; www.zeitzuleben.de

1 vgl. Seiwert, 1997 S.208

Details

Seiten
30
Jahr
2000
Dateigröße
437 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v96942
Note
Schlagworte
Zeitmanagement

Autor

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Titel: Zeitmanagement