Eine Befragung der Mitarbeiter dient als eine Art Diagnoseinstrument, um mögliche Schwachstellen aufzudecken, die die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens, oder wie im vorliegenden Fall, einer Abteilung beeinträchtigen. Es ist sinnvoll die Mitarbeiter zu befragen, da diese Einerseits am alltäglichen Arbeitsablauf beteiligt sind, andererseits wird deren Wissen hinsichtlich der Ursachen und potentieller Lösungen oft unterschätzt.
Die Befragung der Mitarbeiter dient weiterhin dem Informationsgewinn, aber auch, dass die interne Kommunikation verstärkt wird. Eine Befragung der Mitarbeiter sollte immer den Anfang für einen Veränderungsprozess bilden. Ziel ist die Verbesserung von Prozessen und Strukturen im Anschluss der Befragung basierend auf den durch die Befragung gewonnenen Ergebnisse.
Unter den Mitarbeitern auf der Intensivstation kommt es immer häufiger zu Konfliktsituationen. Durch in den letzten drei Jahren wechselnde Führungskräfte und den hohen Krankenstand kommt es vermehrt zu Frustrationen über mangelnde Führungsqualität und hohe Arbeitsbelastungen. Der Ausbau der Station unter der gleichen Besetzung sorgt ebenfalls für eine erhöhte Arbeitsbelastung und für zusätzliche Unsicherheit.
Inhalt
Abbildungs- und Tabellenverzeichnis
Anhangsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1. Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Befragung der Mitarbeiter
1.1 Warum Projektmanagement
2. Start und Auftrag des Projekts
2.1. Von der Problemlage zum Projekt
2.2 Zusammensetzung des Projektteams
2.3 Beginn des Projektes
2.4 Auftrag und Ziel des Projektes
2.5 Risiko und Ressourcen des Projekts
3. Planung und Analyse des Projekts
3.1 Herausforderungen und Analyse der Ist-Situation
3.2 Planung des Projekts
3.3 Kosten, Risiko und Kapazitäten
4. Umsetzung und Abschluss des Projekts
4.1 Fragebogenerstellung
4.2 Die Umsetzung und Auswertung der Befragungsbögen
4.3 Nach dem Projekt ist vor dem Projekt (Projektende)
5. Projektevaluation
6. Fazit
Literaturverzeichnis:
Anhang 1
Anhang 2: Fragebogen
Abbildungs- und Tabellenverzeichnis
Tab. 1: Kritische Projekt Erfolgsfaktoren (vgl. Studienbrief 1, FUE, S. 11)
Tab. 2: SWOT-Analyse (vgl. Stöger 2004, S. 75)
Anhangsverzeichnis
Anhang 1 Gantt Projektplanung
Anhang 2 Fragebogen (vgl. XXX Kliniken)
Abkürzungsverzeichnis
QM Qualitätsmanagement
1. Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Befragung der Mitarbeiter
Eine Befragung der Mitarbeiter dient als eine Art Diagnoseinstrument, um mögliche Schwachstellen aufzudecken, die die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens, oder wie im vorliegenden Fall, einer Abteilung beeinträchtigen (vgl. GEVA Institut, 2020).
Es ist Sinnvoll die Mitarbeiter zu befragen, da diese Einerseits am alltäglichen Arbeitsablauf beteiligt sind, andererseits wird deren Wissen hinsichtlich der Ursachen und potentieller Lösungen oft unterschätzt (vgl. GEVA Institut, 2020).
Die Befragung der Mitarbeiter dient weiterhin dem Informationsgewinn, aber auch, dass die interne Kommunikation verstärkt wird. Eine Befragung der Mitarbeiter sollte immer den Anfang für einen Veränderungsprozess bilden. Ziel ist die Verbesserung von Prozessen und Strukturen im Anschluss der Befragung basierend auf den durch die Befragung gewonnenen Ergebnisse (vgl. GEVA Institut, 2020).
Unter den Mitarbeitern auf der Intensivstation kommt es immer häufiger zu Konfliktsituationen. Durch in den letzten drei Jahren wechselnde Führungskräfte und den hohen Krankenstand kommt es vermehrt zu Frustrationen über mangelnde Führungsqualität und hohe Arbeitsbelastungen. Der Ausbau der Station unter der gleichen Besetzung sorgt ebenfalls für eine erhöhte Arbeitsbelastung und für zusätzliche Unsicherheit.
Innerhalb des Kollegiums herrscht große Unruhe weshalb die Mitarbeiter oftmals gereizt sind. In der Annahme, dass eine Bearbeitung der vorhandenen Überlastungsanzeigen gar nicht oder zu spät erfolgt, werden diese nur selten von den Mitarbeitern genutzt. Daraus resultiert eine sogenannte Kettenreaktion zwischen dem Führungspersonal und den Mitarbeitern. Fehlende Kommunikation was zu ungelösten Problemen führt verschlechtern die Situation und können zu Konflikten führen.
Werden Probleme nicht klar angesprochen ist eine Verbesserung der vorliegenden Situation nicht möglich. Die Probleme werden von den Mitarbeitern nicht an das Führungspersonal gemeldet, weshalb diese nicht Zeitnah und Zielorientiert gelöst werden. Umgekehrt werden die Mitarbeiter von der Führung zu wenig informiert, wodurch die Mitarbeiter sich nicht ernst- und wahrgenommen fühlen.
Durch das Beispiel: Befragung der Mitarbeiter, in der Abteilung, der Intensivstation sollen relevante Bestandteile des Projektmanagements herauskristallisiert werden, unter der Fragestellung: Wie ist ein Projekt aufgebaut, wie wird ein Projekt praktisch umgesetzt und war das Projekt erfolgreich?
1.1 Warum Projektmanagement
Im Projektmanagement werden zentrale Arbeitsschritte festgelegt und die dafür notwendigen Maßnahmen bestimmt. Hierbei wird oftmals schnell deutlich, dass Projektarbeiten eine förderliche Umgebung brauchen. Ebenfalls sind Absprachen zum Grad der Entscheidungskompetenz eines Projektes notwendig.
Es werden regelmäßig zur Analyse der Ursachen von gescheiterten Projekten Studien in Auftrag gegeben. Die Ergebnisse zeigen deutlich, dass der Misserfolg mit Hilfe eines strukturierten Projektmanagements nicht eingetreten, oder nur geringfügig eingetreten wäre. Projektmanagement, dass Kompetent eingesetzt wird, wirkt sich positiv auf den Erfolg eines Projektes aus (vgl. Studienbrief 1, FUE, 2020 S. 10).
In einer vergleichenden Studie haben Nasir und Sahibuddin (2011) sogenannte kritische Erfolgsfaktoren herauskristallisieren können. In der nachfolgenden Tabelle sind die zehn wichtigsten Erfolgsfaktoren für Projekte aufgelistet.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tabelle 1: Kritische Erfolgsfaktoren für Projekte (vgl. Studienbrief 1, FUE, S. 11).
Aus den 10 Erfolgsfaktoren wird ersichtlich, dass Projekte erfolgreich sind, wenn es zur konsequenten Anwendung von Projektmanagement kommt. Betont sei, dass es im Projektmanagement nicht um die reine Anwendung einer Methodik oder das Ausfüllen von Formblättern geht, sondern um die Kompetenz Projekte führen und steuern zu können (vgl. Studienbrief 1, FUE, S. 11)
2. Start und Auftrag des Projekts
2.1. Von der Problemlage zum Projekt
In einem Teammeeting wurde auf eine Befragung der Mitarbeiter, der Intensivstation, hingewiesen. Im Teammeeting sind der Pflegedienstleiter, der QM-Beauftragte und der Leiter der Intensivstation anwesend. Aufgrund der vorliegenden Problematik kam dabei der Gedanke, einen bereits bestehenden Fragebogen, für Patienten/Kundenzufriedenheit, als Umfrage für die Mitarbeiter umzugestalten.
„Kundenorientierung beginnt im Unternehmen selbst - bei den eigenen Mitarbeitern, den unternehmens-internen Kunden. Innerhalb einer Organisation leben die Mitarbeiter in einer ständigen Kunden-Lieferanten-Beziehung. Die Beachtung und Pflege dieser bildet die Basis für Erfolg bei den externen Kunden.“ (vgl. Mikulcik 2020).
Folglich ist für die Zufriedenheit der Patienten/Kunden die Mitarbeiterzufriedenheit Voraussetzung. Mit dem Optimismus, dass die Befragung zu guten Ergebnissen führt soll das Projekt umgesetzt werden.
2.2 Zusammensetzung des Projektteams
Eine Sammlung aus Personen die für ein gemeinsames Ziel zusammenarbeiten, wird als Projektteam bezeichnet (vgl. inloox.de, 2020, Projektteam).
Wie groß soll dieses Projektteam sein? Für eine optimale Handlungsfähigkeit sollte die Obergrenze von maximal sieben Mitgliedern nicht überschritten werden (vgl. Projektmanagementhandbuch.de, 2020)
Bei der Befragung der Mitarbeiter wird empfohlen die betroffene Kernabteilung, die Unternehmensleitung und die Mitarbeiter der Personalführung hinzuzuziehen. Genauso wichtig ist es Frühzeitig den Personalrat und den Datenschutzbeauftragten mit einzubeziehen. Was den Leiter des Projektes betrifft, sollte sich dieser im Unternehmen bestens auskennen und die Organisationsstrukturen sollten Ihm geläufig sein (vgl. GEVA Institut 2020).
Es wurde entschieden das, dass Team nur aus drei Personen bestehen wird. Zum einen der Projektleiter und zwei weitere Mitglieder. Dabei fiel die Wahl auf den Leiter der Intensivstation als Projektleiter und bei den beiden anderen Mitgliedern fiel die Wahl auf den Pflegedienstleiter und QM-Beauftragten. Dies benötigt keine umfangreichen Gruppensitzungen, wodurch wiederum der Budgetaufwand gering gehalten wird. Ebenso wird die Projektgestaltung flexibel gehalten und kann im alltäglichen Betrieb umgesetzt werden.
2.3 Beginn des Projektes
Wenn die beteiligten die für das Projekt zuständig sind, erstmalig zusammenkommen und die wesentlichen Merkmale des Projektes den Projektleiter vorgestellt werden, ist dies die sogenannte Kick-Off-Sitzung (vgl. GPM 2011, S. 713; Patzack, Rattay 2009, S. 595). Bei internen Projekten wird das Projekt oft parallel zu den alltäglichen Routineaufgaben vorangetrieben (vgl. Studienbrief 1, 2020, FUE, S. 14).
In diesem Fall wird das Projekt in den alltäglichen Routineaufgaben integriert.
2.4 Auftrag und Ziel des Projektes
Damit das Projekt funktioniert sind eindeutige Ziele die erreicht werden sollen die wichtigste Voraussetzung. Das Projektziel wird zu Beginn eines Projektes festgehalten. Zu Beginn liegt oft nur eine Problematik vor und noch kein klares Ziel des Projektes (vgl. Stöger 2004, S. 27).
Nun muss das Problem konkretisiert werden. Eine Befragung der Mitarbeiter allein wird deren Zufriedenheit nicht erhöhen. Somit werden neben dem Hauptziel (Befragung der Mitarbeiter), durch das Projekt auch weitere Ziele verfolgt. Zur Erreichung der Projektergebnisse müssen Ziele quantifizierbar und damit messbar beschrieben werden. Dafür hat sich die sogenannte SMART-Formel bewährt: Spezifisch, Messbar, Akzeptabel, Realistisch und terminiert (vgl. GPM 2011, S. 102).
Primäres Ziel der Durchführung der Befragung der Mitarbeiter ist damit der Informationsgewinn und am Ende des Projekts werden aus den Ergebnissen Konsequenzen abgeleitet.
Als weitere Ziele lassen sich folgende Aspekte nennen:
- die Ist-Situation ermitteln
- erkennen von Problembereichen
- identifizieren von Veränderungsblockaden
- Stärken der Mitarbeiter erkennen
- etablieren einer Feedbackkultur
- Die Mitarbeiter für wichtige Veränderungen gewinnen
- Wertschätzung zeigen
- Mitarbeiter einbeziehen und die Identifizierung zum Unternehmen fördern (vgl. Prof. Dr. Daniela Eisele-Wijnbergen & Heike Gorges 2020)
Der Projektauftrag wird vom Geschäftsführer unterschrieben und einen Tag später an den Leiter der Intensivstation weitergeleitet.
Für die Planung und Durchführung eines Projektes ist der Projektauftrag die Voraussetzung. Genaue Anweisungen sollen darin dokumentiert sein (vgl. Stöger 2004, S.47).
Folgende Punkte wurden im Projektauftrag schriftlich festgehalten, über welche der Projektleiter (Leiter der Intensivstation) in Kenntnis gesetzt wurde:
- Titel des Projektes
- Die Zusammensetzung des Projektteams
- Randbedingungen die beachtet werden müssen
- Weitere Meilensteine/Termine
- Anfangs- und Enddatum
- Weitere Ressourcen
- Budget/Kostenplanung
- Leitung des Projektes
- Ergebniserwartung
- Ziel/Ziele des Projektes
- Ausgangslage
2.5 Risiko und Ressourcen des Projekts
Aufgrund ihrer Neuheit und Komplexität sind Projekte in ihrem Verlauf schwer einzuschätzen und können somit zu Unsicherheiten führen und damit zu einem Risiko für das Projekt werden (vgl. mediencommunity.de, 2020, Projektmanagement).
Die personellen und finanziellen Risiken des Projektes, Befragung der Mitarbeiter, sind als gering einzuschätzen. Die personellen Kosten sind überschaubar, da das Projektteam nur aus drei Mitarbeitern besteht, der Projektleitung (Leiter der Intensivstation), den Pflegedienstleiter und den QM-Beauftragten. Die Umfragebögen werden mit dem Drucker auf der Station gedruckt, daher sind die Kosten des Materialbedarfs ebenso als nicht verheerend zu betrachten. Die Kosten werden aus dem laufenden Betrieb gestellt und müssen somit nicht separat aufgeführt werden.
Mit der Teilnahme der Mitarbeiter an der Umfrage verhält es sich anders. Dieses Risiko ist unvorhersehbar, denn jeder Mitarbeiter ist mit seiner Persönlichkeit, individuell und damit nicht zu steuern. Ebenfalls ist das Ausfüllen des Fragebogens freiwillig und nicht verpflichtend. Um den entgegen zu wirken sollen diesbezüglich vorab Informationen an die Mitarbeiter, im Rahmen eines Meetings, zusammen mit den Projektleiter, den Pflegedienstleiter und den QM-Beauftragten, herausgegeben werden.
3. Planung und Analyse des Projekts
3.1 Herausforderungen und Analyse der Ist-Situation
Zunächst werden alle Aspekte bei der Situationsanalyse, welche die Ausgangslage beschreiben, konzipiert. Die Fragestellung dazu lautet: Was bedeutet das für unser Projekt? Es geht dabei um die Schlussfolgerungen und Erkenntnisse aus den einzelnen Faktoren. Konkrete Maßnahmen werden daraus abgeleitet. In die Projektplanung sind Maßnahmen und Themenspeicher mit einzubeziehen (vgl. Stöger 2004, S. 71).
Mit Hilfe der SWOT können stärken ausgebaut, schwächen minimiert, Chancen genutzt und Bedrohungen identifiziert werden. SWOT Bedeutet: strenghts – Stärken, weaknesses – Schwächen, opportunities – Chancen und treats – Gefahren und begleitet das gesamte Projekt. (vgl. projekte-leicht-gemacht.de, 2020, Methoden erklärt).
Die SWOT-Analyse wurde in vereinfachter Form erstellt. Die Felder wurden entsprechend ausgefüllt.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tab. 2: SWOT-Analyse nach Stöger (vgl. Stöger 2004, S. 75)
[...]